Um Microsoft Teams Shifts zu nutzen , öffnen Sie Shifts in Teams, erstellen Sie einen Zeitplan für Ihr Team, fügen Sie Personen und Schichten hinzu und wählen Sie dann „ Für Team freigeben“ . Shifts ist normalerweise bereits aktiviert. Falls Sie die Funktion nicht finden, sollte Ihr Teams-Administrator die App-Zugriffseinstellungen überprüfen, bevor Sie beginnen.
Nutzer benötigen eine Teams-Lizenz; Shifts ist nicht auf Enterprise-Abonnements beschränkt. Gäste können keine Shifts-Zeitpläne nutzen. Verwenden Sie Teams Desktop oder Web für Einrichtung und Zeitplanverwaltung und die mobile App zum Prüfen von Schichten und Einreichen von Anfragen. Teambesitzer können Zeitpläne verwalten; Administratoren können Mitgliedern außerdem die Rolle des dedizierten Zeitplanbesitzers zuweisen , ohne ihnen die Inhaberschaft des gesamten Teams zu übertragen.
Die folgenden Beispielbildschirme zeigen fiktive Mitarbeiter und Beispieleinstellungen. Das Layout Ihrer Organisation kann abweichen.
Shifts ist standardmäßig aktiviert . Falls es fehlt, sollte ein Administrator das Teams Admin Center öffnen und zu Teams-Apps > Apps verwalten > Shifts navigieren .
In Organisationen mit App-zentrierter Verwaltung öffnen Sie „Benutzer und Gruppen“ > „Verfügbarkeit“ > „Verfügbarkeit bearbeiten“ . Stellen Sie die gewünschten Benutzer oder Gruppen auf „Schichten“ ein und wählen Sie anschließend „Anwenden“ . In älteren Umgebungen prüfen Sie, ob der Status „ Zugelassen“ lautet und die App-Berechtigungsrichtlinie des Benutzers dies erlaubt.
Durch Anheften wird lediglich eine Verknüpfung erstellt; es wird kein Zugriff gewährt. Ein Richtlinienpaket für Frontline-Mitarbeiter ist kein erforderlicher Aktivierungsschritt.
In der Desktop- oder Webversion von Teams wählen Sie links „ Weitere Apps anzeigen“ und suchen nach „Shifts“ . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Shifts“ und wählen Sie „Anheften“ , um schneller darauf zugreifen zu können. Tippen Sie auf Ihrem Mobilgerät in der App-Leiste auf „Shifts“; wischen Sie von der App-Leiste nach oben, falls die App ausgeblendet ist.
Öffnen Sie in „Schichten“ die Option „Plan auswählen oder erstellen“ > „Neuer Plan“ . Wählen Sie neben Ihrem Team „Erstellen“ , legen Sie die Zeitzone für den Standort des Teams fest, wählen Sie die nächstgelegene Stadt und bestätigen Sie. Jedes Team hat einen Plan. Für die Erstellung eines Plans ist die Teamzugehörigkeit erforderlich. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls „Erstellen“ nicht verfügbar ist.
Organisieren Sie die Mitarbeiter nach Rolle oder Abteilung. Benennen Sie die Gruppe „Unbenannt“ um oder wählen Sie „Gruppe hinzufügen“ und verwenden Sie das Menü, um sie umzubenennen. Wählen Sie neben einer Gruppe „ Personen hinzufügen“ , suchen Sie eine Person und wählen Sie „Hinzufügen“ .
Es können nur Mitglieder des zugehörigen Teams hinzugefügt werden. Falls jemand fehlt, überprüfen Sie die Teamzugehörigkeit und warten Sie, bis die letzten Änderungen sichtbar sind. Die Microsoft- Anleitung zur Terminplanung erläutert diese Anforderungen.
Öffnen Sie die Einstellungen , um die Zeitzone des Teams, die nächstgelegene Stadt und den Wochentag des Starts zu überprüfen. Aktivieren Sie die Anfragetypen, die Ihr Team verwenden soll, z. B. offene Schichten, Schichttausch, Angebote und Urlaub. Die Zeiterfassung ist optional. Einstellungen, die Sie nicht ändern können, werden möglicherweise von der IT-Abteilung verwaltet; siehe die Microsoft- Referenz zu den Zeitplaneinstellungen .
Doppelklicken Sie im Schnittpunkt der Personenzeile und des gewünschten Datums auf eine leere Zelle oder wählen Sie „ Weitere Optionen“ > „Schicht hinzufügen“ . Geben Sie Start- und Endzeit, Pausen und hilfreiche Notizen ein. Wählen Sie „Speichern“ , um die Daten nicht zu teilen, oder „Teilen“, wenn Sie fertig sind.
Für nicht zugewiesene Schichten verwenden Sie die Zeile „Offene Schichten“ der Gruppe und fügen Sie eine offene Schicht hinzu . Sie können auch bestehende Schichten kopieren und deren Details bearbeiten.
Wählen Sie „Mit Team teilen“ , bestätigen Sie den Datumsbereich, wählen Sie die Benachrichtigungsoptionen und klicken Sie auf „Teilen“ . Das Speichern von Entwürfen allein veröffentlicht diese nicht. Teilen Sie auch spätere Änderungen, damit die Mitarbeitenden den aktualisierten Plan sehen. Unter „ Weitere Optionen“ > „Freigegebenen Plan anzeigen“ können Sie prüfen, was aktuell veröffentlicht ist. Die Veröffentlichungsanleitung von Microsoft beschreibt auch das Zurückrufen freigegebener Schichten.
Mitarbeiter können die Schichtübersicht öffnen, um veröffentlichte Aufgaben einzusehen. Wählen Sie, sofern aktiviert, eine offene Schicht aus und klicken Sie auf „Anfordern“ oder nutzen Sie die verfügbaren Optionen für Urlaub, Tausch und Angebot. Den Status Ihrer Anfragen können Sie unter „Anfragen“ verfolgen . Tausch- und Angebotsanfragen werden zunächst dem Kollegen vorgelegt und müssen nach der Annahme vom Vorgesetzten genehmigt werden; der Dienstplan wird dadurch nicht sofort geändert. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung von Microsoft zur Schichtanfrage .
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