MS Teams-Schichten: Alles, was Sie wissen sollten (2022)

Heute zeige ich Ihnen, warum MS Teams Shifts eine nützliche Funktion für Ihr Terminmanagement ist.

MS Teams Shifts ist ein Zeitplanverwaltungstool, mit dem Sie Zeitpläne für Ihr Team erstellen, aktualisieren und verwalten können. Angesichts der Maßnahmen zur sozialen Distanzierung müssen wir uns alle daran gewöhnen, anders zu arbeiten. Es könnte komplizierter sein, den Dienstplan und die Änderungszeiten Ihrer Woche zu kennen und Ihrem Chef klar zu machen, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar sind.

1 Wie wird Ihnen das das Leben erleichtern?

2 Aktivieren oder deaktivieren Sie MS Teams-Schichten in Ihrer Organisation

3 Aktivieren oder deaktivieren Sie MS Teams-Schichten für bestimmte Benutzer

4 Erste Schritte mit MS Teams-Schichten

5 MS-Teams verschieben die Ansicht

6 MS-Teams verschieben Zeitplan teilen

7 MS-Teams verschiebt die Zeituhr

8 MS-Teams verschieben den Zeitplan

9 MS-Teams Schichten erstellen

10 MS-Teams Schichtzuweisung

11 MS-Teams verschieben Antrag auf Freistellung

12 MS-Teams verschieben die Gruppenplanung

13 MS-Teams verschieben das Kopieren

14 MS-Teams Schichten wiederkehrend

15 MS-Teams verschieben den Exportplan

16 MS-Teams verschieben den Importzeitplan

17 MS-Teams verschieben Audit-Protokoll

18 MS-Teams verschieben Benachrichtigungen

19 MS-Teams verschieben die API

20 MS-Teams verschieben sich für First-Line-Mitarbeiter

21 MS-Teams verschieben Daten

22 Häufig gestellte Fragen

Wie wird Ihnen das das Leben erleichtern?

Sie können die Bewegungen Ihrer Schichten auf dem Computer oder Handy in Echtzeit im Browser sehen, solange sie von Ihrem Chef aktualisiert werden.

• Wenn Sie nicht verfügbar sind, können Sie einstellen
• Sie können auswählen, welche nicht zugewiesenen Schichten Sie vornehmen möchten
• Tauschen Sie sich mit einem Mitarbeiter aus, indem Sie zu den Änderungen wechseln, ohne Ihren Chef zu stören
• Sie sollten Anspruch auf Urlaub haben

Aktivieren oder deaktivieren Sie MS Teams-Schichten in Ihrer Organisation

Schichten sind standardmäßig für alle Teams-Benutzer in Ihrer Organisation aktiviert. Sie können die App auf Organisationsebene auf der  Seite „ Apps verwalten  “ im Microsoft Teams Admin Center deaktivieren oder aktivieren.

• Navigieren Sie im linken Navigationsbereich des Microsoft Teams Admin Center zu  Teams-Apps  >  Apps verwalten .
• Führen Sie in der Liste der Apps einen der folgenden Schritte aus:
  • Um Schichten für Ihre Organisation zu deaktivieren, suchen Sie nach der Schicht-App, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf  Blockieren .
  • Um Schichten für Ihre Organisation zu aktivieren, suchen Sie nach der Schicht-App, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf  Zulassen .

Aktivieren oder deaktivieren Sie MS Teams-Schichten für bestimmte Benutzer

Um bestimmten Benutzern in Ihrer Organisation die Verwendung von Schichten zu erlauben oder zu blockieren, vergewissern Sie sich, dass Schichten für Ihre Organisation auf der  Seite „ Apps verwalten “ aktiviert  sind, erstellen Sie dann eine benutzerdefinierte App-Berechtigungsrichtlinie und weisen Sie sie diesen Benutzern zu. Weitere Informationen finden Sie unter  App-Berechtigungsrichtlinien in Teams verwalten .

