Der definitive Leitfaden für das MS-Teams-Tutorial, mit dem Sie das Beste aus Microsoft Teams herausholen können.
Von grundlegenden Benutzertipps bis hin zu fortgeschritteneren Funktionen, wie bei den meisten Tools von Microsoft gibt es immer Funktionen, von denen Sie nicht wussten, dass sie vorhanden sind, die Ihnen Zeit sparen, Sie produktiver machen oder einfach nur Spaß machen und cool sind. Wir hoffen, dass wir hier einige davon für Sie abgedeckt haben.
Lass uns anfangen!
1 Meetings mit externen oder Gastbenutzern
1.2 Ein Benutzer mit einer E-Mail-Adresse, die als Gastbenutzer hinzugefügt wurde
2 Besprechungsplanung in Teams
3 Gäste – Die anderen Dinge, die sie tun können
4 Apps und Aktionen aus der Befehlsbox
4.1 Andere nützliche Tastenkombinationen
5 Verschönern Sie Ihre Kanäle mit Bildern
6 Holen Sie das Beste aus Chats und Unterhaltungen heraus
7 Nachrichten mit Lesezeichen versehen
10 Legen Sie nicht alle Eier in „Allgemein“
11 Übersetzung von Teams-Nachrichten
12 Alle Ihre Wikis an einem Ort
13 Zeichnen Sie Ihre Teams-Meetings auf
14 Arbeiten Sie mit Visio auf einer Microsoft Teams-Registerkarte
16 Microsoft Immersive Reader für Teams
17 Gibt es etwas zu verbergen? … Verwenden Sie Hintergrundeffekte
18.2 Auswählen der Microsoft 365-Gruppe
19 Verwenden Sie Chrome-Profile, um mehr als eine Teams-Anmeldung zu verwalten
20 Geheimes Teams-Entwicklermenü aus der Taskleiste
21 Senden oder Weiterleiten einer E-Mail an einen Teams-Kanal
22 Wie ändere ich die Anzeigereihenfolge Ihrer Kanäle?
23 Erhalten Sie Planner-Benachrichtigungen in Ihrem Teams-Team
24 Posten Sie eine Nachricht auf mehreren Kanälen gleichzeitig
25 Durchsage innerhalb eines Kanals
26 Teilen Sie Ihren Systemsound in einer Teambesprechung
27 Whiteboard in Teams-Meetings
28 Übertragen eines Teams-Meetings mit OBS an soziale Plattformen
29 Verwendung von Breakout-Räumen in Teams
30 Verwenden von Tags für Teammitglieder, um Gruppen @erwähnen zu können
31 Wie erstelle ich ein Quiz oder eine Umfrage in Microsoft Teams?
31.1 Erstellen einer Umfrage in Ihrem Teams-Team
31.2 Erstellen eines Quiz in Ihrem Teams-Team als Registerkarte
Meetings mit externen oder Gastbenutzern
Viele Leute haben Skype for Business verwendet, indem sie es direkt in die Einladung in Outlook zu Besprechungen hinzugefügt haben, eine praktische Funktion. Nun, das können Sie mit Microsoft Teams und ziemlich genau auf die gleiche Weise tun:
Wenn Sie den Teams Desktop-Client installiert haben, sieht Outlook ein Add-In für Teams, das automatisch aktiviert wird. Wenn Sie den Desktop-Client nicht installiert haben, können Sie das Menübandsymbol nicht sehen.
Auf der Outlook-Online-Benutzeroberfläche können Sie ein Team- Meeting arrangieren , Sie gehen einfach zu Ihrem Kalender und erstellen ein „ Neues Ereignis “ und im Meeting-Details-Fenster können Sie „ Teams-Meeting “ als Ort auswählen .
Wie Sie dem Screenshot unten entnehmen können, enthält die Besprechungseinladung in beiden Szenarien unten den Link zur Teams-Besprechung, auf den die Teilnehmer klicken können, wenn die Besprechungszeit kommt.
Wer kann also an diesen Treffen teilnehmen?
Nun, jeder mit einer E-Mail-Adresse kann teilnehmen, unabhängig davon, ob er ein Teams-Konto hat oder nicht, was wirklich nett ist. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Benutzer außerhalb und innerhalb Ihrer Organisation an Ihrer Teams-Besprechung teilnehmen können. Hier sind die drei wichtigsten:
Web-Meeting
Jeder mit einer E-Mail- und Internetverbindung kann über den Browser auf den Anruf zugreifen, indem er einfach auf den Link in der Besprechungseinladung klickt und dann auf die Schaltfläche „Stattdessen über das Internet teilnehmen“ klickt.
Während die resultierende Benutzeroberfläche für den Teilnehmer im Web ziemlich eingeschränkt ist, können Sie keine Kamera oder Bildschirm freigeben, aber Sie können die freigegebenen Bildschirme anderer Mitglieder anzeigen. Es ist immer noch eine großartige Möglichkeit, eine Telefonkonferenz in Teams durchzuführen, ohne dass alle Teilnehmer in Teams sind.
