Przewodnik krok po kroku dla administratora Microsoft Teams (2022)

To jest przewodnik krok po kroku dla administratora zespołów Microsoft.

Jeśli chcesz odegrać kluczową rolę we wdrażaniu, adopcji i korzystaniu z Microsoft Teams w całej organizacji, pokochasz ten nowy przewodnik.

Zanurzmy się od razu.

1 Poznaj Microsoft Teams

1.1 Wyróżniki

1.2 Definicje

1.2.1 Organizacja

1.2.2 Drużyna

1.2.3 Kanał

1.2.4 Członkostwo w zespole

1.2.5 Role zespołowe

1.2.6 Ustawienia drużyny

2 Wdróż Microsoft Teams

2.1 Włącz Microsoft Teams dla swojej organizacji

2.2 Złącza

2.3 Dystrybucja klientów

2.4 Włącz lub wyłącz licencje Microsoft Teams

2.5 Adresy URL i zakresy adresów IP Microsoft Teams

3 Uruchomienie zespołów pilotażowych 3.1 Plan

3.1.1 Zidentyfikuj zespoły pilotażowe

3.1.2 Zidentyfikuj mistrzów zespołu

3.1.3 Ustaw pilotów dla sukcesu

3.2 Uruchomienie

3.2.1 Zorganizuj spotkanie inauguracyjne z mistrzami zespołu

3.2.2 Zaproś mistrzów zespołu do Microsoft Teams

3.2.3 Pomóż mistrzom drużyn wystawić i wystrzelić pilotów

3.2.3.1 Inscenizacja zespołów Microsoft

3.2.3.2 Uruchamianie Microsoft Teams

3.3 Pielęgnacja

3.3.1 Przeniesienie pracy do Microsoft Teams

3.3.2 Integruj Microsoft Teams

3.3.3 Monitorowanie zespołów Microsoft

4 Uruchom w pozostałej części organizacji

4.1 Podnoszenie świadomości

4.2 Zapewnij szkolenie

4.3 Włącz innowacje

Zrozum Microsoft Teams

Microsoft Teams jest przeznaczony dla zespołów, które ściśle ze sobą współpracują w celu wykonania zadań:

• Udostępniaj informacje i aktualizacje na otwartej przestrzeni, aby pozostać na bieżąco
• Polegaj na dyskusji zespołowej i wsparciu w podejmowaniu szybkich decyzji w locie
• Współpracuj przy projektach i zadaniach, w tym treści i rezultatów

Microsoft Teams to oparta na czacie przestrzeń robocza na platformie Microsoft 365. Jest to jedna usługa współpracy na platformie Microsoft 365, która odpowiada na wyjątkowe potrzeby i wyzwania związane z pracą w zespołach. Ponieważ potrzeby firmy dotyczące współpracy są wyjątkowe, nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Firmy polegają na jednej, dwóch lub wielu aplikacjach na platformie Microsoft 365, takich jak Outlook, SharePoint, Skype dla firm i Yammer, aby sprostać różnym potrzebom wspólnej pracy.

Wyróżniki

• Bycie częścią Microsoft 365 oznacza, że ​​Microsoft Teams ma wbudowane integracje z Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups i nie tylko. Pozwala to zmaksymalizować inwestycje w platformę Microsoft 365, zapewniając jednocześnie proste i bezpieczne środowisko użytkownika we wszystkich narzędziach.
• Platforma Microsoft 365 ma silne zobowiązania dotyczące bezpieczeństwa, zgodności, prywatności i przejrzystości. Microsoft Teams został zbudowany przy użyciu tych samych zasad, aby dostarczyć platformę klasy korporacyjnej.
• Od samego początku Microsoft Teams był zaprojektowany z myślą o zgodności, uwierzytelnianiu i prywatności. Microsoft Teams będzie mieć wbudowaną zgodność z normami branżowymi, w tym ISO 27001 i 27018, SOC 1 i SOC 2, HIPPA, klauzule wzorcowe UE i nie tylko.
• Microsoft Teams bezpiecznie chroni dane zespołu za pomocą silnych środków bezpieczeństwa, w tym uwierzytelniania dwuskładnikowego, twardych haseł i zasad dostępu. Twoje dane są zaszyfrowane, czy to na czacie, notatki czy pliki. To twoje dane, jesteś ich właścicielem, kontrolujesz je. Firma Microsoft nie pozyskuje danych klientów w celach reklamowych i chronimy dane klientów za pomocą silnych zobowiązań umownych.
• Zgodnie z naszym zobowiązaniem do zapewnienia klientom jak największej przejrzystości, klienci mogą zobaczyć czas pracy bez przestojów, lokalizację swoich danych oraz szczegółowe raporty dotyczące mapowania mechanizmów kontrolnych platformy Microsoft 365 na mechanizmy kontroli bezpieczeństwa, prywatności, zgodności i zarządzania ryzykiem zdefiniowane w usłudze Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).
• Microsoft Teams jest klasy korporacyjnej, z obsługą w 18 językach na 181 rynkach i 6 centrami danych na całym świecie, 99,9% finansowo wspieraną umową SLA i wsparciem 24/7.

