Como usar as listas suspensas do Planilhas Google

Ao criar Planilhas Google que outras pessoas precisam preencher, uma lista suspensa pode simplificar o processo de entrada de dados.

Você pode extrair os itens de sua lista suspensa de outro intervalo de células ou inseri-los diretamente. Aprenda como fazer as duas coisas, bem como modificar uma lista suspensa existente.

Crie listas suspensas manuais no Planilhas Google

A maneira mais rápida de criar uma lista suspensa do Planilhas Google é listando os itens nas configurações de validação de dados.

Para fazer isso:

1. Selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa. Selecione Dados no menu e, em seguida, selecione Validação de dados .

2. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens . 

3. No campo ao lado dessa seleção, digite os itens que deseja incluir na lista suspensa, separados por vírgulas.

4. Selecione o botão Salvar e você verá que a célula selecionada agora possui uma lista suspensa.

Opções de validação de dados

Existem algumas configurações importantes na janela Validação de dados a serem observadas.

Se você desmarcar Mostrar lista suspensa na célula , a seta suspensa não aparecerá. No entanto, quando o usuário começar a digitar, os itens da lista aparecerão.

Na seção On invalid data , se você selecionar Show warning , um indicador de aviso vermelho aparecerá. Isso exibe uma mensagem avisando o usuário de que o item digitado não corresponde a nada na lista.

Se você selecionar Rejeitar entrada , o Planilhas Google rejeitará a entrada e a substituirá pelo primeiro item da lista suspensa.

Na seção Aparência , se você selecionar Mostrar texto de ajuda de validação e digitar o texto no campo abaixo dele, esse texto aparecerá quando o usuário selecionar a célula suspensa.

Crie listas suspensas a partir de um intervalo do Planilhas Google

Uma maneira mais dinâmica de criar listas suspensas do Planilhas Google é usar o conteúdo de um intervalo de células para preencher a lista.

Para fazer isso:

1. Primeiro, crie suas listas de validação em qualquer intervalo de células. Eles não precisam estar na mesma planilha. Você também pode criar e selecionar essas listas em outras guias da planilha.

2. Em seguida, selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa. Selecione Dados no menu e, em seguida, selecione Validação de dados .

3. Desta vez, selecione Lista de um intervalo na lista suspensa Critérios. Em seguida, selecione o pequeno ícone de seleção de grade para abrir a janela de seleção de faixa.

4. Selecione o intervalo que deseja usar como sua lista e verá o texto do intervalo aparecer no campo Selecionar um intervalo de dados .

5. Selecione OK para fechar a janela de seleção e retornar à janela de validação. Configure o restante das opções suspensas desejadas e selecione o botão Salvar para concluir.

6. Agora, você verá os dados do intervalo aparecerem como os itens da lista suspensa na célula selecionada.

7. Continue esse mesmo processo para quaisquer outras colunas que você gostaria de adicionar como uma lista suspensa dinâmica.

Usar intervalos como fonte de seus dados é uma ótima maneira de manter suas planilhas atualizadas sem ter que passar e atualizar manualmente todas as listas suspensas que você criou.

Fatos interessantes sobre as listas suspensas do Planilhas Google

As listas suspensas do Planilhas Google conectadas a intervalos são as mais úteis porque reduzem drasticamente a manutenção geral de sua planilha.

Atualize várias células com uma alteração de intervalo

Isso é especialmente verdadeiro se você tiver muitas células desenhando dados de um único intervalo de itens. Se você quiser atualizar ou alterar esses itens da lista, só precisará fazer a alteração em um único intervalo.

Mesmo que existam centenas de células com esses itens de lista, atualizar o intervalo uma vez atualizará todas as células suspensas instantaneamente.

Copiando células validadas para economizar tempo

Você também pode economizar tempo copiando células suspensas validadas para qualquer outra célula. Isso economiza o tempo de ter que percorrer o processo de percorrer as telas de validação novamente.

Copiar células validadas é especialmente útil para listas de seleção como dias, meses, hora e outros conjuntos de dados padrão.

Remova rapidamente a validação da célula

Suponha que você não queira que os itens da lista sejam incluídos em nenhuma célula. Você pode removê-los rapidamente clicando com o botão direito do mouse na célula, selecionando Validação e, em seguida, selecionando Remover validação na janela Validação de dados.

Você verá a seta suspensa desaparecer da célula e todos os itens suspensos desaparecerem. A célula se tornará apenas outra célula normal da planilha.

Usando listas suspensas duplas no Planilhas Google

Uma maneira mais útil de usar as listas suspensas do Planilhas Google é passar informações entre as planilhas . Você também pode usar essa técnica para transmitir informações entre as pessoas.

Por exemplo, se você tiver uma planilha original que contém uma lista de tarefas concluídas por uma equipe, poderá basear uma segunda planilha nessas tarefas concluídas.

Você pode ou não querer criar essa primeira lista com base nas mesmas listas suspensas dinâmicas conforme descrito na última seção.

De qualquer forma, selecione a célula na planilha para a qual deseja enviar as tarefas concluídas como outra lista suspensa e abra a janela de validação conforme descrito na última seção. Ao selecionar o intervalo de dados, mude para esta planilha de tarefas de origem e selecione toda a coluna de tarefas (incluindo células em branco).

Agora, na planilha de destino, você verá que os dados da coluna de tarefas foram extraídos. Isso significa que sua segunda equipe pode executar suas próprias tarefas de projeto com base nas tarefas concluídas da primeira equipe.

A primeira equipe pode continuar adicionando tarefas recém-concluídas à planilha de origem original.

Como você incluiu as células em branco no intervalo de origem, essas novas tarefas exclusivas aparecerão na lista suspensa da segunda equipe. 

Lembre-se de que apenas tarefas exclusivas aparecerão na segunda lista suspensa. Não é a melhor maneira de passar itens de linha específicos da origem, mas é uma ótima maneira de uma segunda equipe ver todos os itens exclusivos adicionados a uma planilha por outras pessoas.

Como você usará as listas suspensas do Planilhas Google?

Como você pode ver, o Planilhas Google oferece várias maneiras de extrair informações de outras células para preencher listas suspensas. Ou, se suas necessidades de entrada de dados forem bastante simples, você pode inserir manualmente os itens da lista suspensa separados por vírgulas. 

De qualquer forma, você deve ser capaz de tornar a entrada de dados para qualquer uma de suas planilhas o mais fácil e simples possível.