Ein Benutzer mit einer E-Mail-Adresse, die als Gastbenutzer hinzugefügt wurde
Wenn der Benutzer als Gastbenutzer in Teams hinzugefügt wurde und Zugriff auf die Teams-Anwendung auf seinem Gerät hat, würde er, anstatt auf „Stattdessen im Web beitreten“ zu klicken, die Option „Microsoft Teams öffnen“ auswählen und eine viel reichhaltigere Erfahrung erhalten des Meetings in Microsoft Teams als Gast.
Jeder mit einem Telefon
Sie können Einwahlkonferenzoptionen haben, sodass Personen von fast jedem Gerät und überall an Ihren Besprechungen in Microsoft Teams teilnehmen können. Sie benötigen Audiokonferenzen, die im Microsoft 365 Enterprise E5-Abonnement enthalten sind oder als Add-On für das Microsoft 365 E1- oder E3-Abonnement auf Minutenbasis verfügbar sind. Wenn Audiokonferenzen aktiviert sind, sehen Benutzer automatisch die Einwahloptionen für erstellte Microsoft Teams-Meetings.
Werfen Sie einen Blick auf diese beiden Blog-Beiträge, um weitere Informationen zu erhalten:
Besprechungsplanung in Teams
Dieser ist eng mit Nummer 1 verwandt; Die einfachen Funktionen sind meiner Meinung nach jedoch immer die besten, daher dachte ich, dass es einen separaten Abschnitt wert ist.
Sie können Besprechungen in Teams planen. Innerhalb eines Teams oder Kanals können Sie auf das kleine Kamerasymbol klicken, um sich jetzt zu treffen, oder mit demselben Symbol können Sie auch ein Meeting planen, wie Sie es in Outlook tun würden.
Sie können auch Ihren Kalender und Besprechungen innerhalb von Teams anzeigen, indem Sie auf das Besprechungssymbol im linken Bereich klicken. Wenn Sie innerhalb von Teams planen, erhalten Sie dieses Fenster:
Es hat die Option, den Teams-Kanal hinzuzufügen, oder es zeigt den Teams-Kanal an, von dem aus Sie das Meeting ausgelöst haben. Sie können den Planungsassistenten wie in Outlook verwenden und die Personen auswählen, die Sie aus Ihrer Organisation einladen möchten.
Nach der Planung ist das Ergebnis eine Kalendereinladung in Outlook mit dem entsprechenden Teams-Link darin, auf den Sie klicken und dem Meeting beitreten können, wenn die Zeit gekommen ist. Dieser Tagebucheintrag wird auch in Teams angezeigt, wenn Sie im linken Bereich von Teams auf das Kalendersymbol klicken.
Gäste – Die anderen Dinge, die sie tun können
Die obige Besprechungsfunktion zeigt, dass es verschiedene Funktionen gibt, die Sie oder Ihr Gast in Ihren Teams nutzen können, und bietet einige großartige Möglichkeiten, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Nun, es hört hier nicht auf. Gäste können an Kanälen, Konversationen, Chats und Meetings teilnehmen; Sie können Dateien in Kanälen teilen, neue Kanäle hinzufügen und das Wiki verwenden, das einige fantastische Möglichkeiten für die Zusammenarbeit bietet. Diese Dokumentationsseite bietet eine gute Zusammenfassung der Möglichkeiten für Gäste im Vergleich zu Teammitgliedern.
Hinweis : Der Gastzugriff ist für Desktop-, Web-, iOS- und Android-Apps verfügbar.
Alles, was ein Benutzer braucht, um ein Gast zu sein, ist eine E-Mail-Adresse. Sobald Sie dies haben, kann das Hinzufügen eines Gastes von einem Teambesitzer durchgeführt werden und ist fast zu einfach.
Klicken Sie auf die drei Punkte „…“ neben dem Team, zu dem Sie sie hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass es das richtige ist. Wie ich oben sagte, ist es fast zu einfach, sodass Sie leicht jemanden in das falsche Team aufnehmen und in alle möglichen Schwierigkeiten geraten könnten. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster einfach die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können im selben Fenster mehrere gleichzeitig hinzufügen.
Was kann ein Gast tun?
Dieser Beitrag von der Microsoft-Support-Website beschreibt am besten die unterschiedlichen Funktionen von Team Owner, Member und Guest. Jedes Mitglied von Teams hat eine Rolle und jedes hat unterschiedliche Berechtigungen.
Besitzer
Teambesitzer verwalten bestimmte Einstellungen für das Team. Sie fügen Mitglieder hinzu und entfernen sie, fügen Gäste hinzu, ändern Teameinstellungen und erledigen administrative Aufgaben. Ein Team kann mehrere Besitzer haben.