Definicje

Organizacja

Wszystkie zespoły utworzone przez pracowników w Twojej organizacji są skojarzone z Twoją dzierżawą platformy Microsoft 365. Możesz wyznaczyć wszystkich pracowników lub podzbiór pracowników z możliwością tworzenia zespołów przy użyciu grup Microsoft 365.

Zespół

Zespół ma na celu zebranie grupy ludzi, którzy ściśle współpracują, aby załatwić sprawy. Zespoły mogą być dynamiczne w przypadku pracy projektowej (np. uruchamianie produktu, tworzenie cyfrowego pokoju wojennego), a także ciągłe, odzwierciedlające wewnętrzną strukturę organizacji (np. wydziały i lokalizacje biurowe). Rozmowy, pliki i notatki w kanałach zespołu są widoczne tylko dla członków zespołu.

Kanał

• Kanał pomaga organizować rozmowy, treści i narzędzia zespołu wokół określonego tematu.
• Kanały można organizować na przykład według tematu (wydarzenia), dyscypliny (projekt), projektu (uruchomienie) lub po prostu dla zabawy (zabawne rzeczy).
• Właściciele zespołów mogą tworzyć kanały i umożliwiać członkom zespołu tworzenie kanałów zgodnie z potrzebami. Karty u góry kanału umożliwiają zespołom przechowywanie plików, notatek i dostosowanej zawartości, takiej jak metryki usługi Power BI, cele biznesowe w dokumencie programu Word lub schemat organizacyjny na slajdzie programu PowerPoint.
• Ta treść jest następnie łatwo dostępna dla wszystkich członków zespołu. Dodatkowe łączniki do aplikacji innych firm można dostosować na poziomie kanału, aby pobierać dane z codziennych narzędzi, takich jak Trello, Asana, GitHub i innych.

Członkostwo w zespole

• Gdy usługa Microsoft Teams jest aktywowana dla całej organizacji, wyznaczeni właściciele zespołów mogą zaprosić dowolnego pracownika, z którym współpracują, do dołączenia do ich zespołu. Microsoft Teams ułatwia właścicielom zespołów dodawanie osób w organizacji na podstawie ich nazwisk.
• Właściciele zespołu mogą również utworzyć zespół na podstawie istniejącej grupy Microsoft 365. Wszelkie zmiany wprowadzone w grupie zostaną automatycznie zsynchronizowane z Microsoft Teams. Tworzenie zespołu w oparciu o istniejącą grupę Microsoft 365 nie tylko upraszcza proces zapraszania członków i zarządzania nimi, ale także synchronizuje pliki grup wewnątrz Microsoft Teams.

Role zespołowe

W Microsoft Teams istnieją dwie główne role : właściciel zespołu, osoba, która tworzy zespół, oraz członkowie zespołu, czyli osoby, które zapraszają do swojego zespołu. Właściciele zespołu mogą uczynić dowolnego członka swojego zespołu współwłaścicielem, gdy zapraszają go do zespołu lub w dowolnym momencie po dołączeniu do zespołu. Posiadanie wielu właścicieli zespołu umożliwia dzielenie się obowiązkami związanymi z zarządzaniem ustawieniami i członkostwem, w tym zaproszeniami.

Ustawienia drużyny

Właściciele zespołów mogą zarządzać ustawieniami całego zespołu bezpośrednio w Microsoft Teams. Ustawienia obejmują możliwość dodawania zdjęcia zespołu, ustawiania uprawnień dla członków zespołu do tworzenia kanałów, dodawania kart i łączników, @wzmianki o całym zespole lub kanale oraz używania GIF-ów, naklejek i memów.

Jako administrator Microsoft Teams masz dostęp do ustawień systemowych w centrum administracyjnym. Te ustawienia mogą mieć wpływ na opcje i ustawienia domyślne, które właściciele zespołu widzą w ustawieniach zespołu. Możesz na przykład włączyć domyślny kanał „ Ogólne ” dla ogłoszeń, dyskusji i zasobów obejmujących cały zespół, które będą wyświetlane we wszystkich zespołach.