Erste Schritte mit MS Teams-Schichten

Sie müssen die Shifts-App öffnen, um loszulegen. Es ist in die Teams auf der linken Seite integriert. Wenn Sie es dort nicht sehen, müssen Sie auf Weitere Optionen klicken und es in der Liste finden. Während Sie online sind, können Sie eine Reihe von Schichten sehen, die Sie für die nächste Woche geplant haben. Wenn es keine gibt, brauchen Sie einen Chef oder Administrator, der Ihnen einen Zug gibt oder ihn bittet, einen im Web anzuhängen.

Wenn Sie daran interessiert sind, Schichten für einen bestimmten Kanal zu erstellen, öffnen Sie die Schichten, fügen Sie einen neuen Zeitplan hinzu und wählen Sie Erstellen aus .

Wählen Sie als nächstes die gewünschte Zeitzone aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen

Wählen Sie nun auf der linken Seite „ Personen hinzufügen“, um Mitglieder zu den neu erstellten Schichten hinzuzufügen.

Der obige Screenshot hat links „ Unbenannte Gruppe “, was nicht gut aussieht. Der Name kann mit den Optionen Weitere neben dem Gruppennamen geändert werden.

Geben Sie als nächstes den gewünschten Namen ein und klicken Sie auf OK. Ich habe lieber mein Team. Sobald ich mit der Eingabe beginne, spiegelt sich dies automatisch auf dem Bildschirm wider.

MS Teams ändert die Ansicht

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeitpläne und Schichten anzuzeigen:

• Sie können den Zeitplan als tägliche, wöchentliche oder monatliche Ansicht anzeigen. Sie können auch die oben gezeigten Optionen verwenden, um die Zeitplanansicht nach Schicht statt nach Personen zu gruppieren und zu konfigurieren, welche Informationen angezeigt werden, wie z. B. Gruppen und offene Schichten usw.
• Die verschiedenen Ansichtsebenen machen es Managern leicht, den Überblick über ihre Personalvertretung für einen bestimmten Tag, eine bestimmte Woche oder einen bestimmten Monat zu behalten. Nicht benötigte Informationen können ausgeblendet werden, sodass der Bildschirm nicht mit unnötigen Informationen überladen wird.
• Schichten ist auch auf dem mobilen Client von Microsoft Teams verfügbar. Die mobile Version ist eine abgespeckte Version des vollständigen Desktop-Clients und wurde für Frontline-Mitarbeiter entwickelt, um Schichten anzuzeigen, Urlaubsanträge zu stellen und Schichten mit Kollegen zu tauschen.
• Auf die Microsoft Teams-App für Schichten kann auf dem mobilen Client zugegriffen werden, indem Sie auf das Waffelmenü in der oberen linken Ecke der mobilen Teams-App drücken und dann Weitere Apps auswählen .

MS Teams verschiebt Zeitplanfreigabe

Wenn Sie Schichten hinzufügen, werden Änderungen mit einem Sternchen gekennzeichnet, das anzeigt, dass nur Sie sie als Eigentümer sehen. Um Aktualisierungen zu posten, klicken Sie oben auf Mit Team teilen *, damit Sie mit dem Team kommunizieren und anderen den Plan anzeigen können.

Sie wählen aus, welche Daten „ veröffentlicht “ werden sollen, nachdem Sie auf „Mit Team teilen“ geklickt haben, und ob Sie das gesamte Team oder nur diejenigen benachrichtigen möchten, die von den Änderungen/Ergänzungen betroffen sind.

Sie müssen jedes Mal teilen , wenn Sie Änderungen vornehmen, damit die Mitglieder über Ihre Aktualisierungen informiert sind.

MS Teams verschiebt die Stechuhr

Das nächste logische Element nach der Planung ist die tatsächliche Schichtleistung selbst. Shifts enthält sogar eine Stempeluhrfunktion, die ein mobiles Ein- und Ausstempeln mit optionaler Standorterkennung für die Berichterstellung ermöglicht. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf die Zeitschaltuhr zuzugreifen.

