12 conseils pour gérer efficacement les participants à Google Meet

Google Meet gagne du terrain car il continue de déployer des mises à jour pour essayer de rivaliser avec les grandes applications de visioconférence du jour. Avec sa dernière mise à jour, Google Meet peut désormais contenir jusqu'à 250 utilisateurs (nécessite un forfait Entreprise). Google Meet devient également gratuit , mais nous n'avons pas encore appris combien d'utilisateurs seront autorisés dans la version gratuite et quelle sera la durée des réunions.

Google Meet est également fortement poursuivi à des fins éducatives, où un bon degré de contrôle sur les participants (les étudiants, vous savez !) est d'une importance primordiale pour la conclusion d'une réunion réussie. En insistant sur ce point, voici les meilleurs conseils pour gérer les participants à Google Meet lors d'une réunion.

► Comment utiliser Google Meet depuis Gmail

Contenu

• 1. Épingler un participant
• 2. Activer et désactiver le son d'un participant
• 3. Supprimer un participant
• 4. Discutez avec les participants lors d'une réunion
• 5. Ajouter des participants à un événement
• 6. Ajouter des participants à une réunion en cours
• 7. Restez connecté avec les participants pendant la présentation
• 8. Créer des unités organisationnelles (OU)
• 9. Gardez un œil sur vos discussions pendant la présentation
• 10. Empêcher les participants de créer une réunion sans vous
• 11. Empêcher les participants de rejoindre une réunion après votre départ
• 12. Autoriser l'interopérabilité

Épingler un participant

La fonction épingle de Google Meet permet aux utilisateurs de décider qui reste au centre de leur écran en occupant le plus d'espace. Par défaut, Google Meet démarre une visioconférence dans la disposition « Auto ». Cette disposition permet à Google Meet de choisir la meilleure option pour le flux vidéo de votre réunion, en fonction des présentations, des orateurs actifs, etc.

Cependant, si vous souhaitez garder un participant particulier épinglé au centre de l'écran, quelle que soit la disposition utilisée, vous pouvez remplacer la valeur par défaut et les « épingler ».

Une fois épinglé, ce participant restera en surbrillance au centre de l'écran jusqu'à ce qu'il soit désépinglé.

Comment épingler un participant

Sur un PC : survolez la vignette du participant dans le flux vidéo et cliquez sur l'icône « Épingler ».

Sur un téléphone : Mettez le téléphone horizontalement en mode paysage. Appuyez maintenant sur la vignette du participant dans le flux vidéo et appuyez sur l'icône « Épingler ».

Comment désépingler un participant

Lorsque vous épinglez un participant, vous obtenez également l'icône de désépinglage à la place de l'icône d'épingle, que vous pouvez utiliser pour désépingler le participant.

Activer et désactiver le son d'un participant

Les hôtes de réunion peuvent couper le son des autres participants pendant qu'ils parlent, afin de créer un meilleur flux. Cependant, une fois mis en sourdine, les participants doivent se réactiver. Cela signifie que si un hôte vous coupe le son, il ne peut pas vous réactiver, à moins que vous ne vous rétablissiez vous-même.

Google déclare qu'il s'agit d'une fonction de sécurité mise en place pour empêcher les autres (l'hôte) de réactiver votre microphone sans votre permission. Suivez ce guide pour savoir comment désactiver le son d'un participant à une réunion Google Meet.

Comment désactiver le son d'un participant (en tant qu'hôte)

Si vous êtes un hôte et que vous souhaitez désactiver le son d'un ou de plusieurs participants, suivez ce guide.

Étape 1 : Cliquez sur le nom du participant dans la bande de film à côté du flux vidéo.

Étape 2 :  Cliquez sur le bouton du microphone qui apparaît à côté de leur nom. Une fois cliqué, le microphone deviendra gris, indiquant que le participant est maintenant en sourdine.

Comment réactiver un participant (en tant qu'hôte)

Vous ne pouvez pas le faire vous-même pour des raisons de confidentialité. Seul un utilisateur lui-même peut réactiver le son. Vous devez donc demander au participant de se réactiver.

Comment activer et désactiver le son

En tant que participant, vous pouvez décider si vous souhaitez ou non activer votre microphone.

