Inmitten neuartiger Coronavirus-Bedenken und eines zunehmend technologischen Netzwerks wächst die Online-Aktivität als alternatives Kommunikationsmedium für Mitarbeiter und Studenten, um die Produktivität zu steigern. Mehrere Websites und Anwendungen haben an Popularität gewonnen, um effizientere Formen der Kommunikation und Diskussion sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb zu ermöglichen.
Werfen wir einen Blick auf Gmail und Slack, zwei Anwendungen, die bei produktiver Nutzung für den Einsatz am Arbeitsplatz von großem Nutzen sein können.
Gmail fungiert als ein von Google betriebener E-Mail-Dienst. Über die Anwendung senden und empfangen Benutzer E-Mails, Dokumente, Fotos, Videos und manchmal sogar Klassenzimmerbenachrichtigungen. Gmail ermöglicht es Kollegen, Lehrkräften und Personen im Allgemeinen, sich aus verschiedenen Gründen mit vielen verschiedenen Anhängen zu kontaktieren. Obwohl Google Mail eine hilfreiche Anwendung ist, gibt es mehrere zusätzliche Möglichkeiten, um Ihre Google Mail-Produktivität zu verbessern:
Laden Sie Gmail für Ihr Smartphone aus dem App Store oder Google Play Store herunter. Setzen Sie ein Lesezeichen auf Ihrem Laptop. Angenommen, Sie besitzen ein Gmail-Konto und rufen Ihre E-Mails ab, um mit anderen zu kommunizieren, erleichtert Ihnen dies den Zugriff auf Ihr Konto und wird daher reaktionsschneller und proaktiver, wenn es darum geht, die produktive Kommunikation im Auge zu behalten. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail erhalten, können Sie Benachrichtigungen aktivieren, damit Sie sehr schnell antworten und auf dem Laufenden bleiben können, was sehr wichtig ist.
Senden Sie Gruppen-E-Mails mit E-Mail-Listen. Wenn Sie ein Direktor oder ein Clubvorstand sind und eine Massen-E-Mail über Treffen an mehrere Personen senden möchten, ist es hilfreich, Gruppen zu erstellen und die E-Mail an eine Gruppe zu senden, anstatt die individuelle E-Mail jedes Empfängers für jede einzelne E-Mail einzugeben . Verwenden Sie dazu Google-Kontakte, die über die neun Punkte in der oberen rechten Ecke auf gmail.com zugänglich sind. Wählen Sie die Kontakte aus, für die Sie eine Gruppe erstellen möchten, und verwenden Sie die Registerkarte Lesezeichen in der Zeile direkt unter der Suchleiste, um die Gruppe zu benennen. Beim Verfassen einer E-Mail in Gmail können Sie jetzt den Namen der Gruppe anstelle des Namens jeder Person eingeben, die Sie per E-Mail versenden möchten. Dadurch sparen Sie unweigerlich viel Zeit.
Wenn es Sonntagabend / Montagmorgen 3:37 Uhr ist, stellen Sie vielleicht plötzlich fest, dass Sie vergessen haben, jemandem eine E-Mail mit wichtigen Informationen zu senden, diese aber auch nicht zu einer ungewöhnlichen Zeit senden möchten. Damit Sie nicht vergessen, die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt zu senden, können Sie die E-Mail verfassen und auf das Dreieck rechts neben der Schaltfläche „Senden“ klicken und dann Senden planen auswählen. Sie können diese E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt automatisch senden, damit die Personen, die sie erhalten, Ihren Schlafplan oder Ihre Vergesslichkeit nicht in Frage stellen.
Slack fungiert als alternative, kollaborativere Software. Es ähnelt eher einer SMS als einer E-Mail. Slack legt den Schwerpunkt auf Teamwork und Integration durch unmittelbare Kommunikation. Slack ist auch eine sehr nützliche Anwendung, aber hier sind einige weitere Methoden zur Verbesserung Ihrer Slack-Produktivität:
Ähnlich wie bei Gmail ist die Verbesserung der Zugänglichkeit von Slack ein wichtiger Weg, um Ihre Produktivität durch die Software zu steigern. Laden Sie die Anwendung auf Ihr Telefon herunter. Sie ist auch als Anwendung oder Online-Link für Desktops/Laptops verfügbar. Jedes Mal, wenn jemand eine Nachricht sendet, können Sie sicherstellen, dass Sie Benachrichtigungen erhalten und über wichtige Informationen auf dem Laufenden bleiben.
Wenn Sie viele verschiedene Kanäle haben und manchmal Schwierigkeiten haben, den richtigen zu finden, kann es hilfreich sein, wichtige Kanäle zu markieren. Auf diese Weise erscheinen die wichtigen Channels ganz oben in der linken Spalte auf Slack und ermöglichen einen einfachen Zugriff. Wenn Sie mit Nachrichten von Slack überflutet werden und nicht unbedingt alle für relevant halten, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen in den Benachrichtigungseinstellungen für einen Kanal ändern. Auf diese Weise können Sie sich darauf konzentrieren, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Slack auf die entscheidenden Updates zu überprüfen, die Sie wirklich benötigen.
Wenn im Kanal etwas wirklich Wichtiges erwähnt wurde, können Sie es ganz einfach über die Suchleiste oben rechts suchen. Geben Sie einfach Schlüsselwörter ein und Sie haben einfachen Zugriff auf eine Datei, die Sie einmal hochgeladen haben, oder auf wichtige Informationen, die jemand einmal gesendet hat.
Insgesamt sind diese beiden Anwendungen unglaubliche Einsatzmöglichkeiten von Technologie zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz. Durch Gmail und Slack wird es für Menschen so viel einfacher, über verschiedene Plattformen hinweg miteinander zu interagieren und wichtige Informationen über ein großes Netzwerk zu teilen. Wenn Sie einige der oben aufgeführten Tipps verwenden, werden Sie noch besser mit der Verwendung dieser Anwendungen vertraut und Ihre Produktivität als Werkstudent, Ausbilder, Regisseur und technisch vernetzter Mensch wird nur noch steigen.
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