Un guide étape par étape pour ladministrateur de Microsoft Teams (2022)

Il s'agit d'un guide étape par étape pour l'administrateur des équipes Microsoft.

Si vous cherchez à jouer un rôle essentiel dans le déploiement, l'adoption et l'utilisation de Microsoft Teams dans votre organisation, vous allez adorer ce nouveau guide.

Plongeons dedans.

1 Comprendre Microsoft Teams

1.1 Différenciateurs

1.2 Définitions

1.2.1 Organisation

1.2.2 Équipe

1.2.3 Canal

1.2.4 Composition de l'équipe

1.2.5 Rôles de l'équipe

1.2.6 Paramètres de l'équipe

2 Déployer Microsoft Teams

2.1 Activer Microsoft Teams pour votre organisation

2.2 Connecteurs

2.3 Répartition des clients

2.4 Activer ou désactiver les licences Microsoft Teams

2.5 URL et plages d'adresses IP Microsoft Teams

3 Lancer les équipes pilotes 3.1 Planifier

3.1.1 Identifier les équipes pilotes

3.1.2 Identifier les champions d'équipe

3.1.3 Configurer les pilotes pour réussir

3.2 Lancement

3.2.1 Organiser une réunion de lancement avec les champions de l'équipe

3.2.2 Inviter des champions d'équipe dans Microsoft Teams

3.2.3 Aider les champions d'équipe à mettre en place et à lancer des pilotes

3.2.3.1 Mise en place des équipes Microsoft

3.2.3.2 Lancement de Microsoft Teams

3.3 Nourrir

3.3.1 Déplacer le travail vers Microsoft Teams

3.3.2 Intégrer les équipes Microsoft

3.3.3 Surveiller les équipes Microsoft

4 Lancement vers le reste de votre organisation

4.1 Sensibiliser

4.2 Offrir une formation

4.3 Activer l'innovation

Comprendre Microsoft Teams

Microsoft Teams est conçu pour les équipes qui travaillent en étroite collaboration pour faire avancer les choses :

• Partagez des informations et des mises à jour en public pour rester au courant
• Comptez sur la discussion d'équipe et le soutien pour prendre une décision rapide à la volée
• Collaborer sur des projets et des tâches, y compris le contenu et les livrables

Microsoft Teams est l'espace de travail basé sur le chat dans Microsoft 365. Il s'agit d'un service de collaboration dans Microsoft 365 qui répond aux besoins et aux défis uniques du travail en équipe. Parce que les besoins d'une entreprise en matière de collaboration sont uniques, il n'y a pas de solution unique. Les entreprises s'appuient sur une, deux ou plusieurs applications dans Microsoft 365, telles qu'Outlook, SharePoint, Skype Entreprise et Yammer pour répondre aux différents besoins de collaboration.

Différenciateurs

• Faire partie de Microsoft 365 signifie que Microsoft Teams est livré avec des intégrations intégrées à Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, les groupes Microsoft 365, etc. Cela vous permet de maximiser vos investissements Microsoft 365 tout en offrant une expérience utilisateur simple et sécurisée sur tous les outils.
• Microsoft 365 a des engagements forts en matière de sécurité, de conformité, de confidentialité et de transparence. Microsoft Teams a été conçu en utilisant ces mêmes principes pour fournir une plate-forme de niveau entreprise.
• Dès le départ, Microsoft Teams a été conçu dans un souci de conformité, d'authentification et de confidentialité. Microsoft Teams aura une conformité intégrée, avec une prise en charge des normes de l'industrie, notamment ISO 27001 et 27018, SOC 1 et SOC 2, HIPPA, les clauses types de l'UE, etc.
• Microsoft Teams protège les données d'équipe en toute sécurité à l'aide de mesures de sécurité solides, notamment l'authentification à deux facteurs, les mots de passe durs et les politiques d'accès. Vos données sont cryptées, qu'il s'agisse de discussions, de notes ou de fichiers. Ce sont vos données, vous les possédez, vous les contrôlez. Microsoft n'exploite pas les données des clients à des fins publicitaires et nous protégeons les données des clients avec des engagements contractuels solides.
• Conformément à notre engagement à fournir aux clients la plus grande transparence, les clients peuvent voir la disponibilité, l'emplacement de leurs données et des rapports détaillés sur la façon dont les contrôles Microsoft 365 correspondent aux contrôles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de gestion des risques définis dans le Cloud Security. Matrice de contrôle Alliance Cloud (CSA CCM).
• Microsoft Teams est de niveau entreprise, avec une assistance en 18 langues sur 181 marchés et 6 centres de données dans le monde, un SLA financé à 99,9 % et une assistance 24h/24 et 7j/7.