Öffnen Sie den zugehörigen „Schichtplan “ .
Klicken Sie oben auf „ Einstellungen “ und scrollen Sie nach unten.
Wählen Sie „Einrichtung starten “ und klicken Sie auf „ Weiter “ .

Wenn Sie die Standortverfolgung aktivieren, müssen Sie die Koordinaten eingeben, von denen Sie erwarten, dass Mitarbeiter ein- und ausstempeln.

MS Teams verschiebt den Zeitplan

Die Funktion von MS Teams verschiebt sich oft mit einem Team. Die Teambesitzer sind die Schichtmanager und können Zeitpläne erstellen, um sie mit den Teammitgliedern zu teilen. Beachten Sie, dass Besucher zumindest im Moment keine Schichten verwenden können.

Durch Klicken auf das Symbol „Schichten“ können drei Dinge geschehen:

• Wenn Sie ein Eigentümer mit mindestens einem Team sind, aber keines von ihnen Schichtwechsel hat, haben Sie die Möglichkeit, einen Plan für alle Ihre eigenen Teams zu erstellen.
• Wenn Sie kein Eigentümer sind und keines der Teams, denen Sie angehören, bereits einen Schichtplan hat, wird eine Meldung angezeigt: „Es sieht so aus, als ob es noch keinen Teamplan für Sie gibt.“
• Wenn es einen Schichtplan mit mindestens einem der Teams gibt, zu denen Sie gehören oder deren Eigentümer Sie sind, werden Sie zu diesem Plan geführt. Wenn mehrere Zeitpläne geöffnet sind, wird der letzte angezeigt, den Sie gesehen haben.
• Wenn Sie noch nie in Schichten waren, sehen Sie ein Diagramm, aus dem Sie auswählen können, welchen Teamplan Sie an Ihrem allerersten Tag verwenden möchten.
• Sie können eine Liste aller Ihrer Zeitpläne öffnen, wenn Sie Zugriff auf mindestens einen Zeitplan haben, und zwischen ihnen über das „Hamburger“-Menü in der oberen linken Ecke von Schichten wechseln.
• Sie werden auch die Verbindung "Neueste Planung" verwenden, um Schichtpläne für Ihre anderen Teams in derselben Perspektive anzuhängen.

MS Teams Schichten erstellen

Beim Anlegen von Schichten haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Start-, Enddatum und Uhrzeit der Schicht
• Ist die Schicht offen oder jemand zugeteilt?
• Wenn Sie eine freie Schicht haben, können Sie die Anzahl der Plätze auswählen. Gleichzeitig bedeutet dies, dass mehrere Kopien derselben Schicht erstellt werden, und diese können verschiedenen Personen zugewiesen werden, die gleichzeitig arbeiten und dieselbe Art von Änderung bewirken.
• Ein benutzerdefiniertes Label/Titel zur Verwendung in der Zeitplanansicht (wenn leer gelassen, wird das Änderungsdatum angezeigt)
• Die Dauer einer verfügbaren unbezahlten Pause.
• Ein Notizbereich für alle Details, die Sie möglicherweise in den Umzug einbeziehen möchten.
• Eine Zusammenfassung der Teilaktivitäten während der Umstellung
• Farbe bewegen! Wählen Sie für jede bestimmte Form des Umzugs eine Farbe aus und Sie erhalten einen angenehmen farbcodierten Zeitplan für eine einfachere Überwachung.

MS Teams verschiebt die Zuweisung

• Sie können eine Schicht als offene Schicht erstellen (die später delegiert werden soll) oder speziell für eine Person erstellen (dies ist derzeit die einzige Option in der mobilen App).
• Sie müssen sie mit derselben Community verbinden, in der Sie die Änderung haben oder erstellen möchten, bevor Sie einen Verbraucher für eine Änderung ernennen können.
• Das Hinzufügen von Mitgliedern zu Zeitplangruppen ist auf Teammitglieder beschränkt. Wenn Sie eine Änderung auf eine Person anwenden möchten, die in der Personenauswahl nicht sichtbar ist, stellen Sie zunächst sicher, dass es sich um einen Teamleiter handelt.
• Nach Aufnahme des Verbrauchers als Teilnehmer kann es auch sinnvoll sein, die Abstimmung der Kundendaten mit Änderungen abzuwarten.