Mitglieder
Mitglieder sind die Menschen im Team. Sie sprechen mit anderen Teammitgliedern in Gesprächen. Sie können Dateien anzeigen und normalerweise hochladen und ändern. Sie führen auch die üblichen Arten der Zusammenarbeit durch, die die Teambesitzer zugelassen haben.
Gäste
Gäste sind Personen von außerhalb Ihrer Organisation, die ein Teambesitzer einlädt, z. B. Partner oder Berater, dem Team beizutreten. Gäste haben weniger Fähigkeiten als Teammitglieder oder Teambesitzer, aber sie können trotzdem viel tun.
Diese Tabelle bietet eine großartige Zusammenfassung der Funktionen jeder Rolle über den Desktop:
Und auf dem Handy:
Sie können Gastberechtigungen auch über die Option „ Team verwalten “ verwalten , indem Sie wiederum auf die drei Punkte „…“ neben dem Team klicken.
In diesem Menü können Sie Ihre Mitglieder sehen, Mitglieder hinzufügen und löschen, Kanäle verwalten, Einstellungen verwalten und Apps verwalten. Mit einer Mischung aus der Gastberechtigung und den anderen Einstellungen können Sie das Team so einrichten, dass es mit allen Mitgliedern und Gästen vollständig interaktiv ist, oder Sie können festlegen, dass nur der Eigentümer posten kann, was als nützlich sein könnte Ankündigungs- oder Informationskanal.
Alles in allem ist die Funktionalität und Zusammenarbeit, die der Gastzugriff für Benutzer und Organisationen ermöglicht, fantastisch.
Lesen Sie auch : Wie entferne ich Gäste vollständig aus Microsoft Teams?
Apps und Aktionen aus der Befehlsbox
Die Suchleiste oben verbirgt mehr als nur Suchfunktionen, sie hat einige großartige „Shortcut“-App- und Befehlsoptionen, von denen einige wirklich nützlich sind. Eine großartige Tastenkombination, um zur Leiste zu gelangen, ist STRG+E.
Alles, was Sie tun müssen, um zu sehen, was angeboten wird, ist, „/“ für die Befehle einzugeben, die eigenständig funktionieren, oder „@“, um die Apps-Befehle zu sehen, probieren Sie es aus.
Nach der Installation können Sie auf die Apps zugreifen, indem Sie unten im Konversationsfenster auf „…“ klicken. Auf diese Weise können Sie das Suchergebnis oder Element aus der relevanten App in der Konversation teilen, eine großartige Möglichkeit, mit Apps und Ihren Teams zu interagieren.
Also zurück zur Befehlsleiste, die Verknüpfungen hier können nützlich sein, hier sind nur einige meiner Favoriten:
Andere nützliche Tastenkombinationen
Verschönern Sie Ihre Kanäle mit Bildern
Wenn Sie Ihren Kanälen ein auffälliges Makeover verpassen möchten, dann keine Angst, es ist ganz einfach! Dazu müssen Sie lediglich den Kanalnamen bearbeiten, ein Unicode-Zeichen kopieren und einfügen.
Um ein relevantes Bild zu finden, verwenden Sie eine Unicode Character Finder-Ressource. Wenn Sie das gewünschte Bild gefunden haben, kopieren Sie den Unicode in die Zwischenablage, bearbeiten Sie den Kanal, fügen Sie den Code vor dem Kanalnamen ein und speichern Sie ihn.
Dies ist ein idealer Tipp, wenn Sie einem bestimmten Kanal mehr Aufmerksamkeit verschaffen möchten.
Holen Sie das Beste aus Chats und Konversationen heraus
Wir wissen also alle, wie Chats funktionieren, und können es ziemlich ohne nachzudenken, aber ich dachte, es lohnt sich, eine Liste der grundlegenden und besten Teile für Chats und Gespräche in Teams zusammenzustellen.
Chats – Diese werden über die Registerkarte „Chat“ im Menü auf der linken Seite durchgeführt und sind traditionellere Chats, bei denen Sie 1-zu-1- oder Gruppen-Chats führen können. Wahrscheinlich am besten mit einem Chat im heimischen Skype zu vergleichen.
Konversationen – Auf den ersten Blick sehr ähnlich zu Chats, verleiht dies Ihrer Konversation eine gewisse Struktur und Kontext, um eine bessere Zusammenarbeit auf fokussiertere Weise zu ermöglichen. Die Benutzeroberfläche ist dem Chat sehr ähnlich; jedoch mit einigen erwähnenswerten subtilen Unterschieden, daher unten ein Beispiel für ein paar Konversationen innerhalb eines Kanals:
Wie Sie sehen, können zu bestimmten Themen oder Dokumenten mehrere Gespräche gleichzeitig geführt werden. Bei richtiger Anwendung hilft dies, den Überblick über Gespräche zu behalten, hier sind einige Tipps für Gespräche:
Bookmarking Messages
This is a handy piece of functionality that allows you to save a particular message, or more accurately a position in a conversation or chat, just by clicking on the 3 dots ‘…’ menu next to the message:
Then to recall all your saved messages, you simply click on your profile picture top right and select ‘Saved’ or possibly quicker would be to type in the command bar ‘/saved’. This gives you a list of all your saved points in the left-hand pane and clicking on them takes you back to the point in the conversation you saved them from.
