Используйте архивную электронную почту в Outlook для свободного места (2022)

Сегодня я собираюсь показать вам, как использовать архив электронной почты в Outlook для очистки вашего почтового ящика (БЫСТРО).

Все мы так или иначе полагаемся на электронные письма, но эти электронные письма занимают место по мере их накопления, все работает медленнее, электронные письма не доходят до вас, и однажды вы открываете свой почтовый ящик, и вы видите: «ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК ПОЛНЫЙ. Ваш почтовый ящик переполнен». , возможно, вы не сможете отправлять или получать предметы». Что вы делаете? Как очистить переполненный почтовый ящик, особенно после многолетнего сбора сообщений? К счастью, это не сложно, если вы знаете несколько трюков.

Определите размер почтового ящика

• Давайте начнем с выяснения текущего размера вашего почтового ящика. Для этого просто нажмите на файл вверху, это приведет вас к информации об учетной записи. В настройках почтового ящика вы увидите общий размер.

• Вам нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по почтовому ящику и выбрать свойства файла, а затем нажать на размер папки.

• Интересное число — это общий размер, включая подпапки.

• Это размер вашего почтового ящика в настоящее время. Если он превышает 5 ГБ, вам следует рассмотреть возможность работы над ним.

Удалить мусорные письма

Как можно уменьшить размер почтового ящика? Что ж, пройдемся по вариантам. Вариант первый — использовать ручную очистку. Хороший способ начать — всегда очищать корзину. Просто щелкните правой кнопкой мыши удаленные элементы и выберите пустую папку. Он навсегда удалит элементы там. Это не может быть отменено, поэтому, очевидно, убедитесь, что вам больше не нужны эти предметы. В моем случае я уверен.

Очистка старых элементов — ручное архивирование

Следующий шаг — заархивировать старые сообщения, к которым вам может понадобиться доступ в какой-то момент. Часто вам нужно хранить элементы в течение определенного количества лет по налоговым и юридическим причинам, поэтому вы не хотите их удалять, но вы также не хотите, чтобы они занимали место в вашем почтовом ящике. Это для архивирования. Архивирование физически удаляет старые элементы из почтового ящика Outlook в отдельный файл данных или файл PST на локальном компьютере.

• Позвольте мне показать вам, как вы можете это сделать. Вернемся к файлу вверху и в раскрывающемся списке «Инструменты» выберем в диалоговом окне «Очистить старые элементы».

• Мы выберем второй вариант, чтобы заархивировать эту папку и все подпапки. Вы можете выбрать отдельные папки, такие как «Входящие» или «Отправленные», но я обычно просто нажимаю на почтовый ящик сверху, что означает, что он будет проходить через все.
• Основной настройкой является крайняя дата, поэтому все элементы старше выбранных вами дней будут удалены и перемещены в файл архива.
• Вы можете изменить местоположение и имя файла с помощью просмотра. Я просто выберу значение по умолчанию, затем нажму клавишу, и начнется архивирование.

• Теперь позвольте мне еще раз показать вам, где вы можете найти архивные сообщения, если они вам понадобятся. Вы увидите папку под названием «Архивы».

• Все папки, в которых сообщения были раньше, будут доступны, поэтому он не сбрасывает все в одну большую папку. Конечно, вы можете воспользоваться поиском, чтобы найти то, что вам нужно. Таким образом, у вас все еще есть доступ к старым электронным письмам в Outlook, и они не занимают место в вашем почтовом ящике. Но имейте в виду, что они не будут доступны в Outlook Online или на вашем мобильном телефоне.

Создание личных папок

Некоторым не нравится идея позволить Outlook решать, что перемещать. Итак, позвольте мне показать вам еще один ручной способ выгрузки элементов из вашего почтового ящика, а именно создание личных папок. Технически это очень похоже на архивирование, потому что личные папки также являются файлами данных на вашем локальном компьютере. За исключением этого, вы сами перемещаете элементы и можете создать собственную структуру папок для создания личной папки.

• Перейдите к файлу вверху, а затем в раскрывающемся списке настроек учетной записи выберите настройки учетной записи.

• Перейдем на вкладку файлов данных и нажмем «Добавить».

• Вы можете указать имя файла данных или изменить местоположение. Я рекомендую хранить эти данные и архивные файлы в одном месте. Я собираюсь рассказать вам, почему в конце этого поста. Когда закончите, нажмите ОК и все.

• Теперь вы создали свою личную папку. Мы увидим, что эта папка появится на панели папок.

• Вы можете структурировать эту папку по своему усмотрению. Я просто создам новую папку с именем Contracts, щелкнув правой кнопкой мыши личную папку и выбрав новую папку.

• Теперь вы можете выбирать сообщения или целые папки и перемещать их из почтового ящика в эту личную папку.
• Таким образом, у вас есть полный контроль над тем, что удаляется и архивируется. Это параметры ручной очистки в Outlook. Просто помните, что ручное архивирование и личные папки основаны на локальных файлах и вашем компьютере, поэтому все, что вы перемещаете в эти файлы, не будет доступно вам на другом компьютере или в Интернете.

Архивировать старые элементы автоматически

• Теперь давайте рассмотрим другой вариант, который у вас есть, — автоматическое архивирование. Необходимость делать этот ручной подход снова и снова может стать довольно раздражающей. Более эффективный способ сделать это в Outlook — использовать автоматическое архивирование.
• Эта функция была там навсегда. Я думаю, что это было введено в Outlook 2003 на основе определенных вами настроек.
• Он работает в фоновом режиме и просматривает все папки вашего почтового ящика. Затем он физически перемещает старые электронные письма из этих папок в отдельный файл данных или файл PST на вашем локальном компьютере, как и при ручном архивировании. За исключением того, что после того, как он настроен, вам больше не нужно об этом думать.
• Проблема с автоматическим архивированием заключается в том, чтобы понять настройки, важно сделать их правильно, но, к сожалению, это не совсем интуитивно понятно.

Не беспокойтесь, просто следуйте инструкциям здесь, и мы быстро настроим вас, чтобы получить доступ к настройкам автоматического архивирования.

• Перейдите в меню «Файл» и выберите параметры, а затем выберите «Дополнительно», и вы увидите файл AutoArchive.

• Если вы его не видите, вы либо находитесь в корпоративной среде, и ваш администратор отключил эту функцию, либо у вас есть учетная запись Exchange, и для вас включен онлайн-архив Microsoft 365 . В этих случаях Outlook будет архивировать в соответствии с вашими корпоративными политиками, и в противном случае вы не сможете использовать автоматическое архивирование.

Настройки автоархивации

• При нажатии вы увидите настройки автоматического архивирования. С помощью первого флажка вы включаете автоматическое архивирование и можете указать, как часто вы должны запускать, если хотите получать уведомления до того, как оно начнет обрабатываться, установите флажок «Подсказка перед автоматическим архивированием». Таким образом, вы сможете отменить его, если вам нужно удалить просроченные элементы, относится только к электронным письмам, у которых есть дата истечения срока действия. Это иногда используется для сообщений, чувствительных ко времени.
• Вы можете захотеть, чтобы письма с истекшим сроком действия исчезли. Если это так, установите флажок «Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты)».
• Мы хотим архивировать или удалять элементы, оставьте его включенным.
• Отображать папку архива в списке папок следует отметить. Архивы будут легко доступны для вас в панели папок.
• Вы можете указать возраст по умолчанию, в котором вы хотите, чтобы элементы были заархивированы. Я собираюсь пойти с 12 месяцев, но проверить, что работает для вас. Мы хотим, чтобы наши элементы перемещались, а не удалялись навсегда.
• У него уже есть папка по умолчанию, что меня вполне устраивает. Если вы хотите использовать другую папку, щелкните, просмотрите.
• Отметьте окончательное удаление только в том случае, если вы уверены, что действительно хотите избавиться от этих элементов, потому что он будет обходить папку удаленных элементов.
• Наконец, мы получаем возможность применить эти настройки по умолчанию ко всем папкам. Это важно понимать, нажимая эту кнопку. Эти настройки по умолчанию, которые мы только что изменили, будут применяться ко всем вашим папкам. Таким образом, вам не нужно вносить изменения для каждой папки по отдельности. Если у вас есть много папок, которые вы хотите заархивировать таким же образом, это может быть правильным выбором. Но если вы хотите иметь больший контроль над процессом, не используйте эту кнопку.
• Например, допустим, у вас есть несколько папок, которые вы хотите заархивировать через три месяца, другие, может быть, через шесть месяцев, а некоторые вообще нет. Для некоторых вы можете захотеть, чтобы контент удалялся через определенное время. В этом случае лучше применить настройки на уровне папки.
• Давайте сделаем это. Я не собираюсь нажимать кнопку «Применить ко всем», вместо этого я просто нажму клавишу настроек безопасности.

Настройки автоархивации для конкретных папок

• Допустим, вы хотите определить определенные параметры архивирования для отправленных элементов, просто щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите свойства, затем перейдите на вкладку автоматического архивирования.
• Вы увидите три варианта. Не архивировать эту папку, архивировать элементы в соответствии с настройками по умолчанию. Это настройки, которые мы только что рассмотрели. Когда вы нажимаете на настройки архива по умолчанию, вы вернетесь к этому окну для выбранных настроек для конкретной папки.
• Третий вариант. Допустим, мы хотим, чтобы отправленные товары были перемещены через три месяца, поэтому я собираюсь изменить период времени на три месяца. Архивная папка по умолчанию мне подходит. Когда закончите, нажмите OK.

• Давайте также установим параметры для удаленных элементов. Я не хочу архивировать все элементы, но хочу, чтобы они были безвозвратно удалены.
• Щелкните правой кнопкой мыши папку, перейдите к настройкам архива по умолчанию и снова выберите третий вариант, скажем, для удаленных элементов. Я хочу, чтобы они были очищены через четыре месяца, и, поскольку я не хочу переезжать, а хочу удалить их, я выбираю последний вариант, безвозвратно удаляя старые элементы.

• Просто просмотрите свои папки, которые вы хотите заархивировать, и внесите изменения.
• Я признаю, что начало работы с автоматическим архивированием в Outlook — не самый интуитивный опыт, но как только вы настроите его так, как вам нужно, оно будет тихо работать в фоновом режиме, освобождая место для вас.

Резервное копирование файлов Outlook PST

• Теперь давайте быстро поговорим о резервном копировании. Независимо от того, используете ли вы личные папки, ручное или автоматическое архивирование, все эти решения перемещают все сообщения в локальный файл на вашем компьютере.
• Риск заключается в том, что жесткие диски могут выйти из строя, а файлы будут повреждены, поэтому очень важно делать резервные копии этих файлов на внешнем жестком диске или в любом другом хранилище. Вот почему я рекомендую хранить все ваши файлы в одном месте. Это облегчает их резервное копирование.

• Последний совет. Я часто вижу, как люди помещают архивные PST-файлы на сетевой диск компании, чтобы получить к ним прямой доступ с помощью своего внешнего вида. Теперь я знаю, что может возникнуть соблазн воспользоваться преимуществами централизованного резервного копирования, но не делайте этого, подключение к ПК по сети может привести к снижению производительности или даже к повреждению данных. Microsoft также заявляет на своем веб-сайте , что это неподдерживаемая конфигурация.

Это различные способы использования архивной электронной почты в Outlook для очистки почтового ящика.

Теперь я хочу обратиться к вам:

Какую стратегию из сегодняшнего руководства вы собираетесь попробовать в первую очередь? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел. В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.