Zmiany zespołów MS: wszystko, co powinieneś wiedzieć (2022)

Dzisiaj pokażę Ci, dlaczego zmiany zespołów MS są użyteczną funkcją do zarządzania harmonogramem.

Zmiany zespołów MS to narzędzie do zarządzania harmonogramami, które pomaga tworzyć, aktualizować i zarządzać harmonogramami dla Twojego zespołu. W świetle środków dystansu społecznego wszyscy musimy przyzwyczaić się do innej pracy. Znajomość grafiku tygodnia i godzin zmian może być bardziej skomplikowana i uświadomienie szefowi, że nie jesteś dostępny w określonych godzinach.

1 Jak to ułatwi Ci życie?

2 Włącz lub wyłącz zmiany zespołów MS w swojej organizacji

3 Włącz lub wyłącz zmiany zespołów MS dla określonych użytkowników

4 Rozpoczęcie pracy ze zmianami w zespołach SM

5 zespołów MS zmienia widok

Udział 6 zespołów MS w harmonogramie zmian

7 zespołów MS przesuwa zegar czasu

Harmonogram zmian 8 zespołów MS

9 zespołów MS tworzy zmiany

Przydział zmian 10 zespołów MS

11 zespołów MS zmiany prosi o czas wolny

12 zespołów MS zmienia harmonogramowanie grup

13 zespołów MS kopiuje zmiany

14 zespołów MS z cyklicznymi zmianami

15 zespołów MS zmienia harmonogram eksportu

16 zespołów MS zmienia harmonogram importu

17 zespołów MS zmienia dziennik audytu

Powiadomienia o zmianach 18 zespołów MS

19 zespołów MS zmienia API

20 zmian w zespołach MS dla pracowników pierwszej linii

21 zespołów MS zmienia dane

22 często zadawane pytania

Jak to ułatwi Ci życie?

Będziesz mógł zobaczyć ruchy swoich zmian na komputerze lub telefonie komórkowym w przeglądarce w czasie rzeczywistym, o ile są one aktualizowane przez Twojego szefa.

• Kiedy jesteś niedostępny, możesz ustawić
• Możesz wybrać, które nieprzypisane zmiany chcesz wykonać
• Zamień się z pracownikiem, przechodząc do zmian bez przeszkadzania szefowi
• Powinieneś mieć prawo do żądania urlopu

Włącz lub wyłącz zmiany zespołów MS w swojej organizacji

Zmiany są domyślnie włączone dla wszystkich użytkowników aplikacji Teams w Twojej organizacji. Możesz wyłączyć lub włączyć aplikację na poziomie organizacji na stronie  Zarządzaj aplikacjami  w centrum administracyjnym Microsoft Teams.

• W lewym panelu nawigacyjnym centrum administracyjnego Microsoft Teams przejdź do  aplikacji Teams  >  Zarządzaj aplikacjami .
• Na liście aplikacji wykonaj jedną z następujących czynności:
  • Aby wyłączyć Shifts w swojej organizacji, wyszukaj aplikację Shifts, wybierz ją, a następnie kliknij  Blokuj .
  • Aby włączyć Shifts w swojej organizacji, wyszukaj aplikację Shifts, wybierz ją, a następnie kliknij  Zezwalaj .

Włącz lub wyłącz zmiany zespołów MS dla określonych użytkowników

Aby zezwolić określonym użytkownikom w organizacji na korzystanie z funkcji Shifts lub zablokować je, upewnij się, że są one włączone w organizacji na stronie  Zarządzaj aplikacjami  , a następnie utwórz niestandardową zasadę uprawnień aplikacji i przypisz ją do tych użytkowników. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz  Zarządzanie zasadami uprawnień aplikacji w aplikacji Teams .

Rozpoczęcie pracy ze zmianami w zespołach SM

Aby rozpocząć, musisz otworzyć aplikację Zmiany. Jest wbudowany w zespoły po lewej stronie. Jeśli go tam nie widzisz, będziesz musiał kliknąć Więcej opcji i znaleźć go na liście. W trybie online możesz zobaczyć liczbę zmian, które zaplanujesz na następny tydzień. Jeśli go nie ma, będziesz potrzebować szefa lub administratora, który da ci ruch lub poprosi ich o dołączenie go w sieci.

Jeśli jesteś zainteresowany tworzeniem przesunięć do konkretnego kanału, otwórz zmiany i dodaj nowy harmonogram i wybierz utwórz .

