Wszystkie wskazówki, jak poprawić wrażenia użytkownika końcowego Microsoft Teams

Jeśli jesteś administratorem, mistrzem lub zaawansowanym użytkownikiem usługi Teams, część Twojej roli prawdopodobnie pomoże ulepszyć środowisko użytkownika końcowego usługi Microsoft Teams.

Heck, nawet jeśli jesteś przyjazną osobą, która chce, aby ludzie używali swoich narzędzi bardziej produktywnie, będziesz chciał to zrobić.

W tym poście omówimy kilka kluczowych narzędzi i funkcji, aby poprawić wrażenia użytkownika końcowego Microsoft Teams:

1 – Zacznij od planu adopcji

Tworzenie planu adopcji dla użytkowników bardzo różni się od tworzenia planu adopcji dla całej organizacji.

Zacznij od określenia, dlaczego chcesz korzystać z Microsoft Teams. Następnie poinformuj interesariuszy o planie, drodze do przyjęcia i korzyściach. Z kolei muszą przekazać te informacje swoim użytkownikom.

W miarę postępów we wdrażaniu regularnie informuj wszystkich interesariuszy. Jeśli wszyscy wiedzą, co się dzieje (i kiedy), nie będzie to aż tak wielką niespodzianką.

Podczas podróży wiele osób poprosi o materiały techniczne, edukacyjne i adopcyjne.

Możesz oczywiście tworzyć własne w oparciu o własne niuanse. Dostępnych jest również wiele istniejących materiałów firmy Microsoft.

Upewnij się, że dołączasz materiały szkoleniowe, takie jak ścieżki szkoleniowe platformy Microsoft 365, prowadzone przez instruktora szkolenie dotyczące doświadczenia użytkownika końcowego usługi Microsoft Teams oraz seminaria internetowe prowadzone przez inżynierów platformy Azure dotyczące szkoleń dotyczących biletów pomocy technicznej.

Musisz także przekazać, w jaki sposób chcesz, aby użytkownicy końcowi podnieśli bilety, gdy coś pójdzie nie tak. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest zapchana skrzynka odbiorcza po wdrożeniu usługi Teams.

Jeśli chcesz, aby bilety były zgłaszane za pośrednictwem scentralizowanego portalu, możesz skorzystać z usług platformy Azure. Najpierw jednak zapoznaj się z planami wsparcia.

2 – Indywidualne dostosowania dostępne w Microsoft Teams

Gdy Twój zespół będzie już swobodnie korzystać z usługi Teams na co dzień, ważne jest, aby dodać osobisty akcent.

Na przykład istnieje wiele funkcji ułatwień dostępu Microsoft Teams czekających na odkrycie. Pozostaną one jednak nieznane, chyba że poinformujesz o nich swoich użytkowników.

Funkcje ułatwień dostępu obejmują:

• Tłumaczenie czatu: jeśli pierwszy język Twoich współpracowników różni się od Twojego, to jest to przydatne narzędzie. Wbudowane tłumaczenie wiadomości pomaga wszystkim być sobą i nadal skutecznie komunikować się.

• Wiadomości głosowe: niektóre długie wiadomości najlepiej przekazywać za pomocą wiadomości głosowych, ponieważ maniery mogą pomóc w kontekście i tonie. Również pisarz z artretyzmem lub cieśnią nadgarstka również uzna to narzędzie za przydatne, ponieważ może pisać mniej. Po prostu przytrzymaj ikonę nagrywania, mów do mikrofonu i puść, gdy skończysz nagrywanie.

• Włącz tryb TTY: To kolejna funkcja, która pomoże osobom z zaburzeniami mowy lub niedosłyszącymi. Aby włączyć dalekopis (TTY), przejdź do tego katalogu po kliknięciu swojego zdjęcia profilowego – Ustawienia > Połączenia.

• Napisy na żywo: otrzymuj podpisy w stylu napisów w czasie rzeczywistym podczas spotkań usługi Teams.