The simple tips are the best! When I first started using Teams, my impression was that it was great, but had some challenges in regards to multitasking. Every time I went from working in a tab in a given team to continue a chat, by clicking on the chat icon, and then to go back, I would always have to click all the way through back to where I was. I was missing something, and it was these navigation buttons:
Now when I have come from another channel because someone messages me or similar, I can easily click back, and also forward again to toggle. I’m finding this vastly improves my Teams Experience.
Tabs for all occasions
A must for productivity and ease of access within your working group is taking advantage of the tabs within your Teams and Channels. They can be used to simply expose a website or file to be easily accessible, or to show more complex Apps to manage work and help with day to day activities.
All you need to do to add a tab is click the ‘+’ sign on the right-hand side of your Channel and then search for the thing you want to add in.
The more popular Apps are at the top with more available below:
There are too many to mention them all; however, here are some of the ways I have found tabs useful in Teams:
That is just a few of the tabs we have found useful, however, you only have to look at the number of Apps in the store to know there are going to be tools of all shapes and sizes, have a look around.
Don’t put all your eggs in ‘General’
When you first start using Teams, it is tempting to keep everything in the General channel of your team, adding tab after tab for each need you come across. Now in some circumstances with small teams, this is fine. However, in most, it will lead to confusion and makes it hard to find stuff as the Teams resources grow (or use of the team grows.)
So, here are some recommendations:
Translation of Teams Messages
You can now translate messages to your base language in Microsoft Teams on a message by message basis. Simply click the ‘…’ and choose ‘Translate‘.
You can set it back to show the original language via the same menu. A great feature – I think you will agree.
Note: If you do not see this option, then talk to your IT admin, as they may need to turn it on for you to access it.
All your Wikis in one place
If you are using the Wikis within teams, then this is a fantastic feature to help with your productivity. Simply click ‘…’ on the left-hand menu and choose ‘Wiki’.
This will take you to the Wiki home page on your ‘Personal ‘Wiki tab, and this is a great place for taking private notes.
Click on the ‘All ‘tab, and it gives you a summary view of all the Wikis you are involved in, making it easy to navigate, consume, and update them.
A nice extra on the Personal Wiki is being able to add notes from anywhere using the top command box. Just type ‘/wiki’ and press enter, and you can then type your note. Press enter again, and your note will be added. Press enter a third time, and it will take you to your Personal Wiki.
Record your Teams meetings
You can record your Microsoft Teams meetings. The recording captures Audio, Video, and any screen sharing activities. The meeting is recorded in the cloud and saved to Microsoft Stream, meaning you can manage, download, and share along with all your organisation’s other Video content.
At the most basic level, this allows you to have a record of what was discussed, so you can go back to it at a later stage, or share with team members that could not attend. This can also be used to easily create a company or department announcements, management team updates, news items, demos, solutions to common problems, or any other communications you might use video for in your organization.
So how do we do it? Well, it couldn’t be easier – once in the meeting just click the ‘…’ and click ‘Start Recording’ like this:
Once clicked, you will be told you are recording in a message at the top of the meeting. Once finished, click stop recording from the same menu. The video is saved to Stream. However, you will also see a link to it in the meeting chat window and be emailed a link to it from Stream. Obviously, as with all your Stream video content, it does take up space, so you need to ensure this use of Stream is included in your storage planning.
Work on Visio in a Microsoft Teams Tab
If there was ever a tool that got the best products and results when worked on collaboratively, it’s Microsoft Visio. Well, now you can do this with your team from within Teams. How cool is that?
Once you have uploaded the Visio file into a channel, you and your colleagues can alter the diagram from directly inside Teams! You can also discuss the diagram within the Teams conversation window while working on it as you go. I am sure you will agree, this is a great way to get input and agreement from all stakeholders as you go, saving everyone time and getting a better quality result.
Zoom in and out
No doubt are used to zooming in and out on your browser many times. Did you know you can do exactly the same in the Teams desktop client?. All you need to do is press ‘CTRL+’ to zoom in and ‘CTRL-‘ to zoom out.
At the time of writing this, there’s no way to zoom on the mobile apps.
Note: If you’re using Teams in the browser you can also use the normal browser zoom functionality.
