Cómo utilizar sugerencias de correo electrónico en Microsoft Outlook

Los errores de correo electrónico pueden tener consecuencias vergonzosas e incluso costosas. Para ayudarlo a evitar errores de correo electrónico, Microsoft ha implementado Outlook MailTips. Por ejemplo, puede configurar MailTips para activar una alerta cuando presione el botón Responder a todos . Siempre es mejor tomarse un par de minutos y volver a leer su correo electrónico antes de enviarlo a una gran lista de destinatarios, especialmente si contiene información confidencial.

Si no ha utilizado MailTips antes, ha venido al lugar correcto. En esta guía rápida, le mostraremos cómo usar MailTips en Outlook.

¿Cómo se configuran las sugerencias por correo?

Tenga en cuenta que esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server. En otras palabras, la función solo está disponible en cuentas de correo electrónico administradas por una organización. Su administrador de TI debe habilitar MailTips en su cuenta; de lo contrario, la opción no estará disponible para usted. Al mismo tiempo, su administrador de TI puede imponer configuraciones específicas de sugerencias de correo electrónico en las cuentas de los usuarios.

Las sugerencias de correo electrónico están habilitadas de forma predeterminada en Outlook. Si desea deshabilitar la opción o modificar su configuración, inicie Outlook, vaya a Archivo , seleccione Opciones y luego haga clic en Correo .

Vaya a Sugerencias de correo electrónico y haga clic en las opciones de Sugerencias de correo electrónico . Seleccione su cuenta y elija qué acciones desea que activen las alertas de MailTips.

Si desea deshabilitar las sugerencias de correo electrónico, marque la casilla de verificación Nunca mostrar sugerencias de correo electrónico .

Cómo funcionan las sugerencias de correo electrónico

Una vez habilitado el MailTips, Outlook mostrará varios mensajes mientras redacta el mensaje. Exchange analiza el contenido del correo electrónico que está escribiendo. Si detecta algún problema, Outlook te lo notificará para que puedas ajustar el mensaje y evitar situaciones embarazosas. Por ejemplo, si el destinatario está fuera de la oficina y le está pidiendo que responda con urgencia, MailTips le informará que no puede hacerlo.

Otros ejemplos de situaciones que podrían activar MailTips incluyen:

• El buzón del destinatario está lleno.
• La dirección de correo electrónico del destinatario se ha desactivado temporalmente o se ha eliminado de forma permanente.
• Su correo electrónico viola las políticas o restricciones de su organización.
• No tiene permiso para contactar al destinatario o enviar correos electrónicos a destinatarios externos.
• El buzón del destinatario está moderado, lo que significa que requiere la aprobación del mensaje.

Limitaciones de MailTips

• La opción no está disponible en el modo sin conexión.
• Si su lista de destinatarios tiene más de 200 destinatarios, MailTips no evaluará buzones de correo individuales.

Conclusión

MailTips es una función práctica de Outlook que le ayuda a evitar situaciones embarazosas, como enviar correos electrónicos a los destinatarios equivocados. Por ejemplo, si su correo electrónico viola las políticas de su organización, MailTips le alertará sobre el problema. ¿Está pensando en utilizar MailTips en Outlook? Háganos saber en los comentarios a continuación.