So richten Sie einen Microsoft Teams-Warteraum (Lobby) ein

Um einen Warteraum in Microsoft Teams einzurichten , öffnen Sie die Optionen Ihres geplanten Meetings und wählen Sie aus, wer den Warteraum umgehen kann . Wählen Sie „Nur Organisatoren und Co-Organisatoren“, wenn andere Teilnehmer auf die Genehmigung warten sollen. Überprüfen Sie auch die Einstellung für die separate Telefoneinwahl.

Teams nennt seinen Warteraum „Lobby“. Er steuert den Zutritt; er versammelt nicht automatisch alle Teilnehmer und startet das Meeting gleichzeitig. Konfigurieren Sie ihn vor dem Meeting, damit Sie die ankommenden Teilnehmer überprüfen können, wenn Sie bereit sind.

Richten Sie die Lobby vor Ihrem Treffen ein.

Verwenden Sie das Konto, mit dem das Meeting organisiert wurde. Diese Anleitung bezieht sich auf die aktuelle Desktop-Oberfläche von Teams; das Layout kann abweichen. Die aktuellen Steuerelemente sind im Leitfaden zu den Meeting-Optionen von Microsoft beschrieben.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung. Wählen Sie in Teams „Kalender“ aus , wählen Sie Ihre geplante Besprechung und anschließend „Veranstaltung anzeigen“ . Sie müssen nicht zuerst eine Kanalbesprechung starten.

   

2. Öffnen Sie die Zugriffseinstellungen. Wählen Sie „Optionen“ und anschließend „Besprechungszugriff“ . Die Besprechungsoptionen werden möglicherweise in einem separaten Browserfenster geöffnet.

   

3. Wählen Sie aus, wer warten muss. Öffnen Sie „Wer kann die Lobby umgehen?“ und wählen Sie „ Nur Organisatoren und Mitorganisatoren“ . Dies ist die aktuelle Option, um andere Teilnehmer warten zu lassen, anstelle der älteren Formulierung „Nur ich“.

   

4. Überprüfen Sie die Zutrittskontrollen und wenden Sie die Anwendung an. Deaktivieren Sie die Option „Anrufer können die Lobby umgehen“, falls Anrufer warten sollen. Legen Sie fest, wer von der Lobby aus Zutritt erhalten darf, sodass nur Organisatoren und Mitorganisatoren die Ankunft genehmigen können. Wählen Sie „Anwenden“ .

   

Wenn die Option „Personen abweisen, die die Lobby nicht umgehen können“ angezeigt wird, lassen Sie sie deaktiviert, wenn Sie möchten, dass die Besucher auf den Einlass warten. Durch Aktivieren dieser Option werden Personen abgewiesen, die keine Berechtigung zum Umgehen der Lobby besitzen.

Wählen Sie die richtige Bypass-Einstellung

Bekannten Gruppen kann der direkte Zutritt gewährt werden, während andere im Wartebereich bleiben. Organisatoren und Mitorganisatoren umgehen den Wartebereich mit den folgenden Optionen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder standardmäßig an jedem Meeting teilnehmen kann. Ihr Administrator legt die anfänglichen Regeln fest. Die Richtlinien von Microsoft für Meetings erläutern, wie mit verschiedenen Teilnehmertypen und Anrufern umgegangen wird.

Bei stark frequentierten Meetings empfiehlt es sich, einen Co-Organisator einzusetzen, der die Ankunft der Teilnehmenden koordiniert. Co-Organisatoren können den Eingangsbereich umgehen und die Teilnehmenden direkt einlassen. Beachten Sie die Anforderungen und Einrichtungshinweise von Microsoft für Co-Organisatoren, bevor Sie diese Rolle zuweisen.

Lobby-Einstellungen während eines Meetings ändern

Wählen Sie in der Besprechungssymbolleiste „Steuerelemente“ > „Weitere Optionen anzeigen“ . Öffnen Sie den Besprechungszugriff , passen Sie die Einstellungen für Umgehung, Einwahl oder Zulassung an und wählen Sie „Anwenden“ . Personen, die bereits im Wartebereich warten, bleiben dort; lassen Sie sie separat zu.

Einlass oder Abweisung der im Foyer wartenden Personen

Standardmäßig können Organisatoren, Mitorganisatoren und Referenten die Lobby verwalten, es sei denn, die Zulassungseinstellungen schränken diese Berechtigung ein.

1. Wählen Sie in der Besprechungs-Symbolleiste „Personen“ aus.
2. Unter „Warten in der Lobby“ können Sie das Häkchen neben einem Namen setzen, um dieser Person den Zutritt zu gewähren, oder das X, um ihr den Zutritt zu verweigern.
3. Die Option „Alle zulassen“ sollte , sofern verfügbar, erst nach Überprüfung der Gruppe verwendet werden .

Weitere Informationen zu den Zutrittskontrollen finden Sie in den Lobby-Management-Anweisungen von Microsoft .

Was die Teilnehmer sehen

Teilnehmer, die warten müssen, erhalten eine Nachricht, dass sie eingelassen werden müssen. Warten bedeutet nicht, dass die Verbindung abgebrochen ist. Sollten sie nicht eingelassen werden, wenden sie sich bitte direkt an den Veranstalter.

Beheben Sie häufige Lobbyprobleme

• Eine Einstellung ist gesperrt: Dies kann durch eine Besprechungsvorlage oder eine Vertraulichkeitskennzeichnung erzwungen werden. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, die Konfiguration zu überprüfen.
• Jemand tritt ohne Genehmigung bei: Überprüfen Sie seine Meeting-Rolle, die Bypass-Gruppe und die separate Einwahl-Option.
• Ein Teilnehmer kann nicht beitreten: Eine Anmeldepflicht oder die Richtlinien der Organisation können den Zutritt verhindern. Eine bloße Änderung des Foyers hebt diese Beschränkungen nicht auf.
• Die Lobby ist voll: Bitten Sie den Teilnehmer, einige Minuten zu warten und es erneut zu versuchen, sobald weitere Personen eingelassen werden oder die Lobby verlassen.

Spezifische Fehlermeldungen finden Sie im Leitfaden zur Fehlerbehebung bei der Teilnahme an Teams-Besprechungen von Microsoft .

Schalten Sie den Warteraum aus

Kehren Sie zu „Zugriff auf Besprechungen“ zurück , stellen Sie „Wer kann die Warteschleife umgehen?“ auf „Alle“ und wählen Sie „Anwenden“ . Die Richtlinien Ihrer Organisation können weiterhin vorschreiben, dass manche Teilnehmer warten müssen, bis ein berechtigter Teilnehmer beigetreten ist. Bei einer Besprechungsreihe wirken sich Änderungen an der Warteschleife auch auf zukünftige Besprechungen dieser Reihe aus.