كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word بطريقتين بلا مجهود

إذا كنت تكافح لإرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل بريد إلكتروني مجمعة إلى العملاء والعملاء من خلال تخصيص محتوى كل مستند ، فيمكن أن يساعدك دمج البريد. لدمج البريد ، أفضل تركيبة هي Excel و Word. اكتشف هنا كيفية دمج البريد من Excel إلى Word بطريقتين سهلتين.

دمج البريد هو الشكل الأقل تكلفة لأتمتة العمل المكتبي على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة. تحتاج فقط إلى تكوين تطبيق Microsoft Word لجلب البيانات لنصوص العناصر النائبة من قاعدة بيانات مثل ملف Excel لمستند واحد.

بمجرد التعيين ، يمكنك إنشاء رسائل ومغلفات ورسائل بريد إلكتروني وأدلة وتسميات عناوين مخصصة وما إلى ذلك بنقرة واحدة. إذا تعلمت كيفية القيام بدمج البريد من Excel إلى Word ، فيمكنك إنشاء الفواتير والفواتير الشهرية وتفاصيل الاشتراك والعديد من المستندات الرسمية الأخرى لمئات وآلاف العملاء ببضع نقرات.

من خلال تعلم كيفية القيام بدمج البريد في Word من Excel ، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني ورسائل بريد إلكتروني غنية بالبيانات وتجنب الأخطاء البشرية التي تشكل خطرًا عند إنشاء مثل هذه المستندات يدويًا. لذلك دعونا نبدأ بالطرق للقيام بدمج البريد من Excel إلى Word.

كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word: الطريقة اليدوية

هناك طريقتان للقيام بدمج البريد من Excel إلى Word. الطريقة الأولى هي الطريقة اليدوية حيث تقوم بإضافة نصوص العنصر النائب بنفسك لمستند واحد ويقوم Word بالباقي لبقية رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني. تعرف على خطوات دمج البريد اليدوي هنا:

قم بإنشاء مصدر البيانات في ورقة عمل Excel

أولاً ، تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات من خلالها يقوم MS Word بجلب البيانات إلى حقول دمج المراسلات ضمن نموذج البريد الإلكتروني والبريد والفاتورة وما إلى ذلك. متوفر في صف واحد.

يمكنك فصل البيانات المختلفة في صف واحد تحت رؤوس أعمدة مختلفة. ستعمل رؤوس الأعمدة هذه كنظير لحقول دمج المراسلات في Word. يمكنك إنشاء رأس العمود كما يحلو لك الآن. ولكن في وقت لاحق ، يجب إجراء تعديلات طفيفة في رؤوس الأعمدة لمطابقة الحقول في Word.

ابحث أدناه عن الخطوات الأساسية لإنشاء قاعدة بيانات لدمج البريد في Excel. سينشئ هذا البرنامج التعليمي فاتورة للأعمال التجارية الصغيرة أو المنزلية حيث يمكنك إرسال فواتير مجمعة وفواتير شهرية لآلاف العملاء بتكلفة معقولة دون الاعتماد على الحلول المكلفة عبر الإنترنت أو وكالات الجهات الخارجية:

• أنشئ ملف Excel فارغًا وأعد تسمية اسم الورقة إلى الفواتير .
• يجب ملء كافة البيانات لدمج البريد في ورقة العمل هذه.
• الآن قم بإنشاء العناصر التي تريد تضمينها في مستند دمج المراسلات كرؤوس أعمدة . ستعمل هذه الحقول دمج المراسلات في Word.
• اكتب اسم العميل وجميع المعلومات الأخرى ذات الصلة تحت رأس العمود المعني في نفس الصف. إذا قمت بتغيير الصفوف الخاصة بالعميل نفسه ، فلن يتمكن Word من تعبئة المعلومات الصحيحة في المستند المدمج.

