Rejoindre les réunions Microsoft Teams : le guide complet (2022)

Ceci est un guide complet pour rejoindre les réunions des équipes Microsoft.

Si vous cherchez à en savoir plus sur les réunions des équipes Microsoft, vous allez adorer ce nouveau guide.

Plongeons dedans.

1 Qu'est-ce que les équipes Microsoft ?

2 Appels et réunions

2.1 Se rencontrer maintenant dans les canaux

2.2 Complément Outlook

2.3 Planification des réunions de canal

2.4 Planification des réunions privées

3 Planifier une réunion

4 options de réunion des équipes Microsoft

4.1 Qui peut contourner le Lobby ?

4.2 Toujours laisser les appelants contourner le hall

4.3 Annoncer l'arrivée ou le départ des appelants

4.4 Qui peut présenter ?

5 Rejoindre une réunion d'équipes

5.1 Rejoindre la réunion des équipes Microsoft en utilisant le lien

5.2 Rejoindre la réunion des équipes Microsoft par téléphone

5.3 Rejoindre à partir du calendrier

5.4 Rejoindre un canal

5.5 Rejoindre la réunion des équipes Microsoft à l'aide du navigateur

5.6 Les équipes Microsoft rejoignent la réunion en tant qu'invité

6 Animer la réunion de vos équipes

7 options d'hébergement

8 Partager votre écran

9 Comment enregistrer la réunion des équipes Microsoft ?

9.1 Comment rejouer une réunion dans Microsoft Teams ?

10 Astuce 1 : Erreur d'options de réunion : seuls les organisateurs de la réunion peuvent apporter des modifications

11 Astuce 2 : Suppression du bruit dans les équipes Microsoft

Qu'est-ce que les équipes Microsoft ?

• L'application MS teams est un espace de travail basé sur le chat dans Microsoft 365 qui permet d'avoir facilement des conversations persistantes et thématiques, d'héberger des réunions, de partager des fichiers, de collaborer sur des documents et de travailler avec des équipes de toute l'organisation.
• Les équipes Microsoft vous permettent de travailler de manière naturelle et conversationnelle - avec tout ce dont vous avez besoin au même endroit - disponible à tout moment, sur n'importe quel appareil.

Appels et rendez-vous

Configurez les paramètres d'appels et de réunions suivants pour votre organisation :

• Allez dans « Centre d'administration Microsoft Teams »
• Sélectionnez « Réunions » à gauche et cliquez sur « Politiques de réunion »
• Sélectionnez « Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) »
• Vous devez vous assurer que toutes les options générales sont activées.

Microsoft  porte à 300  le nombre maximum de membres autorisés dans une réunion Teams.

Rendez-vous maintenant dans les chaînes

Ce paramètre contrôle si un utilisateur peut démarrer une  réunion ad hoc dans un canal  Teams  . Si vous activez cette option, lorsqu'un utilisateur publie un message dans un  canal Teams , l'utilisateur peut cliquer sur  Se réunir maintenant  sous la zone de rédaction pour démarrer une réunion ad hoc dans le canal .

Complément Outlook

Assurez-vous que les utilisateurs ont activé le complément Teams Meeting dans Outlook pour planifier des réunions.

Planification des réunions de canal

Lorsqu'il est activé, les utilisateurs peuvent planifier une réunion pour un canal que tous les membres du canal peuvent facilement rejoindre en un seul clic.

Planification de réunion privée

Lorsqu'il est activé, les utilisateurs peuvent planifier des réunions privées qui ne sont répertoriées dans aucun canal.

Planifier une réunion

Dans le passé, beaucoup d'entre vous ont utilisé Skype Entreprise (SfB) pour des réunions en incluant un lien virtuel vers vos invitations à des réunions Outlook. Vous pouvez faire la même chose avec Microsoft Teams.

