Microsoft Teams: 파일 구성 방법

파일을 주의 깊게 필터링하고 구성하면 원하는 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 또 다른 장점은 폴더를 깔끔하게 유지할 수 있다는 것입니다.

Microsoft Teams를 통해 수백 개의 파일을 받았고 처음부터 명확한 계획이 없었다면 지금 상황이 약간 혼란스러워 보일 수 있습니다. 사용자는 종종 파일을 정리하는 작업에 압도되어 계속해서 미루는 것을 선호합니다. 사실, 파일을 정리하는 것은 시간이 많이 걸리는 작업이지만 그로 인해 얻을 수 있는 이점은 그만한 가치가 있습니다.

전체 프로세스를 보다 쉽게 ​​하기 위해 이 가이드를 만들었습니다. MS Teams 파일을 더 잘 구성하는 데 도움이 되는 일련의 유용한 팁과 트릭을 공유합니다.

MS Teams에서 파일 구성을 위한 모범 사례

기본 클라우드 스토리지 서비스 선택

Microsoft Teams는 다양한 저장소 서비스를 사용하여 파일과 문서를 저장합니다. 기본적으로 파일은 OneDrive 및 SharePoint에 저장됩니다. 팀 스레드에서 공유한 파일은 SharePoint에 저장됩니다. 채팅에서 교환하는 모든 파일은 OneDrive에 저장됩니다.

그러나 이미 익숙한 클라우드 스토리지 서비스를 수동으로 추가할 수도 있습니다.

OneDrive와 파일 동기화

Microsoft의 클라우드 저장소 서비스를 사용하여 Teams 파일을 저장하는 것이 좋습니다. 두 서비스 모두 Microsoft에서 개발했으며 두 서비스 간에 통합 또는 호환성 문제가 없습니다.

Teams 파일을 OneDrive와 동기화하면 파일 탐색기에서 직접 액세스할 수 있습니다. 즉, 해당 파일을 보기 위해 더 이상 Teams를 열 필요가 없습니다.

특정 폴더 생성

Teams 파일을 저장하는 데 사용하는 클라우드 저장소 서비스와 상관없이 특정 폴더를 만드는 것이 중요합니다. 그런 다음 모든 파일을 적절한 폴더에 추가합니다. 가장 중요한 것은 구조를 결정하고 그것을 고수하는 것입니다.

예를 들어 자주 상호 작용하는 각 사람에 대해 개별 폴더를 만들 수 있습니다. 그리고 그들에게서 받은 파일을 해당 폴더에 저장합니다. 또는 보고서, 계약, 할당, 마케팅, 재무, 프레젠테이션 등과 같은 파일에 설명이 포함된 이름을 사용할 수 있습니다.

프로젝트, 클라이언트, 날짜, 마감일 등으로 폴더를 구성할 수도 있습니다.

명확하고 구체적인 채널 이름 사용

팀과 관련된 모든 파일은 SharePoint에 저장됩니다. Microsoft Teams에서 새 팀을 만들 때마다 새 SharePoint 팀 사이트가 자동으로 만들어집니다. 채널을 만들면 SharePoint에서 해당 채널에 대한 새 문서 라이브러리를 자동으로 만듭니다.

라이브러리는 채널 이름을 따서 명명됩니다. 따라서 모호성을 피하기 위해 특정 채널 이름을 선택해야 합니다.

파일 필터 사용

Microsoft Teams에는 파일을 특정 순서로 나열하는 데 사용할 수 있는 일련의 필터가 있습니다. 예를 들어 파일을 시간순으로 나열할 수 있습니다. 또는 수정한 사람의 이름으로 필터링할 수 있습니다.

상단에 고정

파일을 상단에 고정할 수도 있습니다. 이 기능을 사용하면 매우 중요하거나 긴급한 파일을 표시할 수 있습니다. 이러한 방식으로 해당 파일을 찾을 위치를 정확히 알 수 있습니다.

먼저 파일을 표시한 다음 상단에 고정 옵션 을 클릭해야 합니다  .

파일을 성공적으로 구성하기 위한 빠른 팁

• 데스크탑에 파일을 저장하지 마십시오. 어수선한 데스크탑은 혼란스러워 보이고 시각적 노이즈를 생성합니다.
• 파일을 받는 즉시 저장하십시오. 5o 파일이 정리될 때까지 기다리지 마십시오. 받은 직후 올바른 폴더에 넣으십시오.
• 파일에 명확하고 설명이 포함된 이름을 사용하십시오. "파일", "문서", "내용"과 같은 일반적인 이름을 사용하는 것은 전혀 도움이 되지 않습니다.

Microsoft Teams 파일을 구성하는 데 어떤 팁과 트릭을 사용합니까? 아래 의견에서 공유하십시오.