Wdróż Microsoft Teams

Usługa Microsoft Teams jest dostępna dla klientów komercyjnych platformy Microsoft 365 z jednym z następujących planów: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 i E5. Microsoft Teams będzie również dostępny dla klientów, którzy kupili E4 przed jego wycofaniem. Jako klient platformy Microsoft 365 usługa Microsoft Teams jest dostępna dla całej organizacji. Zanim wdrożysz Microsoft Teams, musisz wiedzieć kilka rzeczy o ustawieniach w centrum administracyjnym Microsoft 365.

Włącz Microsoft Teams dla swojej organizacji

Administratorzy muszą użyć Centrum administracyjnego usługi Microsoft 365, aby włączyć usługę Microsoft Teams w Twojej organizacji.

• Przejdź do „ Centrum administracyjnego Microsoft 365 ”
• Przejdź do Ustawienia > Ustawienia organizacji.
• Wybierz „ Usługi ” i kliknij Microsoft Teams .

• Na ekranie ustawień Microsoft Teams, który zostanie otwarty, włącz Business & Enterprise i inne, jeśli chcesz włączyć Microsoft Teams dla swojej organizacji. Możesz także włączyć dostęp dla gości i kliknąć Zapisz .

• Możesz kontrolować, którzy użytkownicy w Twojej organizacji mogą korzystać z Microsoft Teams. Domyślnie tworzenie grup Microsoft 365 jest włączone w programie Exchange Online. Istnieje jednak kilka sposobów, w jakie administratorzy mogą ograniczyć tworzenie nowych grup do określonych użytkowników.
• Każdy użytkownik Exchange Online ma zasady dotyczące skrzynek pocztowych OWA, które określają, co może, a czego nie może robić ze swoją skrzynką pocztową. Za pomocą polecenia cmdlet Set-OwaMailboxPolicy można skonfigurować parametr GroupCreationEnabled na $true dla użytkowników, którzy mogą tworzyć grupy i $false dla użytkowników, którzy nie mają uprawnień do tworzenia grup. Obecnie jedynym sposobem aktualizacji zasad skrzynek pocztowych jest użycie programu Windows PowerShell.
• Zobacz Używanie programu PowerShell do zarządzania grupami Microsoft 365 — pomoc dla administratorów, aby uzyskać więcej informacji.

Uwaga: te polecenia wyłączają tworzenie grup tylko w programach OWA i Outlook.

Jeśli chcesz wyłączyć tworzenie grup w organizacji, użyj ustawień Azure Active Directory. Lub ogólna dostępność usługi Microsoft 365 Planner zapewnia możliwość zmiany mechanizmu kontroli na zasady przechowywane w Azure Active Directory. Zaletą tego podejścia jest to, że Azure Active Directory stanowi centralny punkt, który mogą sprawdzić wszystkie aplikacje platformy Microsoft 365. Po utworzeniu odpowiedniej polityki kontrola nad tworzeniem nowych grup Microsoft 365 jest wszędzie spójna. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz wpis w blogu Kontrolowanie tworzenia grup Microsoft 365 przy użyciu zasad Azure Active Directory .

Złącza

Łączniki umożliwiają użytkownikom Microsoft Teams otrzymywanie aktualizacji z popularnych usług, takich jak Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub i VSTS.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Łączenie aplikacji z grupami i platformą Office Connectors Platform .

Dystrybucja klientów

• Pliki instalacyjne dla klienta Microsoft Teams to plik wykonywalny, który administratorzy i użytkownicy końcowi mogą pobrać z https://teams.microsoft.com/downloads . Użytkownicy końcowi na komputerach stacjonarnych mogą zainstalować aplikację pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Administratorzy mogą również rozpowszechniać instalator i rozpowszechniać go za pomocą narzędzi dystrybucji klienta.
• Użytkownicy końcowi korzystający z urządzeń mobilnych mogą pobrać aplikację Microsoft Teams ze sklepu z aplikacjami platformy mobilnej.
• Microsoft Teams jest dostępny w systemie Windows (Windows 7 i nowsze) oraz komputery Mac (Mac 10.10 i nowsze).
• Jest również dostępny na iOS v9 i nowsze (iPhone i iPad), Android 4.4 i nowsze oraz Windows Phone 10.0.10586 i nowsze. Microsoft Teams obsługuje klienta internetowego w Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ i Chrome 51.0+
• Użytkownicy próbujący otworzyć klienta internetowego Microsoft Teams w przeglądarce Safari zostaną skierowani do pobrania klienta na komputer. Wsparcie dla Safari pojawi się w późniejszym terminie.

