Vous disposez déjà d'un planificateur de réunions Google dans Google Agenda. Connectez-vous, créez un événement, choisissez la date et l'heure, ajoutez la visioconférence Google Meet et invitez vos participants. Aucune extension de planification supplémentaire n'est nécessaire.
Utilisez un événement Calendrier classique pour choisir l'heure de la réunion. Si vous souhaitez que les participants choisissent parmi vos disponibilités, utilisez plutôt la fonction « Rendez-vous » de votre Calendrier. Les instructions ci-dessous concernent la version web sur ordinateur ; les captures d'écran d'exemple utilisent des détails de réunion fictifs.
Ouvrez Google Agenda et connectez-vous avec le compte avec lequel vous souhaitez organiser la réunion. Sélectionnez Créer > Événement . Vous pouvez également cliquer sur un créneau horaire libre. Ouvrez Plus d'options si vous souhaitez accéder à l'éditeur complet.
Saisissez un titre explicite, puis choisissez les dates et heures de début et de fin. Laissez la case « Toute la journée » décochée pour une réunion à durée déterminée.
Pour les participants situés dans différentes régions, sélectionnez Fuseau horaire à côté de l'heure de l'événement et choisissez le fuseau horaire souhaité. L'événement s'affichera dans le fuseau horaire de chaque participant. Vérifiez la date et l'heure lors de la coordination entre personnes de régions différentes ; Google explique cela dans son guide des fuseaux horaires de l'Agenda .
Saisissez les adresses e-mail des participants dans « Ajouter des invités » . Utilisez la fonction « Trouver un créneau » pour comparer les disponibilités lorsque leurs calendriers sont partagés avec vous ou que votre organisation met ces informations à disposition. Le calendrier privé d'un invité externe ne peut pas être affiché automatiquement.
Ajoutez un bref ordre du jour ou des notes préparatoires dans la description afin que les invités sachent quel est l'objet de la réunion.
Sélectionnez « Ajouter une visioconférence Google Meet » . L'agenda ajoute alors les informations de connexion à la réunion. Dans certains contextes professionnels ou scolaires, Meet est ajouté automatiquement lorsque vous invitez des participants ; vérifiez donc si une conférence est déjà associée.
« Rejoindre avec Google Meet » ouvre une conférence existante ; ce bouton ne permet pas d’en ajouter une. Consultez les instructions de Google pour ajouter ou supprimer des visioconférences .
Sélectionnez Enregistrer , puis Envoyer lorsque l'application Calendrier vous demande si vous souhaitez envoyer un courriel aux invités. Confirmez toute autre demande concernant les invités externes affichée par votre organisation. L'enregistrement de l'événement et l'envoi de son invitation sont deux actions distinctes.
Ce processus est documenté dans le guide de planification des réunions de Google .
Vous utilisez Meet ? Sur Google Meet , ouvrez « Nouveau » ou « Nouvelle réunion » et choisissez « Planifier dans Google Agenda » . Le guide de la page d'accueil de Google Meet précise que cette option est différente de « Créer une réunion pour plus tard » , qui génère uniquement un lien de partage.
Ouvrez l'événement d'origine dans le calendrier et sélectionnez le bouton « Modifier l'événement » ( icône en forme de crayon) . Modifiez l'heure, le nombre d'invités ou la description, sélectionnez « Enregistrer » , puis envoyez une mise à jour lorsque vous y êtes invité. Lors d'un report, modifiez l'événement existant afin que les invités puissent suivre la modification dans une seule invitation.
Vous devez être propriétaire de l'événement ou disposer de l'autorisation de le modifier. L'aide de Google concernant la création et la modification d'événements explique les autorisations disponibles.
Pour une nouvelle réunion, laissez Agenda générer un nouveau code Meet. Google avertit qu'un code réutilisé reste lié à la liste des invités de l'événement d'origine, ce qui peut limiter l'accès à la réunion, aux enregistrements et au chat. Pour modifier l'horaire d'une même réunion, modifiez plutôt l'événement d'origine. Consultez les consignes de Google concernant les codes de réunion avant de copier d'anciens liens dans de nouvelles invitations.
Pour créer une page de réservation, utilisez l'application Calendrier sur votre ordinateur et sélectionnez Créer > Plan de rendez-vous . Indiquez le titre, la durée du rendez-vous, les disponibilités et le fuseau horaire, puis sélectionnez Suivant .
Dans la section « Lieu et conférence » , sélectionnez « Vidéoconférence Google Meet » , terminez la configuration de la page de réservation et enregistrez. Google documente ces paramètres dans son guide de configuration des rendez-vous .
Dans la barre latérale gauche du calendrier, sous « Pages de réservation » , survolez votre page et sélectionnez « Copier le lien » . N'oubliez pas que les pages de réservation sont publiques et accessibles à toute personne possédant le lien .
Un compte Google personnel ou un compte Google Business Starter permet de créer une page de réservation. Des fonctionnalités telles que la planification de rendez-vous supplémentaires et les rappels automatiques par e-mail nécessitent un abonnement ; consultez le comparatif des fonctionnalités de prise de rendez-vous de Google . Il n'est pas possible de créer des plannings de rendez-vous dans l'application Calendrier pour Android ou iOS.
Veuillez vérifier que vous utilisez bien le compte prévu. Pour les comptes professionnels ou scolaires, renseignez-vous auprès de votre administrateur concernant l'accès à Agenda et à Meet. Google précise que les utilisateurs de Workspace Essentials ne peuvent pas programmer de réunions Meet dans Google Agenda . La disponibilité de la planification des rendez-vous dépend également de votre abonnement.
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