Zapisz je również do późniejszego wykorzystania.

Najpierw upewnij się, że usługa Stream jest objęta licencją Microsoft 365.

Włącz nagrywanie napisów na żywo po zalogowaniu się do strumienia. Wybierz swój film i kliknij trzy kropki, aby otworzyć menu opcji.

Zaznacz pole "Automatycznie generuj plik napisów".

• Tryb ciemny: ta funkcja została wprowadzona do aplikacji Teams w 2018 roku i jest przydatna, aby zmniejszyć zmęczenie oczu i utrzymać koncentrację.

Kliknij przycisk z trzema kropkami i otwórz Ustawienia. Natychmiast w sekcji Ogólne możesz zobaczyć trzy opcje systemów oświetlenia Domyślny, Ciemny i Wysoki kontrast.

Inną ważną częścią dostosowywania w aplikacji Teams jest rodzaj i częstotliwość otrzymywanych powiadomień. 

Częstotliwość? Zgadza się!

Chociaż nic nie można zrobić z liczbą wiadomości, które ludzie wysyłają do Ciebie (choć o tym później), możesz dostosować czas i sposób otrzymywania powiadomień.

3 – Najlepsze praktyki dotyczące powiadomień Teams

Możesz martwić się powiadomieniami, jeśli zarządzasz kilkoma zespołami i kanałami na swoim koncie Teams.

A może jesteś tylko członkiem tych zespołów i kanałów.

Przeciążenie powiadomieniami i zmęczenie powiadomieniami to prawdziwe rzeczy, które mogą wpływać na wyniki, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.

Jak więc zarządzać powiadomieniami usługi Teams?

To jest łatwe:

• Twórz niestandardowe ustawienia powiadomień: obejmuje to wyłączanie powiadomień o nadrabianiu zaległości i dostosowywanie zwykłych powiadomień, aby zawierały tylko określone rzeczy, takie jak osobiste @wzmianki, odpowiedzi na rozpoczęte przeze mnie rozmowy itp.

• Pozostaw projekty, które nie wymagają już Twojego zaangażowania: prawdopodobnie istnieją zespoły lub kanały, które nie są istotne dla Ciebie lub wykonywanej przez Ciebie pracy. Pozbądź się bałaganu, opuszczając te projekty.

4 – Kiedy używać czatów grupowych, a kiedy kanałów

Po wybraniu kanałów, w których chcesz się znajdować, i posortowaniu strategii powiadomień, ważne jest, aby wiedzieć, kiedy najlepiej korzystać z czatów grupowych, a kiedy kanały są bardziej odpowiednie.

Użytkownicy, którzy dopiero zaczynają korzystać z platform do współpracy, takich jak Teams, powinni pamiętać, że jest to zupełnie nowe doświadczenie. Microsoft Teams  nie  jest platformą w stylu komunikatora internetowego, do której mogą być przyzwyczajeni.

To może być tak proste, jeśli chcesz, ale może być o wiele więcej dla współpracy zespołów.

Czaty grupowe są rozszerzeniem rozmów jeden na jeden, aby zaangażować innych współpracowników. Tutaj wszyscy członkowie grupy Teams mogą udostępniać wiadomości, GIF-y, emotikony, naklejki, a nawet organizować spotkania.

Jeśli jednak chcesz posunąć współpracę nieco dalej, możesz zorganizować to wszystko w kanałach usługi Teams. Dwie ważne cechy odróżniają kanały usługi Teams od czatów grupowych:

Wątki wiadomości: Rozmowy w czatach grupowych mogą stać się nieuporządkowane i z czasem stracić swoją treść. Jednak w kanałach członkowie zespołu mogą śledzić wiadomości w kontekście, w którym są publikowani.

Jest to możliwe dzięki wątkom wiadomości, które kondensują rozmowy w jeden blok czatu. Możesz zobaczyć wszystkie odpowiedzi, a także wspomnieć o kimś @ pod odpowiedzią z wątkami.

