كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel: أفضل طريقتين في عام 2023

لجعل مهام إدخال البيانات خالية من العيوب وسريعة ، يجب أن تتعلم كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel.

Excel هو برنامج إدخال بيانات قوي. يمكنك استخدامه لاحتياجات إدخال البيانات الشخصية والمهنية مثل إنشاء قوائم اللوازم المكتبية ، وعمل قوائم اللوازم المنزلية ، وإنشاء مخزون لشركة صغيرة أو منزل ، وأكثر من ذلك بكثير.

في أي وظيفة لإدخال البيانات ، يجب عليك كتابة بيانات صغيرة مثل الأسماء والعناوين والكميات والمواقع والأسعار وما إلى ذلك. عندما يقوم شخص ما بتدقيق قاعدة البيانات هذه ، فقد يرغب في إدخال تعليقات مثل المراجعة والتدقيق المعلق والخطأ الذي تم العثور عليه وما إلى ذلك.

إذا بدأت أنت أو موظفك في القيام بذلك يدويًا ، فسيستغرق تحقيق الهدف أيامًا. ومن ثم ، يجب عليك أتمتة ورقة Excel حيث تلتقط البيانات. أمر القائمة المنسدلة في Excel هو أتمتة أساسية يمكنك استخدامها دون تعلم ترميز Visual Basic لبرنامج Excel. تابع القراءة لمعرفة كيفية إنشاء قائمة في Excel باستخدام القائمة المنسدلة.

ما هي القائمة المنسدلة في Microsoft Excel؟

كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel

قائمة Excel المنسدلة هي أداة التحقق من صحة البيانات لتطبيق Excel. يتطلب منك تحديد نطاق أو قائمة بيانات للقائمة المنسدلة. بعد ذلك ، ما عليك سوى تطبيق أمر التحقق من صحة البيانات للقائمة المنسدلة في الخلية المستهدفة أو نطاقات الخلايا للحصول على اقتراحات لإدخال البيانات.

تستبعد القوائم المنسدلة التخمين من مهمة إدخال البيانات. أيضًا ، لن ترتكب أي أخطاء إملائية وأخطاء أخرى عند استخدام ميزة القائمة المنسدلة في Excel. إنها أيضًا أداة أتمتة إدخال البيانات الأكثر استخدامًا على Microsft Excel.

متى يمكنك استخدام القوائم المنسدلة؟

فيما يلي بعض السيناريوهات التي يمكنك من خلالها تطبيق أمر التحقق من صحة البيانات هذا:

• أنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات على Excel ، وتحتاج إلى مشغلي إدخال البيانات لكتابة البيانات التي تحتاجها ، ولا توجد بيانات مهملة.
• تريد فقط من مشغلي إدخال البيانات استخدام البيانات المصنفة عند إدخال المعلومات في ورقة عمل Excel.
• أنت تقوم بإنشاء نماذج مجانية عبر الإنترنت أو دون اتصال على Excel ، وتريد أن يقوم المستخدم بإدخال البيانات المتوفرة فقط في النموذج ولا شيء آخر.
• تتضمن قاعدة البيانات الخاصة بك الأسماء المتكررة وأرقام الهواتف والعناوين وما إلى ذلك. أيضًا ، بناءً على هذه البيانات ، تقوم بدفع الفواتير أو الفواتير. ومن ثم ، فإن الدقة أمر بالغ الأهمية للمشروع. في مثل هذه الحالة ، يجب عليك استخدام القوائم المنسدلة في Excel.
• أنت تقوم بإنشاء ورقة Excel للمستلزمات المنزلية ، وتريد أن يقوم أفراد العائلة بإدخال إدخالات من قائمة العناصر المسموح بها فقط.
• يحب فريق إدخال البيانات استخدام اختصارات لوحة المفاتيح كثيرًا ، ولهذا ، توفر القوائم المنسدلة في Excel راحة لا مثيل لها.
• تقوم بإنشاء قاعدة بيانات لطلبات الشراء أو المستلزمات المكتبية ، وتريد فقط من الموظفين إنشاء طلبات شراء للقرطاسية أو أجهزة تكنولوجيا المعلومات أو الملحقات المعتمدة مسبقًا.

كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel: استخدام نطاق البيانات

هناك طريقتان لإنشاء قائمة في Excel باستخدام أسهم قائمة منسدلة. يستخدم أحدهما نطاق بيانات تم تكوينه مسبقًا ، والآخر يكتب الخيارات يدويًا. ابحث أدناه عن الخطوات الخاصة بالقائمة المنسدلة الأكثر تلقائية في Excel:

• قم بإنشاء ورقة عمل جديدة في Excel وقم بتسميتها قاعدة البيانات .
• الآن ، قم بإنشاء رأس عمود في الخلية A1 وفقًا للنوع أو أي اسم آخر تريده. على سبيل المثال ، أعطي القائمة المنسدلة رأس عمود IT Hardware في هذا البرنامج التعليمي .
• الآن ، انسخ البيانات والصقها من مكان آخر أو اكتب يدويًا لتعبئة الخلايا الموجودة أسفل رأس العمود بالعناصر التي تريدها في القائمة المنسدلة.
• أنا أكتب خيارات طلب شراء جهاز تكنولوجيا المعلومات مثل الشاشة ، ومكبر الصوت ، وذاكرة الوصول العشوائي ، ووحدة المعالجة المركزية ، وحافظة الكمبيوتر ، و GPU ، و PSU ، وما إلى ذلك.

لقد نجحت حتى الآن في إنشاء قاعدة البيانات التي سيعرض منها أمر التحقق من صحة بيانات Excel خيارات القائمة المنسدلة أو الخيارات. الآن ، دعنا ننشئ القائمة المنسدلة الفعلية باتباع الخطوات المذكورة هنا:

• حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة في Excel.
• الآن ، انقر فوق علامة التبويب البيانات في قائمة شريط Excel .
• في قسم أمر أدوات البيانات ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة التحقق من صحة البيانات .
• سيتم فتح قائمة السياق مع بعض الخيارات. اختر التحقق من صحة البيانات .
• الآن ، يجب أن ترى أداة أمر التحقق من صحة البيانات في ورقة العمل حيث تريد إضافة قائمة منسدلة لبرنامج Excel.
• يحتوي على ثلاث علامات تبويب. هذه هي رسالة الإدخال والإعدادات وتنبيه الخطأ.
• انقر فوق الإعدادات .
• ضمن خيار معايير التحقق من الصحة ، انقر فوق القائمة المنسدلة أسفل قائمة السماح .
• اختر قائمة من القائمة المنسدلة.
• بشكل افتراضي ، يجب تحديد القائمة المنسدلة داخل الخلية وعلامة الاختيار تجاهل الفراغ . إذا لم يكن كذلك ، تحقق منهم.
• انقر فوق السهم لأعلى في حقل المصدر . سيتم الآن تصغير مربع الحوار التحقق من صحة البيانات إلى شريط رفيع بحقل فارغ.
• انتقل إلى ورقة عمل قاعدة البيانات وحدد نطاق الخلايا في قائمة Excel المنسدلة.
• اختر بعض الخلايا الفارغة أسفل العنصر الأخير. سيساعدك على توسيع القائمة دون تعديل المصدر مرة أخرى.
• سيقوم Excel تلقائيًا بتعبئة البيانات المصدر للقائمة المنسدلة. تحتاج فقط إلى النقر فوق السهم لأسفل على شريط التحقق من صحة البيانات الرفيع .
• يجب أن تشاهد الآن مربع الحوار الموسع التحقق من صحة البيانات مرة أخرى. لكن ، هذه المرة ، سترى نطاق بيانات المصدر في حقل المصدر .
• فقط انقر فوق "موافق" ، وستكون جاهزًا تمامًا.

تهانينا! لقد قمت بإنشاء أول قائمة منسدلة لك في Excel. الآن ، ما عليك سوى نسخ هذا في أي مكان آخر حيث تحتاج إلى إظهار نفس العناصر عندما يملأ موظف أو أي مستخدم آخر البيانات في ورقة إدخال البيانات.

قد ترغب في قفل ورقة عمل قاعدة البيانات بحيث لا يمكن لأي شخص إجراء أي تغييرات على قائمة الخيارات في القوائم المنسدلة في ورقة عمل إدخال البيانات. اتبع هذه الخطوات السريعة لتأمين عناصر القائمة:

• اختر نطاقات الخلايا التي تريد قفلها.
• انقر بزر الماوس الأيمن ثم حدد تنسيق الخلايا .
• انتقل إلى علامة التبويب الحماية وحدد الخيار مغلق .
• انقر فوق "موافق" لتطبيق تغييرات تنسيق الخلايا .
• الآن ، انتقل إلى علامة التبويب مراجعة على شريط Excel.
• حدد رمز حماية الورقة .
• في مربع الحوار Protect Sheet ، أدخل كلمة مرور في الحقل الفارغ.
• أعد إدخال كلمة المرور ، وسيقوم Excel بإغلاق ورقة العمل للأبد.

من الآن فصاعدًا ، لا يمكن لأي شخص تغيير عناصر القائمة المنسدلة.

كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel: استخدام عناصر القائمة

إذا كنت تريد قائمة منسدلة قصيرة ، مثل نعم / لا ، مدقق / غير مدقق ، مخصص / مفتوح ، مكتمل / غير كامل ، وما إلى ذلك ، يمكنك استخدام القائمة اليدوية بدلاً من طريقة نطاق البيانات. أنه يوفر الوقت. إليك كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel باستخدام عناصر القائمة:

• انقر فوق خلية لتعبئة قائمة منسدلة.
• حدد التحقق من صحة البيانات من علامة التبويب البيانات في قائمة الشريط.
• ضمن قائمة السماح ، انقر فوق قائمة .
• الآن ، ما عليك سوى كتابة قائمة العناصر في حقل المصدر .
• تأكد من فصل كل عنصر بفاصلة.
• انقر فوق "موافق" لتطبيق القائمة المنسدلة.

هذه هي الطريقة الأسهل والأسرع لإنشاء قائمة منسدلة بسيطة في Excel. ومع ذلك ، فإن الطريقة الأولى تكون أكثر موثوقية عندما تستخدم القوائم المنسدلة بكثرة.

كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel: إظهار رسالة الإدخال

قد لا تقول القائمة المنسدلة الفارغة الكثير لمشغلي إدخال البيانات. تحتاج إلى إضافة تعليمات محددة ، حتى لا يرتكبوا أي أخطاء. إليك كيفية إضافة رسالة إرشادية إلى القوائم المنسدلة في Excel:

• انقر فوق أي خلية تحتوي على أمر التحقق من صحة البيانات النشط .
• الآن ، انتقل إلى علامة التبويب البيانات > التحقق من صحة البيانات > انقر فوق التحقق من صحة البيانات .
• داخل مربع الحوار التحقق من صحة البيانات ، انقر فوق علامة التبويب رسالة الإدخال .
• اكتب نصًا صغيرًا للعنوان ثم رسالة تفصيلية في حقل رسالة الإدخال .
• انقر فوق "موافق" لتطبيق التغييرات.

الآن ، عندما يختار المستخدم خلية بأمر التحقق من صحة البيانات بالقائمة المنسدلة النشطة ، سيرى رسالة حول كيفية ملء الخلية باستخدام عناصر من القائمة المنسدلة.

كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel: عرض تنبيه خطأ

إذا ارتكب شخص ما خطأ أثناء استخدام القوائم المنسدلة في ورقة إدخال بيانات Excel ، فيمكنك أيضًا إظهار رسالة خطأ. سيضمن هذا اتخاذ المستخدم إجراءات لحل الخطأ وعدم تخطي الخلية. فيما يلي خطوات تنشيط عرض تنبيه خطأ:

• اتبع الخطوات المذكورة سابقًا حتى تحصل على مربع الحوار التحقق من صحة البيانات .
• الآن ، حدد علامة التبويب Error Alert .
• اختر نمط خطأ من ثلاثة خيارات: إيقاف ، تحذير ، ومعلومات.
• ثم اكتب نصًا قصيرًا لعنوان تنبيه الخطأ .
• الآن ، أدخل رسالة مفصلة في حقل رسالة الخطأ .

عمل عظيم! مع تنشيط عرض تنبيه خطأ ، ستعرض ورقة العمل مربع حوار خطأ إذا قام شخص ما بكتابة أي شيء بخلاف العناصر المذكورة في القائمة المنسدلة في Excel.

القائمة المنسدلة في Excel: الكلمات النهائية

أنت الآن تعرف كيفية إنشاء قائمة في Excel باستخدام قائمة منسدلة بطريقتين مختلفتين. يمكنك تجربة طرق إنشاء قوائم Excel المنسدلة وإنشاء نماذج إدخال البيانات لمساعدة موظفيك.

يمكنك أيضًا إنشاء قائمة لوازم منزلية سهلة الاستخدام لمحلات البقالة والأجهزة والملابس والأدوات المساعدة والمزيد باستخدام القوائم المنسدلة في Excel.

لا تنس التعليق أدناه إذا كنت تعرف طريقة رائعة أخرى لإنشاء قائمة منسدلة في Excel.

بعد ذلك ، تعلم كيفية  إظهار الصفوف أو الأعمدة في Excel  وبعض  قوالب تقويم Excel لأي عام .