Sie haben bereits einen Google-Terminplaner in Google Kalender. Melden Sie sich an, erstellen Sie einen Termin, wählen Sie Datum und Uhrzeit, fügen Sie Google Meet als Videokonferenz-Option hinzu und laden Sie Ihre Gäste ein. Sie benötigen keine separate Terminplanungserweiterung.
Wählen Sie einen regulären Kalendereintrag, wenn Sie einen Besprechungstermin festlegen. Sollen die Teilnehmer aus Ihren verfügbaren Terminen wählen können, verwenden Sie stattdessen die Terminplanungsfunktion von Kalender. Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf die Desktop-Version der Website; die Beispielseiten enthalten Beispiel-Besprechungsdetails.
Öffnen Sie Google Kalender und melden Sie sich mit dem Konto an, für das Sie das Meeting organisieren möchten. Wählen Sie „Erstellen“ > „Ereignis“ . Alternativ können Sie auch auf eine freie Zeit im Kalender klicken. Klicken Sie auf „Weitere Optionen“ , falls Sie den vollständigen Editor benötigen.
Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein und wählen Sie anschließend Start- und Enddatum sowie -uhrzeit. Lassen Sie die Option „ Ganztägig“ deaktiviert, wenn Sie ein zeitlich begrenztes Meeting planen.
Für Teilnehmer aus verschiedenen Regionen wählen Sie neben der Veranstaltungszeit die gewünschte Zeitzone aus. Der Kalender zeigt die Veranstaltung in der jeweiligen Zeitzone jedes Teilnehmers an. Achten Sie bei der Koordination regionsübergreifend auf Datum und Uhrzeit; Google erklärt dies in seinem Kalender-Leitfaden zu Zeitzonen .
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer unter „Gäste hinzufügen“ ein . Nutzen Sie „Zeitraum suchen“ , um die Verfügbarkeit zu vergleichen, wenn deren Kalender mit Ihnen geteilt wurden oder Ihre Organisation diese Informationen bereitstellt. Der private Kalender eines externen Gastes kann nicht automatisch angezeigt werden.
Fügen Sie der Beschreibung eine kurze Tagesordnung oder vorbereitende Hinweise hinzu, damit die Eingeladenen wissen, worum es bei dem Treffen geht.
Wählen Sie „Google Meet-Videokonferenz hinzufügen“ . Die Zugangsdaten für die Besprechung werden automatisch in den Kalender eingefügt. Bei manchen Arbeits- oder Schulumgebungen wird Meet automatisch hinzugefügt, wenn Sie Gäste einladen. Prüfen Sie daher, ob bereits eine Konferenz verknüpft ist.
Mit „Mit Google Meet teilnehmen“ wird eine bestehende Konferenz geöffnet; es handelt sich nicht um die Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Konferenz. Anweisungen zum Hinzufügen oder Entfernen von Videokonferenzen finden Sie in den Google-Anweisungen .
Wählen Sie „Speichern“ und anschließend „Senden“ , wenn der Kalender fragt, ob Gäste per E-Mail benachrichtigt werden sollen. Bestätigen Sie alle weiteren Abfragen für externe Gäste, die Ihre Organisation anzeigt. Das Speichern des Ereignisses und das Versenden der Einladung sind separate Vorgänge.
Dieser Arbeitsablauf ist im Google- Leitfaden zur Meetingplanung dokumentiert .
Sie möchten mit Meet beginnen? Öffnen Sie in Google Meet „Neu“ oder „Neues Meeting“ und wählen Sie „In Google Kalender planen“ . Die Anleitung auf der Meet-Startseite von Google unterscheidet dies von „Meeting für später erstellen“ , wodurch lediglich ein teilbarer Link generiert wird.
Öffnen Sie den ursprünglichen Kalendereintrag und wählen Sie die Schaltfläche „Ereignis bearbeiten“ (Stiftsymbol) . Passen Sie Uhrzeit, Teilnehmer oder Beschreibung an, wählen Sie „Speichern“ und senden Sie eine Aktualisierung, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Bearbeiten Sie den bestehenden Eintrag beim Verschieben, damit die Gäste die Änderung in einer einzigen Einladung sehen können.
Sie müssen Inhaber der Veranstaltung sein oder die Berechtigung haben, sie zu bearbeiten. Die Hilfe von Google zum Erstellen und Bearbeiten von Veranstaltungen erläutert die verfügbaren Berechtigungen.
Für ein separates Meeting lassen Sie Google Kalender einen neuen Meet-Code generieren. Google weist darauf hin, dass ein wiederverwendeter Code weiterhin mit der Gästeliste des ursprünglichen Events verknüpft bleibt, was den Zugang zum Meeting sowie zu Aufzeichnungen und Chat beeinträchtigen kann. Wenn Sie die Uhrzeit desselben Meetings ändern möchten, bearbeiten Sie stattdessen den ursprünglichen Termin. Lesen Sie die Hinweise von Google zur Verwendung von Meeting-Codes, bevor Sie alte Links in neue Einladungen kopieren.
Um eine Buchungsseite zu erstellen, verwenden Sie den Kalender auf einem Computer und wählen Sie „ Erstellen“ > „Terminplan“ . Geben Sie Titel, Termindauer, Verfügbarkeit und Zeitzone ein und wählen Sie dann „Weiter“ .
Wählen Sie unter „Ort und Konferenzen“ die Option „Google Meet-Videokonferenzen“ aus , schließen Sie die Einstellungen auf der Buchungsseite ab und speichern Sie diese. Google dokumentiert diese Einstellungen in seiner Anleitung zur Einrichtung des Terminkalenders .
Unter „Buchungsseiten“ in der linken Seitenleiste des Kalenders bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Seite und wählen Sie „Link kopieren“ . Beachten Sie, dass Buchungsseiten für jeden mit dem Link öffentlich zugänglich sind .
Mit einem persönlichen Google-Konto oder einem Business Starter-Konto kann eine Buchungsseite erstellt werden. Funktionen wie zusätzliche Terminpläne und automatische E-Mail-Erinnerungen erfordern entsprechende Abonnements; vergleichen Sie die Terminplanungsfunktionen von Google . Terminpläne können nicht in der Kalender-App für Android oder iOS erstellt werden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Konto verwenden. Bei Geschäfts- oder Schulkonten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator bezüglich des Zugriffs auf Kalender und Meet. Google weist ausdrücklich darauf hin, dass Workspace Essentials-Nutzer keine Meet-Meetings in Google Kalender planen können . Die Verfügbarkeit von Terminen hängt außerdem von Ihrem Abonnement ab.
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