قاعدة بيانات Excel لدمج المراسلات من Excel إلى Word

• مع زيادة قاعدة عملائك ، يمكنك البدء في إضافة أسماء عملاء جديدة تحت عنوان عمود العميل .
• يمكنك أيضًا إضافة بيانات جديدة للعملاء الحاليين أو الجدد ضمن رؤوس الأعمدة المحددة.
• في كل مرة تقوم فيها بتحديث قاعدة البيانات هذه ، سيقوم برنامج Word المدمج تلقائيًا بإنشاء مستند عميل جديد للعملاء المضافين ، وحذف العملاء إذا قمت بحذف البعض ، وكذلك تحديث الأرقام الموجودة في المستند وفقًا للمعلومات الواردة في قاعدة بيانات Excel.
• لن يقوم دمج المراسلات في Word باستيراد تنسيق الأرقام من Excel. للاحتفاظ بعناصر تنسيق الأرقام ، مثل الكسور العشرية ورموز العملات وما إلى ذلك ، تحتاج إلى إدخال رمز قصير في حقول دمج المراسلات المحددة. سأذكر الكود والحيلة لاستخدامه لاحقًا في هذا البرنامج التعليمي.

هذا كل شيء! لقد نجحت في إنشاء قاعدة بيانات Excel لمشروع دمج المراسلات. عمل عظيم! لنبدأ في إنشاء قالب دمج المراسلات في Microsoft Word.

أنشئ بريدًا إلكترونيًا أو بريدًا لعميلك

أولاً ، تحتاج إلى صياغة الفاتورة بالبريد الإلكتروني أو البريد الذي تريد إرساله إلى عملائك وعملائك. يجب أن تحتوي الرسالة على بعض المعلومات الأساسية عنك كما هو موضح أدناه. هذه ثابتة لجميع رسائل البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني.

قالب Word الخاص بكيفية إجراء دمج المراسلات في Word من Excel

• اسمك
• اسم عملك
• عنوان عملك
• شعار الشركة (إن وجد)
• خط التوقيع

قم بدمج المراسلات من Excel إلى Word

الآن بعد أن أنشأت قالب Word الذي ستضيف عليه حقول دمج البريد ، دعنا نرى الخطوات أدناه:

• انقر فوق علامة التبويب المراسلات في شريط Word ، ثم حدد بدء دمج المراسلات .

قم بإنشاء دمج رسائل بريد إلكتروني في Word

• من  القائمة المنسدلة ، اختر نوع المستند الذي تريد إعداده. دعنا نختار رسائل البريد الإلكتروني .
• الآن ، انقر مرة أخرى فوق Mailings ولكن هذه المرة اختر Select Recipients .
• نظرًا لأنك تريد إجراء دمج بريد من Excel إلى Word ، فحدد خيار استخدام قائمة موجودة .

تحديد جدول قاعدة بيانات دمج المراسلات من Excel

• الآن ، حدد موقع قاعدة بيانات دمج المراسلات التي تم إنشاؤها مسبقًا في Excel وحدد ورقة عمل الفواتير في مربع الحوار تحديد جدول .
• الآن ، يجب أن ترى أنه يتم تنشيط مجموعة الأوامر "كتابة وإدراج الحقول" في قائمة شريط Word> المراسلات .

لقد قمت حتى الآن بتوصيل قاعدة بيانات Excel لدمج البريد بـ Word. بعد ذلك ، سنتعلم كيفية ملء الحقول المطلوبة في مستند قالب دمج المراسلات أدناه:

• انقر فوق خيار Greetings Line في علامة التبويب Mailings وأنشئ سطر الترحيب الذي تريد إضافته. سيظهر نص العنصر النائب « GreetingLine» .

قم بإنشاء سطر ترحيب في دمج المراسلات في Word

• الآن ، يمكنك كتابة بيان يذكر دفع الفاتورة. سيكون هذا بيانًا ثابتًا ينتقل إلى جميع المستلمين.
• أسفل سطر الترحيب ، يمكنك إضافة حقول دمج بريد أخرى مثل البريد الإلكتروني للمستخدم «البريد الإلكتروني للعميل» ؛ رقم الفاتورة: «Invoice_Number» ؛ تاريخ الفاتورة: «Invoice_Date» ، إلخ.

