Breakout-Räume in Team-Meetings: Der neue Leitfaden (2022)

Eine der am meisten erwarteten Funktionen in Microsoft Teams ist endlich da! Es ist ein leistungsstarkes Tool in Microsoft Teams, mit dem Besprechungsorganisatoren einen Gruppenvideo- oder -audioanruf in unterschiedliche Sitzungen für kleinere Gruppendiskussionen aufteilen können. Sie können Benutzer einem Raum zuweisen, Räume hinzufügen/entfernen/umbenennen. Breakout-Räume in Teams können nur vom Meeting-Organisator verwaltet werden, und um sie einzurichten, müssen Sie dem Meeting beitreten, um die Option zu sehen.

Sie können Räume während einer Sitzung mehr als einmal öffnen und schließen oder Teilnehmer zwischen Räumen verschieben. Beim Betreten eines Breakout-Raums wird der Meeting-Organisator automatisch stumm geschaltet. Um an der Diskussion teilnehmen zu können, muss der Organisator sich selbst „stummschalten“ und dann „lautschalten“. Breakout-Räume können nur mit dem Teams-Client erstellt werden, sie können nicht mit Teams-Web erstellt werden.

1 Planen Sie ein Meeting

2 Erstellen Sie Breakout-Räume

3 Weisen Sie den Räumen Teilnehmer zu

4 Räume umbenennen

5 Breakout-Räume starten

6 Treten Sie einem Breakout-Raum bei

7 Senden Sie eine Ankündigung an Breakout Rooms

8 Teilnehmer neu zuweisen

9 Chatten Sie mit Teilnehmern in einem Breakout Room

10 Fügen Sie einen Arbeitsraum hinzu oder löschen Sie ihn

11 Breakout-Räume schließen

12 Speichern Sie Dateien, Aufzeichnungen und Notizen aus Arbeitsräumen

13 Bearbeiten Sie die Breakout-Room-Einstellungen

14 Breakout-Room-Tipps

15 Häufig gestellte Fragen

Ein Treffen planen

• Wählen Sie Kalender > + Neues Meeting aus. Sie müssen der Meeting-Organisator sein, um Arbeitsräume erstellen und verwalten zu können.

• Fügen Sie Teilnehmer als Teilnehmer hinzu.

Erstellen Sie Breakout-Räume

• Nehmen Sie zum geplanten Zeitpunkt an Ihrem Meeting teil und warten Sie, bis Ihre Teilnehmer beigetreten sind.
• Ihr Meeting wird in einem eigenen Fenster geöffnet.
• Wenn Ihre Teilnehmer beigetreten sind und Sie bereit sind, wählen Sie Breakout-Räume in Ihren Meeting-Steuerelementen aus.

• Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, wie viele Räume Sie erstellen möchten. Wählen Sie aus, ob Teams Teilnehmer Räumen automatisch oder manuell zuweisen sollen, wenn Sie die Teilnehmer lieber selbst Räumen zuweisen möchten.

• Wählen Sie Räume erstellen aus.

Tipp : Dies ist das einzige Mal, dass Sie Teilnehmer automatisch Räumen zuweisen können. Sie können diese Option später nicht mehr auswählen.

Teilnehmer Räumen zuweisen

Wenn Sie Automatisch gewählt haben, werden die Teilnehmer bereits verschiedenen Breakout-Räumen zugewiesen.

So fügen Sie Teilnehmer manuell zu Räumen hinzu:

• Erweitern Sie die Liste unter Teilnehmer zuweisen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Teilnehmernamen, bis Kontrollkästchen angezeigt werden. Wählen Sie Teilnehmer aus, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren.
• Wählen Sie Weitere Optionen und wählen Sie einen Raum aus der Liste aus.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis allen Teilnehmern Räume zugewiesen wurden.
• Um die einem Breakout-Raum zugewiesenen Teilnehmer anzuzeigen, erweitern Sie den Pfeil neben dem Namen des Raums.

Räume umbenennen

• Benennen Sie Ihre Breakout-Räume, um kleine Teilnehmergruppen oder Projekte widerzuspiegeln.
• Wählen Sie neben dem Raum Weitere Optionen und dann Raum umbenennen aus.
• Geben Sie den neuen Namen ein und wählen Sie Raum umbenennen.

Breakout-Räume starten

Um Räume einzeln zu starten:

Wählen Sie neben dem Raum Weitere Optionen und dann Raum öffnen aus.

So starten Sie alle Räume auf einmal:

Wählen Sie Räume öffnen.

Sie wissen, dass Räume erfolgreich geöffnet wurden, wenn sich ihr Status in Offen ändert.

Treten Sie einem Breakout-Raum bei

So treten Sie einem Raum bei und überprüfen seinen Fortschritt:

• Wählen Sie neben dem Raum Weitere Optionen und dann Raum beitreten aus.
• Wählen Sie Zurück, wenn Sie bereit sind, den Breakout-Raum zu verlassen und zum Hauptmeeting zurückzukehren.

