Найдите время для встречи в Outlook: лучшее руководство (2022)

В этом посте я подробно расскажу о том, что предлагает функция «Найти время для встреч в Outlook».

Итак, без лишних слов, приступим.

1 Что такое прогноз FindTime?

2 Как работает FindTime?

3 Кто может использовать Outlook FindTime?

4 Как пользоваться Outlook FindTime?

5 Использование прогноза FindTime

6 Зачем вашей компании FindTime?

7 FindTime против Дудла

7.1 Что предлагает Doodle?

7.2 Дудл 1:1

7.3 Приложение "Дудл"

Что такое перспективы FindTime?

• FindTime Outlook — это бесплатная надстройка, которая помогает сотрудникам прийти к единому мнению относительно лучшего времени для проведения собрания.
• Инструмент опрашивает потенциальных участников встречи, чтобы определить их предпочтения и ранжирует наиболее благоприятную доступную возможность встречи.
• Как только будет достигнут консенсус, FindTime может создать встречу от вашего имени и автоматически рассылать приглашения, экономя ваше время и нервы.
• Эта функция особенно полезна при планировании встреч с людьми за пределами организации.

Как работает FindTime?

• Приглашения голосовать за время встречи могут быть отправлены на различные адреса электронной почты. К ним относятся Yahoo, Gmail и другие провайдеры.
• С данными, предоставленными пользователями, FindTime может быстро определить, какие дни и часы будут работать лучше всего.
• Программа может найти свободные места в расписании каждого человека, которые подходят для встреч.
• Затем отдельные отправители приглашений могут предложить несколько выбранных времен для встречи. Все участники, получившие приглашения, будут голосовать в удобное для них время.
• После выбора времени встречи FindTime отправляет уведомление каждому участнику.

Кто может использовать прогноз FindTime?

• Чтобы использовать FindTime, необходимо, чтобы физическое или юридическое лицо, организующее собрание, имело приложения Microsoft 365 для бизнеса.
• Его также можно использовать с корпоративной учетной записью с Exchange Online .
• Важно знать, что получателям собраний, запланированных с помощью FindTime, не нужно устанавливать надстройку.
• Если человеку отправлен запрос кем-то, у кого есть FindTime, этот человек все равно может голосовать за время встречи, фактически не имея приложения. На самом деле им даже не нужен Microsoft 365. Достаточно иметь электронную почту, чтобы быть получателем.

Как использовать прогноз FindTime?

Установка невероятно проста. Все, что нужно человеку, — это приложения Microsoft 365 для бизнеса. Его также можно установить на Exchange Online через корпоративную учетную запись. По данным  службы поддержки Microsoft , для установки FindTime Outlook Web необходимо выполнить следующие действия.

Откройте Outlook и выберите « Получить надстройки » на ленте «Главная».

Найдите или найдите « FindTime » и нажмите « Добавить » . По завершении закройте окно надстроек.

Теперь надстройка FindTime установлена. В представлении «Входящие» или «Календарь» щелкните дополнительные параметры (…), и вы увидите кнопку FindTime. Нажмите эту кнопку, чтобы начать.

Чтобы использовать ответ с опросом собрания, выберите адрес электронной почты, нажмите «Дополнительные параметры» и нажмите « Ответить с помощью опроса собрания » .

Использование прогноза FindTime

Вы можете выбрать опцию FindTime, когда вы составляете новое сообщение электронной почты ИЛИ когда вы отвечаете на существующую опцию электронной почты.

• В новом электронном письме щелкните дополнительные параметры (…) и выберите  « Новый опрос собрания  » в разделе «FindTime» на ленте в правом верхнем углу.

• При ответе на существующее электронное письмо щелкните дополнительные параметры и нажмите « Ответить с помощью  опроса собрания » в разделе FindTime на ленте в правом верхнем углу.
• Когда вы нажимаете кнопку FindTime (« Новый опрос о собрании » или « Ответить опросом о собрании »), FindTime выполнит поиск в вашем календаре и календаре любого другого сотрудника и предложит наилучшие доступные даты и время встречи.

• Значки людей показывают, требуются ли приглашенные, и их доступность.

Дополнительная информация:

• Собрания по сети включены по умолчанию, установите флажок «Собрание по сети», чтобы отключить его.
• Если выбрана онлайн-собрание, FindTime запланирует собрание Microsoft Teams .
• FindTime будет использовать канал, установленный вашей организацией в качестве канала онлайн-собраний по умолчанию.
• Выберите «Настройки собрания» и включите/выключите параметры.

Выберите  Настройки опроса  и включите  /выключите  параметры.

Примечание.  На этом этапе вы все еще можете удалить выбранное время встречи, выбрав  X  в   списке « Выбранное время ».

• Уведомлять меня об обновлениях опроса: вы будете получать электронное письмо каждый раз, когда участник голосует. Сообщение включает в себя текущий статус опроса и возможность запланировать его.
• Расписание, когда участники достигают консенсуса : событие календаря автоматически планируется, если все необходимые участники проголосовали за определенный вариант времени. Если доступно несколько вариантов, будет выбран самый ранний вариант.
• Задержать выбранное время в моем календаре . Предварительное событие помещается в ваш календарь для каждого предложенного вами варианта времени. Все удержания снимаются при планировании собрания или отмене опроса.
• Заблокировать опрос для участников : участники не смогут предлагать новое время или редактировать других участников.
• Требовать от участников подтверждения своей личности . Чтобы предотвратить анонимное голосование, посетители должны будут пройти аутентификацию перед голосованием.
• Уведомления по электронной почте на языке FindTime . Язык, на котором вы используете FindTime, будет использоваться для отправки соответствующих уведомлений по электронной почте. В противном случае эти уведомления будут отправлены на английском языке.

