Comment configurer une salle d'attente (hall d'accueil) Microsoft Teams

Pour configurer une salle d'attente dans Microsoft Teams , ouvrez les options de votre réunion planifiée et choisissez qui peut accéder directement à la réunion sans passer par la salle d'attente . Sélectionnez « Organisateurs et co-organisateurs uniquement » si vous souhaitez que les autres participants attendent une approbation. Vérifiez également le paramètre d'accès par téléphone.

Teams appelle sa salle d'attente le hall d'entrée. Ce système contrôle les entrées ; il ne réunit pas automatiquement tous les participants pour démarrer la réunion simultanément. Configurez-le avant la réunion afin de pouvoir consulter la liste des participants au moment opportun.

Préparez le hall d'entrée avant votre réunion.

Utilisez le compte qui a organisé la réunion. Ces instructions correspondent à l'interface actuelle de Teams pour ordinateur ; la disposition peut varier. Le guide des options de réunion de Microsoft décrit les commandes actuelles.

1. Ouvrez l'événement. Dans Teams, sélectionnez Calendrier , choisissez votre réunion planifiée, puis sélectionnez Afficher l'événement . Il n'est pas nécessaire de démarrer une réunion de canal au préalable.

   

2. Ouvrez les paramètres d'accès. Sélectionnez Options , puis Accès aux réunions . Les options de réunion peuvent s'ouvrir dans une fenêtre de navigateur distincte.

   

3. Choisissez qui doit attendre. Ouvrez « Qui peut éviter le hall d'entrée ? » et sélectionnez « Organisateurs et co-organisateurs uniquement » . Il s'agit de l'option actuelle pour faire attendre les autres participants, contrairement à l'ancienne formulation « Moi uniquement ».

   

4. Vérifiez les paramètres d'admission et appliquez-les. Désactivez l' option permettant aux personnes appelant par téléphone de contourner la salle d'attente si elles doivent patienter. Attribuez l'autorisation d'admission aux organisateurs et co-organisateurs si seuls ces rôles sont habilités à approuver les arrivées. Cliquez sur Appliquer .

   

Si l'option « Refuser toute personne ne pouvant pas contourner le hall d'entrée » est affichée, désactivez-la si vous souhaitez que les visiteurs patientent avant d'entrer. L'activation de cette option refuse les personnes ne disposant pas de l'autorisation de contournement.

Choisissez le bon réglage de contournement

Vous pouvez autoriser les groupes familiers à entrer directement, tandis que les autres resteront dans le hall d'entrée. L'organisateur et les co-organisateurs peuvent éviter le hall d'entrée grâce aux options ci-dessous.

Ne présumez pas que toutes les réunions sont ouvertes à tous par défaut. Votre administrateur définit les règles initiales. La documentation de Microsoft relative aux stratégies d'accès aux salles d'attente explique la gestion des différents types de participants et des appels téléphoniques.

Pour une réunion à forte affluence, désignez un co-organisateur pour gérer les arrivées. Ce dernier pourra accéder directement aux participants sans passer par la salle d'attente. Consultez les exigences et les instructions de configuration de Microsoft concernant le rôle de co-organisateur avant de lui attribuer ce rôle.

Modifier les paramètres du hall d'entrée pendant une réunion

Dans la barre d'outils de la réunion, sélectionnez Commandes > Afficher plus d'options . Ouvrez Accès à la réunion , ajustez les paramètres de contournement, de connexion par téléphone ou d'admission, puis sélectionnez Appliquer . Les personnes déjà en attente dans le hall y restent ; admettez-les séparément.

Autoriser ou refuser l'accès aux personnes qui attendent dans le hall

Par défaut, les organisateurs, les co-organisateurs et les présentateurs peuvent gérer le hall d'entrée, sauf si les paramètres d'admission restreignent cette autorisation.

1. Sélectionnez « Participants » dans la barre d’outils de la réunion.
2. Sous « Attente dans le hall » , cochez la case à côté d’un nom pour autoriser cette personne à entrer, ou sélectionnez la croix (X) pour lui refuser l’entrée.
3. Utilisez l' option « Admettre tout le monde » , lorsqu'elle est disponible, uniquement après avoir examiné le groupe.

Consultez les instructions de Microsoft concernant la gestion des halls d'accueil pour connaître les contrôles d'admission supplémentaires.

Ce que les participants voient

Les participants qui doivent patienter voient un message indiquant qu'une personne doit leur ouvrir. L'attente ne signifie pas que leur connexion a échoué. Si personne ne leur ouvre, ils doivent contacter directement l'organisateur.

Résoudre les problèmes courants du hall d'entrée

• Un paramètre est verrouillé : un modèle de réunion ou une étiquette de confidentialité peut l’imposer. Veuillez demander à votre administrateur informatique de vérifier la configuration.
• Une personne entre sans autorisation : vérifiez son rôle dans la réunion, le groupe de contournement et le bouton d’accès par téléphone séparé.
• Un participant ne peut pas se joindre à la réunion : une inscription obligatoire ou une politique de l’organisation peut en interdire l’accès. Modifier le hall d’accueil ne permet pas de lever ces restrictions.
• Le hall est plein : veuillez demander à la personne de patienter quelques minutes et de réessayer au fur et à mesure que des personnes entrent ou sortent.

Pour obtenir des messages d'erreur spécifiques, consultez le guide de dépannage de la participation aux réunions Teams de Microsoft .

Éteignez la salle d'attente

Retournez à la section Accès à la réunion , définissez « Qui peut contourner la salle d'attente ? » sur « Tout le monde » , puis sélectionnez Appliquer . Les politiques de l'organisation peuvent exiger que certains participants attendent qu'un participant autorisé rejoigne la réunion. Pour une série de réunions, les modifications apportées à la salle d'attente affectent également les réunions suivantes de cette série.