Pour envoyer une invitation à une réunion Microsoft Teams , ouvrez Calendrier, créez un événement, ajoutez des participants, activez la réunion Teams et envoyez l'invitation. Pour une réunion déjà en cours, utilisez Partager l'invitation ou demandez à une personne de se joindre à la réunion directement depuis le panneau Participants.
Les instructions ci-dessous concernent l'utilisation de Teams dans le cadre professionnel ou scolaire. La mise en page du calendrier et les libellés des boutons peuvent varier. Une invitation programmée indique aux destinataires l'heure de la réunion et le lien pour y participer ; le partage d'un simple lien est plus adapté à une invitation rapide.
Ouvrez l'éditeur d'événements. Dans Teams, sélectionnez Calendrier, puis Nouveau ou un créneau horaire. Vous pouvez planifier une réunion classique sans choisir d'équipe ni de canal.
Ajoutez les détails et les destinataires. Indiquez un titre clair, la date, les heures de début et de fin, ainsi qu'un bref ordre du jour. Ajoutez les personnes sous « Inviter les participants obligatoires » ou « Participants obligatoires ». Pour une personne extérieure à votre organisation, saisissez son adresse courriel complète. Dans le nouveau calendrier, utilisez « Options de réponse » > « Ajouter des participants facultatifs » pour les personnes dont la présence est facultative.
Activez la réunion en ligne. Lancez la réunion Teams. Utilisez le Planificateur pour vérifier la disponibilité et les fuseaux horaires des participants avant de choisir une date et une heure. Vérifiez attentivement la date et le fuseau horaire si les participants travaillent à des endroits différents.
Envoyez l'invitation. Sélectionnez « Envoyer » pour inviter les participants. Certains calendriers utilisent l'option « Enregistrer » pour finaliser la création de l'événement. Les destinataires reçoivent un e-mail contenant le lien de la réunion. Rouvrez l'événement pour consulter la liste des participants et les informations de connexion.
Microsoft décrit les commandes actuelles dans son guide de planification des réunions et son guide du calendrier Teams . Les illustrations mettent en évidence les commandes concernées ; leur emplacement peut varier dans votre application.
Si vous avez organisé la réunion, mettez à jour l'événement existant plutôt que de créer une deuxième réunion.
Ouvrez la réunion pour la modifier. Trouvez-la dans le calendrier, sélectionnez-la, puis choisissez Plus d'options > Modifier. S'il s'agit d'une réunion récurrente, vérifiez si vous modifiez une seule occurrence ou la série.
Ajoutez le participant et envoyez la mise à jour. Saisissez son nom ou son adresse courriel complète dans le champ « Participant », puis sélectionnez « Envoyer » ou « Envoyer la mise à jour ». Il n’est pas nécessaire d’ouvrir l’Assistant de planification pour ajouter un destinataire.
Si vous participez à l'événement, utilisez l'option « Transférer » lorsqu'elle est disponible. L'organisateur est averti lorsque vous transférez l'invitation. Le transfert est impossible si l'organisateur a désactivé l'option « Autoriser le transfert ». Consultez le guide Microsoft sur l'invitation et le transfert .
Vous pouvez partager une réunion instantanée sans avoir à rédiger manuellement un e-mail.
Pour démarrer la réunion, dans le calendrier, sélectionnez « Réunion instantanée ». Nommez la réunion, sélectionnez « Démarrer la réunion », puis « Rejoindre maintenant ». L'option « Obtenir un lien à partager » vous permet de diffuser le lien avant de participer.
Choisissez comment inviter des personnes. Utilisez « Copier le lien de la réunion » pour le coller dans une conversation ou un message. Vous pouvez aussi sélectionner « Partager l’invitation » > « Partager par e-mail », ajouter les destinataires et envoyer. Pour une personne figurant dans votre annuaire, ouvrez « Personnes », recherchez-la et utilisez « Demander à participer ».
Les instructions de Microsoft concernant les réunions instantanées expliquent également que l'option « Réunion instantanée » du Calendrier nécessite une boîte aux lettres Exchange Online.
Sur mobile : ouvrez Teams > Calendrier > Nouvel événement, saisissez un titre, utilisez Ajouter des participants, complétez les détails et appuyez sur Terminé.
Dans le nouveau Outlook : ouvrez Calendrier > Nouvel événement, activez la réunion Teams, ajoutez les participants et les détails, puis sélectionnez Envoyer. Les informations de participation sont ajoutées après l’envoi ; l’option Enregistrer comme brouillon ne les ajoute pas. Le guide de planification d’Outlook de Microsoft précise que cette intégration nécessite un compte Microsoft 365 Business Exchange compatible.
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