So senden Sie eine Einladung zu einem Microsoft Teams-Meeting

Um eine Einladung zu einer Microsoft Teams-Besprechung zu versenden , öffnen Sie den Kalender, erstellen Sie ein Ereignis, fügen Sie Teilnehmer hinzu, aktivieren Sie die Teams-Besprechung und senden Sie die Einladung. Bei einer bereits laufenden Besprechung verwenden Sie die Funktion „Einladung teilen“ oder bitten Sie jemanden direkt über das Personen-Panel um Teilnahme.

Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf Teams für die Arbeit oder Schule. Kalenderlayouts und Schaltflächenbeschriftungen können variieren. Eine geplante Einladung enthält die Besprechungszeit und den Teilnahmelink; für eine schnelle Einladung eignet sich das Teilen eines Links allein besser.

Senden Sie eine Einladung zu einem geplanten Teams-Meeting

1. Öffnen Sie den Termin-Editor. Wählen Sie in Teams „Kalender“ und anschließend „Neu“ oder einen Zeitrahmen aus. Sie können ein regelmäßiges Meeting planen, ohne ein Team oder einen Kanal auszuwählen.

   

2. Fügen Sie die Details und Empfänger hinzu. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel, Datum, Start- und Endzeit sowie eine kurze Agenda ein. Fügen Sie Personen unter „Erforderliche Teilnehmer einladen“ oder „Erforderliche Teilnehmer“ hinzu. Geben Sie für Personen außerhalb Ihrer Organisation deren vollständige E-Mail-Adresse ein. Verwenden Sie im neuen Kalender „Antwortoptionen“ > „Optionale Teilnehmer hinzufügen“ für Personen, deren Teilnahme freiwillig ist.

   

3. Aktivieren Sie die Online-Besprechung. Schalten Sie die Teams-Besprechung ein. Überprüfen Sie im Terminplaner die Verfügbarkeit und die Zeitzonen der Teilnehmer, bevor Sie einen Termin auswählen. Achten Sie besonders auf Datum und Zeitzone, wenn die Teilnehmer an verschiedenen Standorten arbeiten.

   

4. Senden Sie die Einladung. Wählen Sie „Senden“, um die aufgelisteten Teilnehmer einzuladen. Bei manchen Kalenderlayouts wird die Veranstaltung mit „Speichern“ abgeschlossen. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit dem Besprechungslink. Öffnen Sie die Veranstaltung erneut, um die Teilnehmerliste und die Zugangsdaten einzusehen.

   

Microsoft dokumentiert die aktuellen Steuerelemente in seinem Leitfaden zur Besprechungsplanung und im Leitfaden zum Teams-Kalender . Die Abbildungen heben die relevanten Steuerelemente hervor; deren Position kann in Ihrer App abweichen.

Füge nach dem Versenden der Einladung jemanden hinzu.

Wenn Sie das Meeting organisiert haben, aktualisieren Sie die bestehende Veranstaltung, anstatt ein zweites Meeting zu erstellen.

5. Öffnen Sie die Besprechung zur Bearbeitung. Suchen Sie sie im Kalender, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „Weitere Optionen“ > „Bearbeiten“. Prüfen Sie bei einer wiederkehrenden Besprechung, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die gesamte Besprechungsreihe bearbeiten möchten.

   

6. Fügen Sie den Teilnehmer hinzu und senden Sie die Aktualisierung. Geben Sie den Namen oder die vollständige E-Mail-Adresse der Person im Teilnehmerfeld ein und wählen Sie dann „Senden“ oder „Aktualisierung senden“. Sie müssen den Terminplanungsassistenten nicht öffnen, um einen Empfänger hinzuzufügen.

   

Wenn Sie Teilnehmer sind, nutzen Sie die Weiterleitungsfunktion der Veranstaltung, sofern verfügbar. Der Organisator wird benachrichtigt, sobald Sie die Veranstaltung weiterleiten. Die Weiterleitung ist nicht möglich, wenn der Organisator die Weiterleitung deaktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden von Microsoft zum Einladen und Weiterleiten von Veranstaltungen .

Lade Personen zu einem „Jetzt treffen“-Meeting ein.

Sie können ein Sofort-Meeting teilen, ohne manuell eine E-Mail verfassen zu müssen.

7. Starten Sie die Besprechung. Wählen Sie im Kalender „Jetzt besprechen“. Geben Sie der Besprechung einen Namen, wählen Sie „Besprechung starten“ und anschließend „Jetzt teilnehmen“. Mit „Link zum Teilen abrufen“ können Sie den Link vor dem Beitritt verteilen.

   

8. Wählen Sie aus, wie Sie Personen einladen möchten. Verwenden Sie „Meeting-Link kopieren“, um den Link in einen Chat oder eine Nachricht einzufügen. Alternativ können Sie „Einladung teilen“ > „Per Standard-E-Mail teilen“ auswählen, Empfänger hinzufügen und die Einladung senden. Um eine Person aus Ihrem Verzeichnis zu finden, öffnen Sie „Personen“, suchen Sie nach ihr und verwenden Sie „Beitrittsanfrage“.

   

In der Anleitung von Microsoft wird auch erklärt, dass die Option „Jetzt besprechen“ im Kalender ein Exchange Online-Postfach erfordert.

Weitere Möglichkeiten zum Versenden einer Teams-Einladung

Auf Mobilgeräten: Teams öffnen > Kalender > Neues Ereignis, einen Titel eingeben, Teilnehmer hinzufügen, die Details ausfüllen und auf Fertig tippen.

In Outlook: Öffnen Sie den Kalender > Neues Ereignis, aktivieren Sie Teams-Besprechung, fügen Sie Teilnehmer und Details hinzu und wählen Sie dann „Senden“. Die Teilnehmerinformationen werden nach dem Senden hinzugefügt; beim Speichern als Entwurf werden sie nicht hinzugefügt. Laut Microsofts Outlook-Planungsleitfaden ist für diese Integration ein unterstütztes Microsoft 365 Business Exchange-Konto erforderlich.

Häufige Probleme mit Einladungen beheben

• Kein Beitrittslink: Prüfen Sie, ob die Teams-Besprechung aktiviert ist. Stellen Sie in Outlook sicher, dass Sie die Veranstaltung gesendet und nicht als Entwurf gespeichert haben.
• Jemand hat die Einladung nicht erhalten: Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adresse und ob Sie die Veranstaltung oder das Update versendet haben. Bitten Sie die Person, ihren Spam-Ordner zu prüfen.
• Sie müssen lediglich den Link teilen: Öffnen Sie das geplante Ereignis und wählen Sie „Teilen“ > „Teilnahmelink kopieren“. Dadurch werden die Zugangsdaten geteilt, anstatt eine Kalendereinladung zu versenden.
• Externe Gäste können nicht teilnehmen: Der Empfang eines Links ändert nichts an den Besprechungsrichtlinien. Sie müssen sich möglicherweise anmelden, ihre E-Mail-Adresse bestätigen oder im Wartebereich warten. Lesen Sie die Hinweise von Microsoft zur Gastteilnahme, bevor Sie davon ausgehen, dass die Einladung nicht zugestellt wurde.