12 suggerimenti per gestire in modo efficiente i partecipanti a Google Meet

Google Meet sta prendendo piede mentre continua a distribuire aggiornamenti per cercare di competere con le grandi app di videoconferenza del giorno. Con il suo ultimo aggiornamento, Google Meet può ora contenere fino a 250 utenti (richiede un piano Enterprise). Anche Google Meet sta diventando gratuito , ma dobbiamo ancora sapere quanti utenti saranno ammessi nella versione gratuita e quale sarà la durata degli incontri.

Google Meet è anche fortemente citato per scopi didattici, dove avere un buon grado di controllo sui partecipanti (studenti, lo sai!) è di fondamentale importanza per la conclusione di un incontro di successo. Sottolineando questo, ecco i migliori consigli per gestire i partecipanti di Google Meet durante una riunione.

► Come utilizzare Google Meet da Gmail

Contenuti

• 1. Pin un partecipante
• 2. Attivare e disattivare l'audio di un partecipante
• 3. Rimuovere un partecipante
• 4. Chatta con i partecipanti durante una riunione
• 5. Aggiungi partecipanti a un evento
• 6. Aggiungere partecipanti a una riunione in corso
• 7. Rimani in contatto con i partecipanti durante la presentazione
• 8. Creare unità organizzative (UO)
• 9. Tieni d'occhio le tue chat durante la presentazione
• 10. Impedisci ai partecipanti di creare una riunione senza di te
• 11. Impedisci ai partecipanti di ricongiungersi a una riunione dopo che te ne sei andato
• 12. Consenti interoperabilità

Pin un partecipante

La funzione pin di Google Meet consente agli utenti di decidere chi rimane al centro del proprio schermo occupando più spazio. Per impostazione predefinita, Google Meet avvia una riunione video nel layout "Auto". Questo layout consente a Google Meet di scegliere l'opzione migliore per il feed video della riunione, a seconda delle presentazioni, dei relatori attivi e così via.

Tuttavia, se desideri mantenere un particolare partecipante bloccato al centro dello schermo, indipendentemente dal layout utilizzato, puoi sovrascrivere l'impostazione predefinita e "Appuntarlo".

Una volta bloccato, questo partecipante rimarrà evidenziato al centro dello schermo finché non verrà sbloccato.

Come bloccare un partecipante

Su un PC : passa il mouse sulla miniatura del partecipante nel feed video e fai clic sull'icona 'Pin'.

Su un telefono : trasforma il telefono in orizzontale in modalità orizzontale. Ora tocca la miniatura del partecipante nel feed video e tocca l'icona 'Pin'.

Come sbloccare un partecipante

Quando blocchi un partecipante, otterrai anche l'icona di sblocco al posto dell'icona di blocco, che puoi utilizzare per sbloccare il partecipante.

Attivare e disattivare l'audio di un partecipante

Gli ospitanti della riunione possono disattivare l'audio degli altri partecipanti mentre parlano, per creare un flusso migliore. Tuttavia, una volta disattivato, i partecipanti devono riattivare l'audio da soli. Ciò significa che se un host ti disattiva l'audio, non può riattivarti, a meno che tu non riattivi l'audio.

Google afferma che questa è una funzione di sicurezza messa in atto per impedire ad altri (l'host) di riattivare il microfono senza la tua autorizzazione. Segui questa guida per scoprire come disattivare l'audio di un partecipante a una riunione di Google Meet.

Come disattivare l'audio di un partecipante (come host)

Se sei un host e desideri disattivare l'audio di uno o più partecipanti, segui questa guida.

Passaggio 1: fare clic sul nome del partecipante nella pellicola accanto al feed video.

Passaggio 2: fare  clic sul pulsante del microfono visualizzato accanto al nome. Una volta cliccato, il microfono diventerà grigio, indicando che l'audio del partecipante è ora disattivato.

Come riattivare l'audio di un partecipante (come host)

Non puoi farlo da solo per motivi di privacy. Solo un utente stesso può riattivare l'audio. Quindi, devi chiedere al partecipante di riattivare l'audio.

