Rapport de présence MS Teams : le guide puissant (2022)

Aujourd'hui, je vais non seulement vous montrer comment vous pouvez suivre le rapport de présence des équipes MS, mais également vous montrer comment télécharger le rapport de présence après avoir terminé une réunion.

Si vous avez déjà commencé à utiliser Microsoft Teams, il est probable que vous soyez maintenant très familier avec les appels vidéo et les réunions d'équipes . Par conséquent, si vous souhaitez suivre la participation aux réunions d'équipes Microsoft, vous adorerez ce nouveau guide.

Allons droit au but.

• Eh bien, disons que vous êtes un enseignant, ce que vous pourriez faire, c'est que vous pourriez voir quand les élèves ont rejoint votre classe en équipe et quand ils ont déposé ou peut-être qu'un élève s'est faufilé au milieu et vous pourriez voir quand ils sont partis et quand ils vous ont rejoint obtenir toutes ces informations. Ou peut-être que vous travaillez sur un lieu de travail et qu'un de vos collègues n'a pas pu assister à votre réunion.
• Vous pouvez utiliser un rapport de présence pour vérifier cela et peut-être suivre l'enregistrement après coup, donc quelle que soit votre raison, il est très facile de suivre la fréquentation.

Je vais vous montrer étape par étape comment vous pouvez le faire. Maintenant, pour pouvoir suivre la fréquentation des équipes Microsoft, deux choses doivent être vraies.

• L'un d'eux, vous devez être l'organisateur de la réunion pour pouvoir voir la participation. Alors disons que votre professeur et vous pouvez télécharger le rapport de présence mais aucun de vos élèves ne pourra télécharger le rapport de présence et avoir du sens.
• Deuxièmement, votre administrateur doit également activer les rapports de présence dans les équipes.
• Donc, tant que ces deux choses sont en place, vous pourrez télécharger les rapports des participants.

Très bien. J'ai ouvert l'application MS teams et supposons que je suis peut-être enseignant. Voici mon emploi du temps hebdomadaire et je n'enseigne qu'un cours par semaine et le cours se concentre sur les bases des équipes Microsoft . Je suis sûr que tous mes élèves devront assister au cours qui commence à 6h00.

Je veux suivre le nombre de personnes qui se présentent, donc je vais cliquer sur les détails de cette réunion. Ici, vous pouvez voir que j'ai cinq élèves différents dans cette classe.

Je suis le professeur et l'organisateur de cette réunion. Je vais rejoindre la classe pour voir qui d'autre saute dessus. Je suis maintenant dans la réunion et j'attends que d'autres personnes se joignent.

Un de mes élèves pour ma classe. Elle s'appelle Emily et elle sait que je garde une trace des présences. En fait, si elle clique sur l'invitation du calendrier ici, elle verra un message indiquant que vous ne voudrez pas manquer cette conférence.

Comme je garde une trace de la fréquentation après avoir vu qu'Emily va vouloir s'assurer qu'elle rejoint la classe. Donc ici, Emily est dans la classe et ici, je veux cliquer sur Afficher les participants et vous pouvez voir que nous sommes tous les deux dans cette classe maintenant.

Ce que je vais faire maintenant, c'est disons qu'Emily se joint pendant quelques instants et qu'elle ne supporte vraiment pas ce sujet. Elle va donc aller de l'avant et abandonner la classe. Maintenant, je vais revenir à ma vue ou à la vue des professeurs et ce que nous voyons ici, c'est qu'en ce moment, je suis le seul participant qui reste, je vois qu'Emily a sauté dessus, puis elle est tombée tout de suite.

Alors disons que vous savez où je peux simplement le regarder et je sais qu'Emily se joint, mais que se passe-t-il si vous avez une grande classe avec peut-être 50 ou 60 personnes. Il sera difficile de garder une trace de qui est là et qui n'était pas là et si quelqu'un est arrivé en retard ou quelqu'un est parti plus tôt.

1 Comment télécharger le rapport de présence aux réunions des équipes Microsoft ?

2 Comment télécharger la présence des équipes Microsoft après réunion ?

3 Informations complémentaires

3.1 Activer le rapport de présence globalement

3.2 Comment accéder et utiliser ces commandes ?

Comment télécharger le rapport de présence aux réunions des équipes Microsoft ?

Ce que nous pouvons faire, c'est ici, dans le pivot des personnes. Cliquez sur Plus d'options (…) dans le coin supérieur droit et cliquez sur Télécharger la liste de présence.

Ce que je vais faire, c'est continuer et cliquer dessus et ce qui se passera, c'est que les équipes téléchargeront un fichier de liste de présence et il semble que les équipes l'ont téléchargé avec succès.

Maintenant, je vais ouvrir l'explorateur de fichiers et où les équipes le placent dans le dossier des téléchargements. Donc, si je vais aux téléchargements, je vais cliquer dessus ici, je vois que j'ai une liste de présence à la réunion et si vous en téléchargez plusieurs, il ajoutera simplement le numéro suivant de la série ci-après le titre quelque chose à faire .