Quelles actions faut-il entreprendre pour voir « New Teams Meeting » dans votre Outlook ? Vous devrez installer le client Teams Desktop et activer le complément Microsoft Teams dans Outlook. Une fois qu'ils sont terminés, Outlook affichera la nouvelle icône sur le ruban.

Si vous utilisez déjà l'application Microsoft Teams, vous pouvez planifier une réunion directement depuis votre application Teams. Sélectionnez simplement l' onglet "Calendrier " sur le côté gauche de la barre des tâches Teams pour ouvrir votre calendrier. À partir de là, cliquez sur " Nouvelle réunion " dans le coin supérieur droit et remplissez vos coordonnées si nécessaire.

Vous pouvez également configurer une réunion Teams dans le calendrier Outlook en sélectionnant l'option " Nouvelle réunion Teams " dans votre calendrier Outlook.

L'invitation au calendrier comportera un lien hypertexte « Cliquez ici pour rejoindre la réunion » sur lequel vos participants pourront cliquer au moment de la réunion, pour se joindre au besoin.

Options de réunion des équipes Microsoft

Une fois la réunion configurée, vous pouvez vous rendre à la réunion et ajuster les options de la réunion en cliquant sur « Options de la réunion »  dans la barre d'outils Microsoft Teams :

La page des options s'ouvrira. Vous pouvez alors paramétrer les options nécessaires :

Qui peut contourner le Lobby ?

• Le Lobby est une zone d'attente virtuelle permettant aux invités d'attendre jusqu'à ce qu'ils soient admis à la réunion. Vous configurez votre réunion pour permettre à tout le monde de contourner le lobby en définissant ceci sur Tout le monde.
• Si vous le définissez sur Personnes de mon organisation et organisations de confiance ou Personnes de mon organisation, vous devrez admettre les participants à la réunion une fois que vous y serez invité (une fenêtre d'admission apparaîtra).
• De plus, si vous sélectionnez Tout le monde, les participants reconnus par le système (employés d'Outlook/Ville) ne seront pas annoncés lors de l'entrée dans la réunion.

Remarque : Si les participants utilisent un téléphone cellulaire non reconnu par la ville (téléphone non municipal), le système annoncera quand même leur entrée et leur sortie d'une réunion.

Laissez toujours les appelants contourner le hall

• Lorsque ce paramètre est activé, les personnes appelant par téléphone rejoindront votre réunion sans avoir à attendre que quelqu'un les admette.
• Sélectionnez la bascule pour l'activer ou la désactiver.

Annoncez lorsque les appelants rejoignent ou partent

• Vous souhaiterez peut-être recevoir une alerte lorsqu'une personne appelant par téléphone rejoint ou quitte votre réunion. (Votre administrateur a peut-être activé ces alertes par défaut.)
• Pour modifier ce paramètre, sélectionnez la bascule pour l'activer ou le désactiver.

Qui peut présenter ?

• Si vous souhaitez limiter ou autoriser d'autres participants à présenter (partager leur écran), vous devrez modifier cette option.
• Tout le monde – Permet à n'importe quel participant de partager son écran.
• Personnes de mon organisation – Vérifiez la liste de votre organisation pour déterminer qui serait inclus ici.
• Personnes spécifiques – Vous ajoutez plusieurs présentateurs en sélectionnant cette option et en ajoutant leurs noms au menu déroulant Sélectionner les présentateurs pour cette réunion.
• Seulement moi – Permet uniquement à l'organisateur de la réunion de présenter à la réunion.
• Une fois vos options sélectionnées. Cliquez sur Enregistrer.

Rejoindre une réunion d'équipes

Il existe plusieurs façons d'accéder et de rejoindre une réunion dans Teams, notamment via un lien, un téléphone, un calendrier, un canal ou un navigateur.

