Changements MS Teams : tout ce que vous devez savoir (2022)

Aujourd'hui, je vais vous montrer pourquoi les quarts de travail des équipes MS sont des fonctionnalités utiles pour la gestion de votre emploi du temps.

MS Teams Shifts est un outil de gestion des horaires qui vous aide à créer, mettre à jour et gérer les horaires de votre équipe. Compte tenu des mesures de distanciation sociale, nous devons tous nous habituer à travailler différemment. Connaître la rotation de votre semaine et les heures de changement pourrait être plus compliqué et faire comprendre à votre patron que vous n'êtes pas disponible à certaines heures.

1 En quoi cela vous facilitera-t-il la vie ?

2 Activer ou désactiver les équipes MS dans votre organisation

3 Activer ou désactiver les équipes MS pour des utilisateurs spécifiques

4 Premiers pas avec les équipes MS

5 équipes MS changent de point de vue

6 équipes MS changent d'horaires

7 équipes MS décalent l'horloge

Horaires des équipes 8 MS

9 changements d'équipes MS créent

10 équipes MS affectation des quarts de travail

11 équipes MS demandent des congés

12 équipes MS changent la planification des groupes

13 équipes MS copient les quarts de travail

14 changements d'équipes MS récurrents

15 équipes MS modifient le calendrier d'exportation

16 équipes MS modifient le calendrier d'importation

17 équipes MS modifient le journal d'audit

18 notifications de changement d'équipes MS

19 équipes MS changent d'API

20 quarts d'équipes MS pour les travailleurs de première ligne

21 équipes MS déplacent les données

22 questions fréquemment posées

En quoi cela vous facilitera-t-il la vie ?

Vous pourrez voir les mouvements de vos quarts de travail sur l'ordinateur ou les mobiles dans le navigateur en temps réel, tant qu'ils sont mis à jour par votre patron.

• Lorsque vous n'êtes pas disponible, vous pouvez définir
• Vous pouvez sélectionner les quarts de travail non attribués que vous souhaitez effectuer
• Échangez avec un membre du personnel en passant aux changements sans déranger votre patron
• Vous devriez avoir le droit de demander un congé

Activer ou désactiver les équipes MS dans votre organisation

Shifts est activé par défaut pour tous les utilisateurs Teams de votre organisation. Vous pouvez désactiver ou activer l'application au niveau de l'organisation sur la  page Gérer les applications  dans le centre d'administration Microsoft Teams.

• Dans la navigation de gauche du centre d'administration Microsoft Teams, accédez à  Applications Teams  >  Gérer les applications .
• Dans la liste des applications, effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Pour désactiver Shifts pour votre organisation, recherchez l'application Shifts, sélectionnez-la, puis cliquez sur  Bloquer .
  • Pour activer Shifts pour votre organisation, recherchez l'application Shifts, sélectionnez-la, puis cliquez sur  Autoriser .

Activer ou désactiver les équipes MS pour des utilisateurs spécifiques

Pour autoriser ou empêcher des utilisateurs spécifiques de votre organisation d'utiliser Shifts, assurez-vous que Shifts est activé pour votre organisation sur la  page Gérer les applications  , puis créez une stratégie d'autorisation d'application personnalisée et attribuez-la à ces utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez  Gérer les stratégies d'autorisation des applications dans Teams .

Premiers pas avec les équipes MS

Vous devrez ouvrir l'application Shifts pour commencer. Il est intégré aux équipes sur la gauche. Si vous ne le voyez pas là-bas, vous devrez cliquer sur Plus d'options et le trouver dans la liste. Lorsque vous êtes en ligne, vous pouvez voir un certain nombre de quarts de travail programmés pour la semaine prochaine. Lorsqu'il n'y en a pas, vous aurez besoin d'un patron ou d'un administrateur pour vous donner un mouvement ou leur demander d'en joindre un sur le Web.

Si vous souhaitez créer des quarts de travail pour un canal spécifique, ouvrez les quarts de travail et ajoutez un nouveau calendrier et sélectionnez créer .

