Дополнительные советы по организации электронной почты: используйте эти проверенные методы в 2022 году

Сегодня я собираюсь показать вам эффективные советы по организации электронной почты в Outlook.

• Средний американский работник, работающий полный рабочий день, получает около 120 электронных писем в день и тратит около 28 процентов своего рабочего дня на чтение и ответы на электронные письма. Это много времени. Неудивительно, что мы испытываем стресс, просматривая эту бесконечную волну электронных писем и все еще должны выполнять нашу настоящую работу.
• Пришло время рассказать о некоторых советах и ​​методах, которые помогут вам получить контроль над своим почтовым ящиком. Если вы исследовали эту тему, вы обнаружите различные стратегии работы с электронной почтой. Например, есть Входящие ноль. Это стратегия, цель которой состоит в том, чтобы ваш почтовый ящик всегда оставался на 100% пустым.
• На другом конце спектра есть люди, у которых в папке «Входящие» тысячи электронных писем, и они совершенно счастливы. Они используют инструменты пометки и инструменты поиска, чтобы найти то, что им нужно.
• Теперь эти крайности не работают для меня. Они оба вызывают у меня тревогу. Я пробовал обе версии. Если я потрачу свой день на то, чтобы убедиться, что мой почтовый ящик на 100 процентов чист, я не выполняю много работы, потому что отвлекаюсь. Если я пропускаю день или два, я впадаю в другую крайность: я позволяю всему накапливаться и теряю счет, потому что каждое электронное письмо для меня похоже на тест, который нужно пройти.
• Когда мне приходится просматривать переполненный почтовый ящик ожидающими меня тоннами текста, я испытываю стресс. Я больше не хочу заходить в этот ящик. Что работает для меня и что я рекомендую, если вы хотите повысить свою производительность и уменьшить беспокойство, так это использовать систему, которая применяет идеи обеих стратегий.
• Я также покажу вам некоторые замечательные функции в Microsoft Outlook, которые могут помочь вам значительно сократить время, затрачиваемое на электронную почту.

Разработайте программу электронной почты

• Несмотря на распространенное мнение, наш мозг плохо справляется с многозадачностью. Фактически, исследования показали, что многозадачность снижает производительность. Так что перестаньте постоянно проверять свой почтовый ящик, потому что, когда вы что-то делаете, требуется некоторое время, чтобы вернуться в нужное русло.
• После проверки почтового ящика эти минуты со временем накапливаются, и постоянно приходится перезапускать задачу несколько раз.
• Я знаю, что это возможно не для всех, но для большинства профессий. Требуется ли это для немедленного ответа на электронное письмо? Рекомендуйте посвящать, например, десять минут каждый час своей электронной почте. Просто сконцентрируйтесь на самых важных. Когда вы закончите, закройте папку «Входящие» и сосредоточьтесь на других задачах.
• Кроме того, убедитесь, что вы отключили уведомления Windows, чтобы постоянно не получать всплывающие окна.

Чтобы отключить уведомления:

• Нажмите кнопку «  Пуск   », а затем выберите  « Настройки » . Перейдите в  Система  >  Уведомления и действия .
• Это приведет вас к уведомлениям и действиям. Когда вы прокрутите вниз, вы увидите различные приложения, для которых включены уведомления. Определенно отключите Outlook, но также проверьте другие приложения, чтобы увидеть, действительно ли вам нужны всплывающие окна для любого из них.

• Если вы не можете закрыть Outlook в свободное от работы с электронной почтой время, потому что вам нужно выполнить другие задачи, переключитесь в автономный режим. Чтобы переключиться в автономный режим, перейдите в раздел «Отправить/получить» вверху и нажмите «Работать в автономном режиме» в строке состояния.

• Вы также можете видеть, что в настоящее время вы не в сети.

• Когда придет время снова проверить электронную почту, просто снова нажмите «Работать в автономном режиме», и ваш почтовый ящик обновит номер, чтобы создать систему папок, которая работает для вас.