إنشاء الجزء العلوي من البريد الإلكتروني لدمج البريد للفواتير

• ثم انقر فوق الخيار "إدراج حقل دمج" لبدء إضافة المكونات الديناميكية لمشروع دمج المراسلات.
• سيعرض الأمر "إدراج حقل دمج" كافة رؤوس الأعمدة المتوفرة في قاعدة بيانات Excel التي أضفتها إلى مستند دمج المراسلات. خذ وقتك لإضافة الحقول التي تريدها.

إنشاء تفاصيل الفاتورة الرئيسية وكشف الإغلاق على البريد الإلكتروني لدمج المراسلات

• على سبيل المثال ، يمكنك إضافة حقول الدمج هذه: «Services_Line_1» ؛ «Date_Line_1» ؛ «Amount_Line_1» ؛ «Services_Line_2» ؛ «Date_Line_2» ؛ «Amount_Line_2» ؛ "المبلغ الإجمالي_".

كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word يدويًا قالب دمج المراسلات بالكامل

• الآن بعد أن أضفت جميع الحقول الديناميكية ، يمكنك إغلاق بريدك الإلكتروني عن طريق إضافة ملاحظة ختامية وسطر توقيع. مرة أخرى ، سيكون هذا مكونًا ثابتًا.
• يمكنك الآن النقر فوق الزر معاينة النتائج ضمن علامة التبويب المراسلات لعرض أول مستند مدمج.

كما ترى في المعاينة أن مبلغ الفاتورة لا يظهر العملة أو النقاط العشرية. لحل هذه المشكلة ، اتبع الخطوات الموضحة هنا:

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق حقل دمج المراسلات «Amount_Line_1» وانقر فوق "تبديل رموز الحقول" .

تعديل "تبديل رموز الحقول" في Word دمج المراسلات

• الآن ، يجب أن ترى MERGEFIELD ثم الحقل.
• أدخل الكود التالي كما هو موضح في الصورة أعلاه:

# 0.00 دولار

• الآن ، حدد الحقل مرة أخرى ، وانقر بزر الماوس الأيمن ، وقم بتبديل رموز الحقول .

بدّل رموز الحقول لتنسيق المقدار من Excel

• بعد ذلك ، راجع المعاينة لتأكيد ما إذا كان دمج البريد يستورد تنسيق الأرقام أم لا.
• يمكنك الآن إدخال الرمز أعلاه في حقول دمج البريد الأخرى بأرقام مثل «Amount_Line_2» و «Amount_Total_» .

يمكنك تمييز البيانات المهمة في قالب البريد الإلكتروني الآن. سيحمل دمج المراسلات في Word التنسيق في كافة المستندات الأخرى التي تقوم بإنشائها في مشروع دمج المراسلات هذا.

الانتهاء من الدمج في Word

بمجرد أن تصبح جاهزًا ، انقر فوق إنهاء ودمج > تحرير المستندات الفردية > الكل في مربع الحوار دمج السجلات . انقر فوق "موافق" لإنشاء كافة المستندات المدمجة لكل عميل في قاعدة بيانات Excel.

تعرف على كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word يدويًا

سينشئ دمج المراسلات في Word مستندًا جديدًا مع رسائل البريد الإلكتروني المدمجة. لذلك ، يجب عليك حفظ الملف بشكل منفصل أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الفور.

كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word: معالج دمج المراسلات

الطريقة الثانية للقيام بدمج المراسلات هي باستخدام معالج دمج المراسلات في Microsoft Word. ومع ذلك ، فهذه طريقة صعبة. يجب تعديل قاعدة البيانات المصدر في Excel وفقًا لحقول دمج المراسلات المتوفرة في Word. إليك ما عليك القيام به لتجربة دمج البريد التلقائي في Word:

• قم بإنشاء مستند Word للقالب ثم انقر فوق المراسلات > بدء دمج المراسلات > نوع المستند الذي تريد إنتاجه.