• Pour vous mettre en sourdine , cliquez sur le bouton du microphone en bas du flux vidéo. Le bouton deviendra rouge pour indiquer que votre microphone est maintenant coupé. Si le bouton est déjà rouge, cela signifie que vous avez été mis en sourdine par un hôte.
• Pour réactiver le son , cliquez à nouveau sur le bouton rouge du microphone. Le bouton deviendra maintenant blanc.

Remarque : si vous utilisez un téléphone pour vous connecter à la réunion, vous pouvez composer *6 sur votre clavier de numérotation pour activer ou désactiver le son (selon l'état dans lequel se trouve le microphone) lors d'une réunion.

Supprimer un participant

En avril 2020, Google Meet a déployé une mise à jour qui permettait UNIQUEMENT à l'hôte/aux hôtes de la réunion de supprimer d'autres participants s'ils le souhaitaient. Cela était dû à de multiples plaintes concernant l'utilisation abusive de la fonction de suppression par les utilisateurs.

Comment supprimer un participant

Sur un PC : Pour supprimer un participant d'une réunion, cliquez d'abord sur le bouton « Précédent » pour revenir à l'écran du participant. Ici, survolez le nom du participant et cliquez sur le bouton « Supprimer » . 

Sur un smartphone : sélectionnez le participant et appuyez sur son nom. Appuyez sur le bouton « Supprimer » .

Une fois supprimés, les participants ne peuvent pas rejoindre l'appel à moins qu'ils ne soient explicitement invités par l'hôte/les hôtes à partir de l'appel.

Discuter avec les participants lors d'une réunion

Au cours d'un appel vidéo, les participants peuvent envoyer des messages visibles par tous les participants à l'appel. Ces messages ne restent que pendant la durée de l'appel. Une fois l'appel terminé, tous les messages envoyés pendant l'appel sont automatiquement supprimés. Utilisez la fonction de messagerie pour envoyer des liens, des documents Google, etc.

Comment envoyer un message de discussion

Sur un PC :  survolez le flux vidéo et cliquez sur le bouton « Chat » en haut à droite de l'écran. Cela ouvrira une barre latérale où vous pourrez afficher et envoyer des messages de discussion au groupe.

Sur un smartphone :  appuyez sur le bouton « Chat » sous le flux vidéo pour ouvrir la fenêtre de discussion.

Remarque : les participants ne peuvent pas afficher les messages qui ont été envoyés avant de rejoindre l'appel.

Ajouter des participants à un événement

De nouveaux participants peuvent être ajoutés à un événement même après sa création. Une fois ajouté, vous recevrez une option pour envoyer des invitations aux nouvelles invitations. Si vous le souhaitez, les invitations ne seront envoyées qu'aux participants ajoutés à ce moment-là, et non à la liste entière. Pour ajouter de nouveaux participants, suivez le guide ci-dessous.

Étape 1 :  Ouvrez l'événement dans votre agenda Google. Cliquez sur le bouton « Modifier l'événement ».

Étape 2 :  Sous l'onglet « Invités » sur la gauche, commencez à saisir les noms des participants que vous souhaitez ajouter. Si vous souhaitez ajouter un participant à l'aide de son identifiant de messagerie, saisissez simplement son identifiant de messagerie complet et appuyez sur « Entrer ».

Étape 3 :  Cliquez sur « Enregistrer ». Vous obtiendrez maintenant une fenêtre contextuelle vous demandant si vous souhaitez envoyer des invitations aux nouveaux participants.

Ajouter des participants à une réunion en cours

Vous pouvez même ajouter de nouveaux participants à une réunion en cours, directement depuis la réunion elle-même. Ces participants recevront un lien d'invitation sur lequel ils pourront cliquer pour être redirigés vers la réunion.

Suivez le guide ci-dessous pour ajouter de nouveaux participants à une réunion.

Étape 1 : Cliquez sur l'onglet « Personnes » dans le coin supérieur droit de l'écran.

Étape 2 :  Cliquez sur « Ajouter des personnes » et commencez à saisir le nom de la personne. Si vous souhaitez ajouter un participant à l'aide de son identifiant de messagerie, saisissez simplement son identifiant de messagerie complet et appuyez sur « Entrer ».

