So erstellen und verwenden Sie Microsoft Teams-Tags

Um Microsoft Teams-Tags zu erstellen , öffnen Sie das Menü neben einem Team, wählen Sie „Tags verwalten“ und erstellen Sie eine benannte Gruppe von Teammitgliedern. Geben Sie anschließend in einer Kanalnachricht ein @ gefolgt vom Tag-Namen ein und wählen Sie den passenden Tag aus, um diese Personen gemeinsam zu benachrichtigen.

Mit dem Tag „Designer“ können Sie beispielsweise eine Designprüfung anfordern, ohne jede Person einzeln zu erwähnen. Tags gruppieren Personen; sie sind keine Hashtags zur Organisation von Themen oder Etiketten für Dateien.

Wer kann Microsoft Teams-Tags erstellen?

Sie benötigen nicht automatisch ein Administratorkonto. Teambesitzer und Mitglieder mit den entsprechenden Berechtigungen können benutzerdefinierte Tags erstellen. Die Richtlinien Ihrer Organisation legen fest, wer diese Tags verwalten darf und ob Besitzer diese Berechtigung für einzelne Teams ändern können.

Diese Anleitung konzentriert sich auf benutzerdefinierte Tags in einem Arbeits- oder Schulteam. Verwenden Sie die Desktop-App für die Schritt-für-Schritt-Anleitung. Die Position Ihrer Teams hängt davon ab, ob Sie die kombinierte Chat-Ansicht oder separate Chat- und Teams-Ansichten verwenden.

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Tag

1. Finden Sie Ihr Team und öffnen Sie „Tags verwalten“.

Öffnen Sie Ihre Team- und Kanalliste. In der kombinierten Ansicht finden Sie diese unter „Chat“ , in der separaten Ansicht unter „Teams“ . Falls das Team ausgeblendet ist, wählen Sie unten in der Liste „ Alle Teams und Kanäle anzeigen“ oder „Alle Teams anzeigen“ .

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamnamen , wählen Sie „Weitere Optionen (...)“ und anschließend „Tags verwalten“ . Verwenden Sie für diese Anleitung das Teammenü und nicht das Kanalmenü.

Microsoft erläutert diese Layoutunterschiede in seinem Leitfaden zur Chat- und Kanalnavigation .

2. Wählen Sie „Tag erstellen“.

Überprüfen Sie die vorhandenen Tags, bevor Sie einen neuen erstellen. Wenn die benötigte Gruppe bereits vorhanden ist, verwenden Sie diese, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Andernfalls wählen Sie „ Tag erstellen“ .

3. Benenne das Tag und weise es Personen zu.

Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, fügen Sie eine hilfreiche Beschreibung hinzu und wählen Sie die Teammitglieder aus, die zu dieser Gruppe gehören. Verwenden Sie in diesem Beispiel „Designer“ mit der Beschreibung „Design-Review-Gruppe“ . Markieren Sie die ausgewählten Namen und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“ .

Die Kurzanleitung von Microsoft zum Thema Tagging veranschaulicht das Erstellungsformular sowie die Workflows für Kanäle und Chats.

Finde ein Schlagwort und sieh dir die zugehörigen Mitglieder an.

Kehren Sie zum Bereich „Tags verwalten“ des Teams zurück, um die Tags und die zugewiesenen Personen einzusehen. Überprüfen Sie die Mitgliedschaft, bevor Sie einen Tag für eine wichtige Anfrage verwenden. Sollten die Mitgliedschaftsdaten fehlerhaft sein und Sie diese nicht verwalten können, bitten Sie den Teaminhaber um eine Aktualisierung.

Verwenden Sie lieber Bezeichnungen, die eine klare Verantwortungsebene beschreiben, wie z. B. „Designer“ , anstatt vager Bezeichnungen wie „ Gruppe 1“ . Geben Sie in Ihrer Nachricht die gewünschte Aktion an, damit die Empfänger wissen, warum sie erwähnt wurden.

Verwenden Sie ein Tag in einer Kanalnachricht

1. Öffne einen Standardkanal in dem Team, in dem du das Tag erstellt hast, und beginne eine Nachricht oder Antwort.
2. Geben Sie @ und den Tag-Namen ein und wählen Sie dann den Tag aus den Vorschlägen aus .
3. Vervollständige deine Nachricht und sende sie ab.

Durch Auswahl des Vorschlags wird dieser als Erwähnung registriert. Die Angabe des Namens als normaler Text reicht nicht aus. Zugewiesene Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung über die Erwähnung. Sie können Tag-Erwähnungen in der Schnellansicht unter „Tag-Erwähnungen“ oder in der Aktivitätsübersicht finden .

Starte einen Gruppenchat mit einem Tag

Wählen Sie „Neue Nachricht“ , geben Sie den Tag-Namen in das Feld „An“ ein und wählen Sie den entsprechenden Tag aus. Teams fügt die Mitglieder des Tags als Empfänger hinzu.

Überprüfen Sie die Namen, verfassen Sie Ihre Nachricht und senden Sie sie ab. Verwenden Sie eine Kanalerwähnung, wenn die Diskussion in den entsprechenden Kanal gehört; starten Sie einen Chat, wenn Sie sich mit den ausgewählten Personen unterhalten möchten.

In Microsofts Leitfaden zur Verwendung von Tags für diese Benachrichtigungs- und Messaging-Optionen finden Sie weitere Informationen.

Warum kann ich kein Tag erstellen oder verwenden?

• Die Option „Tags verwalten“ fehlt oder die Erstellung ist blockiert: Fragen Sie den Teambesitzer nach den Berechtigungen. Bei Bedarf kann die IT-Abteilung im Teams Admin Center unter „Teams“ > „Teameinstellungen“ > „Tagging“ nachsehen, insbesondere unter „Wer darf Tags verwalten?“ .
• Ein Tag wird nicht angezeigt: Überprüfen Sie die Schreibweise und das Team, in dem er erstellt wurde. Öffnen Sie anschließend „Tags verwalten“, um die Gruppe und die Mitgliedschaft zu bestätigen.
• Sie verwenden einen privaten oder freigegebenen Kanal: Tags werden dort unterstützt, aber ein freigegebener Kanal-Tag kann nur direkte Mitglieder dieses Kanals enthalten, nicht Personen, deren Mitgliedschaft über ein Team vererbt wird.
• Sie benötigen eine diensthabende Gruppe: Ein benutzerdefiniertes Tag erfasst keine Schichten. Schichtbasierte Tags verwenden Schichtpläne; automatische Tags basierend auf Berufsbezeichnung oder Abteilung erfordern eine IT-Einrichtung.

Microsoft gibt derzeit Beschränkungen von 200 Tags pro Team , 200 Mitgliedern pro Tag und 25 Tags pro Benutzer innerhalb eines Teams an . Die Dokumentation zur Tag-Verwaltung behandelt Berechtigungen, Kanalbeschränkungen und Tag-Typen.