Microsoft Immersive Reader for Teams
This functionality has been around in other Microsoft Tech for a little while and is predominantly a tool in the Microsoft Education space, that’s aimed at schools, colleges, and teachers billed as a learning and accessibility tool. However, it can, of course, be useful to a much wider audience than just schools, especially now that it is available in Microsoft Teams. How do you use it, and what can it do?
Firstly, to access a given message, use the three dots ‘…’ and select it from the drop-down.
It can read the text aloud, at different speeds. It can show in larger font size with different colours and spacing. It can show syllables, verbs, nouns, adjectives, and sub-clauses all in different colours, and even with labels.
Something to hide?… Use Background Effects
If you’ve got something you don’t want to share in the background, then it’s pretty easy to blur it out or add a background effect in a Teams video call/meeting.
This is handy functionality if you work in a busy office and have confidential information on your walls. It’s also helpful if you work from home and have the risk of family life crossing over to work-life in the background of your video calls.
To activate Background Blur during meetings, just click on the More actions ‘…’ three dots on the call menu and select ‘Background effects’.
EXTRA TIP: If your device supports it, click CTRL+Shift+P when you’re on the call to toggle the blur.
And to top it off you can add your own background effects just by clicking the ‘Add New‘ option at the top and upload any of your photos. A nice way to brighten up meetings and cover up your settings.
Use Existing Team as a Template or Create a Team from your existing Microsoft 365 Group
While there is not the concept of a Template for your teams as such, there is some great functionality for using existing teams as your template for creating a new team.
Within Microsoft Teams and on the ‘Teams‘ list, at the bottom select ‘Join or create a team‘. Here you will have the option to create or join a team.
Choose the ‘Create Team‘ option.
Then in the window that pops up, you have the different options to create a team – From scratch, from a group or team or select from a template.
Selecting Team Option
You will then be able to choose from a list of your existing Teams and will be guided through the process where you are asked for the new team name, description and which aspects of the originating team you would like to copy over.
For Larger Organizations or the initial rollout and adoptions of Teams, it may be worth creating a team that is solely used as the template, possibly called ‘Template Teams’. This will help your users get started, as well as maintain a standard approach for your Channels and Tabs within each team.
Selecting Microsoft 365 Group
You will be presented with a list of existing Microsoft 365 Groups that you own and that don’t currently have a Microsoft Team associated with them.
Select your desired group, and a team with the same name will be created automatically. The team will share the same group privacy (public or private) and members as the original group.
Use Chrome profiles to Manage more than one Teams Login
There are many reasons for needing to log into Teams with two different accounts. Unfortunately, Microsoft Teams doesn’t make account switching easy. If you have to manage more than one login account for Teams, then it’s a challenge as you can only be logged into one account at a time.
There are a few options here. You can either use multiple (different) browsers, or you can create another user within Chrome. Once set up, you can easily switch between the two instances. The best part is that everything is separate, including logging on to other Microsoft 365 services.
Don’t have Chrome?
Secret Teams Developer Menu from the System Tray
That’s right – there is a secret Developer menu you can access via the Teams icon in the system tray. If you go into the system tray and right-click the Teams icon, you usually get the standard menu that can take you to your status, settings, or open or quit the Teams window.
However, there is a menu that can be accessed from here that has all sorts of goodies on it for the Developers amongst you. Now don’t laugh when I tell you the secret handshake, I promise it works. All you have to do is double click the icon, then right-click all in quick succession.
If it doesn’t work the first time, keep trying as it often takes 2 or 3 goes.
This Menu gives you access to various tools to help with your work with Teams. However, the most useful is the ‘Open DevTools’ options, which allows you to debug like you are in a browser.
Send or Forward an Email into a Teams Channel
Now it might sound a little odd that the new way we all talk can get a message from the old way we all used to talk. However, emails are still widely used, and this flexibility with Teams provides some great uses, in particular when dealing with larger teams.
This is a great way to get an announcement, news, or information in front of your team quickly. You may send the message to their email addresses as well, however, as people are moving increasingly towards managing their day-to-day work and communications within Teams, sending a message in this way is likely to get the highest (and probably fastest) read rate.
All you need to do is click the three dots ‘…’ against the channel and select ‘Get email address’. You can then copy the address and use it in your emails as you would any other.
When a message is sent to the channel, it will appear as a conversation on that channel.
How to change the display order of your Channels?
As the number of channels within your team grows, you may realize one day, maybe for the efficiency of use or Logical layout, that you would like to change the order of your channels.
Well, you cannot as such change or fix the order of your channels, and the General Channel is always fixed at the top no matter what. However, it is worth noting that the channels display order is alphabetical or to be more accurate alphanumerical order.
If you have the following set of Channels you want to re-order, you could give them different names to get a better order:
Or, an easier option would be to give numbers to your Channel names:
There you have it, your teams nicely ordered on how you want them.
Note: There is, however, one thing to be aware of; renaming the Channel retrospectively in this way does not rename the SharePoint folder.
