Salles de sous-commission en réunion déquipe : le nouveau guide (2022)

L'une des fonctionnalités les plus attendues de Microsoft Teams est enfin là ! Il s'agit d'un outil puissant dans Microsoft Teams qui permet aux organisateurs de réunions de diviser un appel vidéo ou audio de groupe en sessions divergentes pour des discussions de groupe plus restreintes. Ils peuvent affecter des utilisateurs à une salle, ajouter/supprimer/renommer les salles. Les salles de sous-commission dans les équipes ne peuvent être administrées que par l'organisateur de la réunion et pour les configurer, vous devez rejoindre la réunion pour voir l'option.

Vous pouvez ouvrir et fermer des salles plusieurs fois au cours d'une session ou déplacer des participants d'une salle à l'autre. Lorsque vous rejoignez une salle de sous-commission, l'organisateur de la réunion est automatiquement mis en sourdine. Afin de participer à la discussion, l'organisateur doit s'activer puis s'activer. Les salles de sous-commission ne peuvent être créées qu'à l'aide du client Teams, elles ne peuvent pas être créées à l'aide du Web Teams.

1 Planifier une réunion

2 Créer des salles de sous-commission

3 Affectez les participants aux salles

4 Renommer les pièces

5 Commencez les salles de sous-commission

6 Rejoindre une salle de sous-commission

7 Envoyer une annonce aux salles de sous-commission

8 Réaffecter les participants

9 Discutez avec les participants dans une salle de sous-commission

10 Ajouter ou supprimer une salle de sous-commission

11 Fermer les salles de sous-commission

12 Enregistrer des fichiers, des enregistrements et des notes depuis les salles de sous-commission

13 Modifier les paramètres de la salle de sous-commission

14 conseils pour les salles de sous-commission

15 questions fréquemment posées

Planifier une réunion

• Sélectionnez Calendrier > + Nouvelle réunion. Vous devez être l'organisateur de la réunion pour créer et gérer les salles de sous-commission.

• Ajoutez des participants en tant que participants.

Créer des salles de sous-commission

• Rejoignez votre réunion à l'heure prévue et attendez que vos participants la rejoignent.
• Votre réunion s'ouvrira dans sa propre fenêtre.
• Lorsque vos participants ont rejoint et que vous êtes prêt, sélectionnez Salles de sous-commission dans les commandes de votre réunion.

• Choisissez le nombre de pièces que vous souhaitez créer dans la liste déroulante. Choisissez si vous souhaitez que Teams affecte les participants aux salles automatiquement ou manuellement si vous préférez affecter vous-même les participants aux salles.

• Sélectionnez Créer des salles.

Astuce : C'est le seul moment où vous pouvez choisir d'affecter automatiquement les participants aux salles. Vous ne pourrez plus choisir cette option ultérieurement.

Affecter les participants aux salles

Si vous avez choisi Automatiquement, les participants seront déjà affectés à différentes salles de sous-commission.

Pour ajouter manuellement des participants à des salons :

• Développez la liste sous Attribuer des participants.
• Survolez les noms des participants jusqu'à ce que les cases à cocher apparaissent. Choisissez les participants en cochant les cases.
• Sélectionnez Plus d'options et choisissez une pièce dans la liste.
• Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les participants aient été affectés à des salles.
• Pour afficher les participants affectés à une salle de sous-commission, développez la flèche à côté du nom de la salle.

Renommer les salles

• Nommez vos salles de sous-commission pour refléter les petits groupes de participants ou les projets.
• Sélectionnez Plus d'options à côté de la salle, puis Renommer la salle.
• Tapez le nouveau nom et sélectionnez Renommer la pièce.

Commencer les salles de sous-commission

Pour démarrer les pièces individuellement :

Sélectionnez Plus d'options à côté de la salle, puis Ouvrir la salle.

Pour démarrer tous les salons en même temps :

Sélectionnez Salles ouvertes.

Vous saurez que les salles se sont ouvertes avec succès lorsque leur statut passe à Ouvert.

Rejoindre une salle de sous-commission

Pour rejoindre un salon et vérifier sa progression :

• Sélectionnez Plus d'options à côté du salon, puis Rejoindre le salon.
• Sélectionnez Retour lorsque vous êtes prêt à quitter la salle de sous-commission et à revenir à la réunion principale.

Envoyer une annonce aux salles de sous-commission

Une fois que les salles de sous-commission ont commencé, envoyez des annonces pour donner des mises à jour de l'heure ou partager des invites.

