ビデオ会議は、10年前の会議ではなく、ビデオを介して2人または複数の人をつなぐだけではありません。この時代、特にCOVID-19の封鎖以来、人々や組織はほぼオフィスのようなコラボレーションの目的でビデオ会議を使用し始めており、MicrosoftTeamsは完全なパッケージを提供する主要なサービスの1つです。
Microsoftのコラボレーション製品は、チームの作成、会議のホスティング、グループおよびダイレクトメッセージ、仮想背景、ノイズ抑制などの機能を備えたZoomと同じくらい機能的になりました。それを際立たせる他の重要なツールの中で、Microsoft Teamsの共有トレイは見過ごされがちなユーティリティの1つかもしれませんが、よく見ると命の恩人です。
この投稿では、チーム内の共有トレイとは何か、何に使用できるか、会議中にどのように使用するかについて詳しく説明します。
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コンテンツ
会議やクラスの最中に、自分のコンピューターや画面にあるものを他の人に見せたいと思うかもしれません。共有トレイは、Microsoft Teamsの会議内で他のユーザーと共有するために使用されます。このトレイは、他のユーザーと共有するコンテンツの種類によって表示が異なります。
Teamsは、モバイルアプリケーションとコンピューターアプリケーションの両方で共有トレイを提供しているため、自分の画面から他の画面にコンテンツを共有したり、他の人に見せたいファイルを共有したりできます。
共有トレイを使用すると、Teamsアプリを使用してコンテンツを共有できますが、その機能は、コラボレーションサービスのデスクトップクライアントとモバイルアプリで異なります。
電話で
| コンテンツの種類 | 共有できるもの |
| 写真 | 写真をキャプチャして共有するか、ギャラリーから1つ選択します |
| ライブビデオ | カメラからライブでビデオを撮影する |
| PowerPoint | PowerPointプレゼンテーションを他の人と共有して、他の人が操作できるようにします |
| 画面 |
通知やその他のアクティビティを含め、他の人が見ることができるように電話の画面を表示します |
PC製品と区別するために、iOSおよびAndroidのTeams内の共有トレイには専用のライブビデオオプションがあり、携帯電話のメインカメラからすべてを送信して会議の全員と共有します。それ以外のすべてのオプションは、Teamsデスクトップクライアントのオプションと同じです。
PCの場合
| 共有オプション | 共有できるもの | 最終結果 |
| デスクトップ | 画面全体を通知やその他のアクティビティと共有する | デスクトップから複数のウィンドウをシームレスに表示 |
| 窓 | 単一のウィンドウを共有し、通知やその他のデスクトップアクティビティはありません | 1つのウィンドウを共有し、画面の残りの部分を自分自身に保持します |
| パワーポイント | 他の人が表示して変更できるPowerPointを提示する | 他の人が自分で移動できるプレゼンテーションを共有する |
| ホワイトボード | ホワイトボードでリアルタイムに他の人とコラボレーションする |
他の人と落書きして、会議に添付してもらいます |
チームのデスクトップユーザーはライブビデオ共有機能を見逃していますが、このサービスは共有トレイ内にホワイトボードオプションを提供しています。ホワイトボードを交互に使用して、他のメンバーとリアルタイムで共同作業する機能が追加された物理的なプレゼンテーションを作成できます。
共有トレイにアクセスできるのは、他の参加者との会議画面内にいる場合のみです。
PCの場合
デスクトップで共有トレイを使用するには、Microsoft Teams内の会議に参加し、上部の会議コントロールから表示される共有アイコンをクリックします。
macOSとWindowsの両方で次のキーボードショートカットを使用して、Teamsの共有トレイにアクセスすることもできます。
会議画面の下部に新しいポップアップ画面が表示されます。これは共有トレイです。このセクションでは、他のユーザーと共有するためにコンピューターで使用できるコンテンツのすべてのオプションを示します。