Get Planner Notifications in your Teams Team
In your Teams channel, you can organize your tasks by adding one or more Planner tabs. You can then work on your plan from within Teams or in Planner for web, remove or delete your plan, and get notified in Teams when a task is assigned to you in Planner.
What does this mean?
Team members of a team with a Planner tab will receive a Teams notification when a Planner task is assigned to them by another person. This provides a fantastic way to manage and assign tasks with your team, all within the Teams workspace.
The Teams notification appears in the Teams Activity Feed and in Chat. It contains the task title, who assigned you the task, the plan the task belongs to, and a link to open the task details in Teams. You can see a record of past Teams notifications in the chat conversation with the Planner.
Die Warnungen und Funktionen können sowohl auf individueller als auch auf Administratorebene aktiviert oder deaktiviert werden.
Posten Sie eine Nachricht auf mehreren Kanälen gleichzeitig
Eine coole Funktion, wenn Sie Informationen oder eine Ankündigung haben, die über mehrere Teams und Kanäle hinweg geteilt werden müssen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Unterhaltungen des Kanals, von dem aus Sie beginnen möchten. Klicken Sie unten im Feld „Neue Konversation beginnen“ auf die Schaltfläche „Formatieren“, das „A“ mit einem Stift daneben.
Dann können Sie oben im Fenster „In mehreren Kanälen posten“ auswählen, wie Sie unten sehen können.
Nach dem Posten erscheint die Nachricht als neue Konversation in jedem der von Ihnen ausgewählten Kanäle. Von diesem Zeitpunkt an handelt es sich um separate Konversationen, und Antwortnachrichten in jedem der Kanäle werden nur in diesem Kanal angezeigt, wie es bei einer normalen Nachricht der Fall wäre. Trotzdem ist es mit einer @General-Erwähnung in der Nachricht eine großartige Möglichkeit, eine wichtige Nachricht schnell an mehrere Teams zu übermitteln.
Ankündigung innerhalb eines Kanals
Eine weitere großartige Möglichkeit, die Aufmerksamkeit Ihrer Benutzer zu erregen, ist eine Ankündigung. Was, wenn es in Verbindung mit dem Posten auf mehreren Kanälen verwendet wird, wirklich mächtig sein kann.
Wechseln Sie zunächst zur Registerkarte Unterhaltungen des Kanals, von dem aus Sie beginnen möchten. Klicken Sie unten im Feld „Neue Konversation beginnen“ auf die Schaltfläche „Formatieren“, das „A“ mit einem Stift daneben.
Wählen Sie dieses Mal oben links den Abwärtspfeil neben „Neue Konversation“ und dann „Ankündigung“ aus, wie unten gezeigt.
Dies bietet ein paar weitere Optionen für Ihre Nachricht gegenüber einer Standardnachricht; Mit den Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine Überschrift hinzufügen, formatieren und ein Hintergrundbild hinzufügen. Dann können Sie Ihren Subheader und Nachrichteninhalt wie bei einer Standardkonversation hinzufügen.
Wie ich oben erwähnt habe, können Sie dies dann auch auf mehreren Kanälen veröffentlichen, was Ihnen eine großartige Möglichkeit bietet, diese wichtige Ankündigung über viele Kanäle und Teams hinweg zu kommunizieren. Nach dem Posten erscheint die Nachricht in jedem der ausgewählten Kanäle und hat ein kleines rotes Symbol auf der rechten Seite, obwohl es sich von diesem Zeitpunkt an um separate Konversationen handelt. Mit einer @General-Erwähnung in der Nachricht ist dies eine großartige Möglichkeit, schnell eine Ankündigung für eine Reihe von Teams zu erhalten.
Sie können jetzt Ihren Systemton mit einer Teambesprechung teilen, sodass Sie den Ton eines Videos teilen können, das Sie zeigen, während Sie Ihren Bildschirm teilen. Wir arbeiten aus der Ferne und befassen uns mit vielen Online-Gipfelsitzungen und allgemeinen Videoinhalten. Dies ist eine wirklich nützliche Verbesserung für uns, um effektiv zusammenzuarbeiten.
Dies ist wirklich einfach, wenn Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken, um Ihren Bildschirm innerhalb eines Teams-Meetings freizugeben.
Stellen Sie auf dem Bildschirm, der angezeigt wird, wo Sie das Fenster, den Bildschirm oder die Anwendung auswählen, die Sie freigeben möchten, sicher, dass Sie das Kontrollkästchen „Systemaudio einbeziehen“ aktivieren.
Dadurch werden alle Ihre Systemtöne geteilt, was sich hervorragend zum Ansehen von Videos oder zum Anhören von Audio eignet, während Sie mit Ihrem Meeting teilen. Es ist jedoch auch erwähnenswert, dass Warnungen und Benachrichtigungstöne auch in der Besprechung zu hören sind. Hier sind ein paar weitere wichtige Punkte, die Sie bei der Verwendung dieser Funktion beachten sollten:
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf dieser Microsoft-Supportseite zum Teilen Ihres Systemaudios in einer Teams-Besprechung .