Następnie wybierz żądaną strefę czasową. Gdy będziesz gotowy, kliknij potwierdź

Teraz wybierz „ Dodaj osoby ” po lewej stronie, aby dodać członków do nowo utworzonych zmian.

Powyższy zrzut ekranu ma po lewej stronie „ Grupa bez nazwy ”, co nie wygląda dobrze. Nazwę można zmienić za pomocą opcji Więcej obok nazwy grupy.

Następnie wpisz żądaną nazwę i kliknij OK. Wolę mieć swój zespół. Gdy tylko zacząłem pisać, automatycznie pojawia się na ekranie.

Zespoły MS zmieniają widok

Istnieje kilka różnych opcji przeglądania harmonogramów i zmian:

• Harmonogram można wyświetlić w widoku dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Możesz również użyć opcji pokazanych powyżej, aby pogrupować widok harmonogramu według zmiany zamiast osób i skonfigurować wyświetlane informacje, takie jak grupy i otwarte zmiany itp.
• Różne poziomy widoku ułatwiają menedżerom śledzenie stanu zatrudnienia pracowników w określonym dniu, tygodniu lub miesiącu. Informacje, które nie są wymagane, można ukryć, aby ich ekran nie był zaśmiecony niepotrzebnymi informacjami.
• Zmiany są również dostępne w kliencie mobilnym Microsoft Teams. Wersja mobilna jest okrojoną wersją pełnego klienta stacjonarnego i jest przeznaczona dla pracowników pierwszej linii do przeglądania zmian, tworzenia wniosków o urlop i wymiany zmian ze współpracownikami.
• Dostęp do aplikacji zmiany zespołów firmy Microsoft można uzyskać w kliencie mobilnym, naciskając menu waflowe w lewym górnym rogu aplikacji mobilnej Teams, a następnie wybierając opcję Więcej aplikacji .

Udział zespołów MS w harmonogramie zmian

Gdy dodasz zmiany, zmiany zostaną oznaczone gwiazdką, co oznacza, że ​​tylko Ty będziesz je widzieć jako właściciela. Aby opublikować aktualizacje, kliknij Udostępnij zespołowi * u góry, aby komunikować się z zespołem i umożliwić innym zobaczenie planu.

Ty wybierasz daty „ publikowania ” po kliknięciu Udostępnij zespołowi i czy chcesz powiadomić cały zespół, czy tylko tych, których dotyczą zmiany/dodatki.

Musisz udostępniać informacje za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany, aby członkowie byli świadomi Twoich aktualizacji.

Zespoły MS przesuwają zegar czasu

Kolejnym logicznym elementem po zaplanowaniu jest faktyczna wydajność zmiany. Shifts zawiera nawet funkcję zegara czasu, która umożliwia mobilne wejście i wyjście z opcjonalnym wykrywaniem lokalizacji w celu raportowania. Aby uzyskać dostęp do zegara czasu, wykonaj poniższe czynności.

Otwórz powiązany „ harmonogram zmian ”. Kliknij „ Ustawienia ” u góry i przewiń w dół. Wybierz „Rozpocznij konfigurację ” i kliknij Dalej .

Jeśli zdecydujesz się włączyć śledzenie lokalizacji, musisz wprowadzić współrzędne, z których oczekujesz, że pracownicy będą wchodzić i wychodzić.

Harmonogram zmian zespołów MS

Funkcja zmian w zespołach MS jest często połączona z zespołem. Właścicielami zespołu są menedżerowie zmian i mogą oni tworzyć harmonogramy, które można udostępniać członkom zespołu. Zauważ, że przynajmniej na razie odwiedzający nie mogą korzystać ze zmian.

Kliknięcie ikony Shifts może spowodować trzy rzeczy:

• Jeśli jesteś właścicielem co najmniej jednego zespołu, ale żaden z nich nie ma zmian w systemie zmianowym, będziesz mieć możliwość zbudowania planu dla wszystkich swoich zespołów.
• Jeśli nie jesteś właścicielem, żaden z zespołów, których jesteś częścią, nie ma już harmonogramu zmian, zobaczysz komunikat „Wygląda na to, że nie ma jeszcze harmonogramu zespołu”.
• Jeśli istnieje harmonogram zmian z co najmniej jednym z zespołów, których jesteś częścią lub właścicielem, zostaniesz poprowadzony do tego planu. Jeśli otwartych jest kilka harmonogramów, zostanie wyświetlony ostatni, który widziałeś.
• Kiedy nigdy wcześniej nie byłeś na zmianach, zobaczysz wykres, na którym możesz wybrać harmonogram zespołu, którego chcesz użyć jako swojego pierwszego dnia.
• Możesz otworzyć listę wszystkich swoich harmonogramów, gdy masz dostęp do co najmniej jednego harmonogramu, i przełączać się między nimi za pomocą menu „hamburger” w lewym górnym rogu zmian.
• Będziesz także korzystać z połączenia Najnowsze harmonogramy, aby dołączyć harmonogramy zmian dla innych zespołów w tej samej perspektywie.

Zespoły MS tworzą zmiany

Podczas tworzenia zmian masz następujące opcje:

• Data rozpoczęcia, zakończenia i godzina zmiany
• Czy zmiana jest otwarta, czy ktoś jest wyznaczony?
• Jeśli masz dostępną zmianę, możesz wybrać liczbę miejsc. W tym samym czasie oznacza to wykonanie kilku kopii tej samej zmiany, które można przydzielić różnym osobom, które działają jednocześnie, tworząc ten sam rodzaj zmiany.
• Niestandardowa etykieta/tytuł do użycia w widoku harmonogramu (jeśli pozostanie pusty, zostanie wyświetlona data zmiany)
• Czas trwania dostępnej bezpłatnej przerwy.
• Obszar powiadomień dla wszelkich szczegółów, które możesz chcieć uwzględnić w przeprowadzce.
• Podsumowanie poddziałań podczas wymiany waluty
• Przesuń kolor! Dla każdej konkretnej formy ruchu wybierz kolor, a otrzymasz przyjemny, oznaczony kolorami harmonogram, ułatwiający monitorowanie.

Zespoły MS przypisywanie zmian

• Możesz utworzyć zmianę jako otwartą (do delegowania później) lub zbudować ją specjalnie dla osoby (jest to obecnie jedyny wybór w aplikacji mobilnej).
• Musisz połączyć je z tą samą społecznością, w której masz lub zamierzasz wprowadzić zmianę, zanim będziesz mógł wyznaczyć konsumenta do zmiany.
• Dodawanie członków do grup harmonogramu jest ograniczone do członków zespołu. Jeśli zdecydujesz się zastosować zmianę do osoby, która nie jest widoczna w selektorze osób, najpierw upewnij się, że jest ona liderem zespołu.
• Po zaakceptowaniu konsumenta jako uczestnika, może być również właściwe poczekanie na skoordynowanie danych klienta ze zmianami.

Zespoły MS zmiany żądają czasu wolnego

• Przedstawiciele zespołów mogą poprosić o czas wolny, a liderzy zespołów mogą przyjąć lub odrzucić takie żądania.
• Zatwierdzony czas wolny w harmonogramie jest automatycznie blokowany dla użytkownika.
• Członek zespołu może zalecić zastąpienie jednej ze swoich zmian w tym samym harmonogramie jedną ze zmian innego pracownika. Współpracownik zamiast tego albo odrzuca odwołanie, albo je popiera.
• Drugi ruch nie musi być w tej samej grupie, więc zainteresowane osoby nie muszą być uczestnikami wszystkich zajęć.
• Jeśli inny pracownik zatwierdzi zamianę, kierownik zostanie poproszony o zatwierdzenie zamiany jako ostatni krok. Jeśli użytkownicy nie byli jeszcze uczestnikami innych zajęć planowania, są teraz dołączani automatycznie.
• Nie stanowi to problemu dotyczącego bezpieczeństwa, ponieważ członkowie zespołu nadal widzą wszystkie grupy planowania i zmiany, nawet jeśli nie są członkami grup.
• Liderzy zespołów często mogą łatwo dać dowolnemu liderowi zespołu jedną ze swoich zmian bez konieczności wykonywania ruchu w zamian. Metoda rozliczania działa w taki sam sposób, jak w przypadku swapów na zmianę.

Wszystkie te funkcje są dostępne w zakładce Zmiany .

