Ghi âm Họp Đội | Hướng dẫn từng bước (2022)

Hướng dẫn từng bước về ghi lại cuộc họp nhóm.

Nếu bạn đang muốn học cách ghi âm trong nhóm Microsoft, bạn sẽ thích hướng dẫn mới này.

Hãy đi sâu vào những phát hiện của chúng tôi.

1 Nhóm Microsoft ghi âm cuộc gọi: Quan trọng

2 Làm thế nào để bắt đầu ghi lại cuộc họp nhóm?

3 Ai có thể bắt đầu hoặc dừng ghi âm?

4 Quản lý thời gian hết hạn của bản ghi cuộc họp

5 Phát và chia sẻ bản ghi cuộc họp trong Nhóm

5.1 Các cuộc họp kênh

5.2 Tất cả các cuộc họp khác

5.3 Chia sẻ liên kết tới bản ghi cuộc họp với những người khác

6 Tải xuống bản ghi cuộc họp

7 Làm thế nào để ghi lại cuộc họp nhóm trên thiết bị di động?

8 Làm cách nào để xóa ghi âm trong nhóm Microsoft?

9 Làm thế nào để khôi phục các video đã xóa của bạn?

10 Cho phép ghi âm các cuộc trò chuyện 1: 1

10.1 Làm thế nào để truy cập và sử dụng các lệnh này?

11 Vấn đề với bản ghi cuộc họp

11.1 Sự cố 1: Nút ghi cuộc họp bị thiếu

11.2 Sự cố 2: Liên kết ghi lại cuộc họp không hiển thị trong cửa sổ trò chuyện

Ghi âm cuộc gọi nhóm Microsoft: Quan trọng

Mọi cuộc họp hoặc cuộc gọi của Nhóm đều có thể được ghi lại để xem trong tương lai. Bản ghi ghi lại âm thanh, video và hoạt động chia sẻ màn hình và bạn có thể chia sẻ nó một cách an toàn trong tổ chức của mình.

Bản ghi sẽ hết hạn và tự động bị xóa sau một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian có sẵn do quản trị viên của bạn đặt, nhưng bạn có thể thay đổi ngày hết hạn của bất kỳ bản ghi nhất định nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem  Quản lý thời gian hết hạn của bản ghi cuộc họp .

Lưu ý : Bản ghi cuộc họp sẽ không chụp bảng trắng, chú thích, ghi chú được chia sẻ và cũng sẽ không bao gồm video hoặc hoạt ảnh được nhúng trong bản trình bày PowerPoint Live. Khi bạn xem bản ghi cuộc họp, bạn sẽ thấy không quá bốn luồng video của mọi người cùng một lúc.

Làm thế nào để bắt đầu ghi lại cuộc họp nhóm?

• Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp.
• Đi tới điều khiển cuộc họp và chọn nút Tùy chọn khác > Bắt đầu ghi .

• Mọi người trong cuộc họp được thông báo rằng quá trình ghi đã bắt đầu.

• Thông báo cuộc họp cũng được đăng vào lịch sử trò chuyện.
• Để dừng ghi, hãy chuyển đến điều khiển cuộc họp và nhấp vào tác vụ khác (…)> Dừng ghi.
• Sau đó, bản ghi sẽ được xử lý (có thể mất một lúc) và được lưu vào SharePoint nếu đó là cuộc họp kênh hoặc OneDrive nếu đó là bất kỳ loại cuộc họp nào khác.
• Bản ghi cuộc họp hiển thị trong cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện kênh (nếu bạn đang họp trong một kênh).

Ai có thể bắt đầu hoặc dừng ghi âm?

Bất kỳ ai đáp ứng các tiêu chí sau đều có thể bắt đầu hoặc dừng ghi, ngay cả khi người tổ chức cuộc họp không có mặt.

• Có một trong các giấy phép sau: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium hoặc Business Essentials.
• Quản trị viên CNTT đã bật tính năng ghi âm.
• Không phải là khách hoặc từ một tổ chức khác.

Quản lý thời gian hết hạn của bản ghi cuộc họp

Cài đặt của quản trị viên xác định liệu (và khi nào) bản ghi sẽ hết hạn. Nếu bản ghi âm của bạn có ngày hết hạn, bạn sẽ thấy thông báo cho biết khi bản ghi âm xuất hiện trong cuộc trò chuyện cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc.

Mở ngăn chi tiết để xem hoặc thay đổi ngày hết hạn.