• Sélectionnez Plus d'options > Faire une annonce.
• Saisissez votre annonce, puis sélectionnez Envoyer.
• Les participants recevront une notification dans leur chat de réunion pour vérifier votre annonce

Réaffecter les participants

Déplacez les participants dans différentes salles de sous-commission individuellement.

Remarque : Actuellement, vous ne pouvez déplacer des participants que lorsque les salles de sous-commission sont fermées.

Pour déplacer les participants individuellement :

• Développez la liste des participants sous une salle de sous-commission.
• Survolez le nom d'un participant et cochez la case qui s'affiche.
• Sélectionnez Plus d'options, puis la salle de sous-commission vers laquelle vous souhaitez déplacer le participant.

Discutez avec les participants dans une salle de sous-commission

• Chaque Breakout Room aura son propre chat. Vous et les participants pourrez y accéder à partir de votre liste de discussions et de la discussion dans la salle de sous-commission, tout comme les réunions ordinaires.
• Les participants ne seront ajoutés à une discussion en salle de sous-commission que lorsque vous démarrerez la salle. Ils seront retirés dès la fermeture de la salle.
• Vous aurez accès à tous les chats de la Breakout Room.
• Les participants peuvent toujours voir l'historique des discussions et tous les fichiers partagés après la fermeture de la salle de discussion.

Ajouter ou supprimer une salle de sous-commission

Pour ajouter une salle de sous-commission supplémentaire :

• Sélectionnez Ajouter une pièce. Donnez un nom à votre nouvelle pièce et validez.
• Ajoutez des participants à la salle en suivant les instructions ci-dessus.

Pour supprimer une salle de sous-commission :

Sélectionnez Plus d'options à côté de la salle, puis Supprimer la salle.

Fermer les salles de sous-commission

Pour fermer les chambres individuellement :

Sélectionnez Plus d'options à côté de la salle, puis Fermer la salle.

Pour fermer des salles toutes en même temps :

Sélectionnez Fermer les salons.

Vous saurez que les salons ont été fermés avec succès lorsque leur statut passe à Fermé. Sélectionnez Reprendre lorsque tout le monde revient de ses salles de sous-commission et que vous êtes prêt à vous réunir à nouveau en grand groupe.

Enregistrez des fichiers, des enregistrements et des notes à partir des salles de sous-commission

Les fichiers, enregistrements et notes d'une salle de sous-commission sont accessibles dans son chat. Vous et vos participants pourrez accéder à ces documents après la fermeture de la salle, mais les participants ne pourront pas discuter ni ajouter de documents supplémentaires.

Modifier les paramètres de la salle de sous-commission

Par défaut, les salles de sous-commission seront configurées pour déplacer automatiquement les participants dans les salles ouvertes. Si vous souhaitez modifier ce paramètre :

• Sélectionnez Plus d'options > Paramètres des pièces.
• Décochez la case Déplacer automatiquement les personnes dans les salons ouverts.

Lorsque le réglage automatique est désactivé, les participants reçoivent un message leur demandant de rejoindre une salle de sous-commission. Ils devront sélectionner Rejoindre la salle avant d'être déplacés.

Conseils pour les salles de sous-commission

Soyez prêt

• Effectuez un test avec Breakout Rooms avant votre réunion pour vous assurer de comprendre comment tout fonctionne.
• C'est une bonne idée de poster un PDF des supports de présentation dans le dossier Général et de suggérer aux participants de le télécharger.
• Les pièces jointes ne sont pas autorisées, mais des liens vers des fichiers peuvent être inclus.
• Si vous prévoyez de communiquer avec les groupes à l'aide de messages ou d'annonces, vous pouvez suggérer que les groupes désignent une personne pour garder un œil sur le chat du canal Breakout Room pour les annonces.

Annonces

• L'annonce peut être composée à l'avance prête à être envoyée au bon moment.
• Immédiatement après le démarrage des canaux de discussion, il est utile que l'organisateur envoie une annonce à tout le monde indiquant l'heure de reprise.
• 5 minutes avant la fin du temps imparti, l'organisateur envoie un autre message pour rappeler aux groupes de revenir à 00h00.

Questions fréquemment posées

Qui peut créer une salle de sous-commission ?

• Seul l'organisateur de la réunion peut démarrer des salles de sous-commission.

Comment puis-je utiliser les salles de sous-commission ?