MS-Teams verschiebt Anfragezeit frei

• Teamvertreter können um Freistellung bitten und Teamleiter können solche Forderungen entweder annehmen oder ablehnen.
• Die genehmigte Freizeit im Plan wird automatisch für den Benutzer gesperrt.
• Ein Teammitglied kann empfehlen, eine seiner Schichten innerhalb desselben Stundenplans durch eine der Schichten des anderen Mitarbeiters zu ersetzen. Stattdessen lehnt der Mitarbeiter den Einspruch entweder ab oder unterstützt ihn.
• Der andere Umzug muss nicht in derselben Partei stattfinden, die Interessenten müssen also nicht Teilnehmer aller Klassen sein.
• Wenn der andere Mitarbeiter den Austausch genehmigt, wird ein Manager aufgefordert, den Austausch als letzten Schritt zu genehmigen. Wenn die Benutzer nicht bereits Teilnehmer der anderen Scheduling-Klassen waren, werden sie jetzt automatisch aufgenommen.
• Dies stellt kein Sicherheitsproblem dar, da Mitglieder des Teams weiterhin alle Planungsgruppen und Schichten sehen können, auch wenn sie keine Mitglieder der Gruppen sind.
• Teamleiter können jedem Teamleiter oft leicht eine ihrer Schichten geben, ohne dafür einen Zug zu bekommen. Die Clearing-Methode funktioniert auf die gleiche Weise wie für Wechselgeldtausch.

Auf alle diese Funktionen kann über die Registerkarte „ Schichten “ zugegriffen werden .

MS Teams verschiebt die Gruppenplanung

• Während ein Team möglicherweise nur einen Zeitplan hat, kann ein Projekt eine nahezu unendliche Anzahl von Gruppen umfassen.
• Ein einfacher Zeitplan kann nur eine Gruppe haben, aber wenn mehrere Kategorien oder Abschnitte benötigt werden, können Gruppen diesen Bedarf unterstützen.
• Wenn Sie Schichten erstellen, müssen Sie sie immer noch in den Zeitplan für ein Team einbauen. Gruppenübergreifende Schichten können nicht verschoben werden.
• Wenn Sie einen Fehler haben oder sich entscheiden, identische Änderungen mit mehreren Klassen im Kalender zu erstellen, können Sie die einfache Änderung replizieren. Wenn Sie also Maßnahmen zur Verschiebung ergriffen haben, enthält sie keine.
• Wenn Sie ganze Zeitpläne kopieren, kopieren Sie auch die Aktivitäten.

MS Teams verschiebt das Kopieren

Anstatt den Mitarbeitern Schichten manuell zuzuweisen, sollten Sie einen festgelegten Plan einfach an ein anderes Mitglied Ihres Teams weitergeben, das in derselben Position tätig sein wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen für den einzelnen Zug, um ihn zu kopieren, und fügen Sie ihn dann an einer anderen Stelle ein.

Das Obige zeigt, wie ein einzelner Schichtplan von einem Mitglied auf ein anderes kopiert werden kann. Ja, Sie können auch mehrere Änderungen über viele Tage kopieren und einfügen.

Der gleiche Zeitplan kann für den Rest der Woche kopiert werden, um Zeit für manuellen Aufwand zu sparen. Ziehen Sie einfach die Tage und kopieren Sie sie und ziehen Sie sie erneut und fügen Sie sie ein.

