Jak dodać śledzenie zmian do menu wstążki programu Excel

Po wprowadzeniu ostatnich aktualizacji oprogramowania do niektórych wersji programu Microsoft Excel latem 2017 r. firma Microsoft przydzieliła funkcję śledzenia zmian jako funkcję starszej wersji. Aby ułatwić obsługę, możesz dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu, aby śledzić każdy plik. Alternatywnie możesz dodać wstążkę programu Excel, tworząc nową grupę i dodać ją do tej nowej grupy.

Podobnie jak w przypadku programu Word, firma Microsoft zaktualizowała swój program, wprowadzając nową funkcję współtworzenia, aby umożliwić udostępnianie skoroszytów online i historię zmian wśród współpracowników, rówieśników, przyjaciół, rodziny itp. Udostępnione skoroszyty zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić użytkownikom uzyskuj dostęp i edytuj razem po ich zatwierdzeniu.

Załóżmy na przykład, że poprosiłeś kogoś o korektę lub współpracę nad projektem Excela z Tobą. Jest to dość prosty mechanizm, ponieważ Excel praktycznie umożliwia zaznaczanie błędów pisowni (i ma sprawdzanie pisowni), wstawianie komentarzy na marginesie itp. elektronicznie i jest stosunkowo podobny do dokumentu Word.

Jedynym wyjątkiem, na który należy zwrócić uwagę, jest to, że Excel podświetli zmienione komórki, podczas gdy w programie Word zaobserwujesz zmiany słów i zdań. Zanim zaczniemy, musimy jednak wziąć pod uwagę dwie rzeczy.

Jeśli arkusz Excela zawiera tabelę, funkcja śledzenia zmian odmawia pracy w arkuszu kalkulacyjnym. Aby zezwolić na użycie, musisz włączyć opcję „ Śledź zmiany ” w skoroszytach, wybierając najpierw istniejącą tabelę, a następnie wybierz „ Zakładkę projektu ”, a następnie wybierz „ Konwertuj na zakres ”. Jeśli potrzebujesz edycji od innych użytkowników, skoroszyty będą musiały zostać udostępnione we wzajemnie dostępnej lokalizacji.

Ze względu na to, że wersje różnią się poziomem aktualizacji, możesz nie być w stanie wyświetlić tej funkcji na domyślnej Wstążce. Ale nie martw się. Wystarczy samodzielnie dodać przycisk „ Śledź zmiany ” do menu wstążki, wykonując następujące czynności:

W menu wstążki użyj myszy, aby kliknąć prawym przyciskiem myszy praktycznie w dowolnym miejscu i wybierz wyskakującą opcję „ Dostosuj wstążkę ”.

Z okna dialogowego „ Dostosuj wstążkę ” przeciągnij myszą do trasy „ Wybierz polecenia z ” w prawym panelu: powinno pojawić się „ menu/lista rozwijana ”, z której należy wybrać opcję „ Wszystkie polecenia ”. lub opcję „ Polecenia poza Wstążką ”.

Z równoległego polecenia „ Dostosuj wstążkę ” przejdziesz do menu rozwijanego. Samo to powinno być ustawione na „ Zakładki główne ” już w trybie domyślnym (tj. przewijana lista znajdująca się poniżej powinna wcześniej pokazywać główne zakładki). Po tej weryfikacji kliknij znak + znajdujący się obok „ Przejrzyj ” na liście, kontynuuj klikanie opcji „Nowa grupa” pod listą. Spowoduje to dodanie nowej grupy do sekcji „ Recenzja ”.

Następnie, aby zmienić nazwę tej nowo utworzonej grupy, po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy wiersz „ Nowa grupa ”, zmień ją na taką, jaką chcesz nazwać, i możesz nawet dodać ikonę, jeśli chcesz. Dla celów demonstracyjnych zmienimy go na „ Śledź zmiany ”. (Program Excel sam doda etykietę „ Niestandardowa ” po Twoim imieniu, ale tylko w przypadku tej listy.) Jeśli klikniesz, a następnie przeciągniesz „ Grupę XYZ ”, możesz przenieść ją do innego obszaru na liście recenzji.