Définitions

Organisme

Toutes les équipes créées par les employés de votre organisation sont associées à votre locataire Microsoft 365. Vous pouvez désigner tous les employés ou un sous-ensemble d'employés avec la possibilité de créer des équipes, à l'aide des groupes Microsoft 365.

Équipe

Une équipe est conçue pour rassembler un groupe de personnes qui travaillent en étroite collaboration pour faire avancer les choses. Les équipes peuvent être dynamiques pour le travail par projet (par exemple, lancement d'un produit, création d'une salle de guerre numérique), ainsi que continues, pour refléter la structure interne de votre organisation (par exemple, départements et emplacements des bureaux). Les conversations, les fichiers et les notes sur les canaux d'équipe ne sont visibles que par les membres de l'équipe.

Canaliser

• Un canal permet d'organiser les conversations, le contenu et les outils de l'équipe autour d'un sujet spécifique.
• Les canaux peuvent être organisés, par exemple, par sujet (événements), discipline (conception), projet (lancement) ou juste pour le plaisir (trucs amusants).
• Les propriétaires d'équipe peuvent créer des canaux et permettre aux membres de l'équipe de créer des canaux, selon les besoins. Les onglets situés en haut d'un canal permettent aux équipes de conserver des fichiers, des notes et du contenu personnalisé, tels que des métriques Power BI, des objectifs commerciaux sur un document Word ou un organigramme sur une diapositive PowerPoint.
• Ce contenu est alors facilement accessible à tous les membres de l'équipe. Des connecteurs supplémentaires vers des applications tierces peuvent être personnalisés au niveau du canal pour importer des données à partir d'outils quotidiens tels que Trello, Asana, GitHub, etc.

Adhésion à l'équipe

• Lorsque Microsoft Teams est activé pour l'ensemble de votre organisation, les propriétaires d'équipe désignés peuvent inviter tout employé avec qui ils travaillent à rejoindre leur équipe. Microsoft Teams permet aux propriétaires d'équipe d'ajouter facilement des personnes dans l'organisation en fonction de leur nom.
• Les propriétaires d'équipe peuvent également créer une équipe basée sur un groupe Microsoft 365 existant. Toutes les modifications apportées au groupe seront automatiquement synchronisées avec Microsoft Teams. La création d'une équipe basée sur un groupe Microsoft 365 existant simplifie non seulement le processus d'invitation et de gestion des membres, mais synchronise également les fichiers de groupe dans Microsoft Teams.

Rôles d'équipe

Il existe deux rôles principaux dans Microsoft Teams : un propriétaire d'équipe, la personne qui crée l'équipe, et les membres de l'équipe, les personnes qu'ils invitent à rejoindre leur équipe. Les propriétaires d'équipe peuvent faire de n'importe quel membre de leur équipe un copropriétaire lorsqu'ils l'invitent dans l'équipe ou à tout moment après qu'ils ont rejoint l'équipe. Avoir plusieurs propriétaires d'équipe vous permet de partager les responsabilités de gestion des paramètres et de l'adhésion, y compris les invitations.

Paramètres de l'équipe

Les propriétaires d'équipe peuvent gérer les paramètres de l'équipe directement dans Microsoft Teams. Les paramètres incluent la possibilité d'ajouter une photo d'équipe, de définir des autorisations entre les membres de l'équipe pour créer des chaînes, d'ajouter des onglets et des connecteurs, de @mentionner l'ensemble de l'équipe ou de la chaîne et d'utiliser des GIF, des autocollants et des mèmes.