MS Teams verschiebt sich wiederkehrend

• Die Entwickler haben in keiner Weise eine Möglichkeit für wiederkehrende Teamverschiebungen implementiert (vergessen?).
• Seine Auslassung hat viele Menschen verärgert, und dieses lang erwartete Feature muss Microsoft erst noch einfallen lassen.
• Glücklicherweise gibt es eine Lösung, mit der Sie regelmäßige Änderungen einrichten können, jedoch mit etwas zusätzlichem Aufwand. Nehmen Sie zuerst eine neue Änderung vor.
• Wenn Sie jeden Tag dieselbe Schicht mögen, kopieren Sie den Inhalt der Schicht und fügen Sie ihn in den Instanztag ein. Wenn Sie sich entscheiden, die Änderung regelmäßig zu replizieren, übertragen Sie sie ebenso einfach auf den nächsten Tag, wenn Sie möchten, dass sie erneut erfolgt.
• Microsoft hat bestätigt, dass es sich bemühen wird, die wiederkehrenden Verschiebungen zu implementieren, aber wir haben kein Veröffentlichungsdatum.

MS Teams verschiebt den Exportzeitplan

Sie können den Schichtplan als CSV-Datei exportieren, die tägliche Stunden, Freizeit und Schichtnotizen enthält. Cooles Zeug. Um dies zu tun,

• Gehen Sie in Microsoft Teams zu „Schichten“ .
• Klicken Sie oben auf Weitere Optionen (…)
• Wählen Sie „ Zeitplan exportieren “
• Nach einigen Sekunden wird eine CSV-Datei in Ihre Download-Datei exportiert.

• Wenn Sie daran interessiert sind, den Zeitplan auf einen anderen Kanal zu verschieben, können Sie den Importzeitplan mit denselben Optionen verwenden.

MS Teams verschiebt den Importzeitplan

• Auf Ihrem Terminplaner
• Klicken Sie oben auf Weitere Optionen (…)
• Wählen Sie „ Zeitplan importieren “

• Laden Sie die Beispiel-Excel-Vorlage herunter.
• Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei als CSV (Comma Delimited)
• Laden Sie die CSV-Datei hoch
• Bearbeiten Sie bei Bedarf unbekannte Spalten
• Überprüfen Sie die importierten Schichten, nehmen Sie Änderungen vor und fügen Sie bei Bedarf weitere Schichten hinzu
• Überprüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf „ Bestätigen “ .
• Alle Schichten sind jetzt in Ihrem Zeitplan eingetragen und unveröffentlicht
• Veröffentlichen Sie Ihren Zeitplan, wenn Sie fertig sind

• Bearbeiten Sie Ihre Excel-Datei. Jede Zeile ist eine Verschiebung.

MS Teams verschiebt das Überwachungsprotokoll

Bevor Sie das Überwachungsprotokoll durchsuchen können , müssen Sie zunächst die Überwachung im  Security & Compliance Center aktivieren . Weitere Informationen finden  Sie unter Audit-Log-Suche ein- oder ausschalten . Beachten Sie, dass Überwachungsdaten nur ab dem Zeitpunkt verfügbar sind, an dem Sie die Überwachung aktiviert haben.
Sie können das Überwachungsprotokoll durchsuchen, um die Schichtaktivitäten in Ihrer Organisation anzuzeigen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Überwachungsprotokoll durchsuchen und eine Liste der im  Überwachungsprotokoll  protokollierten Schichtaktivitäten anzeigen.

MS Teams verschiebt Benachrichtigungen

• Microsoft Teams-Schichten haben derzeit keine Funktionsparität mit Staffhub (Dinge wie Time Clock, die viele Leute sehen möchten)
• Es gibt auch das umfassendere Problem der Benachrichtigungen bei Schichten, wie dieser lang andauernde TC-Thread zeigt, in dem MS derzeit an der Behebung arbeitet.
• Ich würde über die Benutzerstimme abstimmen und diese wird Sie darüber informieren, dass sie abgeholt wird.