Ensuite, sélectionnez le fuseau horaire que vous souhaitez. Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur confirmer

Maintenant, sélectionnez " Ajouter des personnes " sur la gauche pour ajouter des membres aux équipes nouvellement créées.

La capture d'écran ci-dessus a " Groupe sans nom " sur la gauche, ce qui n'a pas l'air bien. Le nom peut être modifié à l'aide des options Plus à côté du nom du groupe.

Ensuite, tapez le nom souhaité et cliquez sur OK. Je préfère avoir mon équipe. Dès que j'ai commencé à taper, cela se reflète automatiquement sur l'écran.

Les équipes MS changent de point de vue

Il existe plusieurs options différentes pour afficher les horaires et les équipes :

• Vous pouvez choisir d'afficher le calendrier sous forme de vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez également utiliser les options présentées ci-dessus pour regrouper la vue du calendrier par équipe plutôt que par personnes et configurer les informations affichées telles que les groupes et les équipes ouvertes, etc.
• Les différents niveaux de vue permettent aux responsables de suivre facilement la couverture de leur personnel pour un jour, une semaine ou un mois particulier. Les informations qui ne sont pas nécessaires peuvent être masquées, afin que leur écran ne soit pas encombré d'informations inutiles.
• Shifts est également disponible sur le client mobile Microsoft Teams. La version mobile est une version allégée du client de bureau complet et est conçue pour que les travailleurs de première ligne puissent visualiser les quarts de travail, créer des demandes de congé et échanger des quarts de travail avec des collègues.
• L'application Microsoft Teams Shifts est accessible sur le client mobile en appuyant sur le menu gaufre dans le coin supérieur gauche de l'application mobile Teams, puis en sélectionnant Plus d'applications .

Les équipes MS changent le partage d'horaire

Lorsque vous ajoutez des équipes, les modifications sont signalées par un astérisque, ce qui indique que vous seul les verrez en tant que propriétaire. Pour publier des mises à jour, cliquez sur Partager avec l'équipe * en haut afin de communiquer avec l'équipe et de permettre aux autres de voir le plan.

Vous choisissez les dates à « publier » après avoir cliqué sur Partager avec l'équipe, et si vous souhaitez informer l'ensemble de l'équipe ou uniquement les personnes concernées par les modifications/ajouts.

Vous devez partager chaque fois que vous apportez des modifications afin que les membres soient au courant de vos mises à jour.

Les équipes MS décalent l'horloge

La prochaine pièce logique après la planification est la performance réelle du quart de travail elle-même. Shifts inclut même une fonction d'horloge qui permet le pointage d'entrée et de sortie mobile avec détection de localisation en option pour les rapports. Pour accéder à l'horloge, suivez les étapes ci-dessous.

Ouvrez le « planning des équipes » associé . Cliquez sur " Paramètres " en haut et faites défiler vers le bas. Sélectionnez "Commencer la configuration " et cliquez sur Suivant .

Si vous choisissez d'activer le suivi de localisation, vous devez entrer les coordonnées à partir desquelles vous vous attendez à ce que les employés pointent à l'arrivée et au départ.

Calendrier des équipes MS

La fonction des quarts de travail des équipes MS est souvent liée à une équipe. Les propriétaires d'équipe sont les gestionnaires de quarts et ils peuvent créer des horaires à partager avec les membres de l'équipe. Notez qu'au moins pour le moment, les visiteurs ne peuvent pas utiliser les quarts de travail.

Cliquer sur l'icône Shifts peut provoquer trois choses :