En tant qu'administrateur Microsoft Teams, vous avez accès aux paramètres du système dans le centre d'administration. Ces paramètres peuvent avoir un impact sur les options et les valeurs par défaut que les propriétaires d'équipe voient sous les paramètres d'équipe. Par exemple, vous pouvez activer un canal par défaut, « Général », pour les annonces, les discussions et les ressources à l'échelle de l'équipe, qui apparaîtront dans toutes les équipes.

Déployer Microsoft Teams

Microsoft Teams est disponible pour les clients commerciaux Microsoft 365 avec l'un des plans suivants : Business Essentials, Business Premium, E1, E3 et E5. Microsoft Teams sera également disponible pour les clients qui ont acheté E4 avant son retrait. En tant que client Microsoft 365, Microsoft Teams est disponible pour l'ensemble de votre organisation. Avant de déployer Microsoft Teams, vous devez connaître certaines choses sur les paramètres du centre d'administration Microsoft 365.

Activer Microsoft Teams pour votre organisation

Les administrateurs doivent utiliser le Centre d'administration Microsoft 365 pour activer Microsoft Teams pour votre organisation.

• Allez dans « Centre d'administration Microsoft 365 »
• Accédez à Paramètres > Paramètres de l'organisation.
• Sélectionnez « Services » et cliquez sur Microsoft Teams .

• Sur l'écran des paramètres de Microsoft Teams qui s'ouvre, activez Business & Enterprise et autre si vous souhaitez activer Microsoft Teams pour votre organisation. Vous pouvez également activer l'accès invité et cliquer sur Enregistrer .

• Vous pouvez contrôler quels utilisateurs de votre organisation peuvent utiliser Microsoft Teams. Par défaut, la création de groupes Microsoft 365 est activée dans Exchange Online. Cependant, les administrateurs peuvent limiter la création de nouveaux groupes à des utilisateurs spécifiques de plusieurs manières.
• Chaque utilisateur Exchange Online dispose d'une stratégie de boîte aux lettres OWA qui régit ce qu'il peut et ne peut pas faire avec sa boîte aux lettres. À l'aide de la cmdlet Set-OwaMailboxPolicy , vous pouvez configurer le paramètre GroupCreationEnabled sur $true pour les utilisateurs autorisés à créer des groupes et $false pour les utilisateurs qui ne sont pas autorisés à créer des groupes. À l'heure actuelle, le seul moyen de mettre à jour la stratégie de boîte aux lettres consiste à utiliser Windows PowerShell.
• Voir Utiliser PowerShell pour gérer les groupes Microsoft 365 – Aide de l'administrateur pour plus d'informations.

Remarque : Ces commandes désactivent la création de groupe uniquement pour OWA et Outlook.

Si vous souhaitez désactiver la création de groupes dans votre organisation, utilisez les paramètres Azure Active Directory. Ou, la disponibilité générale de Microsoft 365 Planner offre la possibilité de remplacer le mécanisme de contrôle par une stratégie stockée dans Azure Active Directory. L'avantage de cette approche est qu'Azure Active Directory fournit un point central que toutes les applications Microsoft 365 peuvent vérifier. Une fois qu'une stratégie appropriée est créée, le contrôle de la création de nouveaux groupes Microsoft 365 est cohérent partout. Pour plus d'informations, consultez le billet de blog Contrôler la création de groupes Microsoft 365 à l'aide d'une stratégie Azure Active Directory .

Connecteurs

Les connecteurs permettent à vos utilisateurs Microsoft Teams de recevoir des mises à jour de services populaires tels que Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub et VSTS.

Pour plus d'informations, voir Connecter des applications à vos groupes et Plate-forme de connecteurs Office .

Répartition des clients

• Les fichiers d'installation du client Microsoft Teams sont un exécutable qui peut être téléchargé par les administrateurs et les utilisateurs finaux à partir de https://teams.microsoft.com/downloads . Les utilisateurs finaux sur les ordinateurs de bureau peuvent installer l'application à condition qu'ils disposent des privilèges appropriés. Les administrateurs peuvent également distribuer le programme d'installation et le distribuer via des outils de distribution client.
• Les utilisateurs finaux utilisant des appareils mobiles peuvent télécharger l'application Microsoft Teams à partir de la boutique d'applications de la plate-forme mobile.
• Microsoft Teams est disponible sur Windows (Windows 7 et supérieur) et Mac (Mac 10.10 et supérieur).
• Il est également disponible sur iOS v9 et supérieur (iPhone et iPad), Android 4.4 et supérieur et Windows Phone 10.0.10586 et supérieur. Microsoft Teams prend en charge le client Web sur Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ et Chrome 51.0+
• Les utilisateurs essayant d'ouvrir le client Web Microsoft Teams sur Safari seront invités à télécharger le client de bureau. La prise en charge de Safari arrivera à une date ultérieure.