Используйте систему папок на основе действий

• Давайте поговорим о регистрации и архивировании электронной почты. В прошлом я создал сложную многоуровневую структуру папок для разных тем, чтобы архивировать электронные письма, которые я хотел сохранить. Сначала все работало нормально, но я продолжал добавлять темы, и список становился все длиннее и длиннее.
• Я потратил время, решая, какую папку мне следует переместить и написать руководителю. Когда я часто искал что-то, я больше не был уверен, куда я это положил, и в итоге я тратил время на поиски, что как бы побеждает цель.
• Теперь я использую структуру папок, основанную на действиях, и пытаюсь сохранить простую систему с несколькими папками. Я покажу вам, как вы можете настроить это через некоторое время.
• Другое важное правило — избегать повторного чтения электронных писем. Это еще одна причина, по которой мне не нравится переполненный почтовый ящик, потому что, если вы будете хранить все в своем почтовом ящике, вам придется перечитывать электронные письма несколько раз.
• Вот что я делаю, чтобы этого избежать. Когда я впервые читаю электронное письмо, я решаю, что с ним делать. Если есть что-то, что я могу сделать прямо сейчас, я это делаю. Например, если бухгалтерии нужна квитанция, я забыл ее предоставить. Отправляю сразу.
• По сути, все, что я могу сделать за пару минут, я сделаю, чтобы сделать это. Когда я закончу и отвечу на письмо, я решу, нужно ли мне вернуться к нему в какой-то момент в будущем. Или, может быть, это то, что мне нужно сохранить по юридическим или налоговым причинам. Если это так, я заархивирую электронное письмо, просто нажав на архив вверху.

• Это переместит письмо из моего почтового ящика в архивную папку. Позже, если мне нужно будет вернуться, я могу использовать поиск, чтобы найти его.
• Если это то, что мне определенно больше не нужно, я просто удаляю это. Вместо архива я нажимаю Удалить. Это переместит электронную почту из моего почтового ящика в удаленные элементы.
• Я регулярно очищаю папку «Удаленные», чтобы она не занимала лишнего места. Это то, что я делаю с электронным письмом, которое, как я знаю, быстро заполняется и хранится, а затем либо архивируется, либо удаляется.
• Очевидно, то же самое относится и к электронным письмам, где не требуется никаких действий. Я решаю, хочу ли я заархивировать сообщение или сразу же переместить его в корзину.
• Итак, что вы можете сделать, когда наткнетесь на сообщение, на которое не сможете сразу ответить? Может быть, это требует создания отчета или проверки с кем-то еще или чего-то еще, что занимает больше пары минут. Вот тут-то и появляется моя папка действий. Если после прочтения письма я понял, что мне нужно потратить на это больше времени, я перемещаю его в созданную мной папку.

• Чтобы создать папку, щелкните правой кнопкой мыши свой почтовый ящик и выберите новую папку, дайте ей имя и нажмите Enter.
• Это также работает с существующими папками, если вы хотите создать подпапку. В моем случае у меня есть папка с названием «Требуется действие».
• Вы также можете перетаскивать папки, чтобы расположить их в нужном вам порядке, поэтому, когда я натыкаюсь на электронное письмо, я не могу ни удалить его, ни ответить сразу.
• Я использую быстрые шаги, чтобы переместить сообщение в папку действий, чтобы настроить быстрый шаг. Просто щелкните правой кнопкой мыши сообщение, выберите быстрые шаги, затем новый быстрый шаг, а затем перейдите в папку.

• Дайте ему имя и свои действия. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую вы хотите переместить сообщение. Нажмите «Готово», чтобы создать быстрый шаг с выделенным адресом электронной почты.

• Просто нажмите на быстрый шаг на главной вкладке. Это переместит его из папки «Входящие».

• Вы также можете добавить ярлык к быстрому шагу. Перейти к быстрому шагу, управлять быстрым шагом, а затем редактировать. Выберите ярлык, комбинацию клавиш и сохраните, затем используйте ярлык, чтобы разместить свое сообщение, но на этом оно не заканчивается, потому что в противном случае вы просто создали еще одну папку, за которой нужно следить.

• Вы можете делегировать задачи кому-то. Вы можете просто переслать электронное письмо этому человеку, чтобы убедиться, что оно выполнено.
• Вы можете пометить это, используя функцию отслеживания Outlook.
• Если вы не можете делегировать задачу, потому что только вы можете ее выполнить, вы должны создать из нее задачу. Что я делаю, так это планирую время в своем календаре, чтобы сделать это, потому что, если я не планирую, это не произойдет.
• Чтобы запланировать время, создайте встречу прямо из сообщения, просто перетащив сообщение на значок календаря. Это откроет окно встречи. Вы можете использовать помощник по планированию, чтобы запланировать слот для работы с электронной почтой. Таким образом, у моей задачи есть все шансы быть выполненной.
• Я собираюсь добавить последнюю настройку к этому. Давайте изменим папку запуска по умолчанию в Outlook на папку действий. Каждый раз, когда открывается Outlook, первое, что вы увидите, это то, что вам нужно сделать. Это здорово для меня, потому что я легко отвлекаюсь на другие электронные письма и могу забыть проверить свою настоящую папку.

• Чтобы сделать папку по умолчанию, перейдите к параметрам файла в разделе «Дополнительно», вы увидите запуск и выход Outlook. Здесь вы можете выбрать папку, которую Outlook использует в качестве начальной папки. Просто нажмите «Обзор» и выберите папку «Действие».

DE-беспорядок в папке «Входящие»

• Очевидно, что самый простой способ иметь чистый почтовый ящик — это иметь меньше сообщений для обработки, поэтому отпишитесь от всего, что вы не хотите получать. Если вы не можете заставить кого-то перестать бомбардировать вас электронной почтой, заблокируйте отправителя и отправьте его в папку нежелательной почты.
• Отключите уведомления по электронной почте от сторонних приложений и социальных сетей, в основном сделайте все возможное, чтобы уменьшить волну входящих писем.
• Я также настоятельно рекомендую использовать правила в Outlook. Например, я подписан на несколько интересных мне информационных бюллетеней, но я не хочу, чтобы эти сообщения накапливались в моем почтовом ящике. В этом случае вы можете создать для этих сообщений отдельную папку и использовать правило, чтобы автоматически перемещать их в эту папку, как только они приходят. Это очень просто. Нажмите на одно из полученных вами писем с информационным бюллетенем, затем выберите правила на главной вкладке и создайте правило.
• Теперь нам нужно определить некоторый триггер для правила. Это может быть либо конкретный отправитель, либо определенные ключевые слова в строке темы.
• В моем случае я собираюсь пойти с отправителем, затем выбрать папку, в которую я хочу переместить его, и все.
• Вы можете получить действительно творческий и сложный вывод средств. Просто нажмите «Дополнительные параметры», чтобы понять, что я имею в виду. В моем случае мне просто нужно простое правило, поэтому я нажму «ОК».

• И последний совет: это особенно хорошо работает в корпоративной среде, где люди рассылают много электронных писем с получателями и копиями, чтобы держать их в курсе. Теперь обычно такие электронные письма не требуют действий, поэтому вы можете использовать правило, чтобы переместить их в отдельную папку, чтобы вы могли прочитать их позже или нет.
• Другой способ — покрасить их, чтобы при открытии вы уже знали, что эти сообщения не адресованы вам напрямую.
• Чтобы настроить такое условное форматирование в Outlook, перейдите на вкладку вид, выберите параметры просмотра, а затем условное форматирование. Нажмите «Добавить», чтобы установить новое правило. Назначьте имя, нажмите на кнопку шрифта. Вы можете изменить шрифт, стиль, размер и цвет.
• Нам нужно добавить условие. Вы также можете быть очень сложным, но все, что я хочу, это применить к сообщениям, где меня копируют, поэтому я поставлю флажок, где я нахожусь, и в раскрывающемся списке выберите строку с другими людьми. Вот и все. Нажмите «ОК».

• Я отправлю письмо самому себе в СС и теперь, когда сообщение приходит, я сразу вижу, что я только скопирован в этом письме, так что вот оно.

• Подводя итог, разработайте режим работы с электронной почтой и перестаньте постоянно проверять свой почтовый ящик. Создайте подходящую для вас систему папок и примените правило единого касания, чтобы не перечитывать электронные письма и не загромождать свой почтовый ящик, применяя правила и отключая уведомления по электронной почте. Я надеюсь, что эти советы по организации электронной почты в Outlook помогут вам получить контроль над почтовыми ящиками и повысить производительность.

Для получения дополнительной информации посетите веб- сайт Microsoft .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какую стратегию из сегодняшнего поста вы собираетесь попробовать в первую очередь? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас, так что оставьте комментарий ниже.