Как создавать шаблоны электронной почты в Outlook (2022)

В этом посте объясняется, как создавать и использовать шаблоны электронной почты в Outlook. Если вы обнаружите, что часто отвечаете на похожие электронные письма в Outlook, у меня есть для вас отличный совет. Вы можете сохранить свои ответы в виде шаблонов, чтобы иметь к ним доступ в любое время. Таким образом, вместо того, чтобы каждый раз писать текст с нуля, вы можете сэкономить время и использовать предопределенные текстовые блоки одним нажатием кнопки.

Позволь мне показать тебе. Есть два отличных метода, которые вы можете использовать для ответа на электронные письма с сохраненным шаблоном ответа. Первый использует надстройку бесплатных шаблонов, а второй — функцию быстрых частей.

Шаблоны электронной почты с надстройкой «Мои шаблоны»

• Давайте начнем с моих шаблонов сейчас. Что хорошего в моих шаблонах, так это то, что они хранятся в вашем почтовом ящике, поэтому они также доступны вам, когда вы используете другой компьютер или просматриваете веб-страницы.
• По умолчанию надстройка «Мои шаблоны» должна быть включена в Outlook, если у вас есть учетная запись Exchange и она недоступна для учетных записей POP или IMAP. Вы можете проверить, есть ли у вас надстройка, нажав «Получить надстройки». на вершине.

• В разделе «Мои надстройки» вы увидите его в разделе надстроек, предоставляемых Microsoft, и он доступен с 2013 года.

• Если по какой-либо причине он не включен, вы можете включить его.
• Как вы используете эти шаблоны для ответа на электронную почту? Когда вы находитесь в ответе, вы увидите несколько шаблонов и вкладку сообщений на ленте полностью, щелкните ее правой кнопкой мыши, и она откроет панель шаблонов.
• Он будет сопровождаться примерами ответов. Когда вы наведете курсор на шаблоны, вы получите возможность удалять и редактировать шаблоны, щелкнув плюс здесь, мы получаем, чтобы создавать наши собственные шаблоны.
• Чтобы создать свой шаблон, нажимаем плюс, присваиваем ему имя.

• Вы можете добавить текст для вашего ответа. Для шаблонов нет параметров форматирования, поэтому вы не можете изменить размер шрифта, цвет или добавить ссылки в свой текст, что, честно говоря, довольно ограничено.

• Что вы можете сделать, так это написать текст в другом приложении. Microsoft Word, например, а затем добавьте туда все необходимое форматирование, а затем скопируйте и вставьте свой текст в шаблон.

• Таким образом, вы даже можете добавить ссылки на свой ответ, когда закончите с ответом, нажмите «Сохранить», что добавит его в доступные шаблоны.
• Обратите внимание, надстройка «Мои шаблоны» имеет общий размер 32 килобайта для всех шаблонов, поэтому, если вы получите сообщение об ошибке «Этот шаблон слишком велик для сохранения. Пожалуйста, уменьшите его, а затем попробуйте сохранить еще раз». когда вы пытаетесь сохранить это, вам нужно уменьшить объем контента, чтобы общий размер всех шаблонов был меньше 32 килобайт. Не переусердствуйте, и у вас все будет хорошо.
• В следующий раз, когда вам нужно будет ответить на сообщение, просто нажмите «Просмотреть шаблоны» и выберите нужный. Он скопирует текст в ваш ответ.
• Всего два клика и все готово. Конечно, вы не ограничены только использованием этих шаблонов для ответов. Вы также можете использовать их при создании нового сообщения.

Шаблоны электронной почты с быстрыми частями

Другой вариант — использовать быстрые части, функцию, которую Microsoft представила в Outlook 2007. Теперь с помощью быстрых частей вы можете хранить повторно используемые фрагменты контента и галереи. Они могут включать текстовые изображения, таблицы и даже форматирование. Однако вот в чем дело. Они доступны только локально на вашем компьютере. Они не синхронизируются автоматически.

• Чтобы создать шаблон с экспресс-частями, введите нужный текст или используйте текст из существующего ответа. Выделите часть текста, которую вы хотите использовать в качестве стандартного ответа, затем перейдите на вкладку «Вставка» справа в текстовой группе, вы увидите «Быстрые части». Нажмите на нее, и вы получите возможность сохранить выбор в качестве так называемого стандартного блока в галерее быстрых деталей.

• Вы можете дать этим быстрым частям имя с раскрывающимся списком для категории. Вы можете организовать свои быстрые части в отдельные группы, создав новые категории. Мне это не нужно, поэтому я пойду с генералом. Нажмите «ОК».

• В следующий раз, когда вы захотите использовать этот текст, когда вы отвечаете на сообщение, просто нажмите «Вставить быстрые части» и выберите нужный шаблон.

• Более быстрый способ — добавить галерею на панель быстрого доступа. Просто щелкните правой кнопкой мыши на быстрых частях на ленте и выберите «Добавить на панель быстрого доступа», после чего вы сможете сделать свой выбор, чтобы использовать автозаполнение еще быстрее.

• Просто введите название быстрой части. В моем случае это тест и нажмите F3, и он там.

• Даже не обязательно вводить полное имя, если оно уникально. В моем случае достаточно ввести test, а затем F3, большое преимущество быстрых частей заключается в том, что строительные блоки не ограничиваются только текстом.
• В этом случае предположим, что определенного товара нет в наличии, и мы хотим ответить на поступающие запросы клиентов альтернативным товаром.

• В полученный ответ я включил некоторый текст, чтобы ответить на запрос клиента. Я также добавил изображение этого альтернативного продукта и его характеристики, все это удобно сохранено и доступно всего несколькими щелчками мыши.

• Если вы щелкните правой кнопкой мыши любой полученный ответ, вы получите возможность упорядочить и удалить.

• Вы увидите все строительные блоки, которые у вас есть. Вы можете редактировать их свойства, удалять их или вставлять новые. Я уже упоминал, что части Quick получаются локально на вашем компьютере.

Экспорт быстрых частей на другой компьютер

Последнее, что я хочу показать вам, как вы можете их экспортировать. Файл, который они сохраняют, называется NormalEmail.dotm.

Чтобы найти местоположение:

• Откройте Проводник/Проводник Windows.
• Введите « %APPDATA%\Microsoft\Templates » в адресную строку и нажмите Enter.
• Вы найдете файл NormalEmail.dotm.
• Этот файл содержит настройки для любых стилей, которые вы могли добавить или изменить.

• Вы можете скопировать этот файл в место резервного копирования или в папку шаблонов другого компьютера или пользователя, когда Outlook закрыт.

Вот как вы можете использовать шаблоны электронной почты в Outlook, чтобы сэкономить время на составлении электронных писем или ответах на повторяющиеся запросы.

Чтобы получить дополнительную информацию, посетите веб-сайт Microsoft .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.