Whiteboard in Teams-Besprechungen
Whiteboard muss zwar aktiviert sein, damit Sie es in Teams verwenden können, aber sobald es aktiviert ist, ist es eine großartige Möglichkeit, aus der Ferne zu interagieren. Hier ist ein Beitrag zum Verwalten von Whiteboards in Microsoft Teams .
Um Whiteboard in einem Teams-Meeting zu verwenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Teilen“, als würden Sie Ihren Bildschirm freigeben, und wählen Sie dann Microsoft Whiteboard aus.
Hier können Sie dann an einem Whiteboard zusammenarbeiten, indem Sie Ihre Maus oder Ihren Surface-Stift verwenden, falls Sie einen haben.
Auf das Whiteboard kann entweder vor oder nach dem Meeting über die Registerkarte Whiteboard innerhalb des Meetings zugegriffen werden.
Sie können dann auf alle Whiteboards zugreifen und diese teilen, an denen Sie beteiligt sind, indem Sie die Whiteboard-App aus dem Microsoft Store herunterladen . Von dieser App aus können Sie auch neue Whiteboards erstellen und diese direkt in Ihren Teams-Kanälen teilen.
Übertragen eines Teams-Meetings mit OBS an soziale Plattformen
Es ist zu einem Gesprächsthema geworden, wie Sie Ihre Microsoft Teams-Meetings und Live-Events auf Ihre Social-Media-Plattformen übertragen können?
Obwohl es eine Reihe von Möglichkeiten gibt, dies zu erreichen. In diesem Teams-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie dies mit OBS Studio tun, das zahlreiche Möglichkeiten zur Integration mit Microsoft Teams bietet.
Was ist OBS?
Open Broadcast Software, allgemein als „OBS“ bezeichnet, ist eine kostenlose Aufzeichnungs- und Streaming-Plattform, die hauptsächlich zum Streamen von Live-Videospielen in soziale Medien verwendet wird, was sie zu einem großartigen Tool für die Live-Codierung von Videos in Teams macht. Da es sich um Open Source handelt, ist seine Community riesig und verfügt über eine umfangreiche Bibliothek interessanter und nützlicher Plugins, die Ihre Produktivität und Kreativität unterstützen.
Warum OBS verwenden?
Es ist kostenlos! Es packt eine Menge Schlagkraft für überhaupt keine Kosten. Ich werde demonstrieren, wie Sie OBS verwenden können, um Ihre Präsentationen so vorzubereiten, dass sich Ihre Schüler und Kunden nur auf die wichtigen Aspekte konzentrieren. Ihre privaten Dinge bleiben auf eine Weise privat, die sehr organisiert und professionell aussieht.
So verwenden Sie Breakout-Räume in Teams
Breakout-Räume und Breakout-Sitzungen sind Untergruppen der Hauptsitzung, des Meetings oder der Lektion, damit die größeren Gruppen in kleinere Arbeitsgruppen aufgeteilt werden können, um das jeweilige Thema zu diskutieren und zusammenzuarbeiten. Obwohl die meisten in Schulungs- und Bildungssituationen verwendet werden, kann dies auch für Projektplanung, Anforderungen und andere Arten von Workshops verwendet werden.
Wir haben hier einen vollständigen Blog-Beitrag zusammengestellt, in dem erklärt wird, wie das geht – Wie erstelle ich Breakout-Räume in Microsoft Teams?
Dies ist eine fantastische Möglichkeit, Ihre Teammitglieder zu gruppieren, sodass Sie Nachrichten im Team mit @Erwähnungen senden können, die nur eine Untergruppe von Personen im Team alarmieren. Es kann besonders für größere Teams nützlich sein.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Tags zuzuweisen, Sie können dies Benutzer für Benutzer tun, oder Sie können Benutzer mithilfe der Option Tags verwalten massenhaft zu Tags hinzufügen.
Navigieren Sie dazu zu Ihrem Team, klicken Sie auf das Menü „…“ und wählen Sie „Tags verwalten“.
Von hier aus können Sie alle Ihre Tags sehen und welche Teammitglieder sie haben, sowie neue Tags erstellen und Teammitgliedern zuweisen, wie unten gezeigt:
Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Option „Team verwalten“ aus demselben „…“-Menü auszuwählen. Hier können Sie für jedes Mitglied Ihres Teams die Tag-Option auswählen, um diesem Benutzer Tags zuweisen und nicht zugewiesene Tags zuweisen zu können. Bei Bedarf können Sie hier auch neue Tags erstellen:
Sobald Sie Ihre Tags eingerichtet haben, können Sie jedes Tag in einem @mention-Format in einer Konversation verwenden. Im Beispiel unten erscheint diese Nachricht als Benachrichtigung im Aktivitäts-Feed für alle Personen mit dem Tag „Herausforderer“.
