Pour organiser une réunion Zoom dans Outlook , installez Zoom pour Outlook, créez un événement dans votre calendrier, définissez sa date et son heure, puis sélectionnez « Ajouter une réunion Zoom » . Envoyez ensuite l’invitation depuis Outlook.
Zoom recommande son module complémentaire Zoom pour Outlook pour ordinateur et navigateur web. Il diffère de l'ancien plugin Outlook téléchargeable. Microsoft désigne également Zoom pour Outlook comme le module complémentaire web remplaçant le plugin Zoom pour Outlook dans la nouvelle version d'Outlook pour Windows.
Vous devez posséder un compte Zoom et l'autorisation d'installer ou d'utiliser des modules complémentaires. La configuration requise pour l'installation de Zoom indique un compte Exchange pour le module complémentaire de bureau. Si votre configuration de bureau ne comprend qu'un compte IMAP, vérifiez si vous disposez d'une boîte aux lettres web Outlook compatible ; sinon, utilisez la méthode d'invitation manuelle ci-dessous.
Dans la nouvelle version d'Outlook ou Outlook sur le web, sélectionnez Plus d'applications > Ajouter des applications . Recherchez Zoom pour Outlook , ouvrez sa fiche et sélectionnez Ajouter . Vérifiez les autorisations demandées.
Dans Outlook classique pour Windows, accédez à Accueil > Toutes les applications , puis Ajouter des applications ou Obtenir des compléments . Les versions plus anciennes peuvent afficher directement Obtenir des compléments. Microsoft explique ces différences dans ses instructions d'installation des compléments Outlook . Si votre administrateur a déjà déployé Zoom, ignorez l'installation.
Ouvrez le calendrier et choisissez Nouvel événement . Dans Outlook classique pour Windows, choisissez Accueil > Nouvelle réunion ; sur Mac, choisissez Nouvel événement .
Ajoutez un titre descriptif, les invités, ainsi que les dates et heures de début et de fin. Vérifiez le calendrier et le fuseau horaire, surtout si les participants se trouvent à des endroits différents. Le guide de création d'événements de Microsoft explique les champs du calendrier.
Définissez la date et l'heure avant d'ajouter Zoom. Sinon, Zoom risque d'utiliser l'heure par défaut initiale de l'événement, ce qui pourrait entraîner l'expiration de la réunion avant la date prévue.
Dans la barre d'outils de l'événement, sélectionnez Zoom > Ajouter une réunion Zoom . Si Zoom est masqué, vérifiez Applications ou le menu à trois points. Dans la version classique d'Outlook pour Windows, Zoom > Paramètres peut s'afficher à la place.
Suivez les instructions de connexion Zoom, en utilisant l'authentification unique (SSO) si votre organisation l'exige. Confirmez le compte qui hébergera la réunion.
Vérifiez les options vidéo, audio et de réunion disponibles. Si le panneau des paramètres est ouvert, sélectionnez « Ajouter une réunion Zoom » pour saisir les informations de connexion.
Vérifiez également les paramètres de sécurité par défaut. Un code d'accès protège l'entrée, tandis que la salle d'attente permet à l'organisateur d'admettre les participants. Les règles du compte peuvent limiter les options disponibles ; Zoom documente ces paramètres de réunion et options de sécurité .
Vérifiez que les informations de connexion Zoom s'affichent, consultez la liste des participants et envoyez l'invitation Outlook. Les libellés des boutons varient selon le client. Consultez les instructions de planification de Zoom pour ordinateur et navigateur web pour connaître la procédure spécifique à votre version.
Rouvrez l'événement, modifiez les détails et sélectionnez Zoom > Paramètres > Mettre à jour si disponible. Envoyez ensuite l'invitation Outlook mise à jour.
Les nouvelles configurations Outlook et Web compatibles offrent également la synchronisation automatique des envois . La disponibilité dépend de votre client et de votre état de connexion ; ne présumez pas que la version classique d’Outlook la prend en charge. La synchronisation automatique ne permet pas d’annuler ou de supprimer des réunions.
Planifiez la réunion dans Zoom, ouvrez ses détails et copiez l'invitation ou le lien de participation. Collez-le dans une nouvelle invitation Outlook, ajustez la date et l'heure, ajoutez les participants et envoyez-la. Zoom propose également une option Outlook Calendar qui télécharge un fichier ICS ; son guide d'invitation explique les deux méthodes.
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