Come disattivare e riattivare te stesso

Come partecipante, puoi decidere se desideri o meno che il tuo microfono sia attivo.

• Per disattivare l' audio, fai clic sul pulsante del microfono nella parte inferiore del feed video. Il pulsante diventerà rosso per indicare che il microfono è ora disattivato. Se il pulsante è già rosso, significa che l'audio è stato disattivato da un host.
• Per riattivare l'audio , fai nuovamente clic sul pulsante rosso del microfono. Il pulsante ora diventerà bianco.

Nota: se si utilizza un telefono per accedere alla riunione, è possibile comporre *6 sulla tastiera per attivare o disattivare l'audio (a seconda dello stato in cui si trova il microfono) durante una riunione.

Rimuovere un partecipante

Nell'aprile 2020, Google Meet ha lanciato un aggiornamento che consentiva SOLO all'organizzatore/organizzatore della riunione di rimuovere altri partecipanti se lo desideravano. Ciò era dovuto a molteplici reclami sugli utenti che abusavano della funzione di rimozione.

Come rimuovere un partecipante

Su un PC: per rimuovere un partecipante da una riunione, fare prima clic sul pulsante "Indietro" per tornare alla schermata del partecipante. Qui passa il mouse sopra il nome del partecipante e fai clic sul pulsante "Rimuovi" . 

Su uno smartphone: seleziona il partecipante e tocca il suo nome. Tocca il pulsante "Rimuovi" .

Una volta rimossi, i partecipanti non possono rientrare nella chiamata a meno che non siano esplicitamente invitati dall'organizzatore/organizzatori dall'interno della chiamata.

Chatta con i partecipanti durante una riunione

Durante una videochiamata, i partecipanti possono inviare messaggi visibili a tutti i partecipanti alla chiamata. Questi messaggi rimangono solo per la durata della chiamata. Al termine della chiamata, tutti i messaggi inviati durante la chiamata vengono automaticamente eliminati. Utilizza la funzione di messaggistica per inviare link, documenti Google, ecc.

Come inviare un messaggio di chat

Su un PC:  passa il mouse sul feed video e fai clic sul pulsante "Chat" in alto a destra dello schermo. Si aprirà una barra laterale in cui è possibile visualizzare e inviare messaggi di chat al gruppo.

Su uno smartphone:  tocca il pulsante "Chat" sotto il feed video per aprire la finestra della chat.

Nota: i partecipanti non possono visualizzare i messaggi inviati prima di partecipare alla chiamata.

Aggiungi partecipanti a un evento

Nuovi partecipanti possono essere aggiunti a un evento anche dopo che è stato creato. Una volta aggiunti, riceverai un'opzione per inviare inviti ai nuovi inviti. Se lo desideri, gli inviti verranno inviati solo ai partecipanti aggiunti in quel momento, non all'intero elenco. Per aggiungere nuovi partecipanti segui la guida qui sotto.

Passaggio 1:  apri l'evento nel tuo Google Calendar. Fare clic sul pulsante "Modifica evento".

Passaggio 2:  nella scheda "Ospiti" a sinistra, inizia a digitare i nomi dei partecipanti che desideri aggiungere. Se desideri aggiungere un partecipante utilizzando il suo ID e-mail, digita semplicemente il suo ID e-mail completo e premi "Invio".

Passaggio 3: fare  clic su "Salva". Verrà ora visualizzato un popup che ti chiederà se desideri inviare inviti ai nuovi partecipanti.

Aggiungi partecipanti a una riunione in corso

Puoi anche aggiungere nuovi partecipanti a una riunione in corso, direttamente dalla riunione stessa. Questi partecipanti riceveranno un collegamento di invito su cui potranno fare clic per essere reindirizzati alla riunione.

Segui la guida di seguito per aggiungere nuovi partecipanti a una riunione.

Passaggio 1: fare clic sulla scheda "Persone" nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Passaggio 2:  fai clic su "Aggiungi persone" e inizia a digitare il nome della persona. Se desideri aggiungere un partecipante utilizzando il suo ID e-mail, digita semplicemente il suo ID e-mail completo e premi "Invio".