После того, как вы просмотрите параметры и дату/время, нажмите « Добавить в электронное письмо ».

Предложенное время будет добавлено в тело вашего сообщения. Теперь вы можете отправить сообщение.

Для каждого сделанного вами предложения в вашем календаре будут созданы предварительные держатели мест для встреч. Как только все ответы будут получены и вы выберете окончательную дату/время для этой встречи, все остальные заполнители будут автоматически удалены из вашего календаря.

FindTime создаст временные события календаря с названием « HOLD », за которым следует название собрания. Они останутся на месте, пока все участники не договорятся о времени. После того, как все приглашенные договорятся о времени, FindTime отправит окончательное событие календаря и удалит
все события с заголовком « HOLD ».

Вы будете получать по электронной почте подтверждения и обновления по мере того, как получатели отправляют свои голоса. Получатели получат электронное письмо FindTime, в котором они смогут проголосовать:

Вы всегда можете проверить статус своего запроса FindTime, нажав «Просмотреть статус/обновленное время» на собрании.

FindTime отправит вам электронное письмо с подтверждением с кнопками для проверки ответов. Получив все необходимые ответы, вы можете нажать кнопку « Запланировать » в электронном письме, чтобы завершить встречу и отправить приглашения.

Выберите Изменить параметры, чтобы изменить настройки собрания, если это необходимо.

Примечание . Если вы вносите изменения и повторно вставляете время встречи, вам необходимо вручную удалить исходное приглашение.

Зачем вашей компании FindTime?

FindTime прост в реализации и может использоваться любым сотрудником. Экономия времени и повышение производительности за те же 24 часа — это то, к чему стремится каждая организация. TechRepublic  приводит несколько веских причин, по которым компании следует использовать FindTime.

• FindTime прост в использовании.
• FindTime необходим только для индивидуального планирования встречи.
• FindTime устраняет проблемы с обменом мнениями между теми, кто пытается запланировать встречу.
• FindTime назначает встречу и информирует каждого приглашенного.
• FindTime — это часть Microsoft 365, которая уже есть у многих людей.

FindTime Outlook — это надстройка, которая будет полезна почти для любого типа бизнеса, большого или малого. Тратить больше времени, пытаясь запланировать собрание вместо того, чтобы фактически присутствовать на собрании, станет делом прошлого с FindTime.

FindTime против Дудла

• Как часто вы ищете встречи, когда у нескольких человек есть время? Так хочется каждый день, независимо от того, будет ли это встреча, корпоратив, ужин или частный поход в кино с друзьями.
• Собрать вместе много людей может быть очень нервно, но мы знаем, как помогать друг другу, и позволяем инструментам поддерживать нас.
• Большинство из вас, вероятно, слышали о  Doodle  или даже сами создавали опросы.

Что предлагает Дудл?

• Doodle — это  бесплатная служба опросов  , которую наверняка использовали многие из вас, в том числе и я. Независимо от того, чтобы записаться на прием или для опроса, кто что хотел бы съесть на шашлыке.
• Опросы создаются быстро и легко. В дополнение к встречам, как уже упоминалось, может быть запрошен и другой контент.
• Еще можно делать различные настройки, типа «Если нужно», то есть вариант у меня работает, но не оптимален или на одного участника может быть выбран только один вариант.
• Скрытый опрос также удобен, так как имя и голосование являются конфиденциальными, и только создатель может видеть результаты.
• После завершения опроса вы можете передать ссылку, и любой, у кого есть ссылка, может принять участие в опросе. И все это как бесплатная услуга. Вам даже не нужна учетная запись Doodle – неплохо, верно?

На первый взгляд, бесплатная версия не может:

• Установить крайний срок — определяет крайний срок для голосования
• Получить контактную информацию — попросите людей заполнить свой адрес электронной почты, адрес или номер телефона.
• Действия всех приглашенных — посмотрите, кого еще не хватает или кто уже получил и открыл приглашение.
• Затем вы также можете отправлять напоминания
• Нет рекламы
• Дудл 1:1

Дудл 1:1

Функция  Doodle 1: 1  включена в две платные версии и предлагает вам возможность информировать человека о ваших бесплатных встречах, чтобы им оставалось только выбрать тот, который им больше всего подходит. Будь то коллеги, внешние партнеры или клиенты, встречу можно организовать всего несколькими щелчками мыши.

Приложение "Дудл"

Мы также протестировали  для вас приложение Doodle с бесплатной учетной записью,  и там тоже очень легко создавать опросы. И приятная функция, особенно для частного использования: после создания опроса вы можете не только отправить ссылку, но и использовать WhatsApp или Facebook Messenger для распространения опроса.

Чтобы получить дополнительные сведения о поиске времени для собрания в Outlook, посетите веб- сайт Microsoft .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.