Rejoignez la réunion des équipes Microsoft en utilisant le lien

• Sélectionnez « Cliquez ici pour rejoindre la réunion » dans votre invitation à la réunion pour être redirigé vers une page où vous pouvez choisir de participer sur le Web ou de télécharger l'application de bureau. Si vous avez déjà l'application Teams, la réunion s'y ouvrira automatiquement.

• Si vous n'avez pas de compte Teams, vous pouvez avoir la possibilité d'entrer votre nom dans la réunion en tant qu'invité, à condition que l'organisateur de la réunion vous en ait donné l'autorisation.
• Ensuite, selon les paramètres de l'organisateur, vous pouvez rejoindre la réunion immédiatement ou vous rendre dans le hall où les personnes participant à la réunion peuvent vous admettre.

Rejoignez la réunion des équipes Microsoft par téléphone

Si l'invitation à la réunion indique un numéro de téléphone et un ID de conférence, vous pouvez rejoindre cette réunion par téléphone.

Pour rejoindre une réunion Teams par téléphone :

• L'invitation, si elle peut être jointe par téléphone, indiquera à la fois un numéro de téléphone payant et un numéro de téléphone gratuit. Vous pouvez sélectionner l'un ou l'autre de ces numéros, selon vos besoins et vos préférences.
• Composez le numéro de téléphone approprié.
• Entrez l'ID de la conférence lorsque vous y êtes invité.

L'invitation contiendra également une liste de numéros locaux parmi lesquels choisir. Vous pouvez sélectionner un numéro de téléphone dans cette liste à la place si les numéros de téléphone payants et gratuits ne sont pas locaux pour vous.

Si vous voyez un numéro de téléphone dans votre invitation, mais qu'il ne vous est pas local, sélectionnez Numéros locaux et trouvez-en un qui vous convient.

Rejoindre à partir du calendrier

Sélectionnez Calendrier sur le côté gauche de l'application pour voir vos réunions. Recherchez la réunion souhaitée, puis sélectionnez Rejoindre .

Ou, si quelqu'un démarre la réunion, vous recevrez une notification que vous pourrez utiliser pour vous joindre.

Rejoindre un canal

Les canaux sont des sous-ensembles d'équipe ; ils permettent aux membres de l'équipe de tenir des conversations et de partager des fichiers sur des projets distincts qui ne nécessitent pas la participation de tous les membres de l'équipe. Vous pouvez également rejoindre une réunion Teams à partir d'un canal, et la réunion n'inclura que le membre répertorié dans le canal.

Pour rejoindre une réunion Teams via le canal, cliquez sur le bouton « Rejoindre »  .

Rejoignez la réunion des équipes Microsoft à l'aide du navigateur

Que faire si vous ne pouvez pas accéder à la version de bureau des équipes Microsoft et que vous souhaitez rejoindre une réunion et présenter votre écran. Pas d'émotions fortes.

• Vous pouvez copier le lien de la réunion en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le lien "Cliquez ici pour rejoindre la réunion" sur votre calendrier et sélectionnez " Copier le lien hypertexte" et collez-le sur un navigateur pour vous joindre.

• Après avoir collé le lien, il vous sera demandé de télécharger la version de bureau ou d'utiliser l'interface Web. Sélectionnez la version Web.
• Vous devez autoriser votre microphone et votre caméra et cela aide les autres personnes qui sont en réunion à vous entendre et à voir votre visage ou vos arrière-plans personnalisés .

Bien sûr, les options ci-dessus fonctionnent pour une ou deux réunions, mais vous serez fatigué de le faire pour de nombreuses réunions. Vous pouvez donc envisager les étapes suivantes car elles donnent l'interface comme la version de bureau.

• Accéder à la version web des équipes
• Sélectionnez l' application Web et sélectionnez le calendrier

• Sélectionnez la réunion à rejoindre.

