Cómo filtrar en las hojas de Google

Cuando trabaja con grandes conjuntos de datos, es útil saber cómo filtrar en Hojas de cálculo de Google.

Hay dos maneras de hacer esto. Puede usar vistas de filtro en el menú Hojas de cálculo de Google, que le permite personalizar formas específicas de filtrar los datos en la hoja que puede reutilizar. Un método más dinámico para filtrar datos en Google Sheets es usar la función FILTER.

En este artículo, aprenderá a utilizar ambos métodos.

Crear una vista de filtro en Hojas de cálculo de Google

En este método, aprenderá a aplicar un filtro que le mostrará solo los datos de un gran conjunto de datos que desea ver. Esta vista de filtro ocultará todos los demás datos. También puede combinar parámetros de filtro para obtener vistas de filtro más avanzadas.

Cómo crear una vista de filtro

Como ejemplo, imagine que tiene un conjunto de datos que incluye las compras de productos realizadas por los clientes. Los datos incluyen nombres, direcciones, correos electrónicos, números de teléfono y más.

Para este ejemplo, supongamos que desea ver solo los clientes de Playa Vista, CA, y solo los clientes que tienen una dirección de correo electrónico ".gov". 

1. Para crear este filtro, seleccione el icono Crear un filtro en el menú. Este icono parece un embudo. 

2. Verá que aparecen pequeños iconos de filtro en el lado derecho de cada encabezado de columna. Seleccione este ícono de embudo en la parte superior del campo Dirección del cliente para personalizar el filtro para este campo. 

3. Esto abrirá una ventana donde puede personalizar las opciones de filtro. Seleccione la flecha a la izquierda de Filtrar por valores . Seleccione Borrar para anular la selección de todas las entradas en ese campo. 

Nota : Este es un paso importante porque restablece la vista de mostrar todos los registros a mostrar ninguno. Esto prepara a Excel para aplicar el filtro que va a crear en los próximos pasos.

4. Escriba el texto en el campo de abajo por el que desea filtrar el campo. En este ejemplo, usaremos "Playa Vista" y seleccionaremos el ícono de búsqueda para ver solo aquellos registros que contienen ese texto. Seleccione todos los registros que aparecen en la lista de resultados. Esto personaliza su filtro para que solo los elementos que seleccione se muestren en la hoja de cálculo.

4. Una vez que seleccione el botón Aceptar , verá los datos en su hoja filtrados para que solo se muestren los clientes de Playa Vista.

5. Para filtrar en un segundo campo, seleccione el icono de filtro en la parte superior de ese campo. Repita el proceso anterior para crear el filtro. Borre todas las entradas, escriba el texto "gov" para filtrar cualquier dirección de correo electrónico que no contenga "gov", seleccione esas entradas y seleccione Aceptar .

Ahora ha personalizado su filtro para que solo se muestren los registros del conjunto de datos que le interesan. Para que no tengas que repetir este proceso cada vez que abres la hoja de cálculo, es hora de guardar el filtro.

Guardar y ver vistas de filtro

Cuando haya terminado de configurar su filtro, puede guardarlo como una vista de filtro que puede habilitar en cualquier momento.

Para guardar una vista de filtro, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al ícono de filtro y seleccione Guardar como vista de filtro . 

Verá un campo gris oscuro abierto en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le mostrará el rango seleccionado al que se aplica el filtro y el nombre del campo. Simplemente seleccione el campo junto a Nombre y escriba el nombre que le gustaría aplicar a ese filtro. 

Simplemente escriba el nombre y presione Entrar .

Notarás en el lado derecho de la barra gris que hay un icono de engranaje. Seleccione este icono para ver las opciones de filtro. 

Las opciones disponibles incluyen:

• Cambiar el nombre del filtro
• Actualizar el rango al que se aplica el filtro
• Duplica el filtro para actualizarlo sin afectar el filtro original
• Eliminar el filtro 

Puede desactivar el filtro que ha habilitado en cualquier momento simplemente seleccionando el ícono de filtro nuevamente.

Tenga en cuenta que cuando cualquier filtro está habilitado, el icono del filtro se volverá verde. Cuando desactive los filtros, este icono volverá a ser negro. Esta es una forma rápida de ver el conjunto de datos completo o si algún filtro ha eliminado datos de la vista actual.

Más tarde, si desea volver a habilitar cualquiera de los filtros que ha creado, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al icono de filtro. Verás que los filtros que has guardado aparecen en el menú. Simplemente seleccione ese filtro para habilitarlo cuando lo desee.

Esto filtrará la vista nuevamente usando la configuración de filtro que ha configurado.

Uso de la función FILTRO

Otra opción para filtrar en Google Sheets es usar la función FILTER.

La función FILTRO le permite filtrar un conjunto de datos en función de cualquier número de condiciones que elija. 

Echemos un vistazo al uso de la función FILTRO usando el mismo ejemplo de Compras de clientes de la última sección.

La sintaxis de la función FILTRO es la siguiente:

FILTRO(rango, condición1, [condición2, …])

Solo se requiere el rango y una condición para el filtrado. Puede agregar tantas condiciones adicionales como desee, pero no son obligatorias.

Los parámetros de la función FILTRO son los siguientes:

• rango : el rango de celdas que desea filtrar
• condition1 : la columna o filas que desea usar para filtrar los resultados 
• conditionX : otras columnas o filas que también le gustaría usar para filtrar resultados

Tenga en cuenta que el rango que usa para sus condiciones debe tener la misma cantidad de filas que el rango completo.

Por ejemplo, si desea crear el mismo filtro que la primera parte de este artículo, usaría la siguiente función FILTRO .

=FILTRO(F1:J20,BUSCAR(“Playa Vista”,H1:H20),BUSCAR(“gov”,I1:I20))

Esto toma las filas y columnas de la tabla de datos original (F1:J20) y luego usa una función de BÚSQUEDA incrustada para buscar en las columnas de dirección y correo electrónico los segmentos de texto que nos interesan.

La función BUSCAR solo es necesaria si desea buscar un segmento de texto. Si está más interesado en una coincidencia exacta, puede usar esto como declaración de condición en su lugar:

I1:I20=” [email protected] ”

También puede usar otros operadores condicionales, como > o < si="" usted="" quiere="" a="" filtrar="" valores="" mayor="" que="" o="" menos= "" que="" un="" fijo="">

Una vez que presione Entrar , verá los resultados de la función FILTRO como una tabla de resultados.

Como puede ver, solo se devuelven las columnas en el rango que seleccionó en el primer parámetro de la función. Por lo tanto, es importante colocar la función FILTRO en una celda donde haya espacio (suficientes columnas) para que aparezcan todos los resultados.

Uso de filtros en hojas de cálculo de Google

Los filtros en Hojas de cálculo de Google son una forma muy poderosa de explorar grandes conjuntos de datos en Hojas de cálculo de Google. La función FILTRO le brinda la flexibilidad de mantener el conjunto de datos original en su lugar pero generar los resultados en otro lugar.

La función de filtro integrada en Hojas de cálculo de Google le permite modificar la vista del conjunto de datos activo de cualquier forma que le interese en un momento dado. Puede guardar, activar, desactivar o eliminar filtros como desee.

¿Tiene algún consejo interesante que ofrecer para usar filtros en Hojas de cálculo de Google? Compártalos en la sección de comentarios a continuación.