Senden Sie eine Ankündigung an Breakout Rooms

Senden Sie nach dem Start von Breakout Rooms Ankündigungen, um Zeitaktualisierungen zu geben oder Aufforderungen zu teilen.

• Wählen Sie Weitere Optionen > Ankündigung erstellen.
• Geben Sie Ihre Ankündigung ein und wählen Sie dann Senden aus.
• Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Meeting-Chat, um nach Ihrer Ankündigung zu suchen

Teilnehmer neu zuweisen

Verschieben Sie die Teilnehmer einzeln in verschiedene Breakout-Räume.

Hinweis : Derzeit können Sie Teilnehmer nur verschieben, wenn Arbeitsräume geschlossen sind.

So verschieben Sie Teilnehmer einzeln:

• Erweitern Sie die Teilnehmerliste unter einem Breakout-Raum.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Teilnehmers und aktivieren Sie das angezeigte Kontrollkästchen.
• Wählen Sie Weitere Optionen und dann den Arbeitsraum aus, in den Sie den Teilnehmer verschieben möchten.

Chatten Sie mit Teilnehmern in einem Breakout Room

• Jeder Breakout-Raum wird seinen eigenen Chat haben. Sie und die Teilnehmer können über Ihre Chatliste und über Chat im Breakout Room darauf zugreifen, genau wie bei normalen Meetings.
• Teilnehmer werden nur dann zu einem Breakout-Room-Chat hinzugefügt, wenn Sie den Raum starten. Sie werden entfernt, sobald der Raum geschlossen ist.
• Sie haben Zugriff auf alle Breakout Room-Chats.
• Die Teilnehmer können den Chat-Verlauf und alle freigegebenen Dateien auch nach dem Schließen des Breakout-Raums sehen.

Einen Arbeitsraum hinzufügen oder löschen

So fügen Sie einen zusätzlichen Arbeitsraum hinzu:

• Wählen Sie Raum hinzufügen aus. Geben Sie Ihrem neuen Raum einen Namen und bestätigen Sie.
• Fügen Sie mithilfe der obigen Anleitung Teilnehmer zum Raum hinzu.

So löschen Sie einen Arbeitsraum:

Wählen Sie neben dem Raum Weitere Optionen und dann Raum löschen aus.

Breakout-Räume schließen

Um Räume einzeln zu schließen:

Wählen Sie neben dem Raum Weitere Optionen und dann Raum schließen aus.

Alle Räume auf einmal schließen:

Wählen Sie Räume schließen aus.

Sie wissen, dass Räume erfolgreich geschlossen wurden, wenn sich ihr Status in Geschlossen ändert. Wählen Sie Fortsetzen aus, wenn alle aus ihren Arbeitsräumen zurückgekehrt sind und Sie bereit sind, sich wieder als größere Gruppe zu treffen.

Speichern Sie Dateien, Aufzeichnungen und Notizen aus Arbeitsräumen

Auf Dateien, Aufzeichnungen und Notizen aus einem Breakout-Raum kann in seinem Chat zugegriffen werden. Sie und Ihre Teilnehmer können auf diese Materialien zugreifen, nachdem der Raum geschlossen wurde, aber die Teilnehmer können nicht chatten oder zusätzliche Materialien hinzufügen.

Bearbeiten Sie die Breakout-Room-Einstellungen

Standardmäßig sind Breakout-Räume so eingestellt, dass Teilnehmer automatisch in geöffnete Räume verschoben werden. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten:

• Wählen Sie Weitere Optionen > Raumeinstellungen.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Personen automatisch in geöffnete Räume verschieben.

Wenn die automatische Einstellung deaktiviert ist, erhalten die Teilnehmer eine Nachricht, in der sie aufgefordert werden, einem Breakout-Raum beizutreten. Sie müssen Raum beitreten auswählen, bevor sie verschoben werden.

Breakout-Room-Tipps

Sei vorbereitet

• Führen Sie vor Ihrem Meeting einen Testlauf mit Breakout Rooms durch, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie alles funktioniert.
• Es ist eine gute Idee, eine PDF-Datei der Präsentationsmaterialien in die Generals-Datei einzufügen und den Teilnehmern vorzuschlagen, sie herunterzuladen.
• Anhänge sind nicht erlaubt, aber Links zu Dateien können enthalten sein.
• Wenn Sie vorhaben, mit den Gruppen über Posts oder Ankündigungen zu kommunizieren, können Sie vorschlagen, dass die Gruppen eine Person benennen, die den Chat des Breakout-Room-Kanals für Ankündigungen im Auge behält.

Ankündigungen

• Die Ansage kann vorab zum richtigen Zeitpunkt versandfertig zusammengestellt werden.
• Unmittelbar nach dem Start der Breakout-Kanäle ist es hilfreich, wenn der Organisator eine Ankündigung an alle sendet, die die Wiedereinberufungszeit enthält.
• 5 Minuten vor Ablauf der vorgegebenen Zeit sendet der Organisator eine weitere Nachricht, um die Gruppen daran zu erinnern, um 00:00 Uhr zurückzukehren.

Häufig gestellte Fragen

Wer kann einen Breakout-Raum eröffnen?

