Comment commencer à utiliser le flux de travail dapprobation de Microsoft Teams (2022)

Aujourd'hui, nous allons jeter un premier coup d'œil au flux de travail d'approbation des équipes Microsoft, quand utiliseriez-vous une application d'approbation ? Eh bien, vous avez peut-être une nouvelle recette de biscuits et vous avez besoin que le président de votre entreprise de biscuits approuve toutes les nouvelles recettes. Vous pouvez utiliser l'application d'approbation pour cela. Tout d'abord, nous allons voir comment vous pouvez à la fois demander et accorder l'approbation directement depuis l'application, puis nous verrons comment vous pouvez le faire à partir d'un chat ou d'un canal. Nous verrons également comment vous pouvez le faire en dehors du contexte des équipes Microsoft. Disons, par exemple, à partir de SharePoint.

Je veux vous montrer comment vous pouvez obtenir l'application d'approbation. Et il y a deux façons différentes d'y accéder dans le coin inférieur gauche, ou nous pouvons cliquer sur l'icône des applications une fois qu'elle s'ouvre.

Cela vous montre toutes les différentes applications que vous pouvez ajouter aux équipes Microsoft dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez rechercher des applications. Tapez l'approbation ici dans le coin supérieur gauche. Nous voyons un résultat pour l'application de la nouvelle approbation. Vous pouvez cliquer dessus ici.

Alternativement, nous pouvons également cliquer sur les points de suspension sur la barre de navigation sur le côté gauche. Vous pouvez également rechercher des approbations, puis cliquer dessus ici.

Cliquons sur Approbation. Cela ouvre l'application d'approbation. Si cela fait partie de votre flux de travail quotidien, vous pouvez également épingler l'application d'approbation afin d'y accéder facilement. Sur le côté gauche, vous verrez maintenant une icône d'approbation. Si vous faites un clic droit dessus. Vous pouvez épingler cette application à votre barre de navigation.

Maintenant que nous sommes dans l'application Approval, prenons un moment pour nous orienter vers l'expérience. Sur le côté gauche, nous voyons deux catégories distinctes. Le premier est reçu et ici, je peux voir toutes mes demandes d'approbation, donc les gens veulent que j'approuve les choses.

Et ici sur le côté droit, voyez également une liste de toutes ces demandes sur le côté gauche. Je peux également voir toutes les demandes d'approbation que j'ai envoyées à d'autres, donc fondamentalement, je veux que quelqu'un d'autre approuve quelque chose pour moi.

En haut, il y a une icône de hamburger. Lorsque je clique dessus, toutes ces différentes catégories sont masquées et lorsque je clique à nouveau dessus, toutes les catégories s'affichent sur le côté droit.

Dans ce tableau, je peux voir quelques détails de haut niveau de ma demande ici, titre, statut actuel, quand elle a été créée, qui l'a demandée et aussi à qui elle a été envoyée. Vous verrez maintenant dans la colonne d'état que certains d'entre eux sont fermés. Certains d'entre eux ont besoin d'informations supplémentaires et certains d'entre eux sont toujours en attente.

Je peux appliquer un filtre si disons que je veux seulement voir le statut demandé. Je peux cliquer dessus pour filtrer ma liste maintenant que ma liste a été filtrée.

Si je veux voir des détails supplémentaires liés à cette demande, je peux simplement double-cliquer dessus.

Cela me montrera les détails et toutes les pièces jointes associées à cette demande.

Eh bien, c'est un aperçu de haut niveau de l'interface d'approbation, mais j'ai besoin de faire du travail. J'ai travaillé sur une nouvelle recette de biscuits et je veux que notre président l'approuve, alors j'ai trouvé la nouvelle application d'approbation pour voir si cela fera avancer les choses un peu plus rapidement. En haut à droite, je peux lancer une nouvelle demande d'approbation. Cliquons dessus.