• Lorsque vous êtes propriétaire d'au moins une équipe, mais qu'aucune d'entre elles n'a de changement d'équipe, vous aurez la possibilité de créer un plan pour toutes vos équipes.
• Lorsque vous n'êtes pas propriétaire, aucune des équipes dont vous faites partie n'a déjà d'horaire de travail, vous verrez un message : "Il semble qu'il n'y ait pas encore d'horaire d'équipe pour vous."
• S'il existe un horaire de travail avec au moins une des équipes dont vous faites partie ou dont vous êtes propriétaire, vous serez guidé vers ce plan. Si plusieurs horaires sont ouverts, le dernier que vous avez vu sera affiché.
• Si vous n'avez jamais participé à des quarts de travail auparavant, vous verrez un tableau dans lequel vous pourrez choisir l'horaire d'équipe que vous souhaitez utiliser pour votre toute première journée.
• Vous pouvez ouvrir une liste de tous vos horaires lorsque vous avez accès à au moins un horaire, et basculer entre eux via le menu "hamburger" dans le coin supérieur gauche de Shifts.
• Vous utiliserez également la connexion Dernière planification pour joindre les horaires des équipes de vos autres équipes dans la même perspective.

Les quarts de travail des équipes MS créent

Lors de la création d'équipes, vous disposez des options suivantes :

• Date et heure de début, de fin de quart de travail
• Le quart de travail est-il ouvert ou quelqu'un est-il assigné ?
• Si vous avez un quart de travail disponible, vous pouvez choisir le nombre de places. Dans le même temps, cela implique que plusieurs copies du même quart de travail sont réalisées, et celles-ci peuvent être attribuées à différentes personnes qui opèrent simultanément, créant le même type de changement.
• Une étiquette/un titre personnalisé à utiliser dans la vue du calendrier (si laissé vide, la date du changement est affichée)
• La durée d'un entracte non rémunéré disponible.
• Une zone d'avis pour tout détail que vous pourriez vouloir inclure dans le déménagement.
• Un résumé des sous-activités pendant le basculement
• Déplacement de couleur ! Pour chaque forme particulière de déménagement, sélectionnez une couleur et vous obtenez un horaire agréable avec un code couleur pour un suivi plus facile.

Les équipes MS affectent les quarts de travail

• Vous pouvez créer un quart de travail pour qu'il soit ouvert (à déléguer plus tard) ou le créer spécifiquement pour un individu (c'est le seul choix dans l'application mobile actuellement).
• Vous devez les connecter à la même communauté où vous avez ou avez l'intention de construire le changement avant de pouvoir nommer un consommateur à un changement.
• L'ajout de membres aux groupes de planification est limité aux membres de l'équipe. Si vous choisissez d'appliquer une modification à une personne qui n'est pas visible dans le sélecteur de personnes, assurez-vous d'abord qu'il s'agit d'un chef d'équipe.
• Après avoir accepté le consommateur en tant que participant, il peut également être approprié d'attendre que les détails du client soient coordonnés avec les modifications.

Les équipes MS demandent des congés

• Les représentants d'équipe peuvent demander un congé et les chefs d'équipe peuvent accepter ou rejeter ces demandes.
• Le congé approuvé dans le calendrier est automatiquement bloqué pour l'utilisateur.
• Un membre de l'équipe peut recommander de remplacer un de ses quarts de travail à l'intérieur du même horaire par un des quarts de travail de l'autre employé. Au lieu de cela, le collègue rejette l'appel ou le soutient.
• L'autre coup n'a pas besoin d'être dans le même groupe, donc les personnes intéressées n'ont pas besoin d'être des participants de toutes les classes.
• Si l'autre employé approuve l'échange, un responsable est invité à approuver l'échange comme dernière étape. Si les utilisateurs n'étaient pas déjà participants aux autres classes de planification, ils sont désormais inclus automatiquement.
• Ce n'est pas un problème de sécurité car les membres de l'équipe peuvent toujours voir tous les groupes et équipes de planification même s'ils ne sont pas membres des groupes.
• Les chefs d'équipe peuvent souvent facilement donner à n'importe quel chef d'équipe un de leurs quarts de travail sans avoir un mouvement en échange. La méthode de dédouanement fonctionne de la même manière que pour les swaps de change.

Toutes ces fonctionnalités sont accessibles dans l'onglet Shifts .

