Как использовать поиск в Outlook для быстрого поиска писем (2022)

В этом посте я покажу вам, как использовать поиск в Outlook, чтобы правильно находить электронные письма. Мы узнаем, как сузить критерии поиска для лучшего поиска в Outlook. Вы можете использовать Outlook для поиска слов во вложениях, поиска по размеру электронной почты, по дате и многому другому.

Одна из проблем, которые у меня есть с Outlook, — это время, которое я трачу на поиск вещей в прошлом. Я использую многоуровневую структуру папок для архивирования электронных писем , которые я хотел сохранить, но я понял, как организовывать их, как в старые времена, как картотечный шкаф. с большим количеством разных ящиков - это не то, как это выглядит, и я начал использовать определенный вид, но он не работал так, как я хотел. Я получаю сотни результатов, которые стараюсь визуально фильтровать. Вы можете себе представить разочарование там. В какой-то момент. Я понимаю, что для поиска нужно гораздо больше, чем просто ввести слово в поле поиска и нажать клавишу ввода. Он действительно может найти именно то, что вы хотите. Вам просто нужно знать, как правильно спросить об этом.

Как использовать поиск в Outlook?

• Microsoft обновила функцию поиска в 2019 году для Office 365. Поиск стал быстрее, а поиск самого себя был перемещен в самый верх Outlook в строку заголовка. Теперь это то же самое для настольного приложения и Outlook для Интернета, чтобы использовать поиск.

• Просто щелкните внутри поиска мышью или используйте сочетание клавиш Alt + Q или Control + E. Откроется раскрывающийся список, в котором Outlook предложит несколько персонализированных предложений на основе вашей недавней активности.
• Я не нахожу это особенно полезным, но если вы хотите повторить поиск, это может быть вам полезно.
• Раньше я вводил поисковые слова и получал сотни результатов, но это все равно, что водить машину только на первой передаче. Это займет вечность, чтобы добраться куда угодно.
• Существует два способа использования поиска: мгновенный поиск и расширенный поиск. Я собираюсь показать вам обоим.

Мгновенный поиск в Microsoft Outlook

Начнем с мгновенного поиска. Допустим, я ищу что-то с помощью ключевого слова test. Я просто набираю его в поле поиска, нажимаю, ввожу и получаю все результаты. Чтобы сузить результаты, я могу перейти на вкладку поиска с дополнительными кнопками.

Я могу уточнить свой поиск шаг за шагом. Вы можете сузить или расширить область поиска. Вы можете найти следующие поля.

• Текущий почтовый ящик — по умолчанию используется почтовый ящик. Позже я покажу вам, как вы можете изменить настройки по умолчанию, если вам это нужно.
• Все почтовые ящики . Если у вас больше учетных записей, вы можете расширить поиск по всем почтовым ящикам.
• Текущая папка . Еще один способ ограничить поиск — сузить его до текущей папки. Это означает входящие, исключая подпапки.
• Подпапки — если вы выбираете подпапки, вы включаете папку «Входящие» и каждую папку под ней.
• Все элементы Outlook . Все элементы Outlook настолько широки, насколько это возможно. Будет искать во всех почтовых ящиках и не только в почте, но и в вашем календаре и контактах.
• Включить удаленные элементы — в результатах вы можете включить удаленные элементы в свой поиск. В зависимости от вашей ситуации это может сильно завысить ваши результаты, поэтому я не рекомендую этого делать. Вместо этого вы всегда можете выполнить поиск в папке удаленных элементов отдельно.
• Включить старые результаты . Если ваш поиск возвращает то, что вы искали, вы можете включить более старые результаты.
• От — ваш поиск может занять больше времени, вы действительно сузите результаты поиска. Сообщение, которое я ищу, было для меня. Я могу щелкнуть from и ввести имя отправителя и нажать Enter таким образом. Он ищет все с ключевым словом Excel плюс, где пользователь является отправителем.
• Тема — я могу нажать на тему и добавить ее в свой поиск.
• Имеет вложения — я знаю, что к сообщению было вложение, поэтому я выбираю «есть вложения», и, возможно, я также знаю, что слово «курс» было включено в строку темы.
• Категоризация — если вы классифицируете свои электронные письма, вы можете ограничить результаты определенной категорией с помощью этого раскрывающегося списка или отправить вам для поиска по получателям.
• Помечено — вы можете искать почту, которую вы пометили
• Важно . Вы можете искать почту, которую вы пометили как важную. Эти варианты действительно помогли вам найти то, что вы ищете.

Расширенный поиск в Microsoft Outlook

• Второй способ — воспользоваться расширенным поиском. Теперь это более эффективный способ, и он даст вам еще больше возможностей вместо последовательного сужения поиска, как мы делали при мгновенном поиске. Вы можете сделать все это в одном.
• Чтобы получить его, щелкните внутри окна поиска, а затем щелкните раскрывающийся список, который откроет раскрывающийся список с предопределенными полями поиска.