Les équipes Microsoft rejoignent la réunion en tant qu'invité

• Vous avez besoin de rencontrer quelqu'un en dehors de votre organisation ? Ne vous inquiétez pas, avec  Anonymous Join ,  vous pouvez planifier une réunion Teams avec toute personne disposant d'une adresse e-mail valide, même si elle ne fait pas partie de votre organisation.
• Vous pouvez inviter n'importe quelle adresse e-mail valide à une réunion lors de la planification à partir de Teams ou d'Outlook et ils recevront l'invitation à la réunion dans leur e-mail avec des informations sur la façon de rejoindre la réunion.
• Vos invités à la réunion peuvent cliquer sur le lien, entrer leur nom et rejoindre la réunion.

• Votre invité pourra se joindre sur le Web sans avoir à installer de client ou s'il souhaite des fonctionnalités supplémentaires, telles que la possibilité de commencer à partager son écran, il peut également installer le client de bureau et se joindre de manière anonyme.
• Par défaut, tous les participants qui ne font pas partie de votre organisation arriveront dans un  hall virtuel  , après quoi ils devront être admis à rejoindre la réunion proprement dite.

• Ceci est fait pour améliorer la confidentialité de vos réunions - mais cela vous donne également le temps de vous assurer que vous êtes prêt pour une réunion client importante. À l'avenir, un administrateur aura la possibilité de mettre à jour les paramètres pour permettre aux utilisateurs anonymes de rejoindre directement sans avoir à entrer dans le lobby.

Animer la réunion de vos équipes

• Lorsque vous rejoignez votre réunion Teams, vous serez accueilli par une page de destination. Ici, vous pouvez sélectionner certaines options initiales pour la réunion, telles que vos options vidéo et audio.
• Lorsque vous avez sélectionné ' Rejoindre maintenant ', vous serez dans un hall d'accueil attendant l'arrivée de vos participants.
• Vous verrez une barre d'options en bas de l'écran – l'icône ' personnes ' vous permet d'accéder à l'onglet des participants. Cliquez dessus pour ouvrir un onglet sur le côté droit de l'écran, indiquant qui est arrivé, qui n'est pas encore arrivé et qui est invité.
• Une fois que vous êtes prêt à partir, vous pouvez amener des personnes à la réunion en les invitant depuis le lobby à l'aide de l'onglet participants.
• Si le participant est un collègue interne, il rejoindra automatiquement. Cependant, si vous hébergez une réunion pour des clients externes, vous devrez sélectionner manuellement l'utilisateur et lui permettre de se joindre à partir du lobby.

Options d'hébergement

Lorsque votre réunion Teams est en direct, vous verrez une barre d'outils qui propose 9 options différentes :

• Personnes : Cela vous montrera qui est arrivé, qui n'est pas encore arrivé. Vous pouvez également choisir des options utilisateur individuelles, telles que « désactiver les participants » ou « créer un participant ».
• Chat : cela ouvre la boîte de chat texte, vous pouvez donc taper des commentaires aux participants de votre réunion. Un outil utile si vous rencontrez des problèmes audio ou si vous souhaitez envoyer des liens/commentaires tout en hébergeant votre réunion.
• Réactions : en plus de lever virtuellement  la main lors d'une réunion Teams , vous pouvez vous exprimer d'autres manières pour rendre les réunions Teams plus inclusives, engageantes et amusantes.
• Salles : cela vous permet de créer et de gérer des salles de sous-commission .
• Plus : Cela fait apparaître quelques options avancées parmi lesquelles choisir, telles que l'enregistrement de votre réunion , le flou de votre arrière-plan ou l'affichage des notes de réunion.
• Caméra : Ceci active/désactive votre webcam.
• Mic : Cela vous permet de désactiver/réactiver les haut-parleurs de votre machine si nécessaire.
• Partager : Cette option vous permet de partager votre écran ou les onglets individuels que vous pourriez avoir ouverts.
• Quitter : Une fois que vous avez terminé votre réunion, vous avez la possibilité de quitter la réunion ou de mettre fin à la réunion. Tous les participants quitteront la réunion si vous choisissez de terminer la réunion.