Zespoły MS zmieniają planowanie grupowe

• Chociaż zespół może mieć tylko jeden harmonogram, projekt może obejmować prawie nieskończoną liczbę grup.
• Prosty harmonogram może mieć tylko jedną grupę, ale jeśli potrzebnych jest wiele kategorii lub sekcji, grupy mogą zaspokoić tę potrzebę.
• Tworząc zmiany, nadal musisz wbudować je w harmonogram dla jednego zespołu. Nie można przenosić zmian międzygrupowych.
• Jeśli wystąpi błąd lub zdecydujesz się zbudować identyczne zmiany z wieloma klasami w kalendarzu, możesz zreplikować prostą zmianę, więc jeśli wprowadzisz akcję do przeniesienia, nie będzie ona zawierać żadnych.
• Jeśli skopiujesz całe harmonogramy, skopiuj również działania.

Zespoły MS kopiują zmiany

Zamiast ręcznie przypisywać zmiany do personelu, powinieneś z łatwością przekazać ustalony plan innemu członkowi zespołu, który będzie działał na tym samym stanowisku. Kliknij przycisk Więcej opcji przy pojedynczym przesunięciu do skopiowania, a następnie wstaw go w innym miejscu.

Powyższe pokazuje, jak można skopiować harmonogram jednej zmiany od jednego członka do drugiego. Tak, możesz również kopiować i wklejać kilka zmian w ciągu wielu dni.

Ten sam harmonogram można kopiować przez resztę tygodnia, aby zaoszczędzić czas na ręcznej pracy. Po prostu przeciągnij dni i skopiuj je, przeciągnij ponownie i wklej.

Zmiany w zespołach MS cykliczne

• Twórcy w żaden sposób (zapomnieli?) nie zaimplementowali możliwości rekurencyjnych zmian zespołów.
• Jego pominięcie rozgniewało wiele osób, a ta długo oczekiwana funkcja nie została jeszcze wymyślona przez Microsoft.
• Na szczęście istnieje rozwiązanie, które pozwoliłoby na regularne zmiany, ale przy odrobinie dodatkowego wysiłku. Najpierw dokonaj świeżej zmiany.
• Jeśli lubisz tę samą zmianę każdego dnia, skopiuj i wklej zawartość zmiany do dnia wystąpienia. Podobnie, jeśli zdecydujesz się regularnie replikować zmianę, po prostu przenieś ją na następny dzień, jeśli chcesz, aby powtórzyła się.
• Microsoft potwierdził, że będzie dążył do wprowadzenia powtarzających się zmian, ale nie znamy daty premiery.

Zespoły MS zmieniają harmonogram eksportu

Harmonogram zmian można wyeksportować jako plik csv, który zawiera godziny dzienne, czas wolny i notatki dotyczące zmiany. Fajne rzeczy. Aby to zrobić,

• Przejdź do „Zmian” w zespołach Microsoft
• U góry kliknij Więcej opcji (...)
• Wybierz „ Harmonogram eksportu ”
• Po kilku sekundach plik csv zostanie wyeksportowany do pliku pobierania.

• Jeśli jesteś zainteresowany przeniesieniem harmonogramu na inny kanał, możesz użyć harmonogramu importu na tych samych opcjach.

Zespoły MS zmieniają harmonogram importu

• W twoim harmonogramie
• U góry kliknij Więcej opcji (...)
• Wybierz „ Importuj harmonogram ”

• Pobierz przykładowy szablon programu Excel.
• Po zakończeniu zapisz plik jako CSV (rozdzielany przecinkami)
• Prześlij plik CSV
• W razie potrzeby edytuj nieznane kolumny
• Przejrzyj zaimportowane zmiany, dokonaj edycji i w razie potrzeby dodaj więcej zmian
• Przejrzyj podsumowanie i kliknij „ Potwierdź ”
• Wszystkie zmiany są teraz umieszczane w Twoim harmonogramie i niepublikowane
• Opublikuj swój harmonogram, gdy będziesz gotowy

• Edytuj swój plik Excela. Każdy rząd to zmiana.

Dziennik audytu zmian zespołów MS

Zanim będzie można przeszukiwać dziennik kontroli , należy najpierw włączyć kontrolę w Centrum  bezpieczeństwa i zgodności . Aby dowiedzieć się więcej, zobacz  Włączanie i wyłączanie przeszukiwania dzienników kontrolnych . Pamiętaj, że dane audytu są dostępne dopiero od momentu włączenia audytu.
Możesz przeszukać dziennik kontrolny, aby wyświetlić aktywność związaną ze zmianami w swojej organizacji. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak przeszukiwać dziennik audytu i zobaczyć listę  działań związanych ze zmianą,  które są rejestrowane w dzienniku audytu.

