Le guide simple pour configurer les salles de sous-commission dans Microsoft Teams (2022)

Un guide étape par étape pour la configuration et la gestion des salles de sous-commission dans Microsoft Teams.

La mise en place de salles de sous-commission lors de vos réunions de classe Teams permet des discussions et une collaboration en petits groupes. Les salles de sous-commission donnent aux étudiants le temps d'évaluer de manière critique, et vous pouvez vous rendre dans les salles de sous-commission pour offrir un soutien et répondre aux questions. Établissez un plan clair, un calendrier et des instructions pour les étudiants avant de lancer les salles de sous-commission.

Au sein d'une équipe, vous pouvez configurer des canaux pour qu'ils fonctionnent comme des salles de sous-commission pendant une réunion. Préchargez des fichiers dans chaque salle de sous-commission pour que les étudiants puissent travailler dessus, accédez aux fichiers des salles de sous-commission pour les partager dans la session principale, fournissez un tableau blanc auquel les étudiants peuvent accéder pendant une session de sous-commission et effectuez une transition transparente entre les sessions de sous-commission.

Utilisation de canaux pour les salles de sous-commission dans Microsoft Teams

• Utilisez ou créez une équipe qui comprend tous les membres qui participeront à la session de réunion principale et aux sessions en petits groupes.
• Le canal général de l'équipe peut être utilisé pour la session de réunion principale ou vous pouvez créer un canal de session principale, comme illustré dans l'image ci-dessous.
• Créez des canaux  pour la session en petits groupes de chaque groupe. Par exemple, vous pouvez créer la classe A, la classe B et la classe C en tant que canaux, mais vous souhaiterez peut-être donner des noms clairs et significatifs aux canaux.
• Si les participants ne doivent pas sélectionner eux-mêmes leur session de groupe, utilisez  des canaux privés .
• Vous devrez ajouter des participants spécifiques en tant que membres de chaque canal privé.
  Remarque : pour les chaînes privées, vous ne pouvez pas programmer ou enregistrer des réunions .

• Les canaux ouverts permettent à tout participant de rejoindre n'importe quelle salle de sous-commission. Les canaux privés permettent à l'instructeur de préaffecter les participants.
• Ajoutez des fichiers à l'onglet de fichiers de chaque canal auxquels vous souhaitez que les étudiants aient accès pendant qu'ils sont dans la session en petits groupes. Les documents Word seront en lecture seule tandis que les fichiers PowerPoint et Excel sont modifiables dans la session dans la fenêtre de réunion.

Configuration des canaux pour les salles de sous-commission dans Microsoft Teams

• Cliquez sur « Se rencontrer maintenant » en bas de l'onglet de conversation de chaque canal.

• Pour les canaux standard non privés, tous les membres de l'équipe peuvent participer, mais les réunions sont spécifiques au canal.

Commutation des réunions pour les salles de sous-commission dans Microsoft Teams

• Lorsque vous changez de réunion, la réunion d'origine est mise en attente.
• Vous pouvez rejoindre jusqu'à quatre réunions à la fois.
• Notez que lorsque vous rejoignez la réunion scindée du groupe B, la réunion scindée du groupe A est mise en attente. Vous pouvez passer rapidement d'une réunion à une autre en sélectionnant « reprendre ».
• La session principale, ainsi que toutes les autres sessions en cours d'exécution simultanément, vous affichera "en attente" en haut à gauche de l'écran.

• Pour aller et venir entre les séances, ne raccrochez pas. Sélectionnez simplement Reprendre pour la session dans laquelle vous souhaitez être actif.
• Pendant la session principale, assurez-vous que chaque participant sait dans quelle salle de sous-commission il se rendra.
• Montrez-leur quelle session en petits groupes vous souhaitez qu'ils rejoignent.
• Les participants peuvent rejoindre la session en petits groupes en sélectionnant « Rejoindre » pour la réunion publiée dans le canal.

Modification de fichiers pour les salles de sous-commission dans Microsoft Teams

À partir du canal de salle de réunion souhaité (tous les participants doivent suivre les étapes suivantes pour s'assurer que tous les participants peuvent voir et modifier le fichier en même temps.

• Accéder à une chaîne
• En haut, cliquez sur « Fichiers »
• Cliquez sur Plus d'options (…)
• Vous obtiendrez quelques options que vous souhaitez effectuer dans Microsoft Teams.

Vous pouvez également apporter d'autres modifications au canal à l'aide des options disponibles.

Accéder aux fichiers de la salle de sous-commission depuis la salle principale

• Assurez-vous que tous les participants sont de retour dans la session principale
• Sélectionnez des fichiers dans l'onglet Fichier de canal de dérivation et ouvrez le fichier dans le navigateur
• Navigateur de partage d'écran pour que tous les participants puissent voir le fichier

Que faire si vous ne pouvez pas créer Meet maintenant pour les salles de sous-commission dans Microsoft Teams ?

Le facteur extraordinaire à propos de Microsoft Teams est qu'il existe des politiques très granulaires qui contrôlent ce que les utilisateurs peuvent et ne peuvent pas faire dans les équipes. Les politiques placent les contrôles pendant qu'une personne peut démarrer Meet maintenant ou non dans un canal d'équipes. Si vous activez cette option, alors qu'un utilisateur publie un message dans un canal d'équipes, la personne peut cliquer sur Se réunir maintenant sous le champ de rédaction pour commencer la réunion dans le canal. Pour vérifier l'état des politiques dans votre environnement, suivez les étapes ci-dessous.

• Allez dans « Centre d'administration Microsoft Teams »
• A gauche, cliquez sur « Réunions »
• Sélectionnez « Règles de réunion »
• Si vous n'avez qu'une politique globale, cliquez dessus et assurez-vous que " Autoriser la réunion maintenant dans les canaux " est activé.

• Si pour une raison quelconque, si vous avez une politique personnalisée, accédez-y et suivez les mêmes étapes.
• Reportez -vous à ce lien pour en savoir plus sur les politiques du centre d'administration Teams.

Bravo, vous avez découvert les salles de sous-commission dans les équipes Microsoft.

Vous souhaitez améliorer votre expérience Microsoft Teams pour une meilleure productivité ? Découvrez les trucs et astuces mentionnés ici .

A lire aussi : Le nouveau guide d'utilisation des salles de sous-commission

Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.