Dies gibt Ihnen eine schöne Flexibilität, um eine Gruppierung auf Ihre Teammitglieder anzuwenden, sodass Sie ihnen unterschiedliche Nachrichten zukommen lassen können, ohne dass jede Gruppe von Mitgliedern in einem anderen Team sein muss.
Wie erstelle ich ein Quiz oder eine Umfrage in Microsoft Teams?
Beides ist eine großartige Möglichkeit, mehr Engagement in Teams zu erzielen, und kann sowohl Spaß machen als auch nützlich sein.
Erstellen einer Umfrage in Ihrem Teams-Team
Das geht so einfach und schnell, dass Sie, wenn Sie einmal angefangen haben, nicht mehr aufhören können. Klicken Sie in dem Team und Kanal, in dem Sie eine Umfrage durchführen möchten, auf das Menü „…“ unter dem Feld „Gespräch beginnen“ und geben Sie „Formulare“ in die angezeigte Suchleiste ein.
Wählen Sie „Formulare“ und das Fenster „Neue Umfrage erstellen“ wird geöffnet, in dem Sie Ihre Frage und die Antwortoptionen eingeben können. Sie können bei Bedarf auch mehrere Antworten zulassen. Das Tool schlägt Ihnen auch Antworten vor, sobald Sie Ihre Frage eingegeben haben.
Klicken Sie auf „Weiter“, um eine Vorschau Ihrer Umfragefrage anzuzeigen, und „senden“ Sie sie dann an den Unterhaltungsfeed des Kanals.
Die Umfrage wird im Konversationsfeed mit der Frage zuerst angezeigt, gefolgt von der Zusammenfassung der Antworten darunter. Eine wirklich einfache Möglichkeit, eine schnelle Umfrage durchzuführen.
Erstellen eines Quiz in Ihrem Teams-Team als Registerkarte
Dies ist etwas komplizierter als das Hinzufügen von Umfragen zu Ihren Teams, aber es ist eine großartige Möglichkeit, Ihrem Team etwas Spaß zu verleihen oder das Lernen und Verstehen zu einem bestimmten Thema zu bewerten.
Microsoft Teams for Education hat einige geringfügige Ergänzungen zu Standard-Microsoft-Teams, wodurch Quiz und Tests etwas einfacher werden. In diesem Tipp konzentrieren wir uns darauf, wie Sie standardmäßige Microsoft Teams und Formulare verwenden, um ein Quiz auf einer Registerkarte in einem Teams-Kanal zu erstellen. Dieser Ansatz könnte auch verwendet werden, um eine Teamumfrage zu erstellen.
Öffnen Sie zunächst Formulare in Ihrem Browser. Sie müssen sich mit demselben Konto anmelden, mit dem Sie sich bei Teams anmelden. Hier können Sie ein neues Quiz erstellen und Ihre Fragen hinzufügen. Es gibt viele Arten von Fragen, die Sie stellen können, von der standardmäßigen Mehrfach- oder Einfachauswahl, zusammen mit Textantworten, bis hin zu ungewöhnlicheren Formaten wie der Reihenfolge der Dinge oder der Bewertung Ihrer Meinung zu etwas. Sie können auch Punkte für richtige Antworten vergeben und Ihrem Quiz verschiedene Abschnitte hinzufügen, um ihm eine gewisse Struktur zu geben.
Sobald wir unser Quiz in Forms bereit haben, navigieren wir einfach zu dem Teams-Teamkanal, in dem das Quiz angezeigt werden soll, und klicken auf das „+“-Symbol, um eine Registerkarte hinzuzufügen.
Formulare werden wahrscheinlich eine der Top-Apps sein, aber wenn nicht, können Sie suchen, indem Sie „Formulare“ in die Suchleiste eingeben und dann auswählen.
Ihnen werden nun mehrere Optionen angezeigt, wählen Sie die Option „Exiting Form hinzufügen“ und wählen Sie Ihr Quiz aus.
Da haben Sie es, ein nettes Quiz in Ihrem Microsoft Teams-Kanal und jedes Mitglied des Teams wird darüber benachrichtigt.
Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten, entweder nur zum Spaß oder um das Verständnis zu testen. Es dort zu haben, wo Arbeit und Zusammenarbeit stattfinden, sollte auch für eine höhere Rücklaufquote sorgen.
Das war's für das MS-Teams-Tutorial. Jetzt würde ich gerne von Ihnen hören:
Welche Erkenntnis aus dem heutigen Bericht fandest du am interessantesten? Oder vielleicht haben Sie eine Frage zu etwas, das ich abgedeckt habe.
Wie auch immer, ich würde gerne von Ihnen hören. Also mach weiter und hinterlasse unten einen Kommentar.
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