Powiadomienia o zmianach zespołów MS

• Zmiany w zespołach Microsoft nie są obecnie zgodne z funkcjami Staffhub (takie jak zegar czasu, który wiele osób chce zobaczyć)
• Istnieje również szerszy problem powiadomień ze zmianami, jak pokazuje ten długotrwały wątek TC, w którym MS obecnie pracuje nad naprawą.
• Zagłosowałbym na głos użytkownika, a to powiadomi Cię, że zostanie odebrane.

Zespoły MS zmieniają API

Właśnie widziałem to na  mapie drogowej Microsoft 365 . Obecnie wdrażane (więc jeszcze nie tutaj, ale miejmy nadzieję, że wkrótce) będą nowe punkty końcowe interfejsu API do obsługi zmian w zespołach Microsoft dla pracowników pierwszej linii. Te nowe wywołania interfejsu API będą obejmować:

• Twórz, czytaj i aktualizuj harmonogramy
• Twórz, czytaj i aktualizuj grupy harmonogramów
• Twórz, czytaj, aktualizuj i usuwaj zmiany i działania zmianowe
• Twórz, czytaj, aktualizuj i usuwaj urlopy, przyczyny urlopów i wnioski o urlop
• Śledź datę ostatniej zmiany dowolnego z powyższych elementów

Domyślam się, że kiedy się pojawią, pojawią się w  dokumentacji referencyjnej Graph API Beta  (nie ma ich tam, kiedy to piszę). To jest miejsce, w którym najpierw trafiają nowe elementy do Graph API, zanim zostaną przeniesione do przestrzeni nazw 1.0.

Jedyną rzeczą, o której należy pamiętać w przypadku przestrzeni nazw /beta, jest to, że zawiera ona funkcje, które są obecnie w wersji zapoznawczej, i należy spodziewać się istotnych zmian. Nie zaleca się używania/beta interfejsów API w środowisku produkcyjnym.

Jeśli Twoja organizacja korzysta ze zmian, aby zapewnić pracownikom pierwszej linii rozbudowane możliwości planowania, ten interfejs API umożliwi osadzenie danych ze zmian w innych aplikacjach lub umożliwi pewien poziom automatyzacji w zarządzaniu zmianą.

Zmiany w zespołach MS dla pracowników pierwszej linii

Zmiany to narzędzie do zarządzania harmonogramami, które jest teraz dostępne w usłudze Teams, w którym menedżerowie mogą łatwo planować i tworzyć harmonogramy zmian, a członkowie zespołu mogą przeglądać harmonogramy i składać wnioski o zmianę ze swoich urządzeń mobilnych, a wszystko to w czasie rzeczywistym. Środowisko Shifts jest domyślnie włączone i dostępne za pośrednictwem aplikacji Teams.

Zespoły MS zmieniają dane

Zespoły MS zmieniają dane są obecnie przechowywane na platformie Azure w centrach danych w Ameryce Północnej, Europie Zachodniej i regionie Azji i Pacyfiku. Aby uzyskać więcej informacji na temat miejsca przechowywania danych, zobacz  Gdzie są moje dane?

Często Zadawane Pytania

1. Jak usunąć harmonogramy na zmiany?

   Obecnie nie ma możliwości usunięcia utworzonego harmonogramu, więc Twoja decyzja będzie na razie ostateczna. Według UserVoice planowane jest wdrożenie tej funkcji w przyszłości.

2. Jak przenieść zmianę na inną osobę?

   Jeśli chcesz zmienić przypisanie zmiany z jednej osoby na drugą, musisz najpierw przenieść zmianę na otwarte zmiany, a następnie ponownie ją przydzielić. Jest to nie tylko niezdarne zachowanie, ale także powoduje poważne problemy, jeśli chodzi o automatyzację operacji związanych ze zmianami.

3. Czy na zmiany pracują osoby spoza organizacji?

   Shifts nie obsługuje obecnie użytkowników-gości — nawet jeśli używasz użytkowników-gości w Microsoft Teams.

4. Jaka jest maksymalna wielkość grupy w zmianach zespołów Microsoft?

   Limit dla grupy w Zmianach jest taki sam jak limit dla Zespołu.

Chcesz ulepszyć środowisko Microsoft Teams, aby uzyskać lepszą produktywność? Sprawdź porady i wskazówki wymienione tutaj .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.