MS Teams verschiebt die API

Ich habe das gerade auf der  Microsoft 365 Roadmap gesehen . Derzeit (also noch nicht hier, aber hoffentlich bald) werden neue API-Endpunkte eingeführt, um Microsoft-Teams-Schichten für First-Line-Worker zu unterstützen. Diese neuen API-Aufrufe beinhalten:

• Zeitpläne erstellen, lesen und aktualisieren
• Zeitplangruppen erstellen, lesen und aktualisieren
• Erstellen, lesen, aktualisieren und löschen Sie Schichten und Schichtaktivitäten
• Erstellen, lesen, aktualisieren und löschen Sie Abwesenheiten, Abwesenheitsgründe und Abwesenheitsanträge
• Verfolgen Sie das letzte Änderungsdatum eines der oben genannten Elemente

Wenn sie eintreffen, würde ich vermuten, dass sie in der  Graph-API-Beta-Referenzdokumentation auftauchen werden  (sie sind nicht dort, während ich dies schreibe). Dies ist in der Regel der Ort, an dem neue Dinge in der Graph-API zuerst verwendet werden, bevor sie in den 1.0-Namespace verschoben werden.

Das Einzige, was Sie beim /beta-Namespace beachten sollten, ist, dass er Features enthält, die sich derzeit in der Vorschau befinden, und Sie sollten mit Breaking Changes rechnen. Es wird nicht empfohlen, Beta-APIs in der Produktion zu verwenden.

Wenn Ihr Unternehmen Schichten verwendet, um Ihren Mitarbeitern an vorderster Front umfangreiche Planungsfunktionen bereitzustellen, können Sie mit dieser API entweder Daten aus Schichten in andere Anwendungen einbetten oder ein gewisses Maß an Automatisierung in der Schichtverwaltung aktivieren.

MS Teams verschiebt sich für First-Line-Mitarbeiter

Schichten ist Ihr Zeitplanverwaltungstool, das jetzt in Teams verfügbar ist, wo Manager Schichtpläne einfach planen und erstellen können und Teammitglieder Zeitpläne überprüfen und Schichtanfragen von ihren mobilen Geräten aus stellen können, alles in Echtzeit. Die Erfahrung „Schichten“ ist standardmäßig aktiviert und über die Teams-App zugänglich.

MS Teams verschiebt Daten

MS Teams-Schichtdaten werden derzeit in Azure in Rechenzentren in Nordamerika, Westeuropa und im asiatisch-pazifischen Raum gespeichert. Weitere Informationen darüber, wo Daten gespeichert werden, finden Sie unter  Wo sind meine Daten?

Häufig gestellte Fragen

1. Wie lösche ich Zeitpläne in Schichten?

   Es gibt derzeit keine Möglichkeit, einen einmal erstellten Zeitplan zu löschen, daher ist Ihre Entscheidung vorerst endgültig. Laut UserVoice soll das Feature irgendwann in der Zukunft implementiert werden.

2. Wie kann ich die Schicht einer anderen Person zuweisen?

   Wenn Sie eine Schicht von einer Person auf eine andere übertragen möchten, müssen Sie die Schicht zuerst in offene Schichten verschieben und dann neu zuweisen. Dieses ungeschickte Verhalten ist nicht nur ungeschickt, sondern verursacht auch große Probleme, wenn es um die Automatisierung von Vorgängen im Zusammenhang mit Schichten geht.

3. Funktionieren Schichten mit Personen außerhalb der Organisation?

   Shifts unterstützt derzeit keine Gastbenutzer – selbst wenn Sie Gastbenutzer in Microsoft Teams verwenden.

4. Was ist die maximale Gruppengröße in Microsoft Teams-Schichten?

   Das Limit für eine Gruppe in Schichten ist das gleiche wie das Limit für ein Team.

Möchten Sie Ihre Erfahrung mit Microsoft Teams verbessern, um die Produktivität zu steigern? Sehen Sie sich die hier genannten Tipps und Tricks an .

Jetzt würde ich gerne von Ihnen hören:

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