Có một số cách khác nhau để đạt được điều đó:

• Bấm vào bản ghi âm để mở nó trong trình duyệt của bạn. Khi trang trình duyệt đã mở, hãy chọn   ở phía trên bên phải để mở ngăn chi tiết.
• Hoặc, đi tới  Tệp của tôi  trong trang OneDrive hoặc SharePoint của bạn và xem dưới dạng danh sách. Di chuột qua bản ghi được đề cập, chọn  Hiển thị hành động  (ba chấm dọc ở bên phải tên tệp), sau đó chọn  Chi tiết .

Khi ngăn chi tiết đang mở, hãy tìm  Ngày hết hạn . Đây là nơi bạn sẽ thấy ngày hiện đang được đặt.

Mở menu thả xuống để xem các tùy chọn của bạn để thay đổi ngày. Mở rộng tính khả dụng của bản ghi trong một số ngày nhất định hoặc chọn một ngày cụ thể trên lịch. Bạn cũng có thể chọn  Không hết hạn  nếu không muốn xóa.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa ngày hết hạn trong trình phát, hãy nhấp vào biểu tượng  i  ở trên cùng bên phải.

Ghi chú:

• Thông báo cho biết bản ghi âm của bạn sẽ hết hạn sẽ vẫn tồn tại trên bản ghi âm trong cuộc trò chuyện ngay cả khi bạn xóa ngày hết hạn. Nhưng đừng lo lắng — nếu bạn đã chọn Không hết hạn, nó sẽ không hết hạn.
• Chủ sở hữu của bản ghi âm sẽ nhận được email khi bản ghi đó hết hạn. Tại thời điểm đó, họ sẽ có tối đa 90 ngày để khôi phục nó từ thùng rác. Sau khi được khôi phục, bản ghi sẽ không tự động hết hạn nữa.
• Việc xem bản ghi sẽ không ảnh hưởng đến ngày hết hạn.

Phát và chia sẻ bản ghi cuộc họp trong Nhóm

Bản ghi âm sẽ có sẵn sau khi cuộc họp đã được lên lịch kết thúc (vì vậy không nhất thiết là khi cuộc họp thực sự kết thúc). 

Nếu bạn là một phần của cuộc họp đã lên lịch, hãy chuyển đến  tab Chi tiết  của sự kiện cuộc họp trong lịch của bạn và chọn bản ghi. Nếu đó là cuộc họp kênh, hãy chuyển đến cuộc trò chuyện kênh và chọn bản ghi.

Bạn cũng có thể chọn Tác  vụ khác   trên bản ghi cuộc họp và chọn  Mở trong OneDrive  nếu đó là cuộc họp trò chuyện hoặc  Mở trong SharePoint  nếu đó là cuộc họp kênh.

Các cuộc họp kênh

Đối với các cuộc họp kênh, bản ghi sẽ được lưu trữ trong  thư mục  Bản ghi  trong tab Tệp  cho kênh.

Tab Tệp  lưu trữ tất cả các tệp  trong trang SharePoint và thư viện tài liệu cho kênh. Tất cả mọi người là thành viên của kênh sẽ có quyền chỉnh sửa và xem bản ghi âm.

Tất cả các cuộc họp khác 

Đối với các cuộc họp không theo kênh, bản ghi sẽ được lưu trữ trong  thư mục Bản ghi  trong thư mục OneDrive của người bắt đầu ghi.

Chia sẻ liên kết tới bản ghi cuộc họp với những người khác

Nếu bạn đã ghi lại hoặc tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi với những người không được mời tham gia cuộc họp — bằng cách chia sẻ nó giống như bạn chia sẻ bất kỳ tệp nào khác. Chỉ cần tìm tệp trong OneDrive hoặc SharePoint và chia sẻ trực tiếp với mọi người hoặc sao chép liên kết và chia sẻ theo cách bạn muốn.

Nếu bạn không phải là người đã ghi lại hoặc tổ chức cuộc họp, bạn vẫn có thể chia sẻ bản ghi với những người không được mời tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, người tổ chức cuộc họp hoặc người ghi cuộc họp sẽ cần phê duyệt hành động chia sẻ của bạn trước khi người khác có quyền truy cập.

Tải xuống bản ghi cuộc họp

Chỉ người bắt đầu ghi và người tổ chức cuộc họp mới có thể tải xuống bản ghi. Truy cập  vào đây  để tìm hiểu thêm về cách tải xuống tệp hoặc thư mục từ OneDrive hoặc SharePoint.

Làm thế nào để ghi lại cuộc họp nhóm trên thiết bị di động?

