Uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o Microsoft Planner é semelhante a serviços gratuitos ou pagos como Trello ou Asana. Construído diretamente no Office 365, o Planner pode ajudá-lo a reduzir o caos no trabalho e melhorar seu fluxo de trabalho. Veja como.
Se o seu local de trabalho ou empresa for assinante do Microsoft Office 365 , existem muitas ferramentas excelentes que você pode utilizar para melhorar sua eficiência. Já tocamos em alguns deles, incluindo Teams , Outlook , OneDrive , bem como OneNote . Agora, entretanto, é hora de voltar nossa atenção para o Microsoft Planner.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o Planner é semelhante aos serviços gratuitos ou pagos Trello ou Asana. Ele vem sem nenhum custo extra e é integrado ao Office 365 e pode ajudar sua organização a manter o controle de tarefas importantes e melhorar os fluxos de trabalho. Saiba mais sobre como o usamos no CloudO3 e um guia de como você também pode usá-lo em seu local de trabalho.
No centro da experiência do Planner estão algumas coisas conhecidas como "plano", "baldes" e "pranchas". Em primeiro lugar, um quadro é o que contém o seu plano ou lista de tarefas. Depois de criar um plano no Planejador com o botão (+) na barra lateral, você terá um novo quadro. Você pode então criar diferentes "baldes" dentro do quadro para organizar vários tipos de tarefas.
Você pode fazer isso pressionando o link "Adicionar novo balde" na parte superior do quadro. Aqui no CloudO3, usamos o Planner para rastrear nossa cobertura de notícias. Também temos painéis diferentes para nossos outros tipos de cobertura, incluindo Office 365 e How-Tos. Normalmente, também temos baldes para Idéias de histórias, Histórias de notícias, DIBS, bem como um balde especial para editores marcarem histórias concluídas.
Depois de adicionar um intervalo, há um botão separado (+) abaixo do nome do intervalo. Isso permitirá que você crie um novo cartão de tarefa e defina uma data de vencimento ou atribua-o a um membro da equipe. Temos mais sobre isso abaixo.
Uma olhada em um exemplo de placa no Microsoft Planner
Há muitas maneiras de aproveitar os cartões de tarefas no Planner para obter vantagem de produtividade. Você pode usar o menu suspenso para movê-lo para vários depósitos, alterar seu progresso e definir a data de início e a data de vencimento. Você também pode digitar uma descrição para que seus colegas saibam no que está trabalhando. em. Para simplificar, há até uma lista de verificação, que pode ajudar a rastrear o progresso de tudo o que foi atribuído.
Melhor ainda, há também um botão "Adicionar anexo" que você pode usar para inserir arquivos ou links que ficarão visíveis no próprio cartão. Freqüentemente usamos esse recurso aqui no CloudO3 para compartilhar links para fontes de qualquer artigo sobre o qual estamos escrevendo.
Além disso, existem "rótulos" de cores diferentes que aparecem nas laterais de cada cartão de tarefas. Um total de seis estão disponíveis e você pode personalizar o nome de cada um. Isso fará com que cole uma etiqueta colorida na lateral do cartão e ajude a dar uma dica visual sobre o que o cartão significa. Para nós da CloudO3, usamos rótulos de "alta prioridade" e "baixa prioridade".
Um cartão de amostra no Microsoft Planner
À medida que você adiciona mais e mais tarefas e listas de depósitos ao planejador, pode se tornar difícil rastrear o que está acontecendo. Felizmente, existe um recurso de filtro que pode ajudar. Disponível no lado superior direito da janela, isso permitirá que você filtre as atribuições com base apenas no seu nome --- ou no nome do seu colega de trabalho.
Como alternativa, você também pode usar o recurso "Agrupar por" para mudar a aparência das listas de balde. Isso permitirá que você agrupe por pessoa a quem a tarefa foi atribuída, pelo andamento ou por datas de vencimento e rótulos.
A opção "atribuído a" em grupo por
O planejador pode ficar confuso às vezes e (como chefe ou gerente) você pode nem sempre conseguir ver o que está sendo trabalhado e quem está em uma tarefa específica. Felizmente, a Microsoft tem um pequeno recurso interessante embutido no Planner que pode ajudar.
Na barra de menu superior, ao lado do nome do Plano, você verá um ícone que se parece com um gráfico. Se você clicar aqui, você entrará no modo de gráfico. Você pode ver o status total dos planos e mais detalhes sobre quais tarefas foram iniciadas, em andamento, atrasadas ou concluídas. Você também pode ver o número de tarefas por intervalo e o número de tarefas por membros. Uma lista também pode ser visualizada ao lado, com todos os itens de balde disponíveis.
Um recurso semelhante também está disponível para qualquer membro da equipe ver visualmente suas tarefas em todos os planos e intervalos. Basta clicar no ícone do círculo na barra lateral esquerda para acionar uma página de visão geral. Você terá uma visão visual de quantas tarefas você ainda tem e muito mais.
Gráficos no planejador
Como você pode ver, o Planner é uma ferramenta muito poderosa. Há mais de uma maneira de usá-lo para eliminar o caos e gerenciar melhor as tarefas em seu ambiente de trabalho. Ele está integrado ao Office 365 e você pode obter tudo o que precisa para gerenciar sua equipe sem ter que se preocupar em alternar entre diferentes serviços ou aplicativos. Você acha que usará o Planner na sua empresa? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.
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