Cela ouvre une nouvelle boîte de dialogue de demande d'approbation et remplit tous les détails de ma demande ici en haut. Je dois taper un nom pour être facile à comprendre. Ainsi, lorsque la présidente le verra dans sa liste, elle saura rapidement de quoi il s'agit. J'ai donc proposé un nouveau cookie, alors soyez franc. Nouveaux biscuits, menthe Sriracha. Ensuite, je dois entrer dans l'approbateur.

Et comme je l'ai déjà dit, j'ai besoin que notre président l'approuve, donc je vais taper le nom du président (Patty par exemple) et j'espère qu'elle me donnera le feu vert. Maintenant, je pourrais aussi entrer d'autres noms. Disons que je voulais mettre le directeur de notre entreprise. Lorsque j'entre au moins deux noms dans cette bascule me permet de choisir si je veux juste une réponse de l'un des approbateurs ou de tous les approbateurs.

Maintenant, dans ce cas, je n'ai besoin que de Patty pour signer, donc je vais retirer le directeur pour l'instant. Je peux également saisir des détails supplémentaires. Elle se contentera probablement de regarder le titre ici, puis décidera si elle doit ou non continuer sur cette base, mais je pourrais aussi bien entrer quelques détails supplémentaires au cas où vous voudriez en savoir plus à ce sujet.

Je peux également ajouter une pièce jointe à cette demande d'approbation. Je pense que joindre une photo de ce à quoi ressemblent ces cookies aidera vraiment à plaider la cause. Je clique sur AJOUTER une pièce jointe et je peux télécharger un fichier depuis mon ordinateur lorsque je clique dessus.

Il y a une dernière question que nous devons remplir avant de pouvoir finaliser notre demande d'approbation, et c'est si nous voulons utiliser des réponses personnalisées par défaut. Si nous laissons cette option désactivée, Patty pourra approuver la demande, ce qu'elle est susceptible de faire, je pense. Ou elle pourra la rejeter maintenant, disons que nous voulons lui donner la possibilité d'utiliser d'autres réponses ici, nous pourrions activer cela et nous pourrions dire, oui, c'est une idée fantastique ou nous pouvons avoir une autre réponse client qui dit simplement non. Maintenant, ici, vous êtes limité à deux réponses personnalisées.

Si vous utilisez Power Automate, vous pouvez ajouter encore plus de réponses personnalisées. Mais nous devons le faire en dehors des équipes. Plus tard dans le poste. Je vais vous montrer comment vous pouvez le faire. Pour l'instant, je veux simplement utiliser le jeu par défaut, donc je vais le désactiver. Allons-y maintenant et envoyons notre demande d'approbation.

Je peux maintenant voir dans ma set list que j'ai une nouvelle demande.

Encore une fois, je vois tous les détails. Si pour une raison quelconque, je voulais l'annuler, je pourrais cliquer sur la demande d'annulation ici.

Maintenant, si je regarde le statut actuel, on dirait que c'est en attente avec Patty. J'ai vraiment hâte de voir ce qu'elle pense de cette nouvelle recette incroyable. Je suis maintenant sur le compte de Patty et elle a tout un tas de demandes en attente d'approbation. Il existe plusieurs façons de rester à jour sur ce qui nécessite son attention sur le côté gauche de la barre de navigation, cliquons sur Activité, l'application d'approbation, Droits sur le flux d'activité.

Ici vous voyez ma demande pour le nouveau Saroja Main Cookie. Patty peut également revenir à la barre de navigation et cliquer sur l'application d'approbation. Et ici aussi, elle voit également la demande d'approbation et, par défaut, elle apparaît pour attirer son attention afin qu'elle puisse consulter cette demande immédiatement. Biscuits Sriracha Men. Oh, ça a l'air horrible. Je devrais simplement rejeter cela tout de suite. Ah, voici une photo. Je suppose que je pourrais jeter un coup d'œil rapide. Hmm. Ceux-ci ont l'air plutôt savoureux.

J'ai probablement au moins essayé. Je veux dire, nous avons une culture d'expérimentation. Je laisserai ici quelques commentaires. La photo l'a vendu. Continue. D'accord. Approuvons cela.

De retour dans mon interface, je peux voir ma liste de parfums. Je vois que Patty a examiné la demande et il semble qu'elle ait approuvé ce nouveau cookie.