Activer ou désactiver les licences Microsoft Teams

• Les administrateurs gèrent les licences Microsoft Teams à l'aide du centre d'administration Microsoft 365. Vous devez être un administrateur général Microsoft 365 ou un administrateur de gestion des utilisateurs pour gérer les licences Microsoft Teams.
• Si vous souhaitez limiter les utilisateurs qui ont accès à Microsoft Teams dans votre organisation ou supprimer un utilisateur que vous souhaitez restreindre, vous pouvez le faire en désactivant la licence Microsoft Teams pour cette ou ces personnes.
• Une fois la licence désactivée, les utilisateurs ne pourront plus voir Microsoft Teams dans le lanceur d'applications et la page d'accueil de Microsoft 365.
• Vous attribuez ou annulez l'attribution de la licence Microsoft Teams aux utilisateurs de la même manière que vous attribuez toute autre licence Microsoft 365 Business ou Enterprise. Connectez-vous à Microsoft 365, accédez au centre d'administration Microsoft 365 et, sur la page Utilisateurs > Utilisateurs actifs , attribuez ou désattribuez la licence Microsoft Teams pour les utilisateurs. Voir Attribuer ou supprimer des licences pour Microsoft 365 pour les entreprises pour plus d'informations.

URL et plages d'adresses IP Microsoft Teams

Si votre organisation empêche les ordinateurs de votre réseau de se connecter à Internet, consultez URL et plages d'adresses IP Microsoft 365 . Cet article répertorie les points de terminaison que vous devez inclure dans vos listes d'autorisation sortantes et la zone de sites de confiance Internet Explorer des ordinateurs clients pour vous assurer que vos ordinateurs peuvent utiliser Microsoft Teams avec succès dans Microsoft 365.

Lancer des équipes pilotes

Avant de déployer Microsoft Teams dans l'ensemble de votre organisation, il est recommandé de commencer avec 2 à 3 équipes pilotes. Cela vous aidera à affiner votre plan de lancement et à vous assurer que vous êtes prêt pour un déploiement à l'échelle de l'organisation. Les pilotes qui réussissent aident également à faire connaître leurs expériences, ce qui génère de l'enthousiasme dans toute l'organisation pour la prochaine vague de lancement.

Planifier

Identifier les équipes pilotes

Contactez quelques départements pour identifier 2-3 équipes pilotes. Afin de participer au pilote, toute l'équipe doit s'engager à utiliser Microsoft Teams comme principal moyen de communiquer les uns avec les autres et de collaborer sur des projets pendant au moins une semaine. Cela donne aux équipes pilotes la possibilité de comprendre pleinement les fonctionnalités de Microsoft Teams et d'identifier la meilleure façon de l'intégrer dans leurs flux de travail.

Identifier les champions de l'équipe

Identifiez les champions parmi les équipes pilotes et engagez-les pour favoriser l'adoption de Microsoft Teams. Les champions ne sont pas seulement passionnés par ce qu'ils font, ils sont également enthousiastes à l'idée d'évangéliser et d'aider leurs pairs à découvrir des solutions plus efficaces.

Mettre en place des pilotes pour réussir

Donnez aux champions la possibilité de personnaliser Microsoft Teams pour leurs pilotes, tout en vous assurant de garder le contrôle grâce à des fonctionnalités avancées de sécurité et de gestion dans le centre d'administration. Avoir des paramètres ouverts permet aux équipes pilotes d'explorer tout ce que Microsoft Teams a à offrir. Vous pouvez toujours ajuster les paramètres au fur et à mesure que les équipes évoluent.

