Les conseils puissants pour utiliser lévénement en direct en équipe (2022)

Aujourd'hui, je vais vous montrer les astuces ultimes de l'événement en direct dans les équipes Microsoft.

Avant de commencer, voici quelques choses que vous pouvez faire :

• Nous avons écrit le didacticiel pour configurer les salles de sous-commission dans Microsoft Teams afin de diviser vos réunions.
• Nous avons également écrit des articles pour améliorer votre expérience Microsoft Teams pour une meilleure productivité. Découvrez les trucs et astuces mentionnés  ici .

Allons droit au but.

1 Qu'est-ce qu'un événement live en équipes ?

2 Activer les événements en direct dans les équipes

3 Comment créer un événement live en équipes ?

4 Comment inviter des participants ?

5 Comment produire votre événement live en équipe ?

6 Équipes producteur d'événements en direct vs présentateur 6.1 Le groupe de production

6.1.1 L'Organisateur

6.1.2 Le Producteur

6.1.3 Le présentateur

Enregistrement d'événements en direct de 7 équipes

8 Assister à un événement en direct en équipe

Questions et réponses sur l'événement en direct de 9 équipes

9.1 Ouvrir ou fermer le Q&A

9.2 Répondre aux questions

9.3 Faire des annonces

10 Rapports d'exportation

Qu'est-ce qu'un événement en direct en équipes ?

• Microsoft Teams Live Events est conçu pour diffuser jusqu'à 10 000 participants et est un outil plus difficile qui nécessite idéalement une formation formelle. Si vous organisez une réunion avec moins de 200 participants, nous vous recommandons d'utiliser Teams Meetings.
• Microsoft Teams Live Events vous permet de planifier, de produire et de diffuser des événements à un large public en ligne.
• Les événements Microsoft Teams Live sont différents des réunions Microsoft Teams en ce sens qu'ils sont principalement destinés à une communication à sens unique avec de grands groupes pouvant accueillir un grand nombre de participants jusqu'à 10 000.

Activer les événements en direct dans les équipes

Une fois Teams activé, vous devez configurer des événements en direct. Pour faire ça,

• Allez dans « Centre d'administration Microsoft Teams »
• Sélectionnez « Réunions » et sélectionnez « Politiques d'événements en direct »
• Modifiez la « politique globale (par défaut à l'échelle de l'organisation) » ou créez une politique personnalisée
• Dans la politique, vous devez avoir  Autoriser la planification  activé et, en fonction de vos besoins, l'audience spécifique  Qui peut rejoindre les événements en direct programmés  configurée.

• Ensuite, assurez-vous que la politique est attribuée aux utilisateurs en sélectionnant  Utilisateurs dans le centre d'administration des équipes et en vérifiant les politiques attribuées aux utilisateurs.

Comment créer un événement live en équipes ?

L'événement en direct dans les équipes est une extension des réunions d'équipes, qui vous permet de planifier, de produire et de diffuser des événements à un large public en ligne. Si vous êtes l'organisateur d'un événement en direct, vous pouvez le programmer dans Teams de la même manière que vous planifiez une réunion Teams standard. Ce processus ajoutera l'événement en direct à vos calendriers et à ceux de votre groupe de production. Après cela, vous devrez inviter les participants.

• Dans Teams, sélectionnez  Calendrier  puis  Nouvelle réunion
• En haut du planificateur, sélectionnez  Nouvelle réunion  >  Nouvel événement en direct

• Ajoutez le titre de la réunion, les informations de date et d'heure et d'autres détails.

• Dans la  zone Inviter des personnes à votre groupe d'événements  , ajoutez les noms de votre  groupe d'événements, c'est-à-dire les personnes qui présenteront et produiront l'événement.
• Le groupe d'événements peut être composé de toute personne à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. N'invitez pas de participants à ce stade. Vous obtiendrez un lien à partager avec eux plus tard.
• Sélectionnez  Suivant .
• Sous  Autorisations pour les événements en direct , choisissez qui peut assister à votre événement en direct :

• Effectuez des sélections sous  Comment comptez-vous produire votre événement ?