クリックするだけで、他の人と共有したいコンテンツを選択できます。まだTeamsライブラリにないPowerpointプレゼンテーションを共有する場合は、[参照]をクリックし、プレゼンテーションファイルを見つけて選択し、他のユーザーと共有できます。画面やプレゼンテーションを共有する以外に、MicrosoftWhiteboardまたはFreehandを使用して共同作業することもできます。
iOS / Androidの場合
機能は似ていますが、iOSまたはAndroidのTeamsモバイルアプリの会議画面から共有トレイに直接アクセスすることはできません。Teamsモバイルアプリで共有トレイを表示するには、会議に参加してから、会議画面の3つのドットのアイコンをタップします。
これにより、会議内で利用できる一連のオプションが引き出されるはずです。ここから、ポップアップメニューから[共有]オプションをタップします。
別のポップアップメニューが画面に表示され、会議で他のユーザーと共有するためのさまざまなオプションが提供されます。
上で説明したオプションのいずれかをタップして、他の人に見せたいコンテンツを共有します。
Microsoft Teamsの共有トレイを使用すると、デスクトップで開いているコンテンツを抽出して、会議で他のメンバーと共有できます。現在の画面、プレゼンテーション、またはホワイトボード以外のコンテンツを共有する場合は、共有トレイにコンテンツを追加する方法がもう1つあります。
このMicrosoftAnswersページで説明されているように、デスクトップで新しいアプリまたはファイルを開くことにより、共有トレイにコンテンツを追加できます。チームは、タスクバーで開いているアプリ、ファイル、またはアイテムを検出し、共有トレイを使用して共有するための追加コンテンツとして表示します。
Teams会議にコンテンツを追加できるようにするには、会議に参加する前に、共有可能なコンテンツがタスクバーで既に開いていることを確認してください。ファイルまたはアプリを開いたら、会議画面内の共有アイコンをクリックし、共有トレイ内に表示されるはずのアプリまたはファイルを選択します。
Teamsを使用すると、画面のコンテンツをチームメートと共有できるだけでなく、コンピューターから会議の参加者にオーディオをストリーミングすることもできます。このようにして、オーディオまたはビデオクリップを再生しているときに、他の人もあなたのコンテンツを聞くことができます。
会議でコンピューターの音声を共有するには、上部の会議コントロールから[共有]アイコンをクリックし、会議画面の下にある共有トレイから[コンピューターのサウンドを含める]スイッチを切り替えます。これで、コンピューターからのすべてのサウンドが他のメンバーのスピーカーにストリーミングされて聴けるようになります。
Teamsでの共有を停止する方法
会議中はいつでも、他のユーザーとのコンテンツの共有を停止できます。これを行うには、会議画面内の共有アイコンをクリックします。これにより、上矢印の代わりに「x」のマークが付けられます。共有アイコンをクリックすると、他のユーザーと共有していたコンテンツが会議内に表示されなくなり、他のユーザーが会議にアクセスできなくなります。
会議中はいつでも、共有したコンテンツを使用して他の人にアイデアを提示させることができます。これは、チーム内の[制御を与える]オプションを使用して行うことができます。そうすると、自分とアクセスを許可した人の両方が共有を制御できるようになります。
会議画面内の共有ツールバーで[制御を与える]オプションを選択し、制御を与える相手を選択することで、共有コンテンツへのアクセスを別の参加者に与えることができます。
このコントロールへのアクセスを停止するには、[コントロールを取り戻す]オプションを選択して、共有コンテンツの完全なコントロールを取り戻すことができます。
共有コンテンツにアクセスできないユーザーの場合は、他のユーザーが何かを共有しているときに表示される[コントロールのリクエスト]オプションをクリックして、他のユーザーからのコントロールの取得をリクエストできます。あなたのリクエストを承認するか拒否するかは、他の人が決定します。次に、[リリースコントロール]オプションを選択して、共有権限をユーザーに戻すことができます。
MicrosoftTeamsの共有トレイについて説明する必要があるのはこれだけです。専用のMicrosoftTeamsセクションにアクセスして、Teamsに関するその他の投稿を確認してください。
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