• Nur der Besprechungsorganisator kann Breakout-Räume starten.

Wie kann ich Breakout-Räume nutzen?

• Der Meeting-Organisator kann einen Arbeitsraum nur auf dem Desktop-Client starten.
• Teilnehmer können einem Breakout-Raum über Desktop, Web oder Mobilgerät beitreten. Microsoft Teams-Räume verfügen noch nicht über Breakout-Room-Funktionen.
• Bei Teilnehmern, die von mehreren Geräten aus angemeldet sind, treten alle Endpunkte demselben Breakout-Raum bei.

Ich sehe das Symbol „Arbeitsräume“ nicht?

• Sie müssen in der Besprechung sein, um dieses Symbol zu sehen. Verwenden Sie entweder „ Jetzt treffen “ oder „ Neue Besprechung “, um die Option anzuzeigen.

Kann ich die Breakout-Räume mit Teams im Web erstellen?

• Momentan nicht, Besprechungsorganisatoren müssen den Teams-Client verwenden, um Breakout-Räume zu erstellen. Dies ist eine zukünftige Verbesserung, an der Microsoft arbeitet. Beachten Sie, dass Teilnehmer Teams im Web beitreten können.

Was kommt bald für Breakout-Räume?

• Breakout-Räume vorkonfigurieren.
• Mehrere Meeting-Organisatoren.
• Teilen Sie Meeting-Inhalte aus Breakout-Räumen im Hauptmeeting.
• Weisen Sie Breakout-Räume zu, indem Sie Tags hinzufügen.
• Hinzufügen externer Kunden/Partner.

Was können Meeting-Organisatoren mit Breakout-Räumen machen?

• Erstellen Sie bis zu 50 Breakout-Räume innerhalb geplanter oder „Jetzt treffen“-Meetings
• Bewegen Sie sich frei zwischen Breakout-Räumen
• Breakout-Räume hinzufügen, verschieben und löschen
• Geben Sie Breakout-Räumen Titel
• Entscheiden Sie, ob Teilnehmer automatisch zu Breakout-Räumen hinzugefügt werden oder ob der Teilnehmer bestätigen muss
• Weisen Sie die Teilnehmer anderen Räumen zu
• Zugriff auf alle Breakout-Room-Artefakte (Chat, Dateien, Aufzeichnungen)

Wie stelle ich sicher, dass ich mit der Nutzung von Breakout-Räumen beginnen kann?

• Stellen Sie sicher, dass das neue Meeting-Erlebnis aktiviert ist (Teams -> Einstellungen -> Allgemein -> Aktivieren Sie „Neues Meeting-Erlebnis aktivieren“).
• Überprüfen Sie, ob Sie über die neuesten Teams-Updates verfügen ( Microsoft Teams aktualisieren – Office-Support )
• IT-Administratoren können überprüfen, wie oft ihre Mandanten Updates erhalten, was sich darauf auswirken kann, wann ihre Benutzer neue Features wie Arbeitsräume erhalten ( Einrichten der Standard- oder gezielten Veröffentlichungsoptionen – Microsoft 365-Administrator | Microsoft Docs )

Was können Meeting-Teilnehmer mit Breakout-Räumen machen?

Teilnehmer können:

• Treten Sie Breakout-Räumen von Teams für Browser, Desktop und Mobilgeräte bei
• Teilen Sie Inhalte (PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards) im Breakout-Raum
• Chatten Sie im Breakout-Raum (dies ist nur für die Personen im Raum und den Besprechungsorganisator sichtbar)

Die Teilnehmer können nicht:

• Bewegen Sie sich frei zwischen den Breakout-Räumen und dem Hauptmeeting.
• Die Teilnehmer müssen warten, bis der Organisator sie zum Hauptmeeting zurückbringt oder sie einem anderen Breakout-Raum zuweist. Sie können jedoch verlangen, dass der Besprechungsorganisator sie zurückruft.

Hinweis – Breakout-Räume sind keine privaten Chaträume, während nur die Teilnehmer, die einem Breakout-Raum zugewiesen sind, die Gespräche und Präsentationen in diesem Breakout-Raum sehen können, kann der Meeting-Organisator jederzeit jedem Breakout-Raum beitreten.

Ich bin Pädagoge, was werden meine Schüler können?

• Pädagogen haben die Möglichkeit, Schüler in die Breakout-Räume zu drängen und sie zurück zur Hauptbesprechung zu ziehen, ohne dass der Schüler zusätzliche Maßnahmen ergreifen muss.
• Schüler können Breakout-Räumen zugewiesen werden, Breakout-Räumen beitreten, das Whiteboard oder die Bildschirmfreigabe verwenden, wenn sie in normalen Schulbesprechungen erlaubt sind, der Hauptbesprechung wieder beitreten und ihren Breakout-Room-Chat sehen.
• Da es sich bei Breakout-Räumen um Teams-Besprechungen handelt, gelten für den Breakout-Raum dieselben Sicherheitsrichtlinien und -optionen.
• Erfahren Sie  hier mehr über die Nutzung von Breakout-Räumen an Ihrer Schule oder Universität .