• L'organisateur de la réunion peut démarrer une salle de sous-commission uniquement sur le client de bureau.
• Les participants peuvent rejoindre une salle de sous-commission à partir d'un ordinateur, du Web ou d'un mobile. Les salles Microsoft Teams ne disposent pas encore de fonctionnalités de salle de sous-commission.
• Les participants connectés à partir de plusieurs appareils verront tous les terminaux rejoindre la même salle de réunion.

Je ne vois pas l'icône "Salle de réunion" ?

• Vous devez être dans la réunion pour voir cette icône, utilisez soit ' Se réunir maintenant ' ou ' Nouvelle réunion ' pour voir l'option.

Puis-je créer les salles de sous-commission avec Teams sur le Web ?

• Pas pour le moment, les organisateurs de réunions doivent utiliser le client Teams pour créer des salles de sous-commission. Il s'agit d'une future amélioration sur laquelle Microsoft travaille. Notez que les participants peuvent rejoindre Teams sur le Web.

Qu'est-ce qui arrive bientôt pour les salles de sous-commission ?

• Pré-configuration des salles de sous-commission.
• Plusieurs organisateurs de réunions.
• Partagez le contenu de la réunion des salles de sous-commission dans la réunion principale.
• Attribuez des salles de sous-commission en ajoutant des balises.
• Ajout de clients/partenaires externes.

Que peuvent faire les organisateurs de réunions avec les salles de sous-commission ?

• Créez jusqu'à 50 salles de sous-commission dans le cadre de réunions planifiées ou de réunions immédiates
• Déplacez-vous librement entre les salles de sous-commission
• Ajouter, déplacer et supprimer des salles de sous-commission
• Donner des titres aux salles de sous-commission
• Décidez si les participants sont automatiquement ajoutés aux salles de sous-commission ou si le participant doit confirmer
• Réaffecter les participants dans différentes salles
• Avoir accès à tous les artefacts de la salle de sous-commission (chat, fichiers, enregistrements)

Comment puis-je m'assurer que je peux commencer à utiliser les salles de sous-commission ?

• Assurez-vous que la nouvelle expérience de réunion est activée (Équipes -> Paramètres -> Général -> Cochez "Activer une nouvelle expérience de réunion")
• Vérifiez et assurez-vous que vous disposez des dernières mises à jour de Teams ( Mettre à jour Microsoft Teams – Support Office )
• Les administrateurs informatiques peuvent vérifier la fréquence à laquelle leurs locataires reçoivent des mises à jour, ce qui peut avoir un impact lorsque leurs utilisateurs reçoivent de nouvelles fonctionnalités telles que les salles de sous-commission ( Configurer les options de version standard ou ciblées – Microsoft 365 admin | Microsoft Docs )

Que peuvent faire les participants à une réunion avec les salles de sous-commission ?

Les participants peuvent :

• Rejoignez les salles de sous-commission de Teams pour navigateur, ordinateur de bureau et mobile
• Partager du contenu (présentations PowerPoint, tableaux blancs) dans la salle de sous-commission
• Discutez dans la salle de sous-commission (cela ne sera visible que par les personnes présentes dans la salle et l'organisateur de la réunion)

Les participants ne peuvent pas :

• Déplacez-vous librement entre les salles de sous-commission et la réunion principale.
• Les participants doivent attendre que l'organisateur les ramène à la réunion principale ou les réaffecte à une autre salle de sous-commission. Cependant, ils peuvent demander à l'organisateur de la réunion de les rappeler.

Remarque - Les salles de sous-commission ne sont pas des espaces de discussion privés, alors que seuls les participants affectés à une salle de sous-commission peuvent voir les conversations et les présentations dans cette salle de sous-commission, l'organisateur de la réunion peut rejoindre n'importe quelle salle de sous-commission à tout moment.

Je suis enseignant, que pourront faire mes élèves ?

• Les éducateurs auront la possibilité de pousser les étudiants dans les salles de sous-commission et de les ramener à la réunion principale, sans aucune action supplémentaire de la part de l'étudiant.
• Les élèves peuvent être affectés à des salles de sous-commission, rejoindre des salles de sous-commission, utiliser le tableau blanc ou partager l'écran s'ils y sont autorisés lors des réunions normales de l'école, rejoindre la réunion principale et voir le chat de leur salle de sous-commission.
• Étant donné que les salles de sous-commission sont des réunions Teams, les mêmes politiques et options de sécurité s'appliquent à la salle de sous-commission.
• En savoir plus sur l'utilisation des salles de sous-commission dans votre école ou votre université  ici .