Lancement

Organiser une réunion de lancement avec les champions de l'équipe

La meilleure façon d'enthousiasmer les équipes pilotes pour Microsoft Teams est de rassembler tout le monde, en personne ou virtuellement. Planifiez une réunion de lancement pour présenter Microsoft Teams, discuter du programme pilote et amener les champions d'équipe à découvrir Microsoft Teams. Montrez la visite guidée du produit comme un aperçu de Microsoft Teams et de l'intégration pour montrer comment rendre leur équipe opérationnelle.

Inviter des champions d'équipe dans Microsoft Teams

Commencez à utiliser Microsoft Teams avec vos champions d'équipe lors de la planification du lancement. Communiquez les mises à jour importantes concernant le lancement, recueillez les commentaires des équipes pilotes, répondez à des questions rapides et partagez le succès dans Microsoft Teams.

Aidez les champions d'équipe à mettre en place et à lancer des pilotes

Mise en scène des équipes Microsoft

Aidez les champions à organiser leurs équipes Microsoft, y compris les paramètres d'équipe, les canaux et les intégrations avec des applications tierces telles que Trello, Asana, GitHub, etc. Encouragez les champions d'équipe à créer des messages de bienvenue et des ressources d'équipe que les utilisateurs pourront découvrir à l'intérieur du produit. Il est recommandé de limiter au minimum la mise en scène initiale afin de permettre aux utilisateurs de créer des canaux de manière organique, de personnaliser des onglets et d'ajouter des connecteurs si nécessaire.

Lancement de Microsoft Teams

• Les champions d'équipe sont chargés de définir l'objectif de leurs équipes, le champ d'utilisation par rapport à d'autres outils, les normes de communication ouverte et les conventions de création de canaux d'équipe.
• Alors que les champions d'équipe se préparent pour le lancement, encouragez-les à organiser une réunion avec leur équipe pilote, similaire à votre réunion de lancement initiale.
• Les champions d'équipe doivent s'assurer que les membres de l'équipe sont correctement configurés pour utiliser Microsoft Teams en consacrant du temps à chacun pour se connecter, télécharger les applications de bureau et mobiles et commencer à discuter entre eux.

Nourrir

Déplacer le travail vers Microsoft Teams

Aidez les équipes pilotes à décoller en encourageant les champions à transférer les conversations, les mises à jour et les projets importants vers Microsoft Teams. Ainsi, les membres de l'équipe se sentiront en confiance pour faire le changement eux-mêmes.

Intégrer Microsoft Teams

Apportez des mises à jour en direct et des données d'applications et de services tiers tels que Trello, Asana, GitHub directement dans Microsoft Teams. Cela fera gagner du temps aux employés en vérifiant plusieurs outils pour obtenir des informations en temps opportun. Encouragez les champions d'équipe à partager leurs idées d'intégrations personnalisées avec des applications et des robots tiers, adaptés à leurs équipes.

Surveiller les équipes Microsoft

Partagez des analyses sur l'adoption et l'utilisation de Microsoft Teams avec les champions d'équipe, et rappelez-leur de partager les commentaires des membres de l'équipe dans le canal « Commentaires ».

Lancement au reste de votre organisation

Sensibiliser

Allez au-delà des équipes pilotes pour faire connaître Microsoft Teams à l'ensemble de votre organisation. FastTrack fournit des ressources d'administration informatique pour ce faire en incluant des ressources pour aider à faire passer le mot, telles que le modèle d'annonce, le modèle de compte à rebours, le dépliant, l'affiche et les e-mails de conseils et astuces.

Offrir de la formation

Organisez des événements de formation et des sessions de questions-réponses adaptés à des équipes et à des cas d'utilisation spécifiques.

Activer l'innovation

Collaborez avec des champions de toute l'organisation pour identifier des cas d'utilisation avancés, y compris des intégrations personnalisées et des bots pour tirer le meilleur parti de Microsoft Teams. Envisagez de créer une équipe pour les champions Microsoft Teams de toute l'organisation afin de partager des idées qui transformeront la façon dont leurs équipes travaillent ensemble. Partagez les commentaires de Microsoft Teams via la voix de l'utilisateur ou via le lien de commentaires intégré au produit. Communiquez avec d'autres professionnels de l'informatique de la communauté technique Microsoft Teams .

Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.