Microsoft Teams : comment organiser vos fichiers

Si vous filtrez et organisez soigneusement vos fichiers, vous trouverez rapidement les documents que vous recherchez. Un autre avantage est que vous garderez vos dossiers sans encombrement.

Si vous avez reçu des centaines de fichiers via Microsoft Teams et que vous n'aviez pas de plan clair en place dès le début, les choses peuvent sembler un peu désorganisées maintenant. Les utilisateurs se sentent souvent dépassés par la tâche d'organiser leurs fichiers, ils préfèrent donc la reporter encore et encore. En effet, organiser vos fichiers est une tâche chronophage, mais les avantages qu'elle apporte en valent la peine.

Pour vous faciliter l'ensemble du processus, nous avons créé ce guide. Nous partagerons une série de trucs et astuces pratiques pour vous aider à mieux organiser vos fichiers MS Teams.

Meilleures pratiques pour organiser vos fichiers dans MS Teams

Sélectionnez votre principal service de stockage en nuage

Microsoft Teams utilise différents services de stockage pour stocker vos fichiers et documents. Par défaut, vos fichiers sont stockés sur OneDrive et SharePoint. Les fichiers que vous avez partagés dans les threads d'équipe sont stockés dans SharePoint. Tous les fichiers que vous échangez dans les discussions sont stockés dans OneDrive.

Mais vous pouvez également ajouter manuellement un service de stockage cloud que vous connaissez déjà.

Synchroniser des fichiers avec OneDrive

Nous vous suggérons d'utiliser le service de stockage cloud de Microsoft pour stocker les fichiers Teams. Les deux services ont été développés par Microsoft et il n'y a aucun problème d'intégration ou de compatibilité entre eux.

En synchronisant vos fichiers Teams avec OneDrive, vous pouvez y accéder directement depuis l'explorateur de fichiers. En d'autres termes, vous n'avez plus besoin d'ouvrir Teams pour afficher ces fichiers.

Créer des dossiers spécifiques

Quel que soit le service de stockage cloud que vous utilisez pour stocker vos fichiers Teams, il est important de créer des dossiers spécifiques. Ajoutez ensuite tous vos fichiers dans les dossiers appropriés. Le plus important est de choisir une structure et de s'y tenir.

Par exemple, vous pouvez créer un dossier individuel pour chaque personne avec laquelle vous interagissez souvent. Et enregistrez les fichiers que vous avez reçus d'eux dans le dossier respectif. Ou vous pouvez utiliser des noms descriptifs pour vos fichiers tels que rapports, contrats, devoirs, marketing, finances, présentations, etc.

Vous pouvez également organiser vos dossiers par projet, client, date, échéance, etc.

Utiliser des noms de canaux clairs et spécifiques

Tous les fichiers liés aux équipes sont stockés dans SharePoint. Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe dans Microsoft Teams, un nouveau site d'équipe SharePoint est créé automatiquement. Lorsque vous créez un canal, SharePoint crée automatiquement une nouvelle bibliothèque de documents pour ce canal.

La bibliothèque est nommée d'après le nom du canal. Assurez-vous donc de choisir des noms de canaux spécifiques pour éviter toute ambiguïté.

Utiliser les filtres de fichiers

Microsoft Teams propose une série de filtres que vous pouvez utiliser pour répertorier vos fichiers dans un ordre spécifique. Par exemple, vous pouvez lister les fichiers par ordre chronologique. Ou vous pouvez les filtrer par le nom de la personne qui les a modifiés.

Épingler en haut

Vous pouvez également épingler un fichier en haut. Cette fonctionnalité vous permet de marquer les fichiers qui sont soit très importants, soit urgents. De cette manière, vous saurez exactement où trouver ce fichier.

Tout d'abord, vous devez marquer le fichier, puis cliquer sur l'  option Épingler en haut .

Conseils rapides pour organiser avec succès vos fichiers

• Ne stockez pas vos fichiers sur votre bureau. Un bureau encombré semble déroutant et crée un bruit visuel.
• Stockez vos fichiers dès que vous les recevez. N'attendez pas d'avoir 5o fichiers pour commencer à les organiser. Placez-les dans le bon dossier juste après les avoir reçus.
• Utilisez des noms clairs et descriptifs pour vos fichiers. L'utilisation de noms génériques tels que "Fichiers", "Documents", "Trucs" n'aide pas du tout.

Quels trucs et astuces utilisez-vous pour organiser vos fichiers Microsoft Teams ? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.