Włącz lub wyłącz licencje Microsoft Teams

• Administratorzy zarządzają licencjami Microsoft Teams za pomocą centrum administracyjnego Microsoft 365. Aby zarządzać licencjami Microsoft Teams, musisz być administratorem globalnym platformy Microsoft 365 lub administratorem zarządzania użytkownikami.
• Jeśli chcesz ograniczyć użytkowników, którzy mają dostęp do Microsoft Teams w Twojej organizacji, lub usunąć użytkownika, którego chcesz ograniczyć, możesz to zrobić, wyłączając licencję Microsoft Teams dla tej osoby lub osób.
• Po wyłączeniu licencji użytkownicy nie będą już mogli widzieć Microsoft Teams w programie uruchamiającym aplikacje Microsoft 365 i na stronie głównej.
• Przypisujesz lub anulujesz przypisanie licencji Microsoft Teams do użytkowników w taki sam sposób, jak przypisujesz dowolną inną licencję Microsoft 365 Business lub Enterprise. Zaloguj się do platformy Microsoft 365, przejdź do centrum administracyjnego platformy Microsoft 365 i na stronie Użytkownicy > Aktywni użytkownicy przypisz lub anuluj przypisanie licencji Microsoft Teams dla użytkowników. Zobacz Przypisywanie lub usuwanie licencji na Microsoft 365 dla firm , aby uzyskać więcej informacji.

Adresy URL i zakresy adresów IP Microsoft Teams

Jeśli Twoja organizacja ogranicza komputerom w Twojej sieci możliwość łączenia się z Internetem, zapoznaj się z adresami URL i zakresami adresów IP platformy Microsoft 365 . W tym artykule wymieniono punkty końcowe, które należy uwzględnić na listach dozwolonych połączeń wychodzących i strefie Zaufane witryny programu Internet Explorer na komputerach klienckich, aby zapewnić, że komputery mogą pomyślnie korzystać z usługi Microsoft Teams na platformie Microsoft 365.

Uruchom zespoły pilotażowe

Przed wdrożeniem usługi Microsoft Teams w całej organizacji zaleca się rozpoczęcie od 2-3 zespołów pilotażowych. Pomoże to dopracować plan uruchomienia i zapewnić gotowość do wdrożenia w całej organizacji. Skuteczni piloci pomagają również rozpowszechniać informacje o swoich doświadczeniach, co wzbudza podekscytowanie w całej organizacji przed kolejną falą startów.

Plan

Zidentyfikuj zespoły pilotażowe

Skontaktuj się z kilkoma działami, aby zidentyfikować 2-3 zespoły pilotażowe. Aby wziąć udział w programie pilotażowym, cały zespół powinien zobowiązać się do używania Microsoft Teams jako podstawowego sposobu komunikowania się ze sobą i współpracy nad projektami przez co najmniej tydzień. Daje to zespołom pilotażowym możliwość pełnego zrozumienia możliwości Microsoft Teams i określenia najlepszego sposobu zintegrowania go z ich przepływami pracy.

Zidentyfikuj mistrzów zespołu

Zidentyfikuj mistrzów w zespołach pilotażowych i zwerbuj ich, aby promować wdrażanie Microsoft Teams. Mistrzowie nie tylko pasjonują się tym, co robią, ale także są podekscytowani ewangelizacją i pomaganiem swoim rówieśnikom w nauce bardziej skutecznych rozwiązań.

Ustaw pilotów na sukces

Daj mistrzom elastyczność w dostosowywaniu Microsoft Teams do swoich pilotów, zapewniając jednocześnie kontrolę dzięki zaawansowanym funkcjom zabezpieczeń i zarządzania w centrum administracyjnym. Otwarte ustawienia umożliwiają zespołom pilotażowym odkrywanie wszystkiego, co ma do zaoferowania Microsoft Teams. Zawsze możesz dostosować ustawienia w miarę rozwoju zespołów.