Po podświetleniu grupy śledzenia zmian przejdź do wyboru dwóch poleceń z listy poleceń dostępnej po lewej stronie:

• „ Wyróżnij zmiany ”
• „ Zaakceptuj/odrzuć zmiany ”

Aby przenieść każde z poleceń do grupy, musisz kliknąć przycisk „ Dodaj ”.

Zauważysz, że kiedyś Nowa Grupa jest teraz na Wstążce. Następnie musisz:

Kliknij polecenie „ Podświetl zmiany ”.

Pojawi się „ Śledź zmiany podczas edycji ”, kliknij myszą i sprawdź to. Powtórz dla „ Zaznacz zmiany na ekranie ”.

Aby zakończyć, kliknij „ OK ”.

Po zakończeniu tych zadań każda zmiana dokonana w żądanym arkuszu kalkulacyjnym Excel będzie śledzona i podświetlana za pomocą unikalnego niebieskiego wskaźnika obramowania oraz w lewym górnym rogu małego niebieskiego trójkąta, który pojawi się w edytowanych komórkach. Program jest jeszcze bardziej przyjazny dla użytkownika i przydziela inny kolor w celu identyfikacji użycia platformy przez wielu użytkowników. .

Ponadto, jeśli przesuniesz kursor myszy nad już edytowaną komórkę, uzyskasz dostęp do następujących elementów:

• Data
• Autor
• Czas, kiedy dokument został zmieniony
• Wyskakujące okienko podsumowania śledzonych zmian, do przejrzenia przed zaakceptowaniem poprawek wprowadzonych na stałe.

Należy pamiętać, że tylko najnowsza zmiana zostanie zarchiwizowana i zaprezentowana w tym wyskakującym podsumowaniu.

Teraz, gdy każdy potencjalny redaktor/uczestnik wykona swoją część, możesz przejść do akceptowania/odrzucania proponowanych zmian w ramach zadania.

• Kliknij „ Przejrzyj ” w górnej części menu „ Wstążka ” i kliknij polecenie „ Zaakceptuj/Odrzuć ”.
• Gdy wyskakujące okienko programu Excel ponownie potwierdzi funkcję „ Zapisz skoroszyt ”, kliknij „ OK ”.
• Excel zaznaczy oryginalnie edytowaną komórkę i jednocześnie wyświetli obok tego podświetlone okno dialogowe Wybierz zmiany do „ Zaakceptuj lub odrzuć ”.
• Będziesz mieć dostęp do wszystkich bieżących zmian dokonanych na wyświetlonej liście. Z powyższego możesz wybrać preferowaną wersję edytowaną lub pozostać przy oryginalnej wersji. Wybierz to, co ma dla Ciebie sens. Po podjęciu decyzji kliknij „ Zaakceptuj ” po wybraniu z listy najlepszej wersji.
  Jeśli jednak uważasz, że żadna z wymienionych wersji nie przypadła Ci do gustu, powtórz proces, ale zastąp go, klikając opcję „ Odrzuć ”. Po decyzji, po tym poleceniu, kursor automatycznie przejdzie do następnej edytowanej komórki w celu dalszego przetwarzania.
• Jeśli zmiana, na którą się zdecydujesz, musi przejść przez cały arkusz kalkulacyjny (na przykład wszystkie znaki ampersand zostaną zmienione na określony format), kliknij przycisk „ Zaakceptuj wszystko ”. Za pomocą tego polecenia wszystkie wybrane edycje są natychmiast poprawiane i akceptowane.
• Teraz możesz chcieć powrócić do wyłączania funkcji „ Śledź zmiany ”. Aby to zrobić, wróć do „ Grupy recenzji ” i przejdź do grupy „ Śledź zmiany ”. Kliknij „ Zaznacz zmiany ” i po prostu usuń zaznaczenie wcześniej zaznaczonego pola oznaczonego „ Śledź zmiany podczas edycji… ”