Lorsque je clique sur la demande ici, je peux voir qu'elle vient juste de l'approuver. En bas, on dirait qu'elle a dit que la photo l'avait vendue. C'est une bonne chose que je sache comment fonctionne Patty. Pour créer une nouvelle demande d'approbation, je n'ai pas besoin de passer par l'application d'approbation.

Je pouvais également en créer un directement via un chat ou depuis un canal. Nous avons mis en place un nouveau canal pour les approbations ici. Je pourrais lancer une nouvelle conversation et voir une icône en bas ici pour les approbations.

Lorsque je clique dessus, vous remarquerez probablement qu'il y a un dialogue. C'est le même que ce que nous avons vu avant. Je vais rapidement créer une demande d'approbation. Nous avons récemment créé un nouveau manuel des avantages sociaux des employés et nous voulons que Patti le signe. J'ai rempli tous les détails et je suis prêt à partir, alors cliquons maintenant sur Envoyer ici.

Vous voyez maintenant la nouvelle demande d'approbation apparaître dans la vue de conversation du canal.

Et ici vous avez tous les détails associés à cette demande. De retour dans le champ de vision de Patti. Elle peut voir la demande et a pris un moment pour examiner ce nouveau manuel d'avantages, et elle n'est pas d'accord avec beaucoup d'avantages, elle va donc cliquer sur Afficher les détails. Comme avant, elle pourrait soit rejeter soit approuver et elle devra rejeter celui-ci en retour. Maintenant, selon moi, je peux voir que Patty a rejeté le nouveau manuel des avantages sociaux des employés.

Jusqu'à présent, nous avons créé toutes nos demandes d'approbation directement dans le contexte des équipes Microsoft. Cependant, vous pouvez également vous connecter à de nombreuses autres applications et services directement au flux de travail d'approbation. Je souhaite connecter SharePoint au workflow d'approbation. Me voici sur un site SharePoint et nous avons une liste de tout un tas d'idées marketing fantastiques. Maintenant, idéalement, chaque fois qu'un membre de l'équipe vient ici et qu'il clique sur Nouveau pour ajouter une nouvelle idée, je veux que cela lance un flux de travail d'approbation.

Pour y parvenir, nous allons accéder à l'automatisation de l'alimentation sur le portail du bureau . Sur le côté gauche tout en bas, il y a une icône pour toutes les applications. Cela montrera toutes les différentes applications auxquelles vous avez accès. Cliquons sur celui qui dit Power Automate. Cela ouvre des automates de puissance. Si vous n'avez jamais utilisé Power Automate auparavant, il vous permet d'automatiser les processus métier en connectant différentes applications et services pour pouvoir créer notre flux sur le côté gauche. Cliquons sur l'icône qui dit créer.

Cela nous dépose sur l'écran de création et il existe de nombreux types de flux différents que nous pouvons créer. Nous voulons créer un flux cloud automatisé aujourd'hui. Fondamentalement, lorsque quelqu'un ajoute un nouvel élément à la puissance de SharePoint, Automat le détectera, puis lancera le flux d'approbation. Cliquons sur cette première icône. Cela ouvre une invite où je peux créer mon flux cloud automatisé.

Tout d'abord, je dois lui donner un nom et j'appellerai cette idée marketing à approuver. Je peux également choisir le déclencheur de flux lorsque cette action se produit, cela déclenchera à nouveau le flux lorsque quelqu'un ajoutera un élément à sharepoint. Je veux qu'il démarre, alors sélectionnez cet élément, mais vous pouvez voir que vous pouvez connecter toutes sortes d'applications et de services différents pour lancer votre flux. Pour l'instant, choisissons quand un élément est créé, puis cliquez sur créer.

Ensuite, entrez quelques détails liés au site SharePoint. Saisissez l'adresse du site et je saisirai l'adresse du site pour notre équipe marketing. Une fois que j'ai tapé cela, je peux également sélectionner le nom de la liste. Lorsque je clique dessus, nous avons deux listes différentes associées à ce site SharePoint et je souhaite utiliser la liste des idées marketing et cliquer sur nouvelle étape.