Początek

Zorganizuj spotkanie inauguracyjne z mistrzami zespołu

Najlepszym sposobem, aby zespoły pilotażowe zainteresowały się Microsoft Teams, jest zebranie wszystkich razem, osobiście lub wirtualnie. Zaplanuj spotkanie inauguracyjne, aby przedstawić Microsoft Teams, omówić program pilotażowy i zachęcić mistrzów zespołów do doświadczenia Microsoft Teams. Pokaż prezentację produktu jako omówienie Microsoft Teams i Onboarding, aby pokazać, jak przygotować i uruchomić swój zespół.

Zaproś mistrzów zespołu do Microsoft Teams

Zacznij korzystać z Microsoft Teams z mistrzami swojego zespołu, gdy planujesz premierę. Przekazuj ważne aktualizacje dotyczące uruchomienia, zbieraj opinie od zespołów pilotażowych, odpowiadaj na krótkie pytania i dziel się sukcesem w usłudze Microsoft Teams.

Pomóż mistrzom zespołów wystawić i uruchomić pilotów

Inscenizacja zespołów Microsoft

Pomóż mistrzom w planowaniu ich Microsoft Teams, w tym ustawieniach zespołu, kanałach i integracjach z aplikacjami innych firm, takimi jak Trello, Asana, GitHub i nie tylko. Zachęć mistrzów zespołu do umieszczania wpisów powitalnych i zasobów zespołowych, które użytkownicy mogą odkryć w produkcie. Zalecamy, aby początkowe etapy były bardzo minimalne, aby umożliwić użytkownikom organiczne tworzenie kanałów, dostosowywanie kart i dodawanie łączników w razie potrzeby.

Uruchamianie Microsoft Teams

• Drużynowi mistrzowie odpowiadają za zdefiniowanie celu swoich zespołów, zakresu użycia na tle innych narzędzi, norm komunikacji otwartej oraz konwencji tworzenia kanałów zespołowych.
• Gdy mistrzowie drużyn przygotowują się do startu, zachęć ich do zorganizowania spotkania ze swoim zespołem pilotażowym, podobnego do pierwszego spotkania inauguracyjnego.
• Mistrzowie zespołu powinni upewnić się, że członkowie zespołu są odpowiednio skonfigurowani do korzystania z usługi Microsoft Teams, poświęcając czas wszystkim na zalogowanie się, pobranie aplikacji komputerowych i mobilnych oraz rozpoczęcie rozmowy ze sobą.

Wychowanie

Przenieś pracę do Microsoft Teams

Pomóż zespołom pilotażowym wystartować, zachęcając mistrzów do przenoszenia ważnych rozmów, aktualizacji i projektów do Microsoft Teams. To sprawi, że członkowie zespołu poczują się pewnie podczas samodzielnej zmiany.

Zintegruj Microsoft Teams

Przenieś aktualizacje na żywo i dane z aplikacji i usług innych firm, takich jak Trello, Asana, GitHub, bezpośrednio do Microsoft Teams. Oszczędzi to czas pracowników, sprawdzając wiele narzędzi, aby uzyskać aktualne informacje. Zachęć mistrzów zespołów do dzielenia się pomysłami na niestandardowe integracje z aplikacjami i botami innych firm, dostosowanymi do ich zespołów.

Monitoruj zespoły Microsoft

Udostępniaj analizy dotyczące przyjęcia i użytkowania Microsoft Teams mistrzom zespołów i przypominaj im, aby podzielili się opiniami członków zespołu w kanale „ Informacje zwrotne ”.

Uruchom w reszcie Twojej organizacji

Podniesienie świadomości

Wyjdź poza zespoły pilotażowe, aby cała organizacja wiedziała o usłudze Microsoft Teams. FastTrack udostępnia w tym celu zasoby dla administratorów IT, włączając zasoby ułatwiające rozpowszechnianie informacji, takie jak szablon ogłoszenia, szablon odliczania, ulotka, plakat oraz wiadomości e-mail z poradami i wskazówkami.

Zapewnić szkolenie

Organizuj szkolenia i sesje pytań i odpowiedzi dostosowane do konkretnych zespołów i przypadków użycia.

Włącz innowacje

Współpracuj z mistrzami w całej organizacji, aby zidentyfikować zaawansowane przypadki użycia, w tym niestandardowe integracje i boty, aby w pełni wykorzystać Microsoft Teams. Rozważ utworzenie zespołu dla mistrzów Microsoft Teams w całej organizacji, aby dzielić się pomysłami, które zmienią sposób współpracy ich zespołów. Udostępniaj opinie dotyczące Microsoft Teams za pośrednictwem głosu użytkownika lub łącza opinii w produkcie. Współpracuj z innymi specjalistami IT w społeczności technicznej Microsoft Teams .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.