• Bạn có thể bắt đầu, dừng và xem bản ghi cuộc họp trong ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động.
• Để bắt đầu ghi, hãy chuyển đến điều khiển cuộc họp và chọn nút Tùy chọn khác> Bắt đầu ghi.
• Mọi người trong cuộc họp sẽ được thông báo rằng quá trình ghi đã bắt đầu.
• Để dừng ghi, hãy chuyển đến điều khiển cuộc họp và chọn nút Tùy chọn khác> Dừng ghi.
• Bản ghi sẽ được xử lý (có thể mất một lúc) và được lưu vào Microsoft Stream, sau đó nó sẽ sẵn sàng để phát.
• Người bắt đầu ghi sẽ nhận được email từ Microsoft Stream khi có sẵn bản ghi. Nó cũng sẽ hiển thị trong cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc trong kênh nếu bạn đang họp trong một kênh.

Làm cách nào để xóa bản ghi trong nhóm Microsoft?

Chủ sở hữu bản ghi (người đã bắt đầu ghi hoặc bất kỳ chủ sở hữu bổ sung nào do người đó đặt tên) là những người duy nhất có thể xóa bản ghi.

Để xóa bản ghi cuộc họp trong OneDrive cho các cuộc họp không theo kênh:

Bạn có thể xóa các tệp hoặc ảnh cụ thể trên Microsoft OneDrive hoặc bạn có thể xóa toàn bộ thư mục và tất cả các mục trong đó. Nếu cần, bạn có thể khôi phục các tệp đã xóa từ thùng rác OneDrive.

• Truy cập trang web OneDrive . Bạn có thể cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản cơ quan hoặc trường học của mình.
• Chọn các tệp hoặc thư mục bạn muốn xóa bằng cách trỏ vào từng mục và nhấp vào hộp kiểm vòng tròn xuất hiện. (Hình ảnh bên trái hiển thị các mục trong chế độ xem Danh sách, hình ảnh bên phải hiển thị các mục trong chế độ xem Xếp hình hoặc Ảnh.)

• Để chọn tất cả các tệp trong một thư mục, hãy nhấp vào vòng tròn ở bên trái hàng tiêu đề hoặc nhấn CTRL + A trên bàn phím của bạn. (Bạn cũng có thể chọn nhiều tệp cùng một lúc bằng cách chọn một tệp, cuộn xuống danh sách, sau đó giữ phím Shift trong khi nhấp chuột trái vào mục cuối cùng bạn muốn chọn.)

• Trên thanh ở đầu trang, chọn Xóa . (Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đã chọn và chọn Xóa .)
• Nếu bạn không thấy biểu tượng Xóa trong thanh điều hướng trên cùng hoặc khi bạn nhấp chuột phải vào một mục đã chọn, bạn có thể không có quyền xóa tệp hoặc thư mục đó.

Để xóa bản ghi cuộc họp trong SharePoint cho các cuộc họp kênh:

Bạn có thể xóa các tệp, thư mục hoặc liên kết trong thư viện tài liệu SharePoint của mình mà bạn không cần nữa, chẳng hạn như nội dung cũ hoặc các thư mục lỗi thời.

• Trong SharePoint, hãy mở thư viện tài liệu và di chuột qua mục bạn muốn xóa, rồi chọn dấu kiểm.

• Để xóa nhiều mục, hãy lặp lại bước này. Bạn có thể xóa bao nhiêu mục tùy thích.

• Trên thanh Liên kết trên cùng, hãy chọn Xóa
• Trong hộp thoại Xóa, để xóa mục, hãy chọn Xóa.
• Hộp trạng thái xuất hiện ở phía trên cùng của thư viện tài liệu thông báo cho bạn biết rằng mục đã bị xóa.

Nếu tổ chức của bạn vẫn sử dụng Luồng để ghi lại cuộc họp , hãy làm theo các hướng dẫn sau.

• Trong Nhóm, hãy chuyển đến bản ghi cuộc họp trong lịch sử trò chuyện và nhấp vào tùy chọn khác (…)> Mở trong Microsoft Stream.
• Trong cổng Microsoft Stream, bên dưới video, nhấp vào tùy chọn (…)> Xóa.

Làm thế nào để khôi phục các video đã xóa của bạn?

Nếu bạn vô tình xóa một tệp hoặc thư mục trong OneDrive, bạn có thể khôi phục tệp hoặc thư mục đó sau này từ thùng rác OneDrive.

Truy cập trang web OneDrive và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn.
Trong ngăn dẫn hướng, chọn Thùng rác .

• Chọn các tệp hoặc thư mục bạn muốn khôi phục bằng cách trỏ đến từng mục và bấm vào hộp kiểm vòng tròn xuất hiện, sau đó bấm Khôi phục .