Partager votre écran

When you select the ‘Share’ icon, it will bring up a toolbar to show all the open tabs you currently have, along with any recent documents you may have worked on.

• Presenter mode: By using a presenter mode such as Standout, Side-by-side, or Reporter in a Teams meeting instead of sharing screen or window content only, you become a more engaging and integral part of your presentation.
• Screen: If you select screen, you will share your entire screen with participants. This does mean, however, that if you jump between any open tabs, participants can see everything that you do on your machine.
• Window: You can select individual pages or screens that you want to share in the meeting. So, if you wanted people to only see a PDF document, you can select this one item, leaving you free to jump between programs and tabs on your desktop, without any participants seeing this.
• Microsoft Whiteboard: As soon as the whiteboard canvas has been started, Teams meeting attendees will be able to write on it.
• Content from camera: This option enables users to stream content from directly from physical artefacts such as whiteboards and documents in a legible way.
• PowerPoint Live: With PowerPoint Live, Teams users don’t need to open a PowerPoint deck and share their PC’s screen with an audience. Instead, the presenter can just open PowerPoint Live within Teams to deliver a presentation.
• Browse Options: For those more familiar with Teams, you can use advanced features like PowerApps that you have set up to link to your Teams profiles.

How to record Microsoft teams meeting?

• You can record Video, Audio, and shared screen activities for your Teams meeting. The recording is automatically saved to Microsoft Stream so later you can download, manage or even share it with your organization.
• You have a record of what was discussed in the meeting to review and/or share with absent attendees. Also, the recording can later be used for other business use-cases in your organization such as new product announcements, corporate news, training demos, etc.
• Both the meeting organizer and internal attendees can start or stop the recording.
• External attendees will not be able to do this.

To record Microsoft teams meeting:

• Start or join the meeting
• Click on the more options “…” and then select “Start Recording” as shown below:

• As the organizer, you will be notified you’re being recorded and will be given a reminder to tell your meeting attendees they are being recorded:

• This is what the meeting attendees will see:

• To stop recording, go to the meeting controls on the more options “…” and click “stop recording” from the same menu.
• The recording will appear in chat history for the organizer and all internal attendees.

To know more about recording on teams, check this article.

How do you replay a meeting in Microsoft Teams?

Both the meeting organizer and all internal attendees can replay a recorded meeting.

Note: external guests CANNOT replay a recorded meeting.

To do this, you will go to either the Channel conversation history in Teams if the meeting was created in a Teams channel OR the chat history in Teams if the meeting was created outside of a Teams channel (directly from Outlook or a Group chat). Find the video recording for the meeting and click “Play” to automatically play the meeting recording thru Microsoft Stream.

Tip1: Meeting Options error: Only meeting organizers can make changes

• When clicking on Meeting Options when attempting to create or edit a Team Meeting.
• You are prompted with a message “Only meeting organizers can make changes”.
• The account associated with the prompt is a Guest account (for a client’s organization)

• Cause: This error will also occur even if you are signed into the browser with the correct account, but in the Teams client you are currently switched into another tenant that you are a guest.

• Fix 1: Within Teams, make sure the drop-down menu in the upper right is set to your own domain (home tenant) and then try clicking the Meeting Options button again.
• Fix 2: Open the Meeting Options URL in a different browser.
• Fix 3: Clear your browser cache.

Tip2: Noise suppression in Microsoft teams

Go to Microsoft Teams > Click more options (…) on the top > go to Settings > Devices > Noise suppression. In the menu, select High for an even stronger suppression of background sounds. So whether your roommate barks at the mailman or does gymnastics outside your door, Teams has you covered with a blanket of quiet.

So that’s how I join Microsoft teams meetings.

Now I want to turn it over to you: Which strategy from today’s guide are you going to try first?

Let me know by leaving a quick comment below right now.