In alternativa, fai clic sul "nickname" della riunione nella parte inferiore sinistra dello schermo e fai clic su "Copia informazioni di partecipazione". Incolla le informazioni copiate in un'email e inviala agli utenti che desideri aggiungere.

Rimani connesso con i partecipanti durante la presentazione

Non ti piacerebbe tenere d'occhio i tuoi studenti mentre stai presentando? Sfortunatamente, una volta iniziata la condivisione dello schermo, non puoi più guardare i partecipanti. Fortunatamente, Google Meet ti consente di accedere a più dispositivi utilizzando le stesse credenziali. In questo modo puoi usare un dispositivo per presentare e un altro per guardare la lezione.

Segui questa semplice guida per configurarlo.

Passaggio 1:  accedere e avviare una riunione sul dispositivo 1. Fare clic su "Presenta ora" nella parte inferiore dello schermo e selezionare la scheda/finestra che si desidera presentare.

Passaggio 2: utilizzando un altro dispositivo (cellulare, laptop, tablet), accedi utilizzando le tue credenziali. Ora puoi guardare la visualizzazione a griglia del gruppo. Puoi utilizzare il layout piastrellato (fino a 16 partecipanti) o utilizzare l' estensione non ufficiale di Google Grid Chrome per ottenere una visualizzazione di tutti gli utenti.

► Come risolvere il problema con Google Meet Grid View non funzionante

Crea unità organizzative (UO)

Le unità organizzative aiutano ad assegnare privilegi diversi a utenti diversi. Ciò è utile quando si desidera limitare gli utenti che possono creare riunioni, disattivare l'audio di altri, ecc.

La creazione e la modifica delle unità organizzative richiedono i privilegi di amministratore. Per creare una nuova unità organizzativa seguire questi passaggi di seguito.

Passaggio 1:  accedi alla Console di amministrazione Google utilizzando le tue credenziali.

Passaggio 2:  selezionare il pulsante "Impostazioni" e fare clic su Directory > Unità organizzativa.

Passaggio 3: fare  clic sul piccolo segno + per aggiungere una nuova unità organizzativa. Assegna un nome all'unità e fai clic su "Crea".

Come designare le unità organizzative per gli utenti?

Ora che hai un'unità organizzativa devi aggiungere utenti all'unità. Tutti gli utenti aggiunti a una determinata unità avranno gli stessi privilegi. Per aggiungere utenti alla nuova unità organizzativa, procedi nel seguente modo.

Passaggio 1: accedi alla Console di amministrazione Google utilizzando le tue credenziali.

Passaggio 2:  vai alla scheda "Utenti" e seleziona gli utenti che desideri aggiungere alla nuova unità organizzativa. Una volta selezionato, fai clic su "Altro" nella parte superiore della pagina, quindi su "Cambia unità organizzativa".

Passaggio 3:  seleziona l'unità organizzativa che hai creato e premi "Cambia".

Tieni d'occhio le tue chat durante la presentazione

Quando stai per presentare in una riunione di Google Meet, hai la possibilità di condividere l'intero schermo, una scheda specifica del browser o una finestra specifica. Una volta iniziata la condivisione dello schermo, solo la scheda/finestra selezionata viene aggiornata sul feed video. Ciò significa che se desideri leggere la scheda delle chat, devi continuare a scambiare le schede. Per fortuna c'è una soluzione!

Segui questa semplice guida per tenere d'occhio le tue chat durante la presentazione.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Sebbene questo sia ancora lontano dalla personalizzazione di altre app di videoconferenza come Zoom, è un gradito passo nella giusta direzione. Google afferma che si stanno impegnando per migliorare l'esperienza di Gsuite per gli account Education. Speriamo di vedere molto più impegno anche nei conti aziendali. 

Hai provato qualcuno di questi suggerimenti? Hai dei consigli personali? Fateci sapere nei commenti qui sotto.