Sinon, cliquez sur le « pseudo » de la réunion en bas à gauche de l'écran et cliquez sur « Copier les informations de connexion ». Collez les informations copiées dans un e-mail et envoyez-les aux utilisateurs que vous souhaitez ajouter.

Restez connecté avec les participants tout en présentant

N'aimeriez-vous pas garder un œil sur vos étudiants pendant que vous présentez? Malheureusement, une fois que vous commencez le partage d'écran, vous ne pouvez plus regarder les participants. Heureusement, Google Meet vous permet de vous connecter à plusieurs appareils en utilisant les mêmes informations d'identification. De cette façon, vous pouvez utiliser un appareil pour présenter et un autre pour regarder la classe.

Suivez ce guide simple pour le configurer.

Étape 1 : Connectez -  vous et démarrez une réunion sur l'appareil 1. Cliquez sur « Présenter maintenant » en bas de l'écran et sélectionnez l'onglet/la fenêtre que vous souhaitez présenter.

Étape 2 : À l'aide d'un autre appareil (téléphone portable, ordinateur portable, tablette), connectez-vous avec vos propres informations d'identification. Vous pouvez maintenant regarder la vue en grille du groupe. Vous pouvez utiliser la disposition en mosaïque (jusqu'à 16 participants) ou utiliser l' extension non officielle Google Grid Chrome pour obtenir une vue de tous les utilisateurs.

► Comment résoudre le problème de Google Meet Grid View qui ne fonctionne pas

Créer des unités organisationnelles (OU)

Les unités organisationnelles aident à attribuer différents privilèges à différents utilisateurs. Cela est pratique lorsque vous souhaitez restreindre les utilisateurs qui peuvent créer des réunions, désactiver les autres, etc.

La création et la modification d'unités organisationnelles nécessitent des privilèges d'administrateur. Pour créer une nouvelle unité organisationnelle, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Connectez -  vous à la console d'administration Google à l'aide de vos informations d'identification.

Étape 2 :  sélectionnez le bouton « Paramètres » et cliquez sur Répertoire > Unité organisationnelle.

Étape 3 :  Cliquez sur le petit signe + pour ajouter une nouvelle unité organisationnelle. Nommez l'unité et cliquez sur « Créer ».

Comment désigner les unités d'organisation pour les utilisateurs

Maintenant que vous avez une unité organisationnelle, vous devez ajouter des utilisateurs à l'unité. Tous les utilisateurs ajoutés à une certaine unité auront les mêmes privilèges. Pour ajouter des utilisateurs à la nouvelle unité organisationnelle, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Connectez - vous à la console d'administration Google à l'aide de vos informations d'identification.

Étape 2 :  Accédez à l'onglet « Utilisateurs » et sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à la nouvelle unité organisationnelle. Une fois sélectionné, cliquez sur « Plus » en haut de la page, puis sur « Modifier l'unité organisationnelle ».

Étape 3 :  Sélectionnez l'unité d'organisation que vous avez créée et cliquez sur « Modifier ».

Gardez un œil sur vos discussions lors de la présentation

Lorsque vous êtes sur le point de participer à une réunion Google Meet, vous avez la possibilité de partager tout l'écran, un onglet de navigateur spécifique ou une fenêtre spécifique. Une fois le partage d'écran commencé, seul l'onglet/la fenêtre sélectionné est mis à jour sur le flux vidéo. Cela signifie que si vous souhaitez lire l'onglet Chats, vous devez continuer à passer d'un onglet à l'autre. Heureusement qu'il y a une solution !

Suivez ce guide simple pour garder un œil sur vos discussions pendant la présentation.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Bien que cela soit encore loin de la personnalisation d'autres applications de visioconférence comme Zoom, c'est un pas bienvenu dans la bonne direction. Google déclare qu'il s'efforce d'améliorer l'expérience Gsuite pour les comptes Education. Nous espérons également voir beaucoup plus d'efforts dans les comptes des entreprises. 

Avez-vous essayé l'un de ces conseils ? Avez-vous vos propres astuces ? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.