Cliquons sur ce rapport. C'est un fichier CSV, donc un fichier séparé par des virgules, donc ce qu'il va faire, c'est qu'il l'ouvre pour moi dans Microsoft Excel. Ici, vous pouvez voir que je suis l'enseignant ou le professeur et que j'ai rejoint la réunion à 15h52, puis j'ai pu voir qu'environ une minute plus tard, Emily s'est jointe à 15h53.

Mais ce que je ne comprends pas, c'est pourquoi elle a quitté ma classe si vite alors que mon contenu n'est pas assez intéressant ici. Ce rapport vous montre quand les gens rejoignent et quand ils partent. Il vous donne efficacement un moyen de suivre la fréquentation.

Je vais rejoindre Emily Elena et je veux vous montrer comment, en tant qu'étudiant, vous ne parvenez pas à obtenir ce même rapport. Elle se connecte et encore une fois pour obtenir le rapport vous passez par la vue participant. Mais dans ce cas, il n'y a pas d'icône similaire ici pour Emily car Emily est l'une des étudiantes et vous ne voulez probablement pas que les étudiants téléchargent les rapports de présence que vous souhaitez limiter à l'enseignant ou à la personne qui organise la réunion.

Très bien. C'était un exemple très rapide de la façon dont vous pouvez suivre la participation à l'aide de l'application MS Teams. Vous pouvez simplement exporter un fichier de valeurs séparées par des virgules que vous pouvez ouvrir dans Excel ou toute autre application pouvant ouvrir ce type de fichier, puis vous pouvez l'utiliser pour voir qui est là et qui n'était pas là et combien de temps les gens étaient là.

Comment télécharger la présence des équipes Microsoft après réunion ?

Ne pas télécharger le rapport de réunion après la réunion était frustrant et les étapes ci-dessous vous aideront.

• Dans Teams, accédez à l'équipe de classe et sélectionnez + pour ajouter un nouvel onglet
• Sélectionnez  Insights  dans les options affichées ou recherchez Insights dans la barre de recherche.

• Sélectionnez « Ajouter »

• Étant donné que les étudiants n'ont pas accès à Insights, décochez l'option pour  publier sur le canal à propos de l'onglet , puis sélectionnez  Enregistrer .

• Si vous ajoutez l'onglet Insights à une classe qui est déjà active depuis un certain temps, vous pouvez voir les données collectées à partir de l'activité de classe passée. Les nouvelles classes ne refléteront pas beaucoup de données au départ, mais comme votre classe est plus active dans Teams, vous verrez plus de données dans Insights.

• Sélectionnez suivre l'activité des élèves

• Cliquez sur trois points (…) sur le côté droit et sélectionnez Exporter vers Excel .

• Le fichier sera téléchargé dans votre dossier de téléchargements.

• Maintenant, vous avez un rapport des étudiants qui ont rejoint et quitté une réunion.

Informations Complémentaires

• Les informations afficheront les données d'activité de tous les canaux au sein d'une équipe de classe, mais ne peuvent être ajoutées que sous forme d'onglet aux canaux publics.
• Insights est disponible uniquement dans les équipes de classe et ne peut pas être ajouté aux équipes de personnel ou PLC.
• Si vous recevez un message indiquant que votre compte a désactivé Insights, votre administrateur informatique l'a désactivé. Administrateurs informatiques, découvrez comment activer Insights  ici .

Activer le rapport de présence globalement

Lorsque cette fonctionnalité est activée, les organisateurs de réunions peuvent afficher et télécharger un rapport de présence à la réunion pendant et après la réunion. Pendant la réunion, vous pouvez trouver le dans le  volet Participants  de la réunion, en cliquant sur la flèche de téléchargement qui télécharge le rapport de présence au format CSV. Après la réunion, un rapport de présence apparaîtra automatiquement dans le chat de la réunion.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce que l'organisateur de la réunion verra dans le chat de la réunion :

Pour activer le rapport de présence sur la stratégie globale, exécutez l'applet de commande suivante :

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global" -AllowEngagementReport activé

Pour confirmer que le rapport de présence a été activé, exécutez l'applet de commande suivante :

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global" | Sélectionnez Autoriser le rapport d'engagement

Pour désactiver le rapport de présence sur la stratégie globale, exécutez l'applet de commande suivante :

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identité "Global" -AllowEngagementReport désactivé

Pour confirmer que le rapport de présence a été désactivé, exécutez l'applet de commande suivante :

G et-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global" | Sélectionnez Autoriser le rapport d'engagement

Comment accéder et utiliser ces commandes ?

Connectez-vous au module Skype Entreprise Online et après avoir entré votre mot de passe pour vous connecter, vous aurez désormais accès à toutes les commandes et à de nombreux autres éléments avec Teams.

Le rapport de présence des équipes MS est un outil très utile pour suivre les participants. Pour plus d'informations, visitez le site Web de Microsoft .

A lire aussi : Comment utiliser les Breakout rooms sur les équipes Microsoft ?

Maintenant c'est ton tour:

Est-ce que j'ai manqué quelque chose? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.