Общий почтовый ящик в Office 365: полное руководство

Ранее в этом посте мы обсуждали онлайн-архив в Office 365. Сегодня я расскажу вам об общем почтовом ящике в Office 365.

Общий почтовый ящик — это почтовый ящик Outlook, очень похожий на почтовый ящик пользователя, однако он используется несколькими разными людьми. Это отлично подходит для компании, чтобы управлять нагрузкой запросов клиентов и обрабатывать запросы проекта. Когда электронное письмо отправляется из общего почтового ящика, адрес отправителя отображается как адрес электронной почты общего почтового ящика. Точно так же членам общего почтового ящика доступен отдельный календарь для управления собраниями.

Участники не могут получить доступ к общему почтовому ящику без разрешения, и у него нет пароля для доступа к ним, поэтому пользователям следует обратиться за помощью к администраторам, чтобы предоставить необходимое разрешение на доступ к почтовому ящику. Как только это будет сделано, вы сможете получить доступ к почтовому ящику через браузер или Outlook.

Как создать общий почтовый ящик?

Существует несколько вариантов создания общего почтового ящика: Центр администрирования Microsoft 365 и Powershell.

• Перейдите в « Центр администрирования Microsoft 365 » .
• В левой панели навигации выберите « Команды и группы » .
• Выберите « Общие почтовые ящики »

• Нажмите « Добавить общий почтовый ящик » .

• Введите желаемое имя общего почтового ящика и адрес электронной почты.

• Общий почтовый ящик создан, но в нем нет участников.
• Нажмите « Добавить участников в общий почтовый ящик » .

• Нажмите « Добавить участников »

• Найдите пользователей и добавьте их в общий почтовый ящик.
• Нажмите « Сохранить »

• После сохранения подождите час для репликации. Через 60 минут попробуйте получить доступ к почтовому ящику с помощью браузера или Outlook.

Как создать общий почтовый ящик с помощью Powershell?

• Подключиться к Exchange Online Powershell
• Выполните приведенную ниже команду.
  New-Mailbox-Name «Techie Test»-Shared

• Как только это будет создано, выполните шаги, указанные выше, чтобы добавить участников и подождите 60 минут.

Как получить доступ к общему почтовому ящику в Outlook?

Есть несколько способов получить доступ к общему почтовому ящику в Outlook. Они перечислены ниже.

Опция 1:

• В Outlook нажмите «Файл »
• Выберите « Настройки учетной записи » -> Настройки учетной записи.
• На вкладке «Электронная почта» нажмите « Изменить », затем « Дополнительные настройки ».
• перейдите в « Дополнительно »
• Нажмите « Добавить »
• Введите « Имя общего почтового ящика »
• Нажмите ОК
• Нажмите «Применить» и «ОК», чтобы завершить добавление общего почтового ящика.
• Если у вас есть более 1, вы можете добавить остальные одновременно. Примените и нажмите OK, чтобы завершить добавление общих почтовых ящиков.
• Доступ к общему почтовому ящику будет возобновлен, и теперь вы сможете « Отправить как » общий почтовый ящик без сбоя доставки.

Вариант 2:

• В Outlook 2013 и последних версиях нажмите « Файл » -> « Добавить учетную запись » .
• На экране « Добавить учетную запись » вам будет предложено ввести адрес электронной почты. Введите адрес электронной почты общего почтового ящика.
• Нажмите « Подключиться » и выберите « Microsoft 365 » .
• Вам будет предложено ввести пароль
• Замените адрес электронной почты общего почтового ящика на странице входа и введите свой адрес электронной почты и пароль .
• Нажмите « Войти » и подождите 5-10 минут.
• Закройте Outlook и снова запустите его.
• Общий почтовый ящик появится в левом углу Outlook.

Как добавить внешнего пользователя в общий почтовый ящик?

Общие почтовые ящики доступны только внутренним пользователям, а внешние пользователи не могут быть добавлены в качестве участников. В основном это связано с тем, что членам общего почтового ящика требуется учетная запись Active Directory, которая невозможна для внешних пользователей.

Как преобразовать почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик?

Администраторы получат запрос на преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик или наоборот. Этого можно добиться с помощью Центра администрирования Microsoft 365 или PowerShell.

• Перейдите в « Центр администрирования Exchange »
• В левой панели навигации выберите « Получатели » и выберите « Почтовые ящики » .
• Найдите почтовый ящик и откройте его.
• Теперь нажмите «Другие » и нажмите « Преобразовать в общий почтовый ящик » .

Мы также можем использовать PowerShell для преобразования почтового ящика.

Подключитесь к Exchange Online PowerShell и выполните приведенную ниже команду. Тебе должно быть хорошо идти.
Set-mailbox «Введите имя общего почтового ящика или адрес электронной почты» - Type Shared

Если вы предпочитаете преобразовать общий почтовый ящик в почтовый ящик пользователя, выполните следующие действия.

• Перейдите в « Центр администрирования Exchange »
• В левой панели навигации выберите « Получатели » и выберите « Почтовые ящики » .
• Найдите почтовый ящик и откройте его.
• Теперь нажмите «Другие » и нажмите « Преобразовать в обычный почтовый ящик ».

Чтобы преобразовать общий почтовый ящик в почтовый ящик пользователя, тип почтового ящика должен быть Обычный. Команда PowerShell приведена ниже.
Set-mailbox «Введите имя общего почтового ящика или адрес электронной почты» — введите Regular

Ограничения общего почтового ящика Microsoft 365

В общем почтовом ящике Microsoft 365 есть некоторые ограничения, и они перечислены ниже.

• Он не требует какой-либо лицензии и, безусловно, может использоваться бесплатно. По умолчанию он поставляется с квотой 50 ГБ .
• Если он превышен, требуется обмен онлайн-лицензией.
• Доступ к лицензированным пользователям Exchange Online Kiosk невозможен.
• Архив писем сделать нельзя.
• Ведение журнала не поддерживается.
• Общий почтовый ящик не может иметь имя пользователя и пароль , поэтому пользователи не могут входить в него напрямую. Доступ к нему возможен только после того, как пользователь получил доступ к своему почтовому ящику с помощью разрешений.
• Клиенты ActiveSync недоступны.

Читайте также:

• Как решить, что общий почтовый ящик отображается как пользователь почты?
• Как запланировать собрание команд из общего почтового ящика?

Дополнительные сведения об общих почтовых ящиках см . на веб- сайте Microsoft .

Хотите улучшить работу с Exchange Online для повышения производительности? Ознакомьтесь с советами и рекомендациями, упомянутыми здесь .

Теперь я хотел бы услышать от вас:

Какой вывод из сегодняшнего отчета показался вам наиболее интересным? Или, может быть, у вас есть вопрос о чем-то, что я рассмотрел.

В любом случае, я хотел бы услышать от вас. Так что продолжайте и оставьте комментарий ниже.