Les équipes MS modifient la planification des groupes

• Alors qu'une équipe peut n'avoir qu'un seul planning, un projet peut inclure un nombre presque infini de groupes.
• Un programme simple peut avoir un seul groupe, mais si plusieurs catégories ou sections sont nécessaires, les groupes peuvent répondre à ce besoin.
• Lors de la création d'équipes, vous devez toujours les intégrer dans le planning d'une équipe. Vous ne pouvez pas déplacer les équipes intergroupes.
• Si vous avez une erreur ou décidez de créer des changements identiques avec plusieurs classes dans le calendrier, vous pouvez répliquer le changement simple, donc si vous avez mis une action au mouvement, il n'en contiendra aucune.
• Si vous copiez des horaires entiers, copiez également les activités.

Les équipes MS copient les quarts de travail

Au lieu d'attribuer manuellement des quarts de travail au personnel, vous devriez facilement transmettre un plan établi à un autre membre de votre équipe qui opérera au même poste. Cliquez sur le bouton Plus d'options sur le mouvement individuel à copier, puis insérez-le à un autre endroit.

Ce qui précède montre à quel point un horaire de travail unique peut être copié d'un membre à un autre. Oui, vous pouvez également copier et coller plusieurs modifications sur plusieurs jours.

Le même horaire peut être copié tout au long du reste de la semaine pour gagner du temps sur l'effort manuel. Faites simplement glisser les jours et copiez-les, puis faites-les glisser à nouveau et collez-les.

Changements récurrents des équipes MS

• Les développeurs n'ont en aucun cas (oublié ?) mis en place une opportunité pour les équipes de récurrence de se déplacer.
• Son omission a irrité de nombreuses personnes et cette fonctionnalité très attendue n'a pas encore été proposée par Microsoft.
• Heureusement, il existe une solution qui permettrait de mettre en place des changements réguliers, mais avec un petit effort supplémentaire. Faire un nouveau changement d'abord.
• Lorsque vous aimez le même Shift tous les jours, copiez et collez le contenu du Shift dans le jour de l'instance. De même, si vous décidez de reproduire le changement régulièrement, transférez-le simplement au jour suivant si vous voulez que cela se reproduise.
• Microsoft a confirmé qu'il s'efforcerait de mettre en œuvre les changements récurrents, mais nous n'avons pas la date de sortie.

Les équipes MS modifient le calendrier d'exportation

Vous pouvez exporter le programme des quarts de travail sous forme de fichier csv qui comprend les heures quotidiennes, les congés et les notes de quart de travail. Truc cool. Pour faire ça,

• Accédez à "Shifts" sur les équipes Microsoft
• En haut, cliquez sur Plus d'options (…)
• Sélectionnez « Exporter le programme »
• Après quelques secondes, un fichier csv sera exporté vers votre fichier de téléchargements.

• Si vous souhaitez déplacer le programme vers un autre canal, vous pouvez utiliser le programme d'importation sur les mêmes options.

Les équipes MS modifient le calendrier d'importation

• Sur votre agenda
• En haut, cliquez sur Plus d'options (…)
• Sélectionnez « Importer le programme »

• Téléchargez l'exemple de modèle Excel.
• Lorsque vous avez terminé, enregistrez le fichier au format CSV (délimité par des virgules)
• Téléchargez le fichier CSV
• Modifier les colonnes inconnues si nécessaire
• Passez en revue les équipes importées, apportez des modifications et ajoutez d'autres équipes si nécessaire
• Passez en revue le résumé et cliquez sur « confirmer »
• Tous les quarts de travail sont maintenant renseignés dans votre horaire et non publiés
• Publiez votre emploi du temps dès qu'il est prêt

• Modifiez votre fichier excel. Chaque ligne est un décalage.

Les équipes MS modifient le journal d'audit

Avant de pouvoir effectuer une recherche dans le journal d' audit , vous devez d' abord activer l' audit dans le  Centre de sécurité & conformité . Pour en savoir plus, voir  Activer ou désactiver la recherche dans le journal d'audit . N'oubliez pas que les données d'audit ne sont disponibles qu'à partir du moment où vous avez activé l'audit.
Vous pouvez effectuer une recherche dans le journal d'audit pour afficher l'activité Shifts dans votre organisation. Pour en savoir plus sur la recherche dans le journal d'audit et pour voir une liste des  activités Shifts  qui sont enregistrées dans le journal d'audit.