Ensuite, choisissez une action qui se produit lorsqu'un nouvel élément SharePoint est ajouté. Je peux rechercher différents connecteurs pour pouvoir tirer parti du flux de travail d'approbation, tapons simplement les approbations et voyons l'application d'approbation.

Lorsque je clique dessus, je verrai toutes les différentes actions qui peuvent être entreprises maintenant. Je veux commencer et attendre une approbation donc je vais cliquer sur cette option.

Je pourrais entrer dans le type d'approbation. Lorsque je clique dessus, je peux le définir par défaut sur simplement approuver et rejeter ou ici.

Je peux sélectionner des réponses personnalisées si vous vous souvenez plus tôt dans la boîte de dialogue, nous ne pouvons entrer que deux réponses personnalisées en utilisant Power Automat, nous pouvons en entrer autant que nous le voulons ici, je veux entrer des réponses personnalisées et je veux au moins une réponse patty est sur le point d'approuver, donc une seule personne suffit. J'ai commencé par taper trois réponses personnalisées différentes, patty, lorsqu'elle reçoit l'une de ces demandes, elle peut soit dire oui non, soit j'ai besoin de plus d'informations ici. Je pourrais entrer et ajouter plus d'options si je veux mais je suis satisfait de ces trois.

Je peux entrer les détails de la demande d'approbation en commençant par le titre ici. Je vais taper une idée de marketing qui doit être approuvée. Je vais entrer deux-points, puis sur le côté droit, je vois différents contenus dynamiques pouvant être inclus dans le titre que je souhaite inclure, je vais donc le sélectionner et l'idée marketing apparaît ici.

Ensuite, indiquez à qui je veux l'attribuer. Je vais attribuer cela à patty notre président et ajouter d'autres détails mais pour l'instant tout cela semble bon et cliquez sur enregistrer.

Je voulais donner un petit avant-goût de ce que vous pourriez faire avec Power Automat en fonction de la réponse choisie par Patty. Vous pouvez demander à Power Automat d'effectuer différentes actions. Par exemple, disons que patty dit « oui », vous pouvez demander à Power Automat de lancer un e-mail indiquant s'il vous plaît, poursuivez avec cette idée marketing ou peut-être que Paddy dit que j'ai besoin de plus d'informations, vous pouvez demander à Power Automat d'envoyer automatiquement un message au demandeur en disant s'il vous plaît. fournir plus d'informations avant que je puisse approuver donc c'est extrêmement puissant.

Nous allons avancer avec cela maintenant que j'ai fini de créer mon flux. Si je veux voir tous mes différents flux, sur le côté gauche, cliquez sur mes flux et ici, je vois mon nouveau flux appelé idée marketing à approuver.

Testons cela maintenant pour voir comment cela fonctionne. Je suis de retour sur le site SharePoint et je clique pour ajouter une nouvelle idée. Je suis plutôt optimiste quant à la cuisson du plus gros cookie du monde. Je pense que si nous préparons le plus gros cookie du monde, nous aurons probablement beaucoup de couverture médiatique et cela suscitera beaucoup d'intérêt. Je suis vraiment confiant à propos de cette idée, donc je vais la déposer et la sauvegarder.

Je suis maintenant de retour dans la vue de paddy et vous voyez ici une nouvelle demande d'approbation basée sur l'ajout d'un élément dans SharePoint.

Lorsque patty clique dessus, elle peut voir tous les détails de la demande d'approbation et l'une des choses vraiment intéressantes ici tout en bas, nous voyons toutes les options personnalisées qu'elle peut choisir oui, non ou j'ai besoin de plus d'informations et nous savons tous la cuisson le plus gros cookie du monde, c'est aussi proche que possible d'un slam dunk, donc nous allons accepter et soumettre.

C'est ainsi que fonctionne le workflow d'approbation des équipes Microsoft.

Maintenant, je veux vous le remettre :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Faites-le moi savoir en laissant un commentaire rapide ci-dessous dès maintenant.