Si vous produisez dans Teams :

Si vous utilisez une application ou un appareil externe, l'option est grisée.

• Sélectionnez  Planifier  pour ajouter l'événement à vos calendriers et à ceux de votre groupe d'événements.

Comment inviter des participants ?

• Dans Teams, sélectionnez  Calendrier  sur le côté gauche de l'application.
• Sélectionnez l'événement en direct.
• Pour les événements qui seront produits dans Teams, sélectionnez  le lien Obtenir des participants  pour copier le lien de l'événement en direct afin de pouvoir le partager avec les participants.
  • Ouvrez votre calendrier Outlook et collez le lien dans une nouvelle invitation
  • N'invitez pas de participants via une réunion Teams. Une nouvelle réunion Teams aura son propre lien de réunion

Comment produire votre événement live en équipe ?

• Sélectionnez  Calendrier, puis l'événement en direct et  Rejoindre .
  • File d'attente sur le côté gauche : Ceci est votre aperçu
  • Événement en direct (sur le côté droit) : c'est ce que vos participants peuvent voir
  • Vous (en bas au milieu) : c'est là que vous pouvez allumer ou éteindre votre audio et votre vidéo
  • Partager (en bas à droite) : C'est là que vous pouvez partager du contenu
  • Mute All (en bas à droite): où vous pouvez couper tout le monde
• Pour partager le bureau :
  • Sélectionnez  Partager  >  Bureau  >  Contenu  >  Envoyer en direct .
  • Si l'événement n'a pas encore commencé, sélectionnez  Démarrer .
• Pour partager une fenêtre :
  • Sélectionnez  Partager  et sélectionnez l'une des fenêtres ouvertes dans la  section Windows  de la barre d'état source.
  • Une fois la fenêtre partagée, passez à l'interface utilisateur du producteur
  • Sélectionnez  Contenu  puis  Envoyer en direct .
  • Si l'événement n'a pas encore commencé, sélectionnez  Démarrer .
  • Remarque :  Ne réduisez pas la fenêtre sélectionnée, car cela empêcherait l'affichage d'un aperçu dans la file d'attente.
• Pour partager votre vidéo :
  • Allume ta caméra.
  • Sélectionnez votre flux de caméra en bas de l'écran pour le prévisualiser dans votre file d'attente (à gauche) avant de l'envoyer à l'événement en direct (à droite).
  • Sélectionnez  Envoyer en direct  pour envoyer le flux de l'aperçu à l'événement en direct.
  • Sélectionnez  Démarrer  pour commencer à diffuser en direct à vos participants !
• Pour mettre fin à l'événement, sélectionnez  Fin -> Quitter .

Équipes producteur d'événements en direct vs présentateur

Les événements en direct ont généralement plusieurs personnes travaillant dans les coulisses d'un groupe de production.

Le groupe de fabrication

Les groupes de production sont composés d'un organisateur, d'un producteur et de diffuseurs.

L'organisateur

L'organisateur planifie un événement en direct en équipes et s'assure que l'événement est mis en place avec les bonnes autorisations pour les participants et le groupe de production, qui gérera l'événement. Les organisateurs sont responsables de :

• Créer un événement en direct
• Définition des autorisations des participants
• Choisir une méthode de production
• Configuration des options d'événement (par exemple, les questions-réponses modérées)
• Inviter des participants
• Sélection des membres du groupe de production
• Gestion des rapports générés après la fin de l'événement

Remarque : Le rôle de l'organisateur est flexible et l'organisateur peut également se nommer producteur ou diffuseur.

Le producteur

Un producteur s'assure que les participants ont une excellente expérience de visionnage en contrôlant le flux de l'événement en direct. Les producteurs sont responsables de :

• Démarrage et arrêt de l'événement en direct
• Partager sa propre vidéo
• Partager la vidéo des participants
• Partage de bureau ou de fenêtre (par exemple, diapositives PPT)
• Sélection des mises en page

Le présentateur

Les présentateurs peuvent être responsables de :

• Présentation audio et vidéo
• Modération des questions-réponses

Remarque : Les présentateurs peuvent uniquement partager de l'audio, de la vidéo ou un écran (bureau ou fenêtre) dans l'événement en direct en équipe.

