MicrosoftOutlookでMailTipsを使用する方法

電子メールの失敗は、恥ずかしい結果、さらにはコストのかかる結果をもたらす可能性があります。電子メールの間違いを防ぐために、MicrosoftはOutlookMailTipsを実装しました。たとえば、[全員に返信]ボタンを押したときにアラートをトリガーするようにMailTipsを設定できます。特に機密情報が含まれている場合は、大規模な受信者リストに送信する前に、数分かけて電子メールを読み直すことをお勧めします。

これまでにMailTipsを使用したことがない場合は、適切な場所に来ています。このクイックガイドでは、OutlookでMailTipsを使用する方法を紹介します。

MailTipsをどのように設定しますか？

この機能にはMicrosoftExchangeServerアカウントが必要であることに注意してください。つまり、この機能は、組織が管理する電子メールアカウントでのみ使用できます。IT管​​理者は、アカウントでMailTipsを有効にする必要があります。そうしないと、オプションを利用できません。同時に、IT管理者はユーザーのアカウントに特定のMailTips設定を適用できます。

MailTipsは、Outlookではデフォルトで有効になっています。このオプションを無効にしたり、設定を微調整したりする場合は、Outlookを起動し、[ファイル]に移動し、[オプション]を選択して、[メール]をクリックします。

MailTipsに移動し、MailTipsオプションをクリックします。アカウントを選択し、MailTipsアラートをトリガーするアクションを選択します。

MailTipsを無効にする場合は、[ MailTipsを表示しない]チェックボックスをオンにします。

MailTipsのしくみ

MailTipsを有効にすると、メッセージの作成中にOutlookにさまざまなメッセージが表示されます。Exchangeは、作成している電子メールの内容を分析します。問題が検出されると、Outlookから通知が届くので、恥ずかしい状況を避けるためにメッセージを調整できます。たとえば、受信者が不在で、緊急に返信するように依頼している場合、MailTipsは受信者に返信できないことを通知します。

MailTipsをトリガーする可能性のある状況の他の例は次のとおりです。

• 受信者のメールボックスがいっぱいです。
• 受信者のメールアドレスが一時的に無効になっているか、完全に削除されています。
• メールが組織のポリシーまたは制限に違反しています。
• 受信者に連絡したり、外部の受信者にメールを送信したりする権限がありません。
• 受信者のメールボックスはモデレートされています。つまり、メッセージの承認が必要です。

MailTipsの制限

• このオプションはオフラインモードでは使用できません。
• 受信者リストに200を超える受信者がいる場合、MailTipsは個々のメールボックスを評価しません。

結論

MailTipsは、間違った受信者に電子メールを送信するなどの恥ずかしい状況を回避するのに役立つ便利なOutlook機能です。たとえば、メールが組織のポリシーに違反している場合、MailTipsは問題について警告します。OutlookでMailTipsを使用する予定ですか？以下のコメントでお知らせください。