واجهة المستخدم الخاصة بمعالج دمج المراسلات خطوة بخطوة

• بعد ذلك ، انقر فوق بدء دمج المراسلات مرة أخرى ، ثم حدد معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة .

الخطوة الثانية لدمج المراسلات في معالج دمج المراسلات

• ستظهر الإرشادات في ست خطوات في جزء التنقل الأيمن من Word.
• تحتاج إلى تنفيذ المهمة الموضحة في الخطوة الأولى ثم النقر فوق التالي: بدء المستند لاتباع المعالج.

كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word: الأسئلة الشائعة

كيف يمكنني دمج البيانات تلقائيًا من Excel إلى Word؟

يمكنك دمج البيانات في Word من Excel تلقائيًا باستخدام ميزة دمج المراسلات في Word. لهذا ، يجب أن يكون لديك ملف Excel معك. بعد ذلك ، قم بإنشاء مستند Word جديد وابدأ في كتابة بريدك الإلكتروني أو بريدك. في الأماكن التي تريد استيراد القيم فيها من Excel ، انقر فوق حقل إدراج دمج المراسلات وأضف القيمة المطلوبة.

قبل القيام بذلك ، يجب عليك إضافة قاعدة بيانات Excel بالانتقال إلى المراسلات> تحديد المستلمين> استخدام قائمة موجودة واختيار ملف Excel. بمجرد إنشاء مستند القالب يدويًا ، قم بإنهاء دمج البريد وسيقوم Word بإنشاء جميع رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الأخرى تلقائيًا للمستلمين المعنيين.

كيف أقوم بإنشاء دمج المراسلات من بيانات Excel؟

يمكنك إنشاء دمج مراسلات من بيانات Excel كما تفعل عادةً مع قائمة جديدة من جهات الاتصال أو جهات الاتصال من Outlook. ولكن ، لاستخدام البيانات من ورقة عمل Excel ، اتبع الخطوات التالية:

• احفظ ملف Excel وقالب دمج المراسلات في Word على التخزين المحلي.
• افتح ملف Word وانقر فوق المراسلات.
• الآن ، اختر خيار تحديد المستلمين وانقر فوق استخدام قائمة موجودة.
• انتقل الآن إلى محرك الأقراص حيث يوجد ملف Excel ، وحدده ، ثم انقر فوق فتح.
• هذا كل شيء! لقد نجحت في ربط ملف Excel لدمج البريد.

ما هي الخطوات الست لدمج المراسلات؟

وفقًا لمعالج دمج المراسلات خطوة بخطوة ، فيما يلي الخطوات الست لدمج البريد في Word:

• حدد نوع المستند مثل الأحرف والمغلفات والأدلة وما إلى ذلك.
• حدد مستند البداية مثل المستند الحالي أو المستند الحالي
• حدد المستلمين من قائمة موجودة (Excel) أو جهات اتصال Outlook أو قائمة جديدة
• اكتب رسالتك
• معاينة رسائلك
• أكمل الدمج

خاتمة

أنت الآن تعرف كيفية دمج المراسلات من Excel إلى Word باتباع الطريقة اليدوية أو معالج دمج المراسلات في Word. جرب أيًا من الطرق بناءً على مستند دمج المراسلات وقاعدة البيانات ودرجة التخصيص التي تحتاجها.

لا تنس التعليق أدناه إذا كنت تعرف أي طرق أخرى سهلة حول كيفية القيام بدمج البريد في Word من Excel. قد ترغب أيضًا في معرفة  كيفية طباعة الملصقات من Excel باستخدام دمج البريد في MS Word  ودمج  التعليقات والتغييرات من مستندات متعددة .