كيفية استخدام القوائم المنسدلة لجداول بيانات Google

عند إنشاء جداول بيانات Google التي يحتاج الأشخاص الآخرون إلى ملؤها ، يمكن للقائمة المنسدلة تبسيط عملية إدخال البيانات.

يمكنك سحب عناصر القائمة المنسدلة من نطاق خلايا آخر ، أو يمكنك إدخالها مباشرة. تعرف على كيفية القيام بالأمرين معًا ، وكذلك كيفية تعديل القائمة المنسدلة الحالية.

إنشاء قوائم منسدلة يدوية في جداول بيانات Google

تتمثل أسرع طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في "جداول بيانات Google" في سرد ​​العناصر داخل إعدادات التحقق من صحة البيانات.

لفعل هذا:

1. حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة. حدد البيانات من القائمة ، ثم حدد التحقق من صحة البيانات .

2. بجانب المعايير ، حدد قائمة العناصر . 

3. في الحقل المجاور لهذا التحديد ، اكتب العناصر التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة ، مفصولة بفواصل.

4. حدد الزر "حفظ" ، وسترى أن الخلية التي حددتها بها الآن قائمة منسدلة.

خيارات التحقق من صحة البيانات

هناك بعض الإعدادات المهمة في نافذة التحقق من صحة البيانات يجب ملاحظتها.

إذا قمت بإلغاء تحديد إظهار القائمة المنسدلة في الخلية ، فلن يظهر سهم القائمة المنسدلة. ومع ذلك ، عندما يبدأ المستخدم في الكتابة ، ستظهر عناصر القائمة.

في قسم البيانات غير الصالحة ، إذا حددت إظهار تحذير ، سيظهر مؤشر تحذير أحمر. يعرض هذا رسالة تحذر المستخدم من أن العنصر المكتوب لا يتطابق مع أي شيء في القائمة.

إذا حددت رفض الإدخال بدلاً من ذلك ، فسيرفض تطبيق "جداول بيانات Google" الإدخال واستبداله بالعنصر الأول من القائمة المنسدلة بدلاً من ذلك.

في قسم المظهر ، إذا حددت إظهار نص تعليمات التحقق من الصحة وكتبت نصًا في الحقل أدناه ، فسيظهر هذا النص عندما يحدد المستخدم خلية القائمة المنسدلة.

إنشاء قوائم منسدلة من Google Sheets Range

هناك طريقة أكثر ديناميكية لإنشاء قوائم جداول بيانات Google المنسدلة وهي استخدام محتويات نطاق من الخلايا لملء القائمة.

لفعل هذا:

1. أولاً ، قم بإنشاء قوائم التحقق الخاصة بك في أي نطاق من الخلايا. لا يجب أن تكون هذه في نفس جدول البيانات. يمكنك إنشاء هذه القوائم وتحديدها في علامات تبويب جداول البيانات الأخرى أيضًا.

2. بعد ذلك ، حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة. حدد البيانات من القائمة ، ثم حدد التحقق من صحة البيانات .

3. هذه المرة ، حدد قائمة من نطاق من القائمة المنسدلة المعايير. بعد ذلك ، حدد أيقونة تحديد الشبكة الصغيرة لفتح نافذة تحديد النطاق.

4. حدد النطاق الذي تريد استخدامه كقائمتك ، وسترى نص النطاق يظهر في الحقل تحديد نطاق بيانات .

5. حدد موافق لإغلاق نافذة التحديد والعودة إلى نافذة التحقق. قم بتكوين بقية خيارات القائمة المنسدلة التي تريدها ثم حدد الزر حفظ للإنهاء.

6. الآن ، سترى بيانات النطاق تظهر كعناصر قائمة منسدلة في الخلية التي حددتها.

7. استمر في نفس العملية لأي أعمدة أخرى ترغب في إضافتها كقائمة منسدلة ديناميكية.

يعد استخدام النطاقات كمصدر لبياناتك طريقة رائعة للحفاظ على جداول البيانات محدثة دون الحاجة إلى المرور يدويًا وتحديث كل قائمة منسدلة قمت بإنشائها.

حقائق مثيرة للاهتمام حول القوائم المنسدلة لجداول بيانات Google

تعد القوائم المنسدلة لجداول بيانات Google المتصلة بالنطاقات هي الأكثر فائدة لأنها تقلل بشكل كبير من الصيانة العامة لجدول البيانات الخاص بك.

تحديث خلايا متعددة بتغيير نطاق واحد

هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك العديد من الخلايا التي ترسم البيانات من نطاق واحد من العناصر. إذا كنت ترغب في تحديث عناصر القائمة هذه أو تغييرها ، فسيتعين عليك فقط إجراء التغيير في نطاق واحد.

حتى إذا كان هناك مئات الخلايا التي تحتوي على عناصر القائمة هذه ، فإن تحديث النطاق مرة واحدة سيؤدي إلى تحديث كل هذه الخلايا المنسدلة على الفور.

نسخ الخلايا التي تم التحقق من صحتها لتوفير الوقت

يمكنك أيضًا توفير الوقت عن طريق نسخ خلايا قائمة منسدلة تم التحقق من صحتها إلى أي خلايا أخرى. هذا يوفر وقت الحاجة إلى المرور خلال عملية التنقل عبر شاشات التحقق مرة أخرى.

يعد نسخ الخلايا التي تم التحقق من صحتها مفيدًا بشكل خاص لقوائم التحديد مثل الأيام والشهور والوقت ومجموعات البيانات القياسية الأخرى.

قم بإزالة التحقق من صحة الخلية بسرعة

افترض أنك لا تريد تضمين عناصر القائمة مع أي خلية. يمكنك إزالتها بسرعة بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية ، وتحديد التحقق من الصحة ، ثم تحديد إزالة التحقق من الصحة في نافذة التحقق من صحة البيانات.

سترى سهم القائمة المنسدلة يختفي من الخلية ، وتختفي جميع عناصر القائمة المنسدلة. ستصبح الخلية مجرد خلية جدول بيانات عادية أخرى.

استخدام القوائم المنسدلة المزدوجة في جداول بيانات Google

هناك طريقة أخرى مفيدة لاستخدام قوائم جداول بيانات Google المنسدلة وهي تمرير المعلومات بين الأوراق . يمكنك أيضًا استخدام هذه التقنية لنقل المعلومات بين الأشخاص.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك ورقة أصلية تحتوي على قائمة بالمهام التي أكملها فريق واحد ، فيمكنك إنشاء جدول بيانات ثانٍ على تلك المهام المكتملة.

قد ترغب أو لا ترغب في إنشاء تلك القائمة الأولى بناءً على نفس القوائم المنسدلة الديناميكية كما هو موضح في القسم الأخير.

في كلتا الحالتين ، حدد الخلية في الورقة التي تريد إرسال المهام المكتملة إليها كقائمة منسدلة أخرى ، وافتح نافذة التحقق كما هو موضح في القسم الأخير. عند تحديد نطاق البيانات ، قم بالتبديل إلى جدول بيانات المهمة المصدر هذا وحدد عمود المهام بالكامل (بما في ذلك الخلايا الفارغة).

الآن ، في جدول البيانات الوجهة ، سترى أنه يتم سحب البيانات من عمود المهام. وهذا يعني أن فريقك الثاني يمكنه أداء مهام المشروع الخاصة به بناءً على المهام المكتملة من الفريق الأول.

يمكن للفريق الأول الاستمرار في إضافة المهام المكتملة حديثًا إلى جدول البيانات الأصلي.

نظرًا لأنك قمت بتضمين الخلايا الفارغة في نطاق المصدر ، ستظهر تلك المهام الفريدة الجديدة في القائمة المنسدلة للفريق الثاني. 

ضع في اعتبارك أن المهام الفريدة فقط هي التي ستظهر في القائمة المنسدلة الثانية. إنها ليست أفضل طريقة لتمرير عناصر صف معينة من المصدر ، ولكنها طريقة رائعة لفريق ثانٍ لرؤية جميع العناصر الفريدة المضافة إلى جدول بيانات بواسطة أشخاص آخرين.

كيف ستستخدم قوائم جداول بيانات Google المنسدلة؟

كما ترى ، تقدم Google Sheets العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها سحب المعلومات من الخلايا الأخرى لملء القوائم المنسدلة. أو ، إذا كانت احتياجات إدخال البيانات الخاصة بك بسيطة إلى حد ما ، فيمكنك الالتزام بإدخال عناصر القائمة المنسدلة يدويًا مفصولة بفواصل. 

في كلتا الحالتين ، يجب أن تكون قادرًا على جعل إدخال البيانات لأي من جداول البيانات الخاصة بك أمرًا سهلاً وبسيطًا قدر الإمكان.