Zoom: cosa sono i gruppi di lavoro e come usarli

Quando hai troppe persone in una riunione Zoom, è difficile far passare una parola. Devi interrompere qualcuno o aspettare che ci sia una pausa nella conversazione. Quando qualcuno non può dire qualcosa, si annoierà o lascerà la riunione o resterà lì annoiato. Invece di lasciare che ciò accada, puoi avviare stanze di gruppo in cui un gruppo più piccolo può riunirsi e finalmente essere in grado di dire qualcosa.

Potresti incorrere in un problema con i gruppi di lavoro su Zoom perché i partecipanti sono bloccati in uno con persone con cui non vanno d'accordo. La buona notizia è che è possibile cambiare i partecipanti dalle sale riunioni fino a quando non vengono inseriti in una che preferiscono. È anche possibile pre-assegnare i partecipanti a gruppi di lavoro, ma ci sono alcuni requisiti che devi soddisfare. Vediamo come funzionano questi gruppi di lavoro di Zoom.

Cosa sono i gruppi di lavoro Zoom?

I gruppi di lavoro Zoom sono stanze virtuali in cui puoi dividere la tua sessione in 50 sessioni separate. Puoi dividere i partecipanti in queste stanze manualmente o automaticamente. Essendo l'host, puoi passare da una sessione all'altra quanto vuoi. Se non sei soddisfatto del numero di partecipanti in una sala pausa, puoi aumentare il numero con l'aiuto del supporto Zoom. Tuttavia, tutti coloro che partecipano alla riunione dovranno disporre della versione client Zoom 5.2 o successiva.

Se hai partecipato a una riunione Zoom utilizzando l'app per dispositivi mobili, puoi partecipare ai gruppi di lavoro, ma non puoi gestirli. Anche se i partecipanti possono registrare localmente, verrà registrata solo la sala riunioni principale se si abilita la registrazione cloud, indipendentemente dal fatto che non ci si trovi in ​​quella sala. Inoltre, solo un massimo di 200 partecipanti possono essere pre-assegnati a un gruppo di lavoro.

Come abilitare i gruppi di lavoro Zoom

Se non hai mai utilizzato i gruppi di lavoro prima, dovrai abilitare l'opzione in Impostazioni. Per fare ciò, accedi al tuo account Zoom, di cui sei l'amministratore. Nel menu di navigazione, fai clic su Impostazioni.

Una volta che sei in Impostazioni, fai clic sull'opzione In riunione (avanzate). L'opzione del gruppo di lavoro sarà la seconda in basso. Se desideri assegnare i partecipanti a determinate sale di pausa durante la pianificazione delle riunioni Zoom, non dimenticare di abilitare tale opzione.

Come creare gruppi di lavoro Zoom

Una volta iniziata la riunione, dovresti vedere l'opzione Breakout Room in basso. Se non hai la finestra a schermo intero, troverai l'opzione cliccando sui puntini. L'opzione della sala riunioni sarà l'unica lì.

Apparirà una nuova finestra con le opzioni per fare cose come creare fino a 50 gruppi di lavoro. È possibile fare clic sulla freccia su per creare più di un gruppo di lavoro, ma un modo più rapido consiste nell'evidenziare il numero e inserirlo manualmente. Puoi gestire i gruppi di lavoro scegliendo se desideri che i partecipanti scelgano un gruppo di lavoro o se desideri che gli utenti vengano aggiunti manualmente o automaticamente. Una volta terminato, non dimenticare di fare clic sul pulsante blu Crea.

Se hai intenzione di assegnare manualmente i partecipanti ai gruppi di lavoro, fai clic sull'opzione Assegna e seleziona le caselle per gli utenti che desideri assegnare a quel gruppo di lavoro. Posizionando il cursore sulla riga in cui si trova uno specifico gruppo di lavoro, vedrai un'opzione per eliminarlo o rinominarlo. Se rinomini una stanza, aggiungi il nuovo nome e fai clic all'esterno dell'area per salvare il nome.

Cliccando sul menu a tendina a sinistra del nome della stanza, puoi vedere quali partecipanti sono in quale stanza. Per spostare qualcuno in un'altra stanza, posiziona il cursore sulla stessa riga del nome della persona e viene visualizzata l'opzione Sposta in. A lato, vedrai quante persone ci sono in ogni stanza di lavoro, nel caso in cui desideri spostare quella persona in quella che ha il minor numero di persone.

Opzioni aggiuntive

Successivamente, scegli la nuova stanza. Fai clic su Opzioni e puoi apportare altre modifiche come:

• Consenti ai partecipanti di scegliere una stanza
• Consenti ai partecipanti di tornare alla sessione principale in qualsiasi momento
• Sposta automaticamente tutti i partecipanti assegnati in gruppi di lavoro
• Il gruppo di lavoro si chiude automaticamente dopo X minuti
• Conto alla rovescia dopo la chiusura del gruppo di lavoro – C'è anche un'opzione aggiuntiva per impostare un conto alla rovescia in secondi. Gli utenti possono vedere quanto tempo hanno a disposizione prima di essere rimossi da quella stanza con questa opzione.

Il pulsante Ricrea ti porterà alla prima finestra che hai visto durante la creazione delle stanze. Eliminerà tutto ciò che hai impostato con le stanze attuali in modo da poterne creare di nuove. Una volta che hai impostato le stanze per il tuo liming, tutto ciò che devi fare per iniziare è fare clic sulle opzioni Apri tutte le stanze. L'utente vedrà un messaggio sul proprio dispositivo per entrare nel gruppo di lavoro e, in caso contrario, verrà visualizzato un messaggio accanto al proprio nome con la dicitura Non iscritto.

L'opzione Scambio ti consentirà di scambiare utenti tra gruppi di lavoro. Quando devi dire qualcosa a tutti, fai clic sul messaggio Broadcast per inviare lo stesso messaggio a tutti. Un'ultima cosa da tenere a mente è che puoi pre-assegnare gli utenti ai gruppi di lavoro solo se dispongono di un account Zoom.

Conclusione

I gruppi di lavoro Zoom sono un ottimo modo per parlare con gli altri regolarmente e non dover aspettare annoiati il ​​tuo turno. Speriamo solo che non ci siano troppe persone in quella stanza di gruppo poiché il numero massimo di partecipanti consentito in una stanza è fino a 200. È anche possibile aggiungere un co-conduttore .

Con quale frequenza pensi che utilizzerai le sale riunioni di Zoom? Condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto e non dimenticare di condividere l'articolo con gli altri sui social media.