Mẹo:  Nếu đang sử dụng OneDrive bằng tài khoản cá nhân của mình, bạn có thể chọn Khôi phục tất cả các mục để khôi phục mọi thứ trong thùng rác của mình. Tùy chọn này không khả dụng trong OneDrive cơ quan hoặc trường học của bạn. Các tệp bị xóa khỏi Personal Vault của bạn sẽ chỉ hiển thị trong thùng rác tái chế nếu Personal Vault của bạn được mở khóa trước khi bạn kiểm tra thùng rác. Bạn có thể sử dụng lệnh Show Personal Vault items trong thùng rác để mở khóa Personal Vault và xem những mục đó.

Ghi chú: 

• Nếu bạn đã đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft, các mục trong thùng rác sẽ tự động bị xóa sau 30 ngày kể từ khi chúng được đặt ở đó.
• Nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học, các mục trong thùng rác sẽ tự động bị xóa sau 93 ngày, trừ khi quản trị viên thay đổi cài đặt. Xem thêm thông tin về thời gian các mục đã xóa được lưu giữ  cho tài khoản cơ quan hoặc trường học.

Để khôi phục các mục đã xóa khỏi Sharepoint:

Khi bạn xóa các mục khỏi thư viện tài liệu hoặc danh sách trong Microsoft Teams hoặc SharePoint, chúng sẽ không bị xóa ngay lập tức. Các mục đã xóa đi vào thùng rác của site SharePoint trong một khoảng thời gian hoặc cho đến khi chúng được dọn sạch khỏi thùng rác . Thùng rác của trang SharePoint không giống như thùng rác của Windows mà bạn thấy trên màn hình của mình.

Khi các mục ở trong thùng rác của trang web, bạn có thể khôi phục các mục bạn đã xóa về vị trí ban đầu của chúng. Nếu đang sử dụng SharePoint trong Microsoft 365, bạn thậm chí có thể xem và khôi phục các mục đã bị người khác xóa, miễn là bạn có quyền chỉnh sửa.

• Đi tới trang SharePoint mà các mục đã bị xóa. (Trong Microsoft Teams, từ  tab Tệp  ở đầu kênh của bạn, hãy chọn  Thêm  >  Mở trong SharePoint .)
• Trong điều hướng thanh Khởi động nhanh ở dưới cùng bên trái của màn hình, nhấp vào Thùng rác .

Nếu bạn không thấy Thùng rác trên thanh Khởi động nhanh, hãy làm theo các bước sau:

• Bấm vào Cài đặt rồi bấm Nội dung trang.
• Thùng rác nằm ở phần trên cùng bên phải của trang Nội dung trang.

Trên trang Thùng rác, hãy nhấp vào hộp bên trái của các mục hoặc tệp bạn muốn khôi phục.

Nhấp vào Khôi phục .

Nếu bạn không thấy mục mình đang tìm và mục đó đã bị xóa gần đây, quản trị viên tuyển tập trang có thể khôi phục mục đó từ thùng rác tuyển tập trang. Nếu bạn là quản trị viên tuyển tập trang, hãy xem Khôi phục các mục đã xóa khỏi thùng rác tuyển tập trang . Khi một mục được khôi phục, mục đó sẽ được khôi phục về cùng vị trí đã bị xóa. 

Các mục đã xóa được giữ lại trong các thùng tái chế trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với SharePoint, thời gian lưu giữ là 93 ngày. Nó bắt đầu khi bạn xóa mục khỏi vị trí ban đầu của nó. Khi bạn xóa mục khỏi thùng rác của trang web, mục đó sẽ đi vào thùng rác tuyển tập trang . Nó sẽ ở đó trong phần còn lại của 93 ngày, và sau đó sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Bạn có thể khôi phục một danh sách, mục danh sách, thư viện, tệp hoặc phiên bản của tệp về vị trí ban đầu của nó, miễn là bạn chưa xóa cha của nó. Ví dụ: bạn không thể khôi phục phiên bản của tệp nếu tệp đó đã bị xóa. Đó là bởi vì khi bạn xóa một tệp, bạn sẽ xóa tất cả các phiên bản của tệp đó. Tương tự, bạn không thể khôi phục tệp nếu thư viện mà nó thuộc về đã bị xóa. Trước tiên, bạn phải khôi phục thư viện và sau đó khôi phục tệp vào thư viện.

Khi bạn khôi phục thư viện, tất cả các tệp trong thư viện đó cũng được khôi phục. Ngoài ra, khi bạn khôi phục một mục ban đầu nằm trong một thư mục đã xóa, thư mục đó sẽ được tạo lại ở vị trí ban đầu của nó và mục đó sẽ được khôi phục trong thư mục. Tuy nhiên, toàn bộ nội dung của thư mục không được khôi phục.

