วิธีส่งอีเมลจำนวนมากโดยใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word

จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Office ทำให้ผู้ใช้สามารถส่งข้อความจำนวนมากได้ คุณสามารถเขียนข้อความโดยใช้ Microsoft Office แล้วส่งให้หลายคนพร้อมกัน

จดหมายเวียนช่วยให้คุณไม่ต้องส่งอีเมลแยกกันสำหรับผู้ติดต่อแต่ละรายโดยใช้ Microsoft Outlook เพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก อาจฟังดูซับซ้อน แต่เมื่อคุณรู้วิธีใช้จดหมายเวียนแล้ว ก็ค่อนข้างง่าย

ข้อดีข้อเสียของการใช้ Mail Merge สำหรับ Word

แม้ว่าคุณลักษณะที่มีประโยชน์โดยรวมจะมีข้อเสียหลายประการเมื่อใช้การควบรวมอีเมล Word

ขอแนะนำให้คุณเข้าถึงอีเมลที่คุณจะสามารถรวมได้โดยไม่สูญเสียคุณภาพและข้อมูล และควรกำหนดขึ้นเองสำหรับการโต้ตอบส่วนตัวหรือทางธุรกิจ

ข้อดี

– เร็วขึ้น
– รักษาลูกค้าเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
– ส่งข้อมูลเพิ่มเติม
– การติดตามที่ดีขึ้น

ข้อเสีย

–
การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณน้อยลง– การจัดรูปแบบที่ไม่ปรับเปลี่ยน
– โอกาสในการพลาดมากขึ้น

คุณจะได้รับ MS Word ในชุดโปรแกรม MS Office คุณสามารถซื้อบัตรเปิดใช้งานจาก Amazon แล้วจัดส่งทางไปรษณีย์ รหัสนี้จะใช้ได้สำหรับผู้ใช้ Windows และ MacOS

ขั้นตอนที่ 1: เขียนอีเมล

คุณสามารถเขียนข้อความของคุณที่ Microsoft Word Microsoft Word เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลจำนวนมาก

1. เปิด Microsoft Word จากเดสก์ท็อปของคุณ คุณยังสามารถเปิด Microsoft Office ได้จากเมนูโปรแกรม ตอนนี้ เลือก Microsoft Word จากรายการโปรแกรม Microsoft Office

2. คลิกที่File Now คลิกStart Mail Merge

3. จากตัวเลือกที่กำหนด เลือกข้อความอีเมล

4. Microsoft Word จะให้ส่วนต่อประสานอีเมลแก่คุณ เอกสารจะไม่มีระยะขอบ ซึ่งแตกต่างจากเอกสารทั่วไป

5. ปฏิบัติตามรูปแบบอีเมลปกติ พิมพ์คำทักทายเปิดและเนื้อหาของข้อความอีเมลของคุณ

6. คุณสามารถใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณได้ เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณต้องคัดลอกลายเซ็นอีเมลของคุณจาก Microsoft Outlook

7. Mail Merge ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาส่วนบุคคลในอีเมลของคุณได้

ขั้นตอนที่ 2: สร้างรายชื่อผู้รับ

ถัดไป คุณจะต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับสำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถบันทึกรายการของคุณเป็นเอกสาร Microsoft Word หรือทำให้เป็นไฟล์ Microsoft Excel โปรแกรมสร้างเอกสารที่รองรับ Windows จะใช้งานได้

คุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนเพื่อสร้างรายชื่อผู้รับ ตอนนี้ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเพิ่มผู้รับของคุณ:

1. คลิกที่ปุ่มผู้รับจากแท็บจดหมายเวียน

2. ตอนนี้ คลิกที่Type a New List คุณยังสามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับที่มีอยู่แล้วของคุณได้อีกด้วย

3. ในหน้าต่างรายชื่อผู้รับ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ เช่นชื่อและที่อยู่บริษัท

4. ใช้ปุ่มปรับแต่งคุณสามารถยกเว้นฟิลด์ที่ไม่ต้องการได้ ฟังก์ชันเปลี่ยนชื่อยังมีอยู่ บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณในรายการที่อยู่ รายการที่อยู่ที่สร้างขึ้นใหม่ของคุณจะอยู่ในไดเร็กทอรีMy Data Resourcesด้วย . mdb

5. คลิกตกลงเพื่อบันทึกงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ทำ Mail Merge ให้สมบูรณ์

เมื่อคุณสร้างอีเมลและรายชื่อผู้รับของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้ Mail Merge เสร็จสมบูรณ์

1. เลือกตัวเลือกMail Merge Fieldเพื่อดูเมนูแบบเลื่อนลง จากรายการให้เลือกฟิลด์ที่จำเป็น

2. ตอนนี้ คุณจะเห็นรายการรหัสฟิลด์บนหน้าจอของคุณ พวกเขาจะปรากฏเช่นนี้<> อย่าใช้ฟิลด์เหล่านี้ในทางที่ผิด

3. คุณสามารถดูข้อความอีเมลจริงใน

4. เลือกตัวเลือกเสร็จสิ้นและผสานจากแท็บจดหมาย ตอนนี้อีเมลของคุณพร้อมที่จะส่งแล้ว

5. คลิกตกลงในกล่องโต้ตอบสุดท้ายเพื่อเสร็จสิ้นการผสานจดหมาย

มันง่ายอย่างนั้น คุณพร้อมที่จะส่งอีเมลไปยังผู้รับกลุ่มใหญ่ คุณจะสามารถดูข้อความอีเมลของคุณได้ตลอดเวลา