So versenden Sie eine Microsoft Teams-Einladung per E-Mail oder Link

Um eine Microsoft Teams-Einladung zu einem Team zu versenden , öffnen Sie das Menü „Weitere Optionen“ (...) des Teams , wählen Sie „Mitglied hinzufügen“ , wählen Sie einen Kollegen aus oder geben Sie die E-Mail-Adresse eines Gastes ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“ . Externe Gäste erhalten eine Einladungs-E-Mail. Sie können auch einen Kanallink teilen, dieser gewährt jedoch allein keine Mitgliedschaft.

Bevor du jemanden einlädst

Diese Anleitung gilt für Arbeits- oder Schulteams in der Desktop- oder Web-App. Normalerweise benötigen Sie Teambesitzerberechtigungen ; Sie müssen kein Microsoft 365-Administrator sein. Mitglieder, die keine Besitzer sind, können eine Anfrage zur Genehmigung durch einen Besitzer stellen.

Teams unterstützt kombinierte und separate Ansichten . Sie finden Ihr Team unter „Chat“ in der kombinierten Ansicht oder unter „Teams“ in der separaten Ansicht. Die folgenden Beispiele verwenden Beispielnamen und die separate Ansicht; Ihre Ansicht kann abweichen.

Laden Sie ein Mitglied oder einen Gast per E-Mail ein

1. Öffnen Sie das Mitgliedermenü des Teams.

Suchen Sie das richtige Team, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und wählen Sie das Dreipunkt-Menü. Wählen Sie „ Mitglied hinzufügen“ . Verwenden Sie dazu das Menü neben dem Teamnamen, nicht den Kanalnamen.

2. Finden Sie jemanden innerhalb Ihrer Organisation.

Geben Sie den Namen der Person ein und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus. Überprüfen Sie die angezeigte E-Mail-Adresse, insbesondere wenn mehrere Personen ähnliche Namen haben. Sie können auch nach unterstützten Gruppen suchen, wenn Sie mehrere Kollegen hinzufügen. Wenn Sie einen externen Gast einladen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

3. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse eines externen Gastes ein.

Geben Sie für Personen außerhalb Ihrer Organisation deren vollständige E-Mail-Adresse ein und wählen Sie den Gastvorschlag zur Bestätigung aus. Sie können sowohl geschäftliche als auch private E-Mail-Konten verwenden. Überprüfen Sie den Anzeigenamen des Gastes, bevor Sie das Hinzufügen abschließen.

4. Die ausgewählte Person hinzufügen

Wählen Sie die gewünschte Identität aus und klicken Sie dann auf „ Hinzufügen“ . Belassen Sie normale Mitarbeiter als Mitglieder; erteilen Sie dem Teambesitzer nur dann Berechtigungen, wenn dieser das Team verwalten muss. Die dokumentierten Arbeitsabläufe finden Sie in den Anweisungen von Microsoft für Mitglieder und Gasteinladungen .

5. Lassen Sie den Gast die Einladung annehmen.

Der Gast erhält eine Willkommens-E-Mail und muss die Einladung annehmen. Er sollte die eingeladene Identität verwenden, alle Anmelde- oder Verifizierungsaufforderungen befolgen und gegebenenfalls das Gastkonto Ihrer Organisation in Teams auswählen. Interne Mitglieder werden über den Verzeichnis-Workflow hinzugefügt; die Annahme der Gast-Einladung ist eine separate Voraussetzung.

Teilen Sie einen Microsoft Teams-Link

Um schnell zu einer Teamkonversation zu gelangen, verwendet Microsoft in seinen aktuellen Anweisungen zum Teilen von Links den Befehl „Link kopieren“ eines Kanals . Falls Ihr Menü von älteren Anweisungen abweicht, die „Link zum Team abrufen“ erwähnen, verwenden Sie diese Methode mit dem Kanallink. Fügen Sie externe Gäste zunächst per E-Mail hinzu.

6. Suchen Sie den Kanal

Erweitere das Team und suche den Kanal, den du teilen möchtest, z. B. „Allgemein“. Stelle sicher, dass du den richtigen Teamkanal teilst, bevor du etwas kopierst.

7. Kopieren Sie den Link.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kanal, öffnen Sie das Dreipunkt-Menü und wählen Sie „Link kopieren“ . Teams kopiert den Link automatisch in Ihre Zwischenablage.

8. Senden Sie den Link mit Kontext.

Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder einen Chat ein, erklären Sie, welches Team und welchen Kanal er öffnet, und senden Sie ihn an den gewünschten Empfänger. Ein Kanallink ist eine Navigationsverknüpfung, keine Einladung zu einem geplanten Anruf.

Erhält jemand einen Link zum Beitritt zu einem privaten Team, muss der Teambesitzer die Zugriffsanfrage genehmigen. Bei öffentlichen Teams ist diese Genehmigung nicht erforderlich. Laut Microsofts Richtlinien zum Beitritt über einen Teamlink können Gäste einem Team nicht über einen Link oder Code beitreten.

Warum eine Teams-Einladung möglicherweise nicht funktioniert

• Sie können keine Mitglieder hinzufügen: Bestätigen Sie Ihre Eigentümerrolle oder bitten Sie einen Eigentümer, die Hinzufügung zu genehmigen.
• Externe E-Mail-Adressen werden nicht akzeptiert: Bitten Sie Ihren Administrator, die Gastzugriffs- und Organisationsbeschränkungen zu überprüfen. Externer Chatzugriff allein berechtigt nicht zur Teammitgliedschaft.
• Ein Gast kann das Team noch nicht öffnen: Bestätigen Sie die Annahme der Einladung und das ausgewählte Konto. Laut der Dokumentation zum Gastzugriff von Microsoft kann es bis zu 12 Stunden dauern, bis der Zugriff verfügbar ist .

Benötigen Sie stattdessen eine Besprechungseinladung?

Eine Besprechungseinladung ist unabhängig von der Teammitgliedschaft. Für einen geplanten Anruf wird ein Kalendereintrag und ein Link zur Besprechung verwendet, nicht der oben beschriebene Workflow für Teammitglieder. Die Anleitung von Microsoft zur Besprechungseinladung beschreibt, wie Sie Teilnehmer hinzufügen und den Besprechungslink teilen, wenn Sie einen Anruf planen.