Cho phép ghi âm các cuộc trò chuyện 1: 1

Ghi âm cuộc gọi được kiểm soát bởi thuộc tính Set-CsTeamsMeetingPolicy / AllowCloudRecording phải được đặt thành TRUE để cho phép ghi âm 1: 1.

Để bật tính năng Ghi âm trên đám mây cho các cuộc trò chuyện 1: 1 trên chính sách Toàn cầu, hãy chạy lệnh ghép ngắn sau:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecordingForCalls $ true

Để xác nhận tính năng Ghi đám mây cho các cuộc trò chuyện 1: 1 trên chính sách Toàn cầu, hãy chạy lệnh ghép ngắn sau:

Get-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global | Chọn AllowCloudRecordingForCalls

Để tắt tính năng Ghi âm trên đám mây cho các cuộc trò chuyện 1: 1 trên chính sách Toàn cầu, hãy chạy lệnh ghép ngắn sau:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowCloudRecordingForCalls $ false

Để xác nhận tính năng Ghi đám mây cho các cuộc trò chuyện 1: 1 trên chính sách Toàn cầu, hãy chạy lệnh ghép ngắn sau:

Get-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global | Chọn AllowCloudRecordingForCalls

Làm thế nào để truy cập và sử dụng các lệnh này?

Kết nối với mô-đun Skype for Business Online và sau khi bạn nhập mật khẩu để kết nối, bây giờ bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các lệnh và nhiều mục khác với Teams.

Vấn đề với bản ghi cuộc họp

Bạn gặp một trong các sự cố sau trong Microsoft Teams:

• Nút ghi cuộc họp bị thiếu.
• Liên kết ghi lại cuộc họp không được bao gồm hoặc hiển thị trong cửa sổ trò chuyện.

Sự cố 1: Nút ghi cuộc họp bị thiếu

• Rời khỏi và tham gia lại cuộc họp. Điều này có thể khôi phục chức năng ghi.
• Sử dụng ứng dụng  web Nhóm  để tham gia và ghi lại cuộc họp.
• Đảm bảo rằng bạn đang cố gắng ghi lại cuộc họp chứ không phải cuộc gọi 1: 1. Ghi âm cuộc gọi được kiểm soát bởi  AllowCloudRecordingForCalls tham số của chính sách gọi Nhóm.

Hãy thử lại để ghi lại cuộc họp. Nếu sự cố vẫn không được giải quyết, hãy yêu cầu quản trị viên của bạn mở phiếu hỗ trợ với Microsoft.

Vấn đề 2: Liên kết ghi lại cuộc họp không hiển thị trong cửa sổ trò chuyện

Trong các phiên trò chuyện khối lượng lớn, một sự cố đã biết ngăn không cho liên kết ghi cuộc họp xuất hiện cho một hoặc nhiều người dùng. Hãy thử cuộn lên đầu cửa sổ trò chuyện rồi cuộn xuống dưới cùng. Hành động này có thể kích hoạt sự kiện dịch vụ trò chuyện và khôi phục liên kết ghi cuộc họp.

Nếu liên kết ghi cuộc họp vẫn không hiển thị, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau để định vị bản ghi, tùy thuộc vào vị trí lưu trữ của bạn. Vị trí được cung cấp trong báo cáo chẩn đoán.

Đối với các cuộc họp không theo kênh, bản ghi được lưu trữ trong  thư mục Bản ghi  bên dưới  Tệp của tôi .

Ví dụ: Ghi OneDrive for Business của người dùng > / Tệp của tôi / Bản ghi

Đối với cuộc họp kênh, bản ghi được lưu trữ trong thư viện tài liệu site nhóm trong thư mục Bản ghi trong SharePoint. Để tìm liên kết ghi trong kênh Nhóm, hãy chọn Tệp> Bản ghi> Mở trong SharePoint.

Ví dụ trong Nhóm: / Tệp / Bản ghi

Quản trị viên cũng có thể tìm thấy liên kết ghi cho người dùng trực tiếp trong SharePoint từ   thư mục  Bản ghi trong Tài liệu .

Ví dụ trong SharePoint: SharePoint / Tài liệu / Tên kênh > / Bản ghi

Vì vậy, đó là cách ghi lại cuộc họp nhóm hoạt động.

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi muốn nghe ý kiến ​​từ bạn, vì vậy hãy tiếp tục và để lại nhận xét bên dưới.