Notifications de changement d'équipe MS

• Les quarts de travail des équipes Microsoft n'ont actuellement pas la parité des fonctionnalités avec Staffhub (des choses comme Time Clock que beaucoup de gens veulent voir)
• Il y a aussi le problème plus large des notifications avec des changements, comme le montre ce fil de discussion TC de longue date où MS travaille actuellement sur la correction.
• Je voterais sur l' uservoice et cela vous informera qu'il est récupéré.

Les équipes MS changent d'API

Je viens de voir cela sur la  feuille de route Microsoft 365 . En cours de déploiement (donc, pas encore là, mais espérons-le bientôt), de nouveaux points de terminaison d'API prendront en charge les changements d'équipes Microsoft pour les travailleurs de première ligne. Ces nouveaux appels d'API comprendront :

• Créer, lire et mettre à jour les horaires
• Créer, lire et mettre à jour des groupes de planification
• Créer, lire, mettre à jour et supprimer des équipes et des activités d'équipe
• Créer, lire, mettre à jour et supprimer des congés, des motifs de congé et des demandes de congé
• Suivre la dernière date de modification de l'un des éléments ci-dessus

Quand ils arriveront, je suppose qu'ils apparaîtront dans la  documentation de référence de l'API Graph Beta  (ils ne sont pas là au moment où j'écris ceci). C'est généralement là que les nouveautés de l'API Graph vont en premier, avant de passer à l'espace de noms 1.0.

La seule chose à savoir avec l'espace de noms /beta est qu'il contient des fonctionnalités qui sont actuellement en préversion, et vous devez vous attendre à des changements avec rupture. Il n'est pas recommandé d'utiliser les API/bêta en production.

Si votre organisation utilise Shifts pour fournir de riches capacités de planification à vos employés de première ligne, cette API vous donnera la possibilité d'intégrer les données de Shifts dans d'autres applications ou d'activer un certain niveau d'automatisation dans la gestion des équipes.

Les équipes MS se déplacent pour les travailleurs de première ligne

Shifts est votre outil de gestion des horaires désormais disponible dans Teams, où les responsables peuvent facilement planifier et créer des horaires de travail et les membres de l'équipe peuvent consulter les horaires et faire des demandes de changement à partir de leurs appareils mobiles, le tout en temps réel. L'expérience Shifts est activée par défaut et accessible via l'application Teams.

Les équipes MS déplacent les données

Les données des équipes MS sont actuellement stockées dans Azure dans des centres de données en Amérique du Nord, en Europe occidentale et en Asie-Pacifique. Pour plus d'informations sur l'emplacement de stockage des données, consultez  Où sont mes données ?

Questions fréquemment posées

1. Comment supprimer des horaires sur les quarts de travail ?

   Il n'existe actuellement aucun moyen de supprimer un horaire une fois qu'il a été créé, votre décision sera donc définitive pour le moment. Selon UserVoice , la fonctionnalité devrait être implémentée dans le futur.

2. Comment réaffecter un quart de travail à une autre personne ?

   Si vous souhaitez réaffecter une équipe d'une personne à une autre, vous devez d'abord déplacer l'équipe vers des équipes ouvertes, puis la réaffecter. Non seulement ce comportement est maladroit, mais il pose également des problèmes majeurs lorsqu'il s'agit d'automatiser les opérations liées aux quarts de travail.

3. Les quarts de travail fonctionnent-ils avec des personnes extérieures à l'organisation ?

   Shifts ne prend actuellement pas en charge les utilisateurs invités, même si vous utilisez des utilisateurs invités dans Microsoft Teams.

4. Quelle est la taille de groupe maximale dans les quarts de travail des équipes Microsoft ?

   La limite pour un groupe dans Shifts est la même que la limite pour une équipe.

Vous souhaitez améliorer votre expérience Microsoft Teams pour une meilleure productivité ? Découvrez les trucs et astuces mentionnés ici .

Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.