Обзор архивного почтового ящика Office 365

Я давно думал написать статью об обзоре архивного почтового ящика Office 365 и сегодня это произойдет.

Архивный почтовый ящик — это специализированный почтовый ящик, который отображается вместе с папками основного почтового ящика сотрудника в Outlook и Outlook Web App. Как и в основном почтовом ящике, в архиве можно искать и восстанавливать удаленные элементы.

1 Функции онлайн-архива

2 Как включить онлайн-архив в Microsoft 365

2.1 Использование локального Exchange

2.2 Центр администрирования Exchange в Microsoft 365

2.3 Портал соответствия Microsoft Purview

3 Как настроить политику для архивного почтового ящика для автоматического перемещения писем из основного почтового ящика?

4 Как перемещать сообщения в почтовый ящик облачного архива в Outlook?

5 Как получить доступ к архивному почтовому ящику?

5.1 Веб-доступ к Outlook:

5.2 Outlook 2013 и более поздние версии:

6 Как выполнять поиск в Outlook и Exchange Online?

7 Могу ли я предоставить кому-либо доступ к моему почтовому ящику в облачном архиве?

Возможности онлайн-архива

• Почтовый ящик облачного архива имеет неограниченное хранилище и не имеет ограничений, как основной почтовый ящик, что круто.
• Доступ к онлайн-архиву можно легко получить через Outlook 2013 и более поздние версии и OWA.
• Электронные письма легко найти в архивном почтовом ящике, и вы можете получить к ним доступ из любого места.
• Электронные письма можно перемещать в архивный почтовый ящик из основного почтового ящика вручную и автоматически.

Как включить онлайн-архив в Microsoft 365

Есть несколько вариантов включения онлайн-архива в облаке, и они перечислены ниже.

Использование локального Exchange

Если вы работаете в гибридной среде, вы можете использовать локальную версию для включения онлайн-архива в почтовых ящиках пользователей. После завершения синхронизации вы сможете увидеть изменения в Microsoft 365.

• Для этого перейдите в локальную версию PowerShell Exchange.
• Выполните команду. Enable-RemoteMailbox «отображаемое имя» -Архив

• Подождите, пока изменения будут реплицированы в облаке.
• Проверьте статус в Exchange Online PowerShell.

Центр администрирования Exchange в Microsoft 365

Да, вы можете использовать центр администрирования Exchange в центре администрирования Microsoft 365, чтобы включить онлайн-архив в почтовых ящиках пользователей. Нет необходимости ждать синхронизации, как в предыдущем методе.

• Перейдите в « Центр администрирования Exchange »
• Выберите « Получатели » > « Почтовые ящики » .
• Найдите пользователя и нажмите « Другие» .
• Нажмите « Управление архивом почтового ящика » .

• Включите опцию и нажмите Сохранить .

Портал соответствия Microsoft Purview

У нас есть еще один вариант включения архива в Microsoft 365, который является порталом соответствия требованиям Microsoft Purview. Подобно центру администрирования Exchange, этот параметр не требует синхронизации.

• Перейдите на « Портал соответствия Microsoft Purview »
• На левой панели портала соответствия Microsoft Purview щелкните  Управление жизненным циклом данных и перейдите на   вкладку Архив .
• В списке почтовых ящиков выберите пользователя, для которого вы хотите включить архивный почтовый ящик, и выберите  Включить архив .
• Найдите пользователя и нажмите « Включить » справа.

Как настроить политику для архивного почтового ящика для автоматического перемещения писем из основного почтового ящика?

Конечные пользователи могут выбрать политику для каждой папки в основном почтовом ящике, чтобы перемещать электронные письма в архивный почтовый ящик. Сделать это,

• Доступ к Outlook Web Access (OWA )
• Щелкните правой кнопкой мыши папку (например, папку «Входящие»)
• Выберите « Назначить политику »
• Выберите политику, которую вы хотите применить.

• Если вы хотите удалить электронные письма из определенной папки, выполните описанные выше действия, но используйте политику хранения, которая автоматически удаляет электронные письма.

Как перемещать сообщения в почтовый ящик облачного архива в Outlook?

• Вы можете перемещать элементы из основного почтового ящика в почтовый ящик облачного архива простым перетаскиванием. Это идеально подходит для перемещения небольших объемов электронной почты в архивный почтовый ящик. Использование копирования/вставки/удаления для перемещения больших объемов электронной почты.
• Выберите несколько сообщений из основного почтового ящика и нажмите CTRL+C, чтобы скопировать их.
• Откройте целевую папку в своем архивном почтовом ящике.
• Нажмите CTRL-V, чтобы вставить их в целевую папку.
• Вернитесь в свой основной почтовый ящик и удалите сообщения, которые вы только что скопировали в свой архивный почтовый ящик.

Как получить доступ к архивному почтовому ящику?

Это вопрос, который многие из вас могут задать. Вот ответ.

• Outlook вы увидите дополнительный почтовый ящик под названием « Онлайн-архив — ваш адрес электронной почты ».
• В Outlook Web Access (OWA) онлайн-архив называется « Архив на месте — ваше имя ». См. изображения ниже.

Веб-доступ к Outlook:

Outlook 2013 и более поздние версии:

Как выполнять поиск как в Outlook, так и в Exchange Online?

Вы можете выбрать все почтовые ящики в поле поиска для поиска как в основном почтовом ящике, так и в архивном почтовом ящике. Это покажет результаты не только основного почтового ящика, но и онлайн.

Могу ли я предоставить кому-либо еще доступ к моему почтовому ящику облачного архива?

Если пользователю требуется доступ к почтовому ящику облачного архива другого пользователя, необходимо предоставить полные права доступа к почтовому ящику пользователя. Такие же права будут автоматически предоставлены почтовому ящику пользователя.

Поздравляем! Вы ознакомились с обзором архивного почтового ящика Office 365.

Читайте также : Как эффективно шифровать электронную почту Office 365?

Хотите улучшить работу с Exchange Online для повышения производительности? Ознакомьтесь с советами и рекомендациями, упомянутыми здесь .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.