Pour connaître les différences entre un Producteur et un Présentateur, cliquez ici .

Enregistrement des événements en direct des équipes

• Dans Teams, sélectionnez  Calendrier  sur le côté gauche de l'application
• Sélectionnez l'événement en direct
• Sous Ressources d'événements en direct, vous aurez la possibilité de télécharger les
  • Enregistrement video
  • Rapport d'engagement des participants
  • Rapport de questions-réponses, etc.
• Tous sont téléchargés dans le dossier des téléchargements sur votre ordinateur

Assister à un événement en direct en équipe

• Ouvrez le lien de l'événement en direct pour rejoindre l'événement.
  • Si vous ouvrez l'événement à partir de Teams, vous rejoindrez l'événement dans Teams.
    • Remarque :  les événements en direct n'utilisent pas encore les préférences de votre appareil Microsoft Teams. Utilisez le paramètre de son de votre système d'exploitation pour choisir votre haut-parleur pour l'événement en direct.
  • Si vous ouvrez l'événement à partir d'Outlook, vous pouvez participer à partir du Web ou ouvrir l'événement dans Teams.
• Si l'événement en direct n'a pas commencé, vous verrez le message " L'événement en direct n'a pas encore commencé "
• Navigateur
  • Si vous assistez à l'événement en direct sur le Web, utilisez un navigateur Web compatible avec l'extension de source multimédia (MSE) comme Chrome, Firefox ou Edge. Safari n'est actuellement pas pris en charge .
• Résolution vidéo
  • Si l'événement en direct dans les équipes commence en basse résolution, vous devrez peut-être le réinitialiser manuellement à une résolution plus élevée.

• Regardez l'événement en direct plus tard
  • Une fois l'événement en direct terminé, vous pouvez toujours regarder l'enregistrement en utilisant le même lien, si l'organisateur a choisi de rendre l'enregistrement disponible.

Questions et réponses sur l'événement en direct des équipes

Lorsqu'un événement en direct est créé avec une option de questions-réponses, les questions-réponses sont ouvertes par défaut et les participants peuvent commencer à poser des questions même si l'événement n'a pas commencé. Ces questions ne sont visibles que par les modérateurs jusqu'à ce qu'ils les publient dans l'événement.

Ouvrir ou fermer le Q&R

• Pour afficher ou masquer le panneau Q&R, cliquez sur le bouton Q&R en haut à droite de l'écran.
• Une fois le panneau Q&R ouvert, vous pouvez activer/désactiver la fonction Q&R avec le commutateur Ouvrir/Fermer.

Répondez aux questions

Les questions des participants apparaîtront dans le panneau Q&A, par défaut elles sont privées et ne sont pas vues par les autres participants.

• Sélectionnez une question à laquelle vous souhaitez répondre en cliquant dessus et tapez votre réponse. Les questions sont privées par défaut.
• Cliquez sur le bouton Publier pour répondre publiquement.
• Cliquez sur le bouton Envoyer pour répondre en privé.

Faire des annonces

Pour faire des annonces via la fonction Q&A, suivez les étapes ci-dessous.

• Cliquez sur le bouton Faire une annonce en bas du panneau Q&A
• Tapez votre annonce et cliquez sur le bouton Envoyer
• Cliquez sur le bouton Envoyer

Exporter des rapports

Vous pouvez exporter la transcription, la liste des participants et le rapport de questions-réponses d'un événement en direct en procédant comme suit.

• Lancer le « Centre d'administration des équipes »
• Sélectionnez « Analyses et rapports »
• Sélectionnez « Rapports d'utilisation »
• Rapport = Utilisation des événements en direct par Teams
• Plage de dates = 7 jours
• Cliquez sur « Exécuter le rapport »
• Sélectionnez l'événement en direct
• Cliquez sur les liens pour télécharger le rapport
  • Transcription
  • Participant
  • Rapport de questions et réponses

Toutes nos félicitations! Vous connaissez maintenant l'utilisation de l'événement en direct dans les équipes. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à me le faire savoir.

J'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.