2. Pliki: W przeciwieństwie do zwykłych czatów grupowych, kanały mają zakładkę plików. Jest to idealne rozwiązanie do współpracy przy dokumentach, a każdy przesłany plik jest również synchronizowany z programem SharePoint.

5 – Korzyści z wątków wiadomości

Jedną z największych zalet korzystania z kanałów zamiast czatów grupowych jest dostęp do wątków wiadomości.

Chodzi o łatwość współpracy, prawda?

W końcu to właśnie dlatego dobry plan adopcji i pozbycie się nadmiaru powiadomień są na pierwszym miejscu.

Ale nawet podczas pracy wątki wiadomości są również doskonałym narzędziem do optymalizacji środowiska użytkownika końcowego Microsoft Teams.

Wątki nadają kontekst wiadomości, pokazując, z kim rozmawiasz. 

Korzyści na wysokim poziomie obejmują:

• Wątki zachowują znaczący kontekst i porządkują rozmowy.
• Wątek zachęca do otwartej dyskusji na tematy, nie rozpraszając innych.
• Wątki umożliwiają uzyskanie większej przejrzystości bez rozpoczynania nowego czatu.
• Twoje wątki ułatwiają śledzenie informacji poprzez przeglądanie konkretnych wątków.
• Dzięki wątkom kanały ogłoszeń są wolne od bałaganu.
• Nici są lepkie. Gdy udostępniasz wiadomość, udostępniane są również odpowiedzi w wątkach.

More specifically, with message threads, you get asynchronicity in your Teams messaging.

What this means is that messages in the channel don’t have to be synchronized – you don’t have to be replying to all messages in real-time.

Even if your notifications are completely turned off, you can return to a conversation thread to see new updates. In a group chat, you’d normally be worried that you might lose track of what happens when you’re not in the group.

This means you will have more time to focus on other things and still be in the loop.

6 – What you can do with the Teams mobile app

Lots of people will be using Teams on the move. Rather than having to pull out their laptop each time they need to chat with someone in the office or at home, they can use the Teams mobile app instead.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

Obejmują komunikację jeden-do-wielu między gospodarzem a publicznością. Udział odbiorców obejmuje oglądanie, interakcję za pośrednictwem moderowanych pytań i odpowiedzi lub konwersacji usługi Yammer oraz oglądanie nagranych wydarzeń.

Jeśli organizujesz lub produkujesz, będziesz potrzebować określonych licencji Microsoft. Uczestnictwo w wydarzeniu na żywo i pobieranie nagrań nie wymaga jednak licencji.

Konfigurowanie zasad dotyczących wydarzeń na żywo

Zasady dotyczące wydarzeń na żywo ułatwiają zarządzanie funkcjami dostępnymi w ramach wydarzenia na żywo. Oto jak możesz skonfigurować usługę Teams dla wydarzeń na żywo:

• W centrum administracyjnym aplikacji Teams postępuj zgodnie z tym katalogiem, Spotkania > zasady dotyczące wydarzeń na żywo.
• Masz dwie opcje dalej:

Edytuj domyślną zasadę, klikając Globalne (domyślnie dla całej organizacji).

Utwórz niestandardową zasadę dotyczącą wydarzeń na żywo, wybierając Dodaj, a następnie klikając Edytuj. 

Oto ustawienia, które możesz zmienić, aby dopasować je do potrzeb Twojej organizacji. Możesz teraz ustawić swoje preferencje dotyczące planowania, nagrań i transkrypcji dla uczestników.

12 – Transmisje Microsoft Teams

Transmisje wydarzeń na żywo muszą być najwyższej jakości dla uczestników, co jest najważniejszym aspektem tej funkcji aplikacji Teams.

Transmisje wydarzeń na żywo są propagowane przez:

• Azure Media Services: Azure Media Services odpowiada za bezpieczną i ulepszoną dostępność, dystrybucję i skalowalność usług przesyłania strumieniowego do odbiorców lokalnych i na całym świecie.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renderuje zawartość dla przeglądających po jej uruchomieniu. Dzięki usłudze Azure CDN Twoje wysokiej jakości strumienie są emitowane do odbiorców na całym świecie bez buforowania.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): To narzędzie rozsyła zawartość wideo z Internetu w całym przedsiębiorstwie, zachowując przy tym wydajność sieci. Niektórzy certyfikowani partnerzy eCDN dla transmisji wydarzeń na żywo w Microsoft Teams, Stream i Yammer to Hive, Kollective, Ramp i Riverbed.

13 – Jak korzystać z rozmycia tła Teams

Podczas wszelkiego rodzaju spotkań Teams możesz pracować w miejscu, w którym nie chcesz się pokazywać światu.

Jednym z rozwiązań jest użycie opcji rozmycia tła w aplikacji Teams.

Aby to zrobić, po prostu:

• Kliknij ekran ustawień audio i wideo, gdy dołączasz do spotkania
• Wybierz elipsy „…”, aby uzyskać więcej opcji
• Stuknij w Rozmyj moje tło.

Jeśli nie jesteś fanem rozmytego tła, możesz zamiast tego zdecydować się na pełne zastąpienie tła.

14 – Korzystanie z wirtualnego tła Teams

Jeśli szukasz czegoś bardziej ekscytującego niż rozmycie, możesz dostosować swój film za pomocą wirtualnego tła.

Firma Microsoft wprowadziła wirtualne tła dla aplikacji Teams w kwietniu 2020 r., dzięki czemu użytkownicy mogą zastąpić swoje prawdziwe tło spotkań „świeżym i jasnym biurem domowym”.

Aby znaleźć wirtualne tła:

• Uruchom czat wideo i dotknij wielokropka „…”
• Kliknij Pokaż efekty tła.

• Spowoduje to wyświetlenie paska bocznego z alternatywnymi opcjami tła.
• Wybierz swój wybór.

Aby uzyskać coś bardziej zaawansowanego i wyróżnić się przed szefem, współpracownikami lub klientami, możesz wybrać tło innej firmy.

Aby pobrać wybór wysokiej jakości teł Microsoft Teams, wybierz spośród 300 wysokiej jakości obrazów tutaj.

15 – Jak dodawać integracje w Teams

Microsoft Teams ma ponad 600 aplikacji wymienionych w swoim App Store, które obejmują integracje jako boty, łączniki i narzędzia do przesyłania wiadomości.

App Store jest technicznie pierwszą integracją, ponieważ możesz łatwo uzyskać bezpośredni dostęp do innych integracji z aplikacji Teams.

Możesz dodać integrację za pośrednictwem różnych terminali aplikacji:

• Z paska bocznego: po lewej stronie ekranu znajduje się pasek boczny, a na dole ikona Dodaj.

Po kliknięciu zobaczysz opcję Dodaj aplikację.

• Dodawanie aplikacji do karty: kliknij + na czacie, grupie lub kanale, aby dodać aplikację do swoich kart. 

Wybierz żądaną aplikację z okna aplikacji.

Każda aplikacja może mieć inne dalsze kroki w zależności od tego, gdzie chcesz korzystać z aplikacji (w wiadomościach, kanałach, spotkaniach itp.)

Ten przykład pokazuje, jak łatwa integracja może usprawnić współpracę w Microsoft Teams.

Jednak dodanie 600 integracji ma na celu cofnięcie całej pracy, którą wykonaliśmy do tej pory, aby poprawić wrażenia użytkownika w usłudze Teams.

Zamiast tego wybierz z naszych wyselekcjonowanych najlepszych integracji Microsoft Teams, które mogą poprawić wrażenia użytkownika końcowego Microsoft Teams.