كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook: أفضل 3 طرق

هناك دائمًا سبب لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى مختلف الأشخاص. إليك كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook.

بصفتك مستخدم Outlook ، قد تحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني رسمية أو شخصية مهمة إلى عدة أشخاص. في مثل هذه الحالات ، سيحتاج إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل فردي إلى مزيد من الوقت والجهد.

يمكنك إعداد قائمة توزيع في Outlook والتخلص من متاعب إضافة عناوين بريد إلكتروني متعددة في الحقل "إلى".

لكن أولاً ، دعنا نتعلم المزيد عن قائمة التوزيع وأهميتها.

ما هي قائمة التوزيع في Outlook؟

قائمة التوزيع هي قائمة جهات الاتصال أو عناوين البريد الإلكتروني التي يمكن استخدامها لتوزيع رسائل البريد الإلكتروني أو إرسالها إليهم جميعًا.

لذلك ، فهي مجموعة من عناوين البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها لإرسال بريد إلكتروني. تم ذكر هذه القوائم أيضًا في إصدارات مختلفة من Outlook مثل قائمة جهات الاتصال ومجموعة جهات الاتصال.

إذا كانت لديك قائمة توزيع ، فستظهر في قائمة جهات الاتصال ودفتر العناوين.

لماذا تحتاج إلى قائمة توزيع في Outlook؟

قد يكون إرسال بريد إلكتروني إلى أشخاص مختلفين أمرًا صعبًا ، خاصة إذا كنت جزءًا من مؤسسة تضم مئات أو آلاف الموظفين.

تعمل قائمة التوزيع على أتمتة هذه المهمة العادية والمتكررة المتمثلة في إضافة عناوين البريد الإلكتروني بشكل فردي عندما تريد إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص.

يمكنك إنشاء القائمة مرة واحدة واستخدامها لسنوات ما لم ينضم أو يغادر بعض الموظفين المنظمة أو الفريق.

في هذه الحالة ، يمكنك أيضًا تحرير قائمة التوزيع بسهولة لتحديثها باستمرار. علاوة على ذلك ، تساعدك قائمة التوزيع على تجنب إضافة شخص ما عن طريق الخطأ كمستلم للبريد الإلكتروني الخاص بك.

الفرق بين قائمة التوزيع ومجموعة التوزيع ومجموعة الاتصال

ستجد أن المصطلحات مثل قائمة التوزيع ومجموعة جهات الاتصال تُستخدم بالتبادل في نظام Microsoft أو Outlook البيئي.

في حين أن هذه تعني نفس الشيء ، يتم استخدام قائمة التوزيع في الإصدارات القديمة من تطبيق Outlook.

قد يستخدم بعض الأشخاص أيضًا مصطلحات مثل مجموعة التوزيع وقائمة جهات الاتصال للإشارة إلى قائمة التوزيع.

في حالة اشتراكات Office 365 ، فإن قوائم التوزيع مخصصة للمؤسسة بأكملها.

إلى جانب إدارتها مركزيًا ، تتلقى هذه القوائم رسائل بريد إلكتروني من البريد الإلكتروني للمؤسسة بدلاً من عنوان البريد الإلكتروني الشخصي.

على العكس من ذلك ، يمكن إنشاء مجموعات جهات الاتصال على حساب بريد إلكتروني شخصي في Outlook.

إنشاء قائمة توزيع في Outlook من تطبيق الويب

أثناء الوصول إلى Outlook الخاص بك من تطبيق الويب ، يمكنك اتباع هذه الخطوات لإضافة قائمة جهات اتصال أو قائمة توزيع:

• افتح Outlook على متصفح الويب وانقر على أيقونة People .
• انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار جهة اتصال جديدة لتحديد قائمة جهات اتصال جديدة .

• ستظهر نافذة منبثقة على الشاشة.
• تحتاج إلى إدخال اسم للقائمة.
• أضف عناوين البريد الإلكتروني لجميع الأشخاص الذين تريد تضمينهم في قائمة التوزيع هذه.
• إذا كنت تريد ، يمكنك أيضًا إضافة وصف.

• انقر فوق تم ، وقمت للتو بإنشاء قائمة توزيع Outlook .
• عند إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة ، أضف اسم المجموعة في الحقل "إلى" .

كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook Desktop

حتى إذا كان لديك تطبيق Outlook على نظام Windows ، يمكنك بسهولة إنشاء قائمة توزيع تُعرف باسم مجموعة جهات الاتصال. فيما يلي الخطوات السريعة لإنشاء قائمة توزيع Outlook هناك:

• افتح تطبيق Outlook وحدد علامة التبويب الأشخاص .
• انقر فوق سهم القائمة المنسدلة جهة اتصال جديدة .

• اختر مجموعة جهات الاتصال .
• سترى نافذة جديدة لتلك المجموعة أو القائمة.
• في حقل الاسم ، أضف اسم القائمة.
• انقر على زر إضافة عضو .

• اختر من حيث ( جهات اتصال Outlook ، دفتر العناوين ، جهة اتصال البريد الإلكتروني ) تريد إضافة أشخاص إلى هذه المجموعة.
• حدد شخصًا ما ، وانقر فوق الزر "الأعضاء" لإضافته إلى القائمة.
• لتحديد عدة أشخاص في وقت واحد ، اضغط على مفتاح Ctrl أثناء تحديد جميع الأسماء.

• عند الانتهاء ، انقر فوق "موافق" للعودة إلى نافذة مجموعة جهات الاتصال .
• انقر فوق حفظ وإغلاق لتطبيق التغييرات.

كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook لنظام التشغيل Mac

ميزة قائمة توزيع outlook متاحة أيضًا لمستخدمي Mac. لذلك ، يمكنك إنشاء قائمة توزيع في Outlook Mac من خلال الخطوات التالية:

• افتح Outlook for Mac وحدد الأشخاص .
• اختر قائمة جهات اتصال جديدة ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
• قم بتعيين اسم للقائمة.
• انقر فوق الزر "إضافة" واكتب الأحرف القليلة الأولى من اسم جهة الاتصال التي تريد تضمينها.
• حدد هذا الاسم لإضافته.
• اكتب عنوان البريد الإلكتروني لإضافة شخص غير موجود في قائمة جهات الاتصال.
• انقر فوق الزر حفظ وإغلاق عند إضافة جميع الأسماء بنجاح.

خاتمة

الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء قائمة توزيع في Outlook ، يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسهولة إلى العديد من الأشخاص.

سواء كنت تستخدم Windows أو Mac ، فإن اتباع خطواتنا سيساعدك في إنشاء قائمة توزيع Outlook.

يمكنك التعليق لمشاركة تجربتك مع إعداد قائمة توزيع في Outlook. بعد إنشاء قائمة ، قد ترغب في مشاركة قائمة جهات الاتصال مع مستخدم Outlook آخر.