• Вы можете определить, где искать, если то, что вы ищете, имеет вложение или нет.
• По сути, все параметры поиска, которые мы видели на вкладке поиска, вы также можете найти здесь, и у вас даже есть больше вариантов. Например, если вложение содержит, вы можете напрямую искать ключевые слова, которые, как вы знаете, находятся во вложении к сообщению.
• Скажем, я знаю, что искомое сообщение имеет вложение, содержащее слово Set 1 . Я взял его в кавычки, потому что мне нужно точное совпадение фразы. Мы рассмотрим синтаксис поиска ближе к концу статьи, так что оставайтесь со мной.

• Это круто. Кроме того, вы не ограничены предопределенными полями поиска, которые мы видели в раскрывающемся списке. Вернемся к расширенному поиску и заметим кнопку с дополнительными параметрами в углу.

• Мы переходим к расширенным параметрам поиска, где мы можем включить дополнительные поля поиска. Допустим, я хочу, чтобы опция специально искала получателей в BCC, установите флажок BCC и нажмите «Применить». Теперь мы стали доступны для поиска. Запомните эти дополнительные параметры. Всякий раз, когда вы не можете найти поля, вам нужно ограничить свои результаты сейчас.

Параметры и индексирование для поиска в Outlook

• Поговорим об опциях и индексации. Как всегда, с офисными продуктами есть несколько стандартных вариантов приложений, которые мы должны изучить.
• Перейдите к файлу и выберите параметры, а затем выберите поиск. В результатах вы можете определить папку по умолчанию для мгновенного поиска. Второй вариант: вы можете включить удаленные элементы при поиске по всем элементам. Обычно я не включаю это. Вы также можете изменить цвет выделения. Этот цвет используется для выделения поисковых запросов в результатах вверху.

• У нас также есть варианты индексации. Это важная тема, когда дело доходит до поиска. Индексация помогает быстрее получать результаты поиска.
• Это относится не только к поиску в Outlook, но и к любому поиску, который вы выполняете в Windows, по сути, индексация просматривает ваши файлы, ваши сообщения и любой другой контент на вашем ПК. Это каталогизация информации.
• Когда поиск Outlook не находит то, что вы ищете, или просто дает неполные результаты, индексирование работает неправильно.

• Об индексации можно рассказать намного больше, но следует помнить две важные вещи. Когда мы нажмем на параметры индексирования, вы получите текущий статус, убедитесь, что индексирование завершено. Во-вторых, убедитесь, что Outlook включен в индексацию. Под индексом этих мест вы должны увидеть Microsoft Outlook. Если нет, выберите «Изменить» и нажмите, чтобы включить его в крайнем случае.

• Если у вас по-прежнему возникают проблемы с точными результатами поиска или индексирование не завершается, возможно, вам придется перестроить каталог поиска. Это перезапустит индексирование ваших файлов данных.

Синтаксис и операторы поиска Outlook

• Наконец, давайте поговорим о синтаксисе поиска. Теперь, когда мы понимаем технические особенности поиска Outlook. Давайте рассмотрим некоторые основы синтаксиса поиска.
• Поиск Outlook использует сопоставление префиксов. Если вы введете « плюс » в поле поиска, будут найдены сообщения, содержащие «плюс плюс» и «плюш», но не «Excel Plus» или «Излишек». Кроме того, он не чувствителен к регистру, поэтому он найдет плюс в правильном регистре и плюс в других случаях.

• Ну, мы уже видели, что если вы хотите найти точную фразу, подобную набору 1, вам нужно взять ее в кавычки. Если вы этого не сделаете, он вернет все варианты.
• Вы также можете использовать логические операторы, такие как и, или и не в своем поиске, но вам нужно использовать заглавные буквы. Например, если вы ищете Лилу и Гарани, будут возвращены элементы, содержащие как Лиллу, так и Кариджини, но не обязательно. В этом порядке Лилла или Гарани найдут предметы, содержащие Лайлу, Гарани Лейлы или любую другую комбинацию прописных и строчных букв. Lillah not Kirani найдет все предметы с Lillah, которые не включают слово Garani.

• Вы даже можете использовать операторы сравнения, такие как больше или меньше размера. Например, если вы вводите размер сообщения, поставьте в поле поиска двоеточие, а затем знак «больше 5 МБ». Он вернет элементы размером более пяти мегабайт.

• Довольно круто, правда? Если я использую синтаксис, полученный больше, чем допустим, 6 февраля 2021 года, он вернет все электронные письма, полученные после 6 февраля 2021 года.

Дополнительные сведения о синтаксисе и операторах поиска см . на веб-сайте Microsoft .

Вот как вы можете использовать поиск в Outlook, чтобы очень быстро находить электронные письма.

Читайте также